Guides
Lerne die wichtigsten Funktionen von Cobot kennen. Hier findest du alle Infos zur Einrichtung und ersten Schritte.
Von Laura und 4 weiteren Personen5 Autoren113 Artikel
- Einrichten und LoslegenErfahre mehr darüber, wie du deinen Cobot-Account einrichtest!
- Space-EinstellungenFüge wichtige Einstellungen in Cobot hinzu, wie Steuersätze und Allgemeine Geschäftsbedingungen, damit dein Unternehmen alle Vorschriften einhält und klare Richtlinien hat.
- Produkte & Services einrichtenRichte Produkte & Services in Cobot als einmalige Gebühren und Buchungsoptionen ein, wie beispielsweise Catering, Kaffee, Geräteverleih oder Snacks.
- Datenschutzerklärung und DatenverarbeitungsvereinbarungDu kannst die Sicherheit deiner Mitglieder und deine eigene gewährleisten, indem du eine Datenschutzerklärung hinzufügst und die Datenverarbeitungsvereinbarung von Cobot akzeptierst.
- RechnungseinstellungenPasse die über Cobot verschickten Rechnungen an das Branding und die Abrechnungspräferenzen deines Unternehmens an.
- Das DashboardDein Dashboard gibt dir einen Überblick über Cobot auf einen Blick.
- Admins hinzufügen und entfernenSo fügst du ganz einfach Admins hinzu oder entfernst sie, um deinen Space zu verwalten.
- Admin-Berechtigungen und E-Mail-BenachrichtigungenErlaube den Administratoren in deinem Space, nur bestimmte Bereiche in Cobot zu sehen und zu nutzen.
- Testdaten löschenWenn du Daten löschen willst, die du in deinem Space erstellt hast, wende dich bitte an uns.
- Von einer anderen Software zu Cobot wechselnAlle Schritte, um ganz einfach von deiner aktuellen Coworking-Software (oder separaten Apps) zu Cobot zu wechseln.
- Bestehende Mitglieder zu Cobot importierenDu kannst deine bestehenden Mitglieder ganz einfach aus einem anderen Tool zu Cobot importieren.
- Login-Seite für Mitglieder und AdminsIntegriere deine Cobot Login-Seite in deine Website, damit Mitglieder schnell und einfach auf ihr Mitgliederportal zugreifen können.
- Mitgliedschaftstarife einrichtenTarife legen fest, welche Ressourcen, Annehmlichkeiten und Extras deine Mitglieder monatlich erhalten – und zu welchem Preis.
- ZeitpässeDu kannst Mitgliedern Stunden-, Tage- oder Wochenweise Zugang zu deinem Coworking Space gewähren oder verkaufen.
- Homepage & tarifspezifische AnmeldeformulareBiete deinen Kunden die Möglichkeit, sich direkt über deine Homepage oder öffentlichen Registrierungslinks auf deiner Website zu registrieren
- Gutscheine für ZeitpässeErstelle und verteile Gutscheine für Mitglieder auf Zeitpass-Tarifen und ermögliche ihnen so den kostenlosen Zugang zu deinem Space
- Stündliche ZeitpässeNutze Cobots Zeitpässe, um deinen Mitgliedern stündlichen Zugang zu deinem Space zu gewähren und flexible Pässe zu verkaufen.
- Wöchentliche TarifeRichte wöchentliche Tarife mithilfe von Zeitpässen ein.
- Monatliche ExtrasFüge deinen Mitgliedschaftstarifen zusätzliche, monatlich wiederkehrende Dienstleistungen wie Schließfächer oder Schlüssel hinzu.
- BuchungsguthabenBiete deinen Mitgliedern im Rahmen ihres Mitgliedschaftsangebots kostenlose Nutzungsstunden oder monetäres Guthaben an, mit ermäßigten Tarifen, sobald das Guthaben aufgebraucht ist.
- Kautionen und AnmeldegebührenFüge deinen Mitgliedschaftstarifen eine Kaution oder eine Anmeldegebühr hinzu.
- Rabatte und Sondertarife anbietenDu kannst Rabatte anbieten, indem du den Tarif deiner Mitglieder auf verschiedene Weise anpasst.
- Die Mitgliederanzahl pro Tarif begrenzenWir können zwar die Anzahl der Mitglieder pro Tarif nicht begrenzen, aber du kannst eine "Warteschlange" für neue Mitglieder einrichten.
- Tarife mehrerer Mitglieder gleichzeitig ändern (Bulk-Tarifwechsel)Erfahre, wie du die Tarife mehrerer Mitglieder gleichzeitig wechselst.
- Prepaid Buchungspässe (Legacy-Feature)Verkaufe Prepaid-Pakete für Raumbuchungen.
- Drop-in-PässeDu kannst Tages-Tickets, Halbtages-Tickets, Probetag-Tickets oder andere Tickets an Besucher verkaufen, sowie an alle, die sich maximale Flexibilität wünschen, ohne sich zu einer wiederkehrenden Mitgliedschaft verpflichten zu müssen.
- RabattcodesSo richtest du Rabattcodes für Mitgliedschaftstarife und externe Buchungen ein und nutzt diese für Werbeaktionen, Partnerprogramme oder zur Kundenbindung.
- Langfristig vermietete Büros und Schreibtische in Cobot verwaltenVermiete Büros, fest zugewiesene Schreibtische und andere Ressourcen an Mitglieder und Teams – und verschaffe dir direkt in Cobot einen Überblick über die Auslastung, Verfügbarkeit und andere wichtige Metriken.
- Deine vermieteten Büros zu Cobot übertragenLangfristige Bürovermietung leicht gemacht: Bilde deine Offices & festen Schreibtische in Cobot ab und verwalte sie an einem Ort.
- Ressourcen einrichtenDu hast die Möglichkeit, Ressourcen in deinem Space zu verwalten, sodass Mitglieder diese stundenweise in deinem Buchungskalender reservieren können.
- Cobots BuchungskalenderErfahre, wie du und deine Mitglieder Buchungen in Cobot Buchungskalender erstellen könnt.
- Alte vs. neue PreisdeckelungenErfahre mehr über den Unterschied zwischen der alten und der neuen erweiterten Preisgestaltung in Cobot.
- Erinnerungen für Cobot-Buchungen in deinem persönlichen Kalendar erhaltenNutze den ics. Feed von Cobot um dich über anstehende Buchungen in der Kalendar App deiner Wahl benachrichtigen zu lassen.
- Buchungen bearbeitenMitglieder können ihre Buchungen bearbeiten, bevor diese beginnen. Admins können Buchungen jederzeit bearbeiten.
- Erweiterte Preisgestaltung für deine Ressourcen: Festpreise, Rabatte und PreisdeckelungenPasse die Nutzung deiner Cobot-Ressourcen durch Mitglieder an, indem du Festpreise, Rabatte oder Preisdeckelungen anwendest.
- Buchungsbenachrichtigungen für MitgliederWir stellen iCal Feed für die Kalender-App deiner Wahl zur Verfügung, damit du oder deine Mitglieder über Buchungen benachrichtigt werden.
- Deinen Cobot-Buchungskalender mit Google Calendar synchronisierenSynchronisiere deine Cobot-Ressourcenbuchungen mit Google Calendar.
- Deinen Cobot Kalender mit LiquidSpace synchronisierenFalls du LiquidSpace benutzt, kannst du diese mit deinen Space Buchungen synchronisieren, indem du Google Kalender nutzt.
- Deinen Cobot-Kalendar mit Outlook synchronisierenFalls du Outlook benutzt, kannst du deine Outlook-Events mit deinen Space-Buchungen synchronisieren, indem du Google Kalender benutzt.
- Öffnungszeiten und Kalender-Blocker einrichtenSo kannst du die Öffnungszeiten für deinen Space festlegen und deinen Buchungskalender an Feiertagen blockieren.
- Extras zu Buchungen von Mitgliedern hinzufügenMitglieder können bei der Buchung optionale Extras auswählen.
- Weitere Teilnehmer zu einer Buchung im Cobot-Kalender einladenSo können Mitglieder und Admins direkt über den Buchungskalender von Cobot weitere Teilnehmer zu einer Buchung einladen.
- Rechnungsstellung für MitgliederCobot erstellt und versendet Rechnungen für deine Mitglieder und vereinfacht damit deinen Verwaltungsaufwand enorm
- Verschiedene Steuersätze, individuelle Steuersätze und verschiedene WährungenRichte in Cobot mehrere Steuersätze, Währungen und individuelle Steuersätze ein, um die lokalen Steuervorschriften besser einzuhalten.
- BuchungscodesSie kannst du deine Einnahmen mit Buchungscodes nachverfolgen.
- Rechnungsstellung für Nicht-Mitglieder/BesucherErstelle und versende mühelos Rechnungen über Cobot an Personen, die keine Mitglieder in deinem Space sind.
- Anteilige RechnungenErfahre in diesem Guide mehr über das Erstellen von anteiligen Rechnungen.
- Rechnungen an mehrere E-Mail-Adressen sendenSchicke Rechnungen an mehrere E-Mail-Empfänger, damit die richtigen Ansprechpartner automatisch die Rechnungsinformationen erhalten.
- Gebühren vor dem nächsten Abrechnungsdatum verrechnenLerne, wie du Rechnungen sofort oder vorzeitig für Mitglieder mit anstehenden Abrechnungstermin erstellen kannst.
- Rechnungs- und Verlängerungsdatum ändernSo kannst du das Verlängerungs- oder Rechnungsdatum für deine Mitglieder ändern.
- Einmalige Gebühren und GutschriftenErfahre, wie du eine einmalige Gebühren oder Gutschriften zu den Konten deiner Mitglieder hinzufügen kannst.
- Rechnungen und Erinnerungs-E-Mails im Voraus versendenHier lernst du, wie du deinen Mitgliedern eine Rechnungsvorschau oder eine Erinnerungs-E-Mail schicken kannst.
- Retention Rates zu Rechnungen hinzufügenDu kannst eine Retention Rate unter Einrichten » Rechnungseinstellungen festlegen.
- Jährliche Mitgliedsbeiträge erstellenHier lernst du, wie du jährliche Mitgliedsbeiträge in Cobot erstellst.
- Unternehmen zahlen eine Pauschalgebühr für ihre Mitarbeiter
- Unternehmen mit langfristigen Verträgen und MitarbeiternErstelle jährliche oder bi-jährliche Tarife.
- ZahlungserinnerungenVersende Zahlungserinnerungen, um deine Mitglieder über ausstehende Zahlungen zu informieren.
- E-Rechnungen mit Cobot erstellen und versendenSo hältst du die deutschen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung ein – erstelle und versende E-Rechnungen direkt in Cobot.
- Rechnungen korrigierenVerwende Korrekturrechnungen in Cobot, um inkorrekte Rechnungsbeträge oder falsch ausgestellte Rechnungen zu korrigieren.
- Cobot mit QuickBooks verbindenSynchronisiere deine Cobot-Rechnungen ganz einfach mit QuickBooks Online, um die Buchhaltung zu optimieren und Zeit zu sparen.
- QR-Codes auf RechnungenErfahre, wie QR-Codes zu Cobot-Rechnungen hinzugefügt werden und welche Voraussetzungen dein Space erfüllen muss, um diese zu aktivieren. (NUR FÜR SPACES IN DER SCHWEIZ)
- Automatisierte ZahlungsmethodenAutomatische Zahlungsmethoden ermöglichen es dir, Zahlungen jeden Monat automatisch einzuziehen - ohne manuelle Nachbearbeitung.
- Cobot mit Paypal verbindenErfahre, wie du halbautomatische und automatische Zahlungen mit PayPal einrichten kannst.
- Zahlungsmethoden erforderlich machenErfahre, was neue Mitglieder sehen, wenn du bei der Registrierung eine Zahlungsmethode verlangst.
- Manuelle ZahlungsmethodenFüge manuelle Zahlungsoptionen für deine Mitglieder hinzu, damit sie z.B. bar oder per Banküberweisung bezahlen können.
- Mitglieder im Voraus oder bei der Anmeldung belasten.Du kannst Mitglieder belasten, wenn du sie manuell hinzufügst oder wenn sie sich selber anmelden.
- Rückerstattung an Mitglieder und Besucher in CobotMit Cobot kannst du ganz einfach Rückerstattungen für deine Mitglieder und Besucher vornehmen.
- Help DeskGehe auf Anliegen, Fragen & Probleme deiner Mitglieder ein und richte FAQs und Anleitungen ein, um deine Community bestens zu unterstützen.
- Automatisierte und Manuelle E-MailsCobot automatisiert wichtige E-Mails und ermöglicht dir, manuell E-Mails an deine Mitglieder, Gäste und Besucher zu senden.
- Verbesserte Zustellbarkeit von E-Mails über deine DomainCobot kann E-Mails von deiner eigenen Domain an Mitglieder versenden.
- Newsletters versendenCobot bietet zwar Gruppennachrichten an, wir empfehlen jedoch MailChimp zum Versenden von Newslettern.
- Mitglieder zu Slack einladenSo fügst du Mitglieder zu deiner Slack-Community hinzu
- Auswertung im ÜberblickErfahre, wie die verschiedenen Auswertungen von Cobot genutzt werden können – und wie die Zahlen, die du siehst, berechnet werden.
- Auswerten Add-onsAktiviere zusätzliche Funktionen in Cobot, um die Auswertung deiner Daten zu unterstützen.
- Mitgliederdaten exportieren
- Exportieren von Rechnungs- und UmsatzdatenErfahre, wie du deine Umsatzdaten nach Monat und Jahr entweder im CSV-, XLSX- oder PDF-Format exportieren kannst.
- Anwesenheitsdaten exportierenExportiere deine Check-in-Daten, um zu analysieren, wann und wie oft Mitglieder in deinen Coworking Space einchecken.
- Buchungsdaten exportierenExportiere die Buchungsdaten, die in deinem Kalender eingetragen sind, um deine Ressourcennutzung zu analysieren.
- Namen deiner Add-Ons bearbeitenÄndere den Namen deiner installierten Add-ons, um sie an den Ton und die Atmosphäre deines Spaces anzupassen.
- Meetingraum DisplayZeige deine Buchungen mithilfe des kostenlosen Cobot-Add-ons für Besprechungsräume auch vor deinen Räumen an.
- Getränke, Snacks und andere Gebühren deiner Mitglieder automatisch erfassenLass deine Mitglieder Snacks, Getränke aus dem Kühlschrank und andere Gebühren selbst hinzufügen – und automatisiere so die Abrechnung.
- Weitere Spaces registrierenCobot vereinfacht die Verwaltung all deiner Spaces über ein einziges Portal.
- Mitglieder über mehrere Standorte verwaltenErfahre, wie du deinen Mitgliedern Zugang zu allen deinen Standorten gibst – egal, ob du zwei Spaces in derselben Stadt betreibst, mehrere unterschiedliche Gebäude oder ein großes, wachsendes Netzwerk über…
- MitgliederübersichtÜber das Cobot-Mitglieder-Dashboard kannst du auf die Profile deiner Mitglieder zugreifen, ihren Status in deinem Space einsehen, E-Mails versenden und vieles mehr.
- Mitglieder hinzufügenDas Hinzufügen von Mitgliedern in Cobot ist ein wesentlicher Bestandteil deines Workflows. In diesem Guide erfährst du, wie du Mitglieder hinzufügen kannst und wie sie sich selbst hinzufügen können.
- Die Gäste deiner Mitglieder eincheckenChecke Gäste mit den Check-in-Optionen eines anderen Mitglieds ein.
- Mitglieder verbindenVerbinde deine Mitglieder mit Cobot, damit sie sich in das Mitgliederportal einloggen können.
- Mitglieder eincheckenVerschaffe dir einen klaren Überblick darüber, wer deinen Space wann nutzt, indem du deine Mitglieder auf Cobot eincheckst.
- Mitgliedschaften pausierenMitgliedschaften kann man auf zwei Arten „pausieren“.
- Mitgliedschaften kündigen oder löschenSo kündigst oder löschst du Mitglieder in Cobot.
- Kündigung eines Mitglieds rückgängig machenDie Kündigung eines Mitglieds in Cobot rückgängig zu machen ist ganz einfach!
- Den Zugriff sperren nach einer fehlgeschlagenen ZahlungCobot sperrt den Zugang der Mitglieder nicht, wenn die Zahlung fehlschlägt - das müssen Spaces manuell erledigen.
- MitgliederportalIm Mitgliederportal von Cobot können Mitglieder ihre Mitgliedschaft, Buchungen und Zahlungen verwalten und gleichzeitig mit dir und anderen Mitgliedern in Kontakt bleiben.
- Als Admin auf das Mitgliederportal zugreifenSieh dir an, wie dein Space für Mitglieder aussieht, während du Cobot einrichtest.
- Eine Admin-/Mitglieder-E-Mail oder ein Passwort ändernAktualisiere deine Cobot-E-Mail oder dein Passwort in ein paar einfachen Schritten.
- Was ist zu tun, wenn deine Mitglieder deine Add-ons nicht sehen könnenMake your Add-ons visible for Safari browsers.
- Bestehende Mitgliedertarife individuell anpassenPasse den Tarif eines einzelnen Mitglieds im Bereich „Tarif“ seines Kontos an.
- Aktuelle Mitglieder-Tarife ändernWechsele die Tarife für deine Mitglieder, indem du diese Anweisungen befolgst.
- Kontakte in Cobot verwaltenBehalte den Überblick über deine Besucher, einschliesslich Drop-ins, externe Besucher, Event-Teilnehmer und andere Gäste.
- Community-VerzeichnisVernetze deine Mitglieder miteinander, indem du dein Cobot Community-Verzeichnis veröffentlichst.
- Teams mit Cobot verwaltenErfahre, wie du Teams innerhalb von Cobot effizient managen kannst.
- Bereits vorhandene "zahlt für" Mitglieder zu einem Team umwandelnLerne wie, du bereits vorhandene "zahlt für" Mitglieder in ein Team umwandeln kannst.
- Nutzung von Bulk-Aktionen für MitgliederLerne, wie du Bulk-Aktionen für deine Mitglieder nutzen kannst, um Zeit zu sparen und effizienter zu sein.
- Eigene FelderVerwende die eigenen Felder von Cobot , um zusätzliche Mitgliederdaten besser zu verfolgen.
- Überblick der AnpassungenMit der White-Label-Lösung von Cobot steht deine Marke im Mittelpunkt.
- Feature SwitchesDu kannst zusätzliche Funktionen aktivieren, um deinen Cobot-Workflow und die Funktionalität noch weiter anzupassen.
- Zusätzliche Mitgliederfragen einrichtenUm mehr über deine Mitglieder zu erfahren, kannst du bei der Registrierung zusätzliche Fragen hinzufügen.
- Eigene DomainsMit Cobot hast du die Kontrolle über deine Online-Identität, da du eine benutzerdefinierte Domain oder Subdomain für deine Anmelde- und Login-Seiten verwenden kannst.
- Cobot als Desktop-App hinzufügenWusstest du, dass du deine eigene Desktop-App sowohl für Windows als auch für Mac erstellen kannst? Erfahre in diesem Guide mehr darüber!
- Google Analytics, Google Ads und Google Tag ManagerLerne, wie du Google Analytics und Google Tag Manager mit unserem Custom JavaScript Feature in Cobot integrieren kannst.
- Cobot mit JavaScript individuell einrichtenFüge eigene Skripte in Cobot mit JavaScript hinzu.
- Single Sign-on (SSO)Ermögliche deinen Mitarbeitern und Mitgliedern, sich mit verschieden Identitätsanbietern in Cobot anzumelden.