Wann du eine Korrekturrechnung brauchst
Mit einer Korrekturrechnung kannst du Fehler in bereits ausgestellten Rechnungen beheben, ohne die Originalrechnung zu löschen oder direkt zu bearbeiten.
Erstelle eine Korrekturrechnung, wenn:
Du auf der Originalrechnung einen falschen Betrag, Steuersatz oder eine falsche Leistung angegeben hast.
Du eine Rechnung stornieren oder anpassen musst, egal ob sie schon bezahlt wurde oder nicht.
Du eine Änderung erfassen möchtest, ohne den Abgleichsverlauf zu beeinflussen.
Eine Rechnung korrigieren vs. eine Rechnung stornieren
Eine Rechnung zu stornieren heißt, dass du die Zahlung nicht mehr erwartest. Der Rechnungsstatus ändert sich von unbezahlt zu storniert.
Eine Rechnung zu korrigieren heißt, dass du die Zahlung immer noch erwartest, aber für einen anderen Betrag oder eine andere Position. Die ursprüngliche Rechnung bleibt in deinen Unterlagen und Cobot erstellt eine zusätzliche Korrekturrechnung, um die Änderungen zu berücksichtigen.
So erstellst du eine Korrekturrechnung
Um eine bereits ausgestellte Rechnung in Cobot zu korrigieren, geh zu Verwalten » Rechnungen » Klicke auf die entsprechende Rechnung » Rechnung korrigieren.
Damit öffnest du eine neue Korrekturrechnungsvorlage, die bereits mit den Infos aus der Originalrechnung ausgefüllt ist. Der Rechnungsbetrag wird als negativer Wert angezeigt, wodurch der ursprüngliche Betrag storniert wird.
Originalrechnung stornieren
Wenn du die Originalrechnung komplett stornieren möchtest – zum Beispiel, weil du vergessen hast, die Mitgliedschaft eines Mitglieds rechtzeitig zu kündigen – setze ein Häkchen bei Originalrechnung stornieren unten in der Korrekturrechnungsvorlage. Klicke anschließend auf Rechnung speichern, um die Korrektur abzuschließen.
⚠️ Die Option, die Originalrechnung zu stornieren, ist nur verfügbar, wenn die Originalrechnung nicht bezahlt wurde.
Nachdem du auf Rechnung speichern geklickt hast, erstellt Cobot eine neue Rechnung, die der Originalrechnung entspricht. Die einzigen Unterschiede sind, dass sie mit Gutschrift gekennzeichnet ist und der Betrag als negativer Wert angezeigt wird.
Cobot aktualisiert außerdem dein Activity Feed mit einem Kommentar, der darauf hinweist, dass eine Korrekturrechnung erstellt wurde. Der Kommentar enthält einen Link zurück zur Originalrechnung.
Wenn du die Korrekturrechnung als PDF öffnest, siehst du einen Hinweis, der auf die Originalrechnung verweist, die damit korrigiert wird.
Teile der Originalrechnung korrigieren
Um nur einen Teil einer Originalrechnung zu korrigieren, änderst du die Beträge direkt in der Korrekturrechnungsvorlage.
Beispiel: Ein Mitglied bekommt die Rechnung Nr. 123 für einen ganzen Monat Mitgliedsbeitrag (600€), aber es hätte nur zwei Drittel des Monats bezahlen müssen.
So korrigierst du diese Rechnung:
Öffne die Rechnung Nr. 123.
Klicke auf Rechnung korrigieren.
Ändere in der Korrekturrechnungsvorlage, in der standardmäßig -600€ angegeben sind, den Betrag auf -200€, also den zu viel berechneten Betrag.
Speichere die Korrekturrechnung und sende sie an das Mitglied.
Wenn die Originalrechnung bereits bezahlt wurde, erstatte dem Mitglied die 200€
Markiere die Korrekturrechnung als bezahlt.
Das Mitglied erhält die Korrekturrechnung mit einem Verweis auf die Originalrechnung, der unten im PDF angezeigt wird. Wenn du mehrere Korrekturen vornimmst, verweist jede neue Korrekturrechnung auf die Originalrechnung oder die letzte Korrektur.
☝️ Wenn du eine Korrekturrechnung erstellst, kannst du interne Notizen für Admins hinzufügen, um zu erklären, was geändert wurde und warum. Diese Notizen sind für Mitglieder nicht sichtbar.
So werden Korrekturrechnungen in deinem Cobot-Account angezeigt
In deiner Rechnungsliste:
Korrekturrechnungen findest du unter Verwalten » Rechnungen neben den normalen Rechnungen. Im Activity Feed sind sie als Korrekturrechnungen gekennzeichnet und haben einen Link zur Originalrechnung, die sie korrigieren.
Wenn du eine Korrekturrechnung als PDF öffnest, siehst du einen Verweis auf die Originalrechnung.
In deiner Auswertung:
Korrekturrechnungen werden in deiner Auswertung wie normale Rechnungen angezeigt. Du kannst sie unter Auswertung » Umsatz einsehen, wo sie in den Umsatzdaten enthalten sind.
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