Cobot ermöglicht es dir, Rechnungen für Nicht-Mitglieder und Besucher manuell zu erstellen, indem du die Funktion "Manuelle Rechnung" verwendest. Nicht-Mitglieder und Besucher sind Einzelpersonen oder Unternehmen, die keine Mitgliedschaft in deinem Space haben.
Es werden auch automatische Rechnungen erstellt, wenn Besucher auf deiner Homepage Externe Buchungen vornehmen oder Drop-in-Pässe kaufen. Dies wird weiter unten erläutert.
Cobot vereinfacht auch deine administrativen Aufgaben, indem es den Rechnungsstellungsprozess für deine Mitglieder, Mitgliederbuchungen und einmaligen Mitgliedergebühren automatisiert. In diesem Guide erfährst du mehr über die Rechnungsstellung für Mitglieder.
Manuelle Rechnungen für Nicht-Mitglieder erstellen
Erstelle Rechnungen für Nicht-Mitglieder, indem du die Funktion "Manuelle Rechnung" von Cobot verwendest. Damit kannst du deine Dienstleistungen oder Produkte auch Personen anbieten, die nicht Teil deiner Mitgliedschafts-Community sind.
Um eine Rechnung zu erstellen, gehe zu Verwalten » Rechnungen » Neue Rechnung » Rechnung für Nicht-Mitglieder erstellen.
Fülle die Felder aus und füge unter "Rechnungs-E-Mail" die E-Mail-Adresse hinzu, an die du die Rechnung senden möchtest.
Füge unter "Artikel hinzufügen" so viele Posten hinzu, wie du möchtest.
Klicke auf "Rechnung speichern". Überprüfe die Angaben und klicke auf "Senden", um die Rechnung per E-Mail an die Rechnungsadresse zu senden.
Wenn du PayPal als automatische Zahlungsmethode eingerichtet hast, wird in der E-Mail ein Link zur Zahlung über PayPal angezeigt.
Wenn du PayPal nicht eingerichtet hast, musst du die Zahlung manuell einziehen und erfassen, da es nicht möglich ist, Zahlungen von Nicht-Mitgliedern über eine andere automatische Zahlungsmethode einzuziehen.
WICHTIGER HINWEIS
Manuelle Rechnungen sind nur in deinem Rechnungs-Dashboard unter Verwalten » Rechnungen und deiner Auswertung unter Auswerten » Umsatz » Sonstiges sichtbar. Sie werden nirgendwo anders angezeigt, anders, als deine Mitgliedsrechnungen.
Du kannst unbezahlte Rechnungen mehrmals versenden. Wenn du möchtest, dass sie nach einer bestimmten Anzahl von Tagen als verspätet markiert werden, schau dir die Zahlungserinnerungsfunktion an.
Bestehende Rechnungen bearbeiten, löschen und stornieren
In Fällen, in denen du kleine Korrekturen vornehmen, Duplikate berichtigen oder dich von uneinbringlichen Einnahmen verabschieden musst, ist das Bearbeiten, Löschen oder Stornieren deiner Rechnungen die Lösung. Aber wie funktioniert das?
Wie und wann Rechnungen bearbeitet werden sollten
Bei Fehlern oder Ungenauigkeiten kann eine Rechnung bearbeitet werden. Das ist besonders nützlich, um Angaben wie Kosten oder Rechnungsdaten zu korrigieren. Die Gewährleistung der Richtigkeit von Rechnungen ist entscheidend, um Kunden zuverlässig zu informieren.
Bitte beachte: In einigen Regionen ist es nicht erlaubt, Rechnungen zu bearbeiten. Falls du nicht möchtest, dass Admins in der Lage sind, Rechnungen zu bearbeiten, wende dich an support@cobot.me.
Bearbeite eine Rechnung, indem du auf Verwalten » Rechnungen » Overflow Menü » Bearbeiten klickst.
Du kannst die folgenden Felder bearbeiten:
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Mitglieder-Details
Steuersatz
Einzelposten
Rechnungstext
Für den Admin sichtbare Anmerkungen
Wenn du eine Rechnung bearbeitest, wird sie NICHT automatisch erneut an die von dir angegebene Rechnungs-E-Mail gesendet. Sobald du deine Änderungen vorgenommen hast, klicke auf "erneut senden". Dadurch wird eine neue Rechnung verschickt. Wenn du PayPal aktiviert hast, wird der Zahlungslink auf die neue Rechnung verweisen.
Wie und wann Rechnungen gelöscht werden sollten
Im Allgemeinen ist die Löschung den Fällen vorbehalten, in denen eine Korrektur durch Bearbeitung nicht möglich ist oder wenn fälschlicherweise ein doppelter Eintrag erstellt wurde. Eine regelmäßige Überprüfung der Rechnungen hilft, solche Situationen zu erkennen, in denen eine Löschung erforderlich sein könnte.
Beim Löschen von Rechnungen ist Vorsicht geboten, da dieser Vorgang den Datensatz dauerhaft löscht.
Bitte beachte: In einigen Regionen ist es nicht erlaubt, Rechnungen zu löschen. Falls du nicht möchtest, dass Admins in der Lage sind, Rechnungen zu löschen, wende dich an support@cobot.me.
Lösche eine Rechnung, indem du auf Verwalten » Rechnungen gehst und im Rechnungsmenü auf "Bearbeiten" klickst. Scrolle bis zum Ende der Seite, um die Option Löschen zu finden.
WICHTIGER HINWEIS
Sobald du eine Rechnung gelöscht hast, wird sie dauerhaft gelöscht. Wenn du eine gelöschte Rechnung wiederherstellen möchtest, können wir dir möglicherweise helfen. Bitte wende dich unter Angabe der Rechnungsnummer an den Support unter support@cobot.me.
Durch das Löschen von Rechnungen wird diese Rechnungsnummer aus deiner Reihenfolge entfernt (d. h. wenn du Rechnungen 1, 2 und 3 hast, wird deine Rechnungsreihenfolge durch das Löschen von Rechnung 2 als 1, 3 usw. angezeigt). Dies ist in deiner Region möglicherweise nicht erlaubt, überprüfe daher, was rechtlich korrekt ist.
Wie und wann Rechnungen storniert werden sollten
Anders als bei der Löschung einer Rechnung wird bei der Stornierung die Zahlungs-Forderung anerkannt und aus den aktiven Konten entfernt, sodass die Aufzeichnung der versuchten Transaktion erhalten bleibt. Daher solltest du eine Rechnung nur dann stornieren, wenn klar ist, dass der Betrag aufgrund der Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit eines Kunden nicht eingezogen werden kann. Damit wird der finanzielle Verlust anerkannt und eine korrekte Buchführung gewährleistet.
Befolge bei der Stornierung einer Rechnung stets die in deiner Region geltenden Verfahren, da sich dies auf deinen Jahresabschluss und dein steuerpflichtiges Einkommen auswirkt.
Um eine Rechnung abzuschreiben, gehe zu Verwalten » Rechnungen » Overflow Menü und klicke auf "Stornieren".
Wenn du eine Rechnung stornieren musst, die versehentlich als bezahlt markiert wurde, bearbeite die Rechnung, entferne die Zahlungen und speichere anschließend die Änderungen. Nun kannst du die Rechnung stornieren.
Nach der Stornierung werden die Einnahmen aus deinen unbezahlten Konten in deiner Auswertung entfernt und als verlorene Einnahmen angezeigt.
Es werden keine zusätzlichen E-Mails oder Benachrichtigungen an die Rechnungs-E-Mail gesendet, wenn diese Aktion durchgeführt wird.
Rückerstattungen
Wenn du eine Zahlung über ein automatisiertes Zahlungsmethode erhalten hast, können Rückerstattungen für diese Rechnungen nicht über Cobot abgewickelt werden.
Um eine Rückerstattung zu beantragen, musst du dich direkt bei der Plattform deines Zahlungsanbieters anmelden. Dort kannst du Transaktionen verwalten und Rückerstattungsanträge gemäß den spezifischen Verfahren und Richtlinien des Anbieters stellen.
Erstelle anschließend eine neue Rechnung mit dem verbuchten Rückerstattungsbetrag, damit deine Auswertungen korrekt sind.
Automatische Rechnungsstellung für Externe Buchungen
Die Rechnungsstellung für Externe Buchungen ist standardmäßig automatisiert. Wenn Besucher eine Ressource über deine Buchungs-Homepage buchen, erhalten sie immer eine Rechnung, unabhängig von den Zahlungseinstellungen. Einzige Ausnahme: Wenn die Ressource kostenlos ist.
Du kannst deine Rechnungen über das externe Buchungs-Dashboard unter Externe Buchungen oder im allgemeinen Rechnungsbereich unter Verwalten » Rechnungen verwalten.
Automatisierte Zahlungen mit externen Buchungen
Derzeit gibt es zwei Zahlungsgateways, die du mit Cobot verbinden kannst, um automatisierte Zahlungen zu erhalten: STRIPE oder PayPal.
Richte zunächst ein Händlerkonto bei einem (oder beiden!) Anbietern ein und verbinde es dann unter Einrichten » Zahlungsmethoden » Zahlungsmethode hinzufügen mit Cobot.
Nachdem du dein Konto verbunden hast, aktiviere es in den Einstellungen der Zahlungsmethode für externe Buchungen – und schon kann es losgehen!
Hier erfährst du mehr darüber, wie automatisierte Zahlungen funktionieren und wie sie sich in den Rest von Cobot integrieren lassen.
WICHTIGER HINWEIS
Wenn du die STRIPE-Integration aktivierst, empfehlen wir dir dringend, Zahlungen nur für einige Tage zurückzuhalten.
Wenn du mit der Genehmigung von Buchungen länger wartest, besteht die Gefahr, dass die Zahlung in STRIPE abläuft, bevor du die Buchung genehmigst.
Manuelle Zahlungen mit externen Buchungen
Manuelle Zahlungsmethoden ermöglichen es Gästen, eine Ressource zu reservieren, ohne sofort zu bezahlen. Tickets, die bei der Auswahl einer manuellen Zahlungsmethode reserviert werden, müssen von einem Mitarbeiter deines Teams manuell abgeglichen werden.
Unter Einrichten » Zahlungsmethoden » „Zahlungsmethode hinzufügen » Manuelle Zahlungsmethode hinzufügen kannst du beliebig viele manuelle Zahlungsmethoden hinzufügen, wie z.Bsp. Barzahlung oder Banküberweisung.
Füge im Feld Anleitungen, Details für deine Besucher hinzu, z. Bsp. wie sie bei ihrer Ankunft in deinen Space bezahlen können.
Hier erfährst du mehr über manuelle Zahlungsmethoden und deren Einrichtung.
Deine Gäste können nun während des Bezahlvorgangs zwischen allen sichtbaren automatisierten und manuellen Zahlungsmethoden wählen. Hier siehst du ein Beispiel dafür, wie das aussieht kann:
Automatische Rechnungsstellung für Drop-in-Pässe
Die Rechnungsstellung für Drop-in-Pässe ist standardmäßig automatisiert. Wenn deine Besucher einen Drop-in-Pass über deine Homepage kaufen, erhalten sie immer eine Rechnung, unabhängig von den Zahlungseinstellungen. Einzige Ausnahme: Wenn der Drop-in-Pass kostenlos ist.
Klicke hier, um mehr über die Verwaltung deiner Besucher und Drop-in-Pässe zu erfahren.
Nächster Schritt:
Wenn du ein größerer Space (oder ein Datenjunkie) bist, empfehlen wir dir die Verwendung von Buchungscodes
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