Die automatisierte Funktion zur Rechnungsstellung von Cobot optimiert deinen Abrechnungsprozess, indem Rechnungen automatisch erstellt und an deine Mitglieder zu den geplanten Abrechnungsterminen geschickt werden.
Um pünktliche Zahlungen zu ermutigen, kannst du Rechnungen auch vor der Zahlungsfrist an deine Mitglieder senden oder Erinnerungs-E-Mails vor dem Abbuchungsdatum versenden.
Welche Option solltest du also verwenden?
Verwende die Vorausrechnung Funktion, wenn du möchtest, dass Mitglieder eine genaue Momentaufnahme davon erhalten, wie ihre Rechnung aussehen wird und was ihnen in Rechnung gestellt wird.
Gebühren, die zwischen der Vorausrechnung und der Zahlungsfrist anfallen, werden NICHT zu diesem Rechnungszyklus hinzugefügt.
Verwende das Erinnerungs-E-Mail Add-on, wenn du deinen Mitgliedern eine freundliche Erinnerung an ihr bevorstehendes Rechnungsdatum senden möchtest. Es wird keine Rechnung erstellt.
Gebühren, die zwischen der Erinnerungs-E-Mail und dem Rechnungsdatum generiert werden, werden diesem Rechnungszyklus hinzugefügt.
Rechnungen vor dem Abbuchungsdatum senden
Du kannst festlegen, dass Rechnungen eine bestimmte Anzahl von Tagen vor ihrer Fälligkeit gesendet werden, indem du zu Einrichten » Rechnungseinstellungen » Rechnung vor der Zahlungsfrist senden gehst.
Wenn du beispielsweise Mitglieder am 1. des Monats belasten möchtest, sie ihre Rechnungen aber fünf Tage im Voraus erhalten sollen, gib einfach „5“ in das Feld „Rechnung vor der Zahlungsfrist senden“ ein.
Die Mitglieder erhalten ihre Rechnungen fünf Tage früher, werden aber erst am 1. belastet.
WICHTIGE HINWEISE
Sobald eine Rechnung erstellt wurde, ist sie ein festes Element. Gebühren (wie Buchungsgebühren oder einmalige Gebühren), die zwischen dem Rechnungsvorabdatum und dem Belastungsdatum anfallen, werden NICHT der Rechnung hinzugefügt. Diese werden der Rechnung des Mitglieds für den nächsten Monat hinzugefügt.
Wenn du Mitglieder daran erinnern möchtest, dass das Rechnungsdatum näher rückt, und dennoch alle Gebühren auf ihrer Endrechnung haben möchtest, dann schau dir stattdessen an, wie du Erinnerungs-E-Mails senden kannst.
Nach der Aktivierung erhalten ALLE Mitglieder in deinem Space ihre Rechnungen im Voraus. Es ist nicht möglich, nur an bestimmte Personen oder an Mitglieder eines bestimmten Tarifs zu senden.
Rechnungen vor dem Startdatum der Mitgliedschaft senden
Das Senden von Rechnungen vor Beginn einer Mitgliedschaft ist anders. Standardmäßig werden automatische Rechnungen NICHT gesendet, bevor eine Mitgliedschaft aktiv ist. Die erste Rechnung wird ausgelöst, sobald die Mitgliedschaft am Startdatum der Mitgliedschaft aktiv wird.
Wenn sich das Mitglied beispielsweise am 15. September in deinem Space anmeldet, die Mitgliedschaft jedoch erst am 1. Oktober beginnt, erhält es die erste Rechnung am 1. Oktober.
Klicke hier, um zu erfahren, wie du deine Mitglieder vor dem Startdatum ihrer Mitgliedschaft abrechnen kannst.
Wie funktioniert das Senden von Rechnungen vor dem Abrechnungsdatum?
Wenn sich ein Mitglied vor dem Vorab-Rechnungsdatum anmeldet, ERHÄLT es seine Rechnung im Voraus, auch wenn die Mitgliedschaft noch nicht begonnen hat.
Nehmen wir zum Beispiel an, das Mitglied meldet sich am 15. September mit einem Mitgliedschaftsstartdatum am 1. September an. Da die Rechnung fünf Tage vor dem 1. des Monats versendet wird, ERHÄLT das neue Mitglied die vorzeitige Rechnung. Sobald die Mitgliedschaft am 1. beginnt, wird sie belastet.
Angenommen, das Mitglied meldet sich jedoch am 30. August an. Da das Datum der Vorausrechnung bereits verstrichen ist, erhält das Mitglied KEINE Vorausrechnung, sondern SEINE ERSTE RECHNUNG, die am 1. September in Rechnung gestellt wird.
Klicke hier, um einen genaueren Überblick über die automatisierte Mitgliederabrechnung und ihre Funktionsweise zu erhalten.
Mitgliedschaftsverlängerungsdatum vs. Rechnungsdatum
Cobot bietet zwei wichtige Rechnungsdaten zur Verwaltung der Rechnungsstellung. Das erste ist das Datum der Mitgliedschaftsverlängerung, das mit der Verlängerungshäufigkeit des Tarifs verknüpft ist. Dies kann in den Tarifeinstellungen so eingestellt werden, dass die Verlängerung je nach Mitgliedschaftsbedingungen monatlich, vierteljährlich oder jährlich erfolgt.
Das zweite ist das Rechnungsdatum, das automatisch in einem monatlichen Zyklus abläuft. Diese Abbuchung erfolgt zusätzlich zum Verlängerungsdatum. Das Datum wird auf den gleichen Tag des Monats festgelegt, an dem das Verlängerungsdatum liegt.
Wenn das Verlängerungsdatum beispielsweise auf den 15. des Monats fällt, ist auch das Rechnungsdatum der 15.
An diesem Datum werden alle Gebühren erfasst, einschließlich Mitgliedsbeiträge, Buchungsgebühren oder einmalige Gebühren. Wenn sich das Verlängerungsdatum ändert, wird das Rechnungsdatum entsprechend angepasst.
Klicke hier, um mehr über die Funktionsweise von Verlängerungsdaten für Mitgliedschaften zu erfahren.
Abbuchung bei gekündigten Mitgliedern
Wenn du eine Mitgliedschaft zu einem Zeitpunkt kündigst, nachdem die Rechnung bereits erstellt und dem Mitgliedskonto gutgeschrieben wurde, erkennt Cobot dies als ausstehende Abbuchung und verarbeitet die Zahlung auf der Rechnung nach Beendigung der Mitgliedschaft.
Um zu vermeiden, dass dem Mitglied diese vorgezogene Rechnung in Rechnung gestellt wird, gibt es zwei Möglichkeiten:
Die Mitgliedschaft vor dem Ausstellungsdatum der Rechnung kündigen.
ODER die Rechnung abschreiben, sobald die Mitgliedschaft gekündigt wurde. Auf diese Weise wird Cobot nicht versuchen, die Rechnung nach Ablauf der Mitgliedschaft in Rechnung zu stellen.
Erinnerungs-E-Mails, dass das Abbuchungsdatum näher rückt
Wenn du es vorziehst, eine E-Mail-Erinnerung zu senden, in der du darauf hinweist, dass das Rechnungsdatum näher rückt, ohne dass die Rechnung erstellt und an das Mitglied gesendet wird, aktiviere das kostenlose Add-on „Reminders“.
Dies ist die bessere Wahl, wenn du möchtest, dass Mitglieder bis zum Datum der Rechnungsstellung Gebühren auf ihrem Konto ansammeln.
Um dies zu aktivieren, gehe zu Add-ons » Reminders. Du kannst eine oder mehrere Arten von Erinnerungen festlegen und musst dies nur einmal tun; jede Erinnerung wird automatisch ausgeführt, bis du sie deaktivierst. Das Add-on-Dashboard zeigt eine Liste aller aktiven Erinnerungen an, die du bearbeiten oder entfernen kannst.
PRO TIPS
Unter „SENDER EMAIL“ gibst du deine E-Mail-Adresse oder die E-Mail-Adresse ein, an die Mitglieder antworten sollen. Gib hier NICHT die E-Mail-Adresse des Mitglieds ein.
Der Text ist bereits ausgefüllt. Die eindeutigen Daten deines Mitglieds werden automatisch in die {{ }}-Klammern eingefügt.
Verwende Liquid Markup, um diesen Abschnitt zu bearbeiten, oder lösche alles und füge deinen eigenen Text hinzu.
WICHTIGE HINWEISE
Neue Mitglieder erhalten die Erinnerungs-E-Mail ebenfalls, sobald ihre Mitgliedschaft bestätigt wurde, aber nur, wenn sie sich vor Ablauf der x-Tage angemeldet haben.
Zum Beispiel: Das Mitglied meldet sich am 15. August mit einem Startdatum der Mitgliedschaft am 1. September an. Da die Erinnerung fünf Tage vor dem 1. des Monats versendet wird, erhält das neue Mitglied die Erinnerungs-E-Mail.
Angenommen, das Mitglied meldet sich jedoch am 30. August an. In diesem Fall erhält das Mitglied KEINE Erinnerungs-E-Mail.
Nach der Aktivierung erhalten ALLE Mitglieder in deinem Space die Erinnerungs-E-Mail. Es ist nicht möglich, sie nur an bestimmte Personen oder an Mitglieder mit einem bestimmten Tarif zu senden.
Nächster Schritt: Schau dir alle deine kostenlosen Add-ons an, einschließlich leistungsstarker Reporting-Funktionen unter Add-ons