Mit Cobot kannst du Zahlungen, die auf Rechnungen getätigt wurden, zurückerstatten und den Betrag auf das Konto der zahlenden Person zurückerstatten. Das kann automatisch (mit Stripe) oder manuell erfolgen, je nachdem welche Zahlungsmethode du verwendest.
Derzeit sind automatische Rückerstattungen nur möglich, wenn du Stripe verwendest. Bei anderen Zahlungsmethoden muss die Rückerstattung manuell vorgenommen werden (Cobot kann sie jedoch aufzeichnen, damit du sie nachverfolgen kannst).
Automatische Rückerstattungen (über Stripe)
Mit Stripe kannst du Rückerstattungen automatisch innerhalb von Cobot vornehmen.
Klicke auf Verwalten » Rechnung » Suche nach der Rechnung die du Rückerstatten möchtest » Zahlungen » Hinzufügen » Rückerstattung.
Du wirst automatisch zu einem Fenster weitergeleitet, in dem der ursprüngliche Betrag und die Zahlungsmethode (Stripe), die zur Begleichung der Rechnung verwendet wurde, bereits vorausgefüllt sind.
2. Klicke auf Rückerstattung vornehmen.
💡 Du kannst entweder den gesamten Betrag oder nur einen Teil davon zurückerstatten, z. B. wenn ein Mitglied versehentlich zu viel bezahlt hat.
Das war's schon! Der Betrag wird innerhalb weniger Sekunden über Stripe auf die ursprüngliche Zahlungsmethode des Mitglieds zurückerstattet. Die Transaktion wird außerdem im Aktivitätsfeed und im Dashboard angezeigt.
⚠️ Stripe erstattet keine Bearbeitungsgebühren, wenn eine Rückerstattung erfolgt. Weitere Informationen dazu findest du auf der Support-Seite von Stripe.
WICHTIGE ANMERKUNG
Wenn du unter Anpassen » Funktionen die Option Sofort-Bezahlung für Zeitpässe aktiviert hast, sind Rückerstattungen für Zeitpässe, die mit einer Kreditkarte gekauft wurden, derzeit nicht möglich.
Diese Funktion wird jedoch in Kürze verfügbar sein.
Manuelle Rückerstattungen (oder Nicht-Stripe-Zahlungen)
Wenn deine Kunden eine andere Zahlungsmethode als Stripe verwenden (z.B. Paypal oder eine manuelle Zahlungsmethode) musst du die Zahlung manuell über deinen externen Dienstleister zurückerstatten. Du kannst die Rückerstattung jedoch trotzdem in Cobot erfassen, um eine korrekte Buchhaltung zu gewährleisten.
Klicke auf Verwalten » Rechnungen » Suche nach der Rechnung, die du Rückerstatten möchtest » Zahlungen » Hinzufügen » Rückerstattung.
Es wird automatisch die Zahlungsmethode ausgewählt, die für die Bezahlung der Rechnung verwendet wurde.
Klicke auf Rückerstattung erfassen.
⚠️ Wenn du eine Rückerstattung für eine Nicht-Stripe-Zahlung in Cobot erfasst, wird kein Geld rückerstattet. Das musst du manuell machen.
Zahlungsstatus nach einer Rückerstattung aktualisieren
Sobald eine Rückerstattung erfolgt ist – egal ob automatisch oder manuell – wird der Rechnungsstatus in Cobot entsprechend aktualisiert.
Unbezahlt – Die Rechnung wurde vollständig bezahlt und der gesamte Betrag wurde zurückerstattet.
Teilweise bezahlt – Die Rechnung wurde vollständig bezahlt und nur ein Teil des Betrags wurde zurückerstattet.
Bezahlt – Die Rechnung wurde mit einem zu hohen Betrag bezahlt und nur der zu viel bezahlte Betrag wurde zurückerstattet.
Zahlungsnachweise löschen
Durch das Löschen eines Zahlungsnachweises wird die Rückerstattung weder storniert noch rückgängig gemacht, noch werden der Rechnungsstatus und/oder der bezahlte/zahlbare Betrag geändert.
Korrekturrechnungen für zurückerstattete Zahlungen erstellen
Je nachdem, wie du deine Buchhaltung führst, kannst du auch Korrekturrechnungen für deine erstatteten Zahlungen erstellen.