ezeep ist eine cloudbasierte Drucklösung, die das Drucken einfach, sicher und von jedem Gerät aus zugänglich macht – ohne dass lokale Druckertreiber oder komplexe Einstellungen erforderlich sind. ezeep Blue wurde für flexible Arbeitsumgebungen, wie Coworking Spacesm entwickelt und ermöglicht es Mitgliedern, direkt von ihren Laptops, Tablets oder Smartphones aus zu drucken, egal ob sie vor Ort sind oder remote arbeiten.
Durch die Integration von ezeep Blue in Cobot kannst du deinen Mitgliedern automatisch Zugriff auf die Drucker gewähren, damit du dir um das Drucken keine Gedanken mehr machen musst.
Bevor du loslegst
Um Cobot mit ezeep Blue verbinden zu können, benötigst du ein ezeep-Konto. Du kannst dir hier eins anlegen, falls du noch keins hast.
⚠️Falls du noch die Legacy-Integration nutzt, wende dich bitte an service@ezeep.com oder helpdesk@ezeep.com. Die Legacy-Integration wird bald eingestellt, aber das ezeep-Team hilft dir gerne beim Umstieg auf die neue Version! 🎉
Ezeep-Organisation anlegen
Nachdem du ein Ezeep-Konto erstellt hast, kannst du die Drucker konfigurieren, die in einem späteren Schritt deinen Cobot-Nutzern zugewiesen werden.
💡 Falls du mehrere Spaces mit Cobot verwaltest, musst du in ezeep für jeden deiner Cobot-Spaces eine Organisation anlegen.
So richtest du die Druckprodukte in Cobot ein
Der nächste Schritt zur Automatisierung des Druckmanagements besteht darin, die Drucker und deren Preise in Cobot zu konfigurieren.
Klicke in deinem Cobot-Account auf Produkte » Produkte & Services.
Füge für jeden deiner Drucker ein Produkt hinzu, z. B. 1 Seite schwarz-weiß (0,75 € pro Stück) oder Seite farbig (1 € pro Stück).
Wähle Preis pro Einheit aus.
Einstellungen speichern.
Cobot und ezeep Blue verbinden
Nachdem du die Drucker-Produkte in Cobot angelegt hast, kannst du Cobot mit ezeep Blue verbinden.
Logge dich in dein Cobot-Account ein.
Klicke auf Add-Ons » ezeep Blue » Verbinden.
Das war's schon! ezeep Blue wird automatisch in deinem Cobot-Account unter Einrichten hinzugefügt.
Wenn du auf ezeep Blue klickst, kommst du direkt zu deinem ezeep Blue-Portal, wo du die Einstellungen anpassen kannst, damit deinen Mitgliedern ihre Druckaufträge korrekt in Rechnung gestellt werden.
Druckgebühren synchronisieren
Um sicherzustellen, dass deinen Mitgliedern die Druckkosten über ezeep Blue in Rechnung gestellt werden, musst du im nächsten Schritt die Druckgebühren synchronisieren.
Klicke auf Printing Fee Management (Druckgebührenverwaltung) » Go to Settings. (Gehe den Einstellungen).
Im Dropdown-Menü kannst du alle Gebühren auswählen, die du zuvor unter Produkte » Produkte & Services in deinem Cobot-Account angelegt hast.
Mitglieder synchronisieren
Als Nächstes musst du die Benutzersynchronisierung zwischen deinem Cobot-Account und deiner ezeep Blue-Organisation einrichten.
Klicke auf User Management (Benutzerverwaltung) » Go to Settings (Gehe zu den Einstellungen) » Synchronize Users (Benutzer snychronisieren).
⚠️ Es werden nur die Mitglieder synchronisiert, deren Name und E-Mail-Adresse hinzugefügt wurden.
Alle Mitgliedschaftstarife synchronisieren
Wenn du auf Syncing All Plans (Alle Tarife synchronisieren) klickst, werden alle deine Cobot-Mitgliedschaftstarife mit ezeep Blue synchronisiert.
Nur bestimmte Mitgliedschaftstarife synchronisieren
Alternativ kannst du nur bestimmte Mitgliedschaftstarife auswählen, die du mit ezeep Blue synchronisieren möchtest. Du siehst dann eine Übersicht über alle Vorgänge. Anschließend kannst du auf Synchronize Users (Benutzer synchronisieren) klicken.
Nachdem du auf Synchronize Users (Benutzer synchronisieren) geklickt hast, werden alle aktiven Mitglieder der ausgewählten Mitgliedschaftstarife mit ezeep Blue synchronisiert.
Unter Recent Activities (Neueste Aktivitäten) wird angezeigt, ob die Synchronisierung erfolgreich war und wie viele Mitglieder synchronisiert wurden.
In deinem ezeep Blue-Konto kannst du jetzt die synchronisierten Mitglieder sehen. Es wird Folgendes angezeigt:
Name und E-Mail-Adresse
Rolle (Admin oder Benutzer)
Einladungsstatus
Wenn du auf das Symbol Edit (Bearbeiten) neben dem Benutzer klickst, bekommst du zusätzliche Information und hast die Möglichkeit, bestimmte Drucker zuzuweisen.
⚠️ Du musst mindestens einen Drucker zuweisen. Wenn deinem Mitglied oder dessen Gruppe kein Drucker zugewiesen ist, können sie nicht drucken.
Benutzer and Gruppen
Anstatt Drucker manuell einzelnen Mitgliedern zuzuweisen, kannst du in ezeep auch Gruppen mit bestimmten Druckerberechtigungen anlegen. Auf diese Weise kannst du beispielsweise alle Cobot-Mitglieder mit dem Tarif „Premium-Mitgliedschaft” mit einer Gruppe in ezeep synchronisieren, die ihnen die Nutzung aller Drucker ermöglicht, während Mitglieder mit „Basis-Mitgliedschaft” nur Zugriff auf einen Drucker erhalten.
So können Mitglieder ezeep Blue nutzen
Nachdem du auf Synchronize User (Benutzer synchronisieren) geklickt hast, erhalten deine Cobot-Mitglieder eine E-Mail von ezeep.
Das sieht so aus:
Über den Link gelangen deine Mitglieder zu einer Seite, wo sie die Einladung annehmen können. Sie werden dann aufgefordert, sich mit einem bestehenden ezeep-Konto anzumelden oder ein neues Konto zu erstellen.
💡 Bei der Erstellung eines neuen ezeep-Kontos müssen sie lediglich ihren Namen und ein Passwort hinzufügen. Die E-Mail-Adresse entspricht automatisch der Cobot-E-Mail-Adresse.
Sobald sie ein ezeep-Konto angelegt haben, können sie mit dem Drucken beginnen. Sie können entweder direkt über das Webportal drucken oder die ezeep-Druck-App herunterladen.
Mit einem Klick auf Print Now (Jetzt drucken) können sie eine Datei in den Browser einfügen, die sie dann ganz einfach mit ezeep ausdrucken können.
Alle gedruckten Seiten werden automatisch als Gebühr zur monatlichen Cobot-Rechnung deiner Mitglieder hinzugefügt. Du kannst die Gebühr einsehen, indem du auf ihr Profil » Rechnungsstellung » Rechnungsvorschau gehst.
Die Gebühr wird als Printing x pages (Drucken x Seite) angezeigt - sowie das von dir unter Produkte » Produkte & Services angelegte Produkt.
💡 Eine vollständige Übersicht aller Druckaufträge finden du unter Reporting (Berichte) in ezeep.
Nächster Schritt
Jetzt, da du Cobot erfolgreich mit ezeep Blue verbunden hast, lass uns einen Blick auf deine Auswertungen werfen.
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Wir richten Cobot Schritt für Schritt so ein, dass es deinen Anforderungen entspricht.