Du kannst deine Community in einem einzigen, reibungslosen und gut organisierten Schritt in Cobot integrieren. Wenn du bereits eine Mitgliederliste in einem anderen Tool hast, musst du lediglich die Daten kopieren und in unsere Importvorlage einfügen.
Befolge die folgenden Schritte, und unser Support-Team wird dir dabei helfen, den Vorgang so einfach wie möglich zu gestalten.
Schritt 1: Die Datenimport-Vorlage anfordern
Schick uns eine Nachricht an support@cobot.me und frag nach der Vorlage für den Import von Mitgliedsdaten.
Diese Tabelle dient als Grundlage für den Import und stellt sicher, dass alle Daten an der richtigen Stelle in Cobot landen.
Schritt 2: Die Vorlage ausfüllen
Füge deine Mitglieder zur Vorlage hinzu und überprüfe anhand der folgenden Informationen, ob alle Angaben korrekt und vollständig sind. Ein paar zusätzliche Minuten hier sparen dir später eine Menge Kopfzerbrechen!
Für jedes Mitglied sind die unten aufgeführten Felder auszufüllen. Die mit einem (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder – sie dürfen nicht übersprungen werden.
*Name
Trage den Namen des Mitgliedes so in der Vorlage ein, wie er in Cobot erscheinen soll.
Unternehmen
Wenn du einen Unternehmensnamen angibst, solltest du immer die gleiche Schreibweise und das gleiche Format verwenden. Vermeide Abkürzungen oder Abweichungen.
Durch einheitliche Namen wird sichergestellt, dass dein Import sie als ein einzelnes Unternehmen und nicht als mehrere verschiedene Unternehmen erkennt.
Adresse
Das kann ihre Postanschrift oder Rechnungsadresse sein. Diese Adresse wird auf ihren Rechnungen angegeben.
Benutz die E-Mail-Adresse, die mit ihrer Mitgliedschaft verbunden ist. Das ist die E-Mail-Adresse, an die die Verbindungsanfrage, Rechnungen und alle Cobot-bezogenen Nachrichten geschickt werden.
*Tarif Name
Gib in der Spalte „Tarif Name“ den Namen des Tarifs ein, mit dem das Mitglied in Cobot verbunden werden soll. Stell also sicher, dass du deine Mitgliedschaftstarife in Cobot eingerichtet hast, bevor du loslegst.
Die Namen der Tarife im Import müssen genau mit deinen bestehenden Tarifnamen in Cobot übereinstimmen.
Beispiel: Wenn du den Tarifnamen in der Vorlage als „Premium Office Tarif“ angibst, er in Cobot aber „Premium Tarif“ heißt, funktioniert der Import nicht.
Du kannst sie unter Produkte » Mitgliedschaftstarife in deinem Cobot-Konto überprüfen.
*Startdatum
Das ist das Datum, an dem ihre Mitgliedschaft beginnen soll.
Wenn sie schon eine aktive Mitgliedschaft in einem anderen System haben, kannst du ein Datum in der Vergangenheit eingeben.
Wenn sie noch nicht angefangen haben oder erst in Zukunft anfangen werden, gib dieses Datum ein.
*Nächstes Rechnungsdatum
Das ist das Datum, an dem die nächste Rechnung erstellt werden soll. Es kann mit dem Startdatum übereinstimmen oder komplett anders sein – das entscheidest du.
Beispiel: Stell dir vor, heute ist der 1. August 2025. Dein Mitglied hat seine Mitgliedschaft ursprünglich am 1. Dezember 2022 begonnen, also gibst du dieses Datum als „Startdatum” ein. Die nächste Rechnung, die Cobot für dieses Mitglied erstellen soll, ist am 1. September 2025 fällig – also gibst du dieses Datum als „Nächstes Rechnungsdatum” ein.
Für ein anderes Mitglied zahlen
Wenn du die Spalte „Bezahlt von“ benutzt, achte darauf, dass die aufgeführte Person oder das Unternehmen auch als Mitglied in der Tabelle aufgeführt ist.
Wenn sie noch nicht in der Tabelle sind, füge sie als Mitglied hinzu.
Die Schreibweise ihres Namens muss genau mit dem Mitgliederprofil übereinstimmen.
Dadurch wird sichergestellt, dass die Abrechnungsbeziehungen beim Import korrekt verknüpft werden.
Klicke hier, um mehr über diese Funktion und ihren Zweck zu erfahren.
Eigene Felder
Möchtest du zusätzliche Infos wie Kennzeichen oder andere persönliche Daten hinzufügen?
Das kannst du über eigene Felder machen.
Füge einfach für jedes eigene Feld, das du hinzufügen möchtest, eine neue Spalte hinzu und fülle sie für die entsprechenden Mitglieder aus.
WICHTIGE ANMERKUNGEN
Einige Daten können nicht in Cobot importiert werden. Dazu gehören:
Frühere Rechnungen
Zahlungsmethoden
Buchungshistorien
Schritt 3: Schick uns deine fertige Vorlage
Wenn deine Vorlage fertig ist und alle Infos stimmen, speicher sie als CSV- oder XLSX-Datei. Schick die Datei per E-Mail an support@cobot.me.
Unser Team checkt die Daten und importiert deine Mitglieder für dich.
Schritt 4: Deinen Mitgliedern eine Einladung zum Verbinden schicken
Sobald deine Mitglieder importiert wurden, siehst du sie in deiner Mitgliederübersicht aufgelistet. Deine neuen Mitglieder bekommen keine E-Mails oder Einladungen von Cobot, nachdem sie hinzugefügt wurden.
Schick ihnen eine Einladung, damit sie sich mit Cobot verbinden können. Weitere Infos findest du in diesem Guide.
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