Manuelle Zahlungsmethoden umfassen jede Zahlung, die du außerhalb eines automatischen Zahlungsgateways erhältst, z.Bsp. in Bar, per Scheck oder per Banküberweisung. Um mehr über Karten- und Lastschriftzahlungen zu erfahren, lies dir unseren Guide zu Automatisierten Zahlungsmethoden durch.
Eine manuelle Zahlungsmethode einrichten
Du richtest sie an derselben Stelle wie automatische Zahlungsmethoden ein, unter Einrichten » Zahlungsmethoden » Zahlungsmethode hinzufügen » Manuelle Zahlungsmethode hinzufügen.
Gib einen Namen und alle relevanten Details für die Zahlungsmethode an.
Wenn du die Banküberweisung als Option hinzufügen möchtest, gib bitte deine Bankverbindung im Feld Anweisungen an, damit die Mitglieder alle notwendigen Informationen für die Zahlung an dich haben.
Eine manuelle Zahlungsmethode einem Mitglied zuweisen
Sobald eine manuelle Zahlungsmethode eingerichtet ist, kannst du sie dem Profil eines Mitglieds unter Verwalten » Mitglieder » Zahlungsmethode » Zahlungsmethode ändern zuweisen.
Sichtbarkeitsoptionen
Standardmäßig sind manuelle Zahlungsmethoden für Mitglieder beim Bezahlvorgang sichtbar. Wenn eine Zahlungsmethode nur für den internen Gebrauch vorgesehen ist, aktiviere bei der Einrichtung das Kontrollkästchen 'Verborgen'. Du kannst sie einem Mitgliederprofil weiterhin manuell zuweisen, die Mitglieder sehen sie jedoch nicht als Auswahlmöglichkeit.
Manuelle Zahlungsmethoden können auch für Besucher sichtbar gemacht werden, die via Externe Buchungen, Drop-in-Pässe und Events Portale buchen. Das wird bei der Einrichtung für jede Zahlungsmethode einzeln konfiguriert.
Wie manuelle Zahlungsmethoden bei der Rechnungsstellung an Mitglieder angewendet werden
Cobot erstellt automatisch Rechnungen für Mitglieder zu jedem Abrechnungszeitraum des jeweiligen Mitglieds. Wenn ein Mitglied auf manuelle Weise bezahlt, bleibt die Rechnung so lange als unbezahlt markiert, bis ein Admin die Zahlung erfasst.
Gehe dazu in das Profil des Mitglieds oder zu Verwalten » Rechnungen und führe einen der folgenden Schritte aus:
Klicke auf das Menü auf der rechten Seite der Rechnung » Zahlung erfassen.
Klicke auf die Rechnung » Klicke im Feld Zahlungen auf „Hinzufügen“ » Erfasse die Zahlung.
WICHTIGER HINWEIS
Durch die Erfassung einer manuellen Zahlung wird die Rechnung sofort als bezahlt markiert. Im Gegensatz zu einer automatisierten Zahlungsmethode muss nicht auf eine Bestätigung durch den Zahlungsdienstleister gewartet werden. Stelle daher sicher, dass die Zahlung tatsächlich eingegangen ist, bevor du sie erfasst.
Durch das Markieren einer Rechnung als bezahlt wird diese nicht automatisch per E-Mail an das Mitglied gesendet. Diesen Schritt musst du nach der Erfassung der Zahlung manuell oben auf der Rechnung vornehmen.
Im Guide zur Rechnungsstellung für Mitglieder findest du Informationen zum gesamten Abrechnungszyklus sowie zu allen weiteren Möglichkeiten, die dir im Zusammenhang mit Rechnungen für Mitglieder zur Verfügung stehen.
Wie manuelle Zahlungsmethoden bei der Rechnungsstellung für Besucher verwendet werden
Besucher sehen manuelle Zahlungsmethoden nur dann, wenn sie via Externe Buchungen, Drop-in-Pässe oder Events buchen, sofern du diese Option in den Sichtbarkeitseinstellungen für Zahlungsmethoden aktiviert haben.
Wenn ein Besucher an der Kasse eine manuelle Zahlungsmethode wählt, wird seine Buchung zwar reserviert, die Zahlung muss jedoch anschließend noch manuell von einem anderen Admin abgeglichen werden. Hier gilt dieselbe Regel: Die manuelle Zahlungsmethode, die der Admin bei der Erfassung der Zahlung auswählt, wird auf der Rechnung aufgeführt, und die Rechnung wird sofort als bezahlt markiert, sobald dies geschieht.
Für Besucher manuell erstellte Rechnungen durchlaufen denselben Abstimmungsprozess. Einzelheiten zur Erstellung und Verwaltung dieser Rechnungen findest du im Guide zur Rechnungsstellung für Nicht-Mitglieder/Besucher.
So erscheinen Zahlungsmethoden auf Rechnungen
Wenn du eine Rechnung abgleichst und eine Zahlung verbuchst, wähle aus der Dropdown-Liste aus, welche manuelle Zahlungsmethode das Mitglied oder der Besucher verwendet hat. Cobot fügt dann den Namen dieser Zahlungsmethode am Ende der PDF-Rechnung ein.
Den Namen, den du einer manuellen Zahlungsmethode gibst, wird auf der Rechnung angezeigt. Wenn du eine Zahlungsmethode beispielsweise „Banküberweisung“ nennst, wird auf jeder Rechnung, die über diese Methode bezahlt wurde, „Bezahlte per Banküberweisung“ angezeigt. So lässt sich für jede einzelne Rechnung leicht nachvollziehen, auf welche Weise die jeweilige Zahlung eingegangen ist.
WICHTIGER HINWEIS
Wenn du eine manuelle Zahlungsmethode später umbenennst, gilt der neue Name nur für zukünftige Vorgänge. Rechnungen, auf denen bereits der alte Name angegeben ist, bleiben unverändert. Cobot aktualisiert vergangene Rechnungen nicht rückwirkend.
Die Zahlungsmethode erscheint nur auf der PDF-Rechnung, die per E-Mail an das Mitglied gesendet oder über dein Admin-Portal heruntergeladen wird. Auf der Online-Rechnung werden diese Informationen nicht angezeigt.
Manuelle Zahlungen separat erfassen
Wenn du sehen möchtest, wie viel deiner Einnahmen über Barzahlung, Scheck oder Banküberweisung im Vergleich zu Kartenzahlungen erzielt wird, verwende Buchungscodes, um manuelle Zahlungsmethoden zu kennzeichnen und diese in deinen Auswertungen separat zu erfassen.
Dies ist besonders nützlich, wenn du Einnahmen aus Barzahlungen und Banküberweisungen anders abgleichst als Kartenzahlungen.
Rückerstattung einer manuellen Zahlung
Rückerstattungen funktionieren je nach Art der ursprünglichen Zahlung unterschiedlich. Informationen zur Abwicklung von Rückerstattungen für Rechnungen, die über eine manuelle Zahlungsmethode beglichen wurden, findest du im Guide „Rückerstattungen an Mitglieder und Besucher in Cobot“.
Siehe auch: