Wir haben uns mit Tapkey zusammengetan, um dir bei der Zugangskontrolle zu deinem Space zu helfen. Du kannst mit ein paar einfachen Schritten einrichten, welche Mitgliedschaften Zugang zu welchen Türen erhalten. Sorge außerdem dafür, dass deine Mitglieder Türen zu Meetingräumen nur dann öffnen können, wenn sie eine Ressourcenbuchung in Cobot getätigt haben. Sowohl du als auch deine Mitglieder können ganz einfach mit ihren Handys auf deine Schlösser zugreifen.
Dieser Guide behandelt folgende Schritte:
SCHRITT 1: Cobot mit Tapkey verbinden
Bevor es richtig losgeht, musst du zunächst deinen Cobot-Account mit deinem Tapkey-Account verbinden. Befolge dazu einfach folgende Schritte:
Logge dich in Tapkey ein, navigiere zum Bereich "Add-ons" und klicke auf "Verbinden mit Cobot" im Cobot Add-on.
Logge dich bei Cobot ein: Du wirst nun zur Cobot-Anmeldeseite weitergeleitet. Gib deine Cobot-E-Mail und dein Passwort ein, falls gefragt, und klicke auf "Erlauben".
Bestätige die Verbindung: Du wirst jetzt wieder zu Tapkey umgeleitet, um die Verbindung zwischen Cobot und Tapkey zu bestätigen. Nimm erforderliche Änderungen vor und tippe anschließend auf "Verbinden".
Herzlichen Glückwunsch! Schon ist die Integration eingerichtet und du kannst deine Ressourcen und Tarife mit den Tapkey-Schlössern verbinden!
SCHRITT 2: Deinen Tapkey-Account einrichten
In Tapkey hast du nun die Möglichkeit, deine Schlösser zu verwalten. Hier findest du alle Türen, die mit einem Tapkey-Schloss ausgestattet sind.
Pro Tipp: Nenne deine Tapkey-Schlösser am besten so, dass eine eindeutige Zuordnung möglich ist. Wenn es sich z.B. um ein Schloss handelt, das sich an einer Cobot-Ressource namens "Conference Room" befindet, dann empfehlen wir, das Schloss "Conference Room" zu nennen.
Schritt 3: Deine Cobot-Tarife mit Tapkey-Schlössern synchronisieren
Sobald all deine Schlösser eingerichtet sind, kannst du unter Add-Ons » Meine Add-Ons » COBOT.PLANS.TITLE deinen Cobot-Tarifen ganz einfach diejenigen Schlösser zuweisen, zu welchen die Mitglieder auf den entsprechenden Tarifen Zugang erhalten sollen.
Klicke auf den Namen des Tarifes.
Wähle aus dem Drop-Down diejenigen Schlösser aus, zu welchem das Mitglied Zugang benötigt » Speichern. Fertig!
Du kannst Tarifen mehrere Schlösser zuweisen. Überlege dir also am besten im Voraus, zu welchen Schlössern Mitglieder Zugriff erhalten sollen, die sich auf diesem Tarif befinden (z.B. Haupteingang, Eingang zur Küche und Treppenhaus).
Schritt 4: Deine Cobot-Ressourcen mit Tapkey-Schlössern synchronisieren
Sobald all deine Schlösser eingerichtet sind, kannst du unter Add-Ons » Meine Add-Ons » COBOT.RESOURCES.TITLE deinen Cobot-Ressourcen außerdem diejenigen Schlösser zuweisen, zu welchen die Mitglieder Zugang erhalten sollen, sobald sie diese Ressource in Cobot buchen. Gehe hierzu folgendermaßen vor:
Klicke auf den Namen der Ressource.
Wähle aus dem Drop-Down diejenigen Schlösser aus, zu welchem das Mitglied Zugang benötigt, um die Ressource zu betreten.
Wenn du möchtest, dass Mitglieder bereits kurz vor Beginn der Buchung den Raum betreten können, kannst du dies unter "Zeitspannen" einrichten.
Pro-Tipp: Einer Ressource können mehrere Schlösser zugeordnet werden. Wenn ein Mitglied z.B. den Conference Room bucht, benötigt es Zugang zum Haupteingang und dem Conference Room.
Und schon hast du den größten Teil geschafft! Wenn Mitglieder nun eine Ressource in Cobot buchen, erhalten sie automatisch Zugriff über die Tapkey-App.
Wichtige Hinweise:
Die Synchronisation der Zugriffsrechte erfolgt i.d.R. eine Stunde vor Beginn der Buchung, sodass Mitglieder selbst dann die Türen öffnen können, wenn sie kein Internet haben.
Die Mitglieder erhalten nur für den Zeitraum der Buchung Zugriff zur Ressource. Wenn du möchtest, dass sie z.B. 5 Minuten vor Beginn der Buchung bereits die Tür zum Meetingraum öffnen können, dann richte dies in deinem Tapkey-Account unter "Zeitspannen" ein.
Mitgliedern Zugang zu deinem Space gewähren
Nachdem du die Integration eingerichtet und deine Tarife bzw. Ressourcen mit Tapkey-Schlössern verknüpft hast, erhalten deine Cobot-Mitglieder Zugriff zu all denjenigen Schlössern, zu denen sie Zugriff haben sollen.
a. Zugang durch Tarifregistrierung
Wie oben beschrieben, kannst du Zugriff an Tarife koppeln. Das bedeutet, dass Mitglieder, die sich auf Tarif X registrieren, automatisch Zutritt zu allen Türen erhalten, die in Tapkey mit diesem Tarif verknüpft sind. Nach erfolgreicher Registrierung (bzw. Bestätigung) in Cobot werden sie automatisch zu Tapkey hinzugefügt und können ihre Schlösser mit der Tapkey-App öffnen. Sie müssen sich einmalig in der Tapkey-App mit derselben E-Mail-Adresse registrieren, die sie in Cobot nutzen.
Damit du deine Mitglieder selbstständig und in deinen eigenen Worten darüber informieren kannst, wie sie Zutritt zu eurem Space erhalten,werden keine automatischen Informationen von Tapkey verschickt, sobald ein Mitglied sich registriert.
Du kannst einen Hinweis darüber in dem Template der Bestätigungsmail in deinem Cobot-Account hinzufügen, die automatisch verschickt wird, sobald ein Mitglied bestätigt wird:
Um deine Mitglieder darüber zu informieren, dass sie sich die Tapkey-App herunterladen müssen, empfehlen wir dir, eine kurze Info darüber in deiner Bestätigungs-E-Mail (in Cobot unter Anpassen » E-Mails » Mitgliedschaftsbestätigung) zu hinterlegen.
b. Zugang durch Ressourcenbuchungen
Wie beschrieben, ist Zutritt außerdem an Ressourcenbuchungen geknüpft. Wenn ein Mitglied also z.B. eine Buchung am Dienstag, 23.01. für den Meeting Room von 10:30 - 11:30 Uhr vornimmt, dann erhält es für diesen Zeitraum Zugang zu allen Schlössern, die mit der Ressource "Meeting Room" verknüpft sind.
Die Informationen, wer Zutritt erhält, findest du unter Schlösser » Klick auf das entsprechende Schloss:
Dort findest du die E-Mail-Adresse des Cobot-Mitgliedes, das die Buchung vorgenommen hat:
Durch einen Klick auf die E-Mail-Adresse erhältst du Informationen zum Zeitraum, während welchem das Mitglied Zugang zum Schloss bzw. der Ressource hat.
Wenn du in deiner Einstellung eingerichtet hast, dass Mitglieder z.B. 15 Minuten vor und nach der Buchung bereits Zugang erhalten, dann ist dies automatisch im Zeitraum berücksichtigt.
Das Mitglied kann sich nun ganz einfach in die Tapkey-App einloggen und die Tür mit dem Smartphone öffnen. Easy!
Ändern oder Entziehen der Zutrittsrechte
Wenn Mitglieder den Space langfristig verlassen, ihre Mitgliedschaft kündigen oder aus verschiedensten Gründen keinen Zugriff mehr auf deine Schlösser erhalten sollen, dann kannst du ihnen die Zugriffsrechte ganz einfach entziehen.
Kündige dazu am besten ihre Mitgliedschaft in Cobot oder entferne in Tapkey alle Schlösser, die für den Tarif hinterlegt waren.
Du möchtest die gesamte Integration deaktivieren? Kein Problem! Durch das Entfernen der Integration werden alle Zugriffsberechtigungen für alle Smartphone-Nutzer:innen in deiner Tapkey-Schließanlage gelöscht (auch Berechtigungen, die nicht durch dieses Add-on vergeben wurden). Alle Konfigurationen gehen dabei verloren, überlege es dir also gut, bevor du diesen Schritt gehst.