QuickBooks ist eine der führenden Buchhaltungssoftwares und hilft Unternehmen, ihre Finanzen im Blick zu behalten – inklusive Rechnungen, Ausgaben und Auswertungen. Durch die Integration mit Cobot werden Rechnungen und Kundendaten automatisch synchronisiert, sodass du Finanzabläufe deines Coworking Spaces deutlich vereinfachen kannst.

Integration einrichten

Die Einrichtung der Integration zwischen Cobot und QuickBooks ist schnell und unkompliziert. Folge einfach diesen Schritten:

Gehe in deinem Cobot-Admin-Dashboard zu Add-ons » QuickBooks.
Du wirst zur Hauptseite der Integration weitergeleitet.
Klicke auf Log in with Cobot.

4. Wähle anschließend den Space aus, den du mit QuickBooks verbinden möchtest.

Integrationsseite von Cobot und QuickBooks nach erfolgreichem Login. Der Button zeigt "Logged in with Cobot" an. Nutzer werden aufgefordert, den Space auszuwählen, der mit QuickBooks verbunden werden soll. Darunter ist die Option "Your Space" sichtbar.

5. Klicke auf Connect.

Integrationsoberfläche mit der Option, Cobot mit QuickBooks zu verbinden.

Auf der nächsten Seite wählst du das Unternehmen aus, das du verbinden möchtest. Dieser Schritt ist nur relevant, wenn du mehrere Unternehmen in QuickBooks hast.

Integrationsoberfläche mit der Option zur Auswahl eines Unternehmens.

Du wirst nun zu einer finalen Bestätigungsseite weitergeleitet.

Integration interface showing the option to connect Cobot to Your Company on Quickbooks, with an additional hint saying that "by selecting Connect, you agree to share your QuickBooks data with Cobot". The options "No Thanks" and "Connect" are visible.Integrationsoberfläche, die die Option zeigt, Cobot mit deinem Unternehmen auf QuickBooks zu verbinden, einschließlich eines Hinweises, dass durch die Auswahl von „Connect“ der Weitergabe von QuickBooks-Daten an Cobot zugestimmt wird. Die Optionen "No Thanks" und "Connect" sind sichtbar.

6. Klicke erneut auf Connect.

Fertig! Dein Cobot-Account ist jetzt erfolgreich mit QuickBooks verbunden. Ab diesem Zeitpunkt werden Rechnungen automatisch synchronisiert.

Integrationsoberfläche mit der Option, Synchronisierungsfehler anzuzeigen sowie die Integration zu trennen.

Wann und wie Rechnungen synchronisiert werden

Cobot-Rechnungen werden wenige Augenblicke nach ihrer Erstellung automatisch an QuickBooks gesendet.

⚠️ Es werden nur neue oder aktualisierte Rechnungen synchronisiert, die nach der Integration von Cobot mit QuickBooks erstellt wurden.

Wenn du eine Rechnung in Cobot aktualisierst, wird sie automatisch mit allen Änderungen zu QuickBooks synchronisiert. Du musst nichts weiter tun.

Du kannst die Aktivitäten sowohl in deinem Cobot-Dashboard als auch direkt in der jeweiligen Rechnung einsehen.

Aktivitäten-Feed, der zeigt, dass 22,40 EUR zu Rechnung 49 hinzugefügt wurden, gefolgt von einer weiteren Meldung, dass Rechnung 49 mit QuickBooks synchronisiert wurde.

⚠️ Der Zahlungsstatus aus Cobot wird nicht mit QuickBooks synchronisiert. Alle Rechnungen werden in QuickBooks als unbezahlt angelegt, auch wenn sie in Cobot bereits als bezahlt markiert sind. Den Zahlungsstatus musst du in QuickBooks manuell aktualisieren.

Sobald eine Rechnung synchronisiert wurde, findest du sie im QuickBooks-Dashboard unter Sales » Invoices.

QuickBooks-Dashboard, das alle Rechnungen sowie bezahlte Rechnungen anzeigt. Auf der rechten Seite sind die Details zu Rechnung 51 sichtbar, einschließlich des offenen Gesamtbetrags (600 $), des Fälligkeitsdatums (23.05.2025), der Mitgliedsdaten sowie der Rechnungsaktivität (geöffnet am 23.05.2025).

💡 Ist die E-Mail-Adresse eines Nutzers bereits in QuickBooks vorhanden, werden die Cobot-Rechnungen diesem bestehenden Kunden zugeordnet. Wird eine andere E-Mail-Adresse verwendet, legt QuickBooks automatisch ein neues Kundenprofil an.

Synchronisierungsfehler

Wenn eine Rechnung nicht synchronisiert werden kann, zeigt Cobot eine von QuickBooks übermittelte Fehlermeldung an. Diese erscheint sowohl in deinem Cobot-Dashboard als auch im Aktivitäten-Feed der jeweiligen Rechnung.

Aktivitäten-Feed, der einen Fehler bei der Synchronisierung von Rechnung 50 mit QuickBooks anzeigt. Grund: Business Validation Error mit dem Hinweis, dass alle Transaktionen vor dem Speichern einen GST/HST-Steuersatz enthalten müssen.

Du kannst entweder versuchen, die Synchronisierung manuell erneut auszulösen, oder das zugrunde liegende Problem beheben.

Integrationsseite von Cobot und QuickBooks, die einen fehlgeschlagenen Rechnungssync für „Your Space“ anzeigt. Die Fehlermeldung besagt, dass der übergebene Wert (1.200) außerhalb des unterstützten Bereichs (0–100) liegt. Die betroffene Rechnung ist Rechnung 50, datiert auf den 23. Mai um 07:15 Uhr. Eine Option zum erneuten Ausführen der Aktion ist vorhanden.

Sobald das Problem behoben ist, wird die Rechnung automatisch mit QuickBooks synchronisiert.

Gründe, warum eine Rechnung nicht mit QuickBooks synchronisiert wird

Mögliche Ursachen sind unter anderem:

Ungültige Werte: Wenn ein Rechnungswert in QuickBooks nicht zulässig ist, z.B. ein Steuersatz von 120000.
Datenabweichungen: Unterschiede bei Kundennamen, Artikelbeschreibungen oder Beträgen.
Kontoeinstellungen: Nicht kompatible oder falsch konfigurierte Konten oder Einstellungen in einem oder beiden Systemen.