Mit der Regpit-Integration prüfst du die Identität deiner Mitglieder direkt in Cobot und siehst alle Ergebnisse an einem Ort. Das brauchst du, wenn Gesetze zur Geldwäscheprävention (Anti-Money Laundering, kurz AML) für deinen Space gelten, zum Beispiel weil du Geschäftsadressen oder virtuelle Büros anbietest. In Deutschland regelt das vor allem das Geldwäschegesetz (GwG).

Diese Prüfung heißt Know Your Customer (KYC). Sie soll verhindern, dass Kriminelle dein Unternehmen für Betrug oder Geldwäsche nutzen.

Regpit ist eine AML-Compliance-Plattform aus Berlin. Sie übernimmt die Identitätsprüfung für dich: Video-Ident, Online-Ausweisfunktion (eID), Konto-Ident, Dokumentenprüfung und den Abgleich mit Sanktionslisten und Listen politisch exponierter Personen (PEP).

ℹ️ Hinweis: Dieser Guide erklärt, wie die Integration in Cobot funktioniert. Er ist keine Rechtsberatung. Frage bei deiner zuständigen Aufsichtsbehörde für Geldwäsche oder bei einer Compliance-Beratung nach, welche Pflichten für deinen Space gelten.

Bevor du beginnst

Du brauchst Admin-Zugriff auf deinen Cobot-Space und auf ein Regpit-Konto.

Regpit mit Cobot verbinden

Gehe zu Einrichtung » Know Your Customer.

Know Your Customer Einrichtung im Cobot-Admin-Menü

2. Füge unter Verbindung den API-Schlüssel und den Tenant-Namen aus deinem Regpit-Dashboard ein.

Bereich „Verbindung“ auf der Seite „Know Your Customer“ mit Eingabefeldern für API-Schlüssel und Tenant-Namen.

Klicke auf Speichern. Die Seite zeigt jetzt Verbunden.

Seite „Know Your Customer“ mit dem Hinweis „Verbunden“, nachdem der Regpit-API-Schlüssel gespeichert wurde

3. Kopiere unter Webhook die Webhook-URL und das Webhook-Token.

Bereich „Webhook“ auf der Seite „Know Your Customer“ mit Webhook-URL, Webhook-Token und Schaltflächen zum Kopieren

4. Füge beides in deinem Regpit-Konto ein.

5. Speichere deine Einstellungen.

Ein Regpit-Konto mit mehreren Cobot-Spaces verbinden

Du betreibst mehrere Standorte mit Cobot? Dann kannst du ein Regpit-Konto mit all deinen Spaces verbinden. Das richten wir für dich ein.

ℹ️ Hinweis: Wenn du mehrere Spaces mit demselben Regpit-Account verknüpfen möchtest, kontaktiere unser Support-Team.

Festlegen, welche Mitglieder du verifizierst

Cobot startet keine Identitätsprüfung automatisch. Du entscheidest, wer wann verifiziert wird. So kannst du:

nur die Mitglieder verifizieren, deren Tarif oder Leistungen es erfordern, zum Beispiel beim virtuellen Büro oder bei der Postbearbeitung
alle anderen Mitglieder ohne Prüfung lassen
die Verifizierung später ergänzen, etwa wenn sich deine Leistungen oder die Vorgaben vor Ort ändern

⚠️ Wichtiger Hinweis: Sobald du eine Verifizierung anforderst, hat das Mitglied im Mitgliederportal nur noch Zugriff auf folgende Bereiche: Identität verifizieren, Help Desk, Mitgliedschaft und Space Information.

Buchungen und alle anderen Funktionen sind erst nach abgeschlossener Verifizierung verfügbar. Das gilt auch für bestehende Mitglieder, die bisher normal buchen konnten.

Mitgliederliste in Cobot mit der Spalte „Identitätsprüfung“, die zeigt, welche Mitglieder noch verifiziert werden müssen

Identitätsprüfung anfordern

Du forderst die Verifizierung für neue und bestehende Mitglieder an, entweder über die Mitgliederliste oder über das Profil eines Mitglieds.

Über die Mitgliederliste

Gehe zu Verwalten » Mitglieder.
Klicke in der Spalte Identitätsprüfung neben dem Mitglied auf Identitätsprüfung starten.

Identitätsprüfung“ in der Mitgliederliste mit einer Schaltfläche zum Anfordern der Verifizierung neben jedem Mitglied

Über das Profil eines Mitglieds

Geh zu Verwalten » Mitglieder.
Öffne das Profil des Mitglieds.
Klicke auf Identitätsprüfung starten.

Bereich „Identitätsprüfung“ im Profil eines Mitglieds mit der Schaltfläche zum Anfordern der Identitätsprüfung

💡 Pro-Tipp: Braucht ein Mitglied keine Prüfung, klicke auf Nicht erforderlich. In der Mitgliederliste siehst du dann auf einen Blick, dass bei diesem Mitglied nichts fehlt.

Was nach der Anfrage passiert

Der Status des Mitglieds wechselt zu Verifizierung angefordert.

Bereich „Identitätsprüfung“ im Profil eines Mitglieds mit dem Status „Mitglied eingeladen"

2. Das Mitglied bekommt eine E-Mail von Cobot mit der Bitte, die eigene Identität im Mitgliederportal zu verifizieren.

3. Das Mitglied loggt sich im Cobot-Mitgliederportal ein und startet die Verifizierung.

Dashboard im Cobot-Mitgliederportal mit der Aufforderung, die Identität zu bestätigen, und der Schaltfläche „Identität verifizieren“

So verifizieren Mitglieder ihre Identität

Im Mitgliederportal klickt das Mitglied auf Identität verifizieren und durchläuft 3 Schritte.

Schaltfläche „Identität verifizieren“ im Cobot-Mitgliederportal

Schritt 1: Verifizierungsmethode wählen

Das Mitglied wählt, wie es sich verifizieren möchte. Welche Methoden verfügbar sind, hängt von deinen Regpit-Einstellungen ab:

Video-Ident: ein kurzer Videoanruf, in dem ein:e Mitarbeiter:in das Ausweisdokument prüft und mit dem Gesicht des Mitglieds abgleicht
eID: Online-Verifizierung mit einem elektronischen Ausweis, zum Beispiel dem deutschen Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion
Konto-Ident: Verifizierung über das bestehende Bankkonto des Mitglieds

Verifizierungsseite mit den verfügbaren Methoden Video-Ident, eID und Konto-Ident

Schritt 2: Persönliche Angaben ergänzen

Das Mitglied füllt die persönlichen Angaben aus. Felder, die Cobot aus dem Mitgliederportal kennt, sind schon vorausgefüllt.

Formular für persönliche Angaben des Mitgliedes mit Feldern für Name, E-Mail, Telefonnummer, Steuernummer und Adresse

Schritt 3: Unternehmensdaten ergänzen

Das Mitglied gibt diese Angaben ein:

die Unternehmensdaten
die gesetzlichen Vertreter:innen, also die Personen, die rechtlich für das Unternehmen handeln dürfen
die wirtschaftlich Berechtigten, also die Personen, denen das Unternehmen gehört oder die es kontrollieren

Formular für Unternehmensdaten mit Feldern für Firmenname, Adresse und Registernummer

Formular für gesetzliche Vertreter:innen, also die Personen, die rechtlich für das Unternehmen handeln dürfen

ormular für wirtschaftlich Berechtigte, also die Personen, denen das Unternehmen gehört oder die es kontrollieren

Sind alle Formulare ausgefüllt, klickt das Mitglied auf Verifizierung starten. Damit beginnt die Prüfung bei Regpit.

Verifizierungsstatus deiner Mitglieder verfolgen

In der Spalte Identitätsprüfung unter Verwalten » Mitglieder siehst du den Status jedes Mitglieds und wer den Prozess noch abschließen muss.

Verifizierungsstatus der Mitglieder in der Cobot-Mitgliederliste

Status	Bedeutung
Verifizierung anfordern	Admin hat noch keine Verifizierung angefordert
Verifizierung angefordert	Admin hat die Verifizierung beim Mitglied angefordert
In Bearbeitung	Regpit prüft die Angaben des Mitglieds
Verifiziert	Die Verifizierung ist abgeschlossen
Fehlgeschlagen	Die Verifizierung war nicht erfolgreich
Nicht erforderlich	Dieses Mitglied braucht keine Verifizierung

⚠️ Wichtig: Aus regulatorischen Gründen sehen Mitglieder auch dann In Bearbeitung, wenn ihre Prüfung fehlgeschlagen ist. Den Status Fehlgeschlagen sehen nur Admins.

Details im Profil eines Mitglieds

Im Profil eines Mitglieds zeigt der Bereich Identitätsprüfung:

Regpit-Status: wo das Mitglied im Prozess steht, zum Beispiel Verifizierung angefordert.
Letztes Regpit-Ereignis: die neueste Rückmeldung von Regpit, zum Beispiel case_created, wenn Regpit einen Verifizierungsfall eröffnet.

Bereich „Identitätsprüfung“ im Profil eines Mitglieds mit Regpit-Status und letztem Regpit-Ereignis

Nach abgeschlossener Verifizierung siehst du außerdem die Risikostufe, zum Beispiel Risiko: Niedrig, und einen Link zum Fall in Regpit.

💡 Pro-Tipp: Klicke auf Details, um Risikostufe, Status und hochgeladene Dokumente des Mitglieds in Regpit zu sehen.

Verifizierung entfernen

Um eine offene Anfrage zurückzuziehen oder den Status eines Mitglieds zurückzusetzen, klicke im Profil des Mitglieds im Bereich Identitätsprüfung auf Verifizierung entfernen.

AML und KYC: Identitäten mit der Regpit-Integration prüfen