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Cobot mit Tapkey verbinden

Verwalte den Zugang deiner Mitglieder zu deinem Coworking Space mit Tapkey.

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Verfasst von Laura
Vor über einer Woche aktualisiert

Mit Tapkey, einem intelligenten Schließsystem, kannst du den Zugang zu deinem Space über dein Handy steuern. Dieser Guide hilft dir dabei, den Zugang so einzurichten, dass Mitglieder die Türen zu Besprechungsräumen erst nach einer Ressourcenbuchung in Cobot aufschließen können. Sowohl du als auch deine Mitglieder könnt den Zugang bequem über die Tapkey-App auf eurem Handy verwalten.

Cobot mit Tapkey verbinden

Bevor du loslegst, vergewissere dich, dass du ein Tapkey-Konto hast. Sobald du das eingerichtet hast, kannst du dein Cobot-Konto mit Tapkey verbinden, indem du diese Schritte befolgst:

  1. In deinem TAPKEY Portal:

    1. Geh zum Abschnitt „Add-ons” und klick unter dem Cobot-Add-on auf „Mit Cobot verbinden”.

    2. Du wirst nun zur Cobot-Anmeldeseite weitergeleitet. Gib deine Cobot-E-Mail-Adresse und dein Passwort ein und klicke dann auf „Zulassen”.

    3. Bestätige die Verknüpfung: Du wirst nun zurück zu Tapkey weitergeleitet, um die Verknüpfung zu bestätigen. Überprüfe die Angaben und nimm gegebenenfalls Änderungen vor, dann klicke auf „Verbinden”.

Glückwunsch! Die Integration ist nun abgeschlossen. Du kannst nun damit beginnen, deine Cobot-Ressourcen und Mitgliedschaftstarife mit Tapkey-Schlössern zu synchronisieren!

Schlösser in Tapkey verwalten

In Tapkey kannst du deine Schlösser jetzt ganz einfach verwalten, indem du im Menü auf „Schlösser” klickst. In diesem Bereich werden alle Türen in deinem Space angezeigt, die mit einem Tapkey-Schloss ausgestattet sind.

This is an image of the Tapkey integration interface within the management dashboard. On the left side, the menu includes options such as Dashboard, Locks, Smartphone Users, NFC Transponders, Administrators, Locking System Settings, and Add-Ons. The Locks section is highlighted with a blue lock icon and a red outline. On the right side, the Locks panel lists several access points managed by Tapkey, including Conference Room, Einzelbüro 1, Flex Desk Area, Haupteingang, and Meeting Room. Each entry shows a grey lock symbol with an orange exclamation mark, indicating that attention is required for these locks.

PRO TIPP

Um die Verwaltung zu vereinfachen, gib deinen Tapkey-Schlössern Namen, die eindeutig deinen Cobot-Ressourcen entsprechen.

  • Wenn du beispielsweise ein Schloss für eine Ressource namens „Konferenzraum” in Cobot installiert hast, empfehlen wir, das Schloss in Tapkey „Konferenzraum” zu nennen.

Cobot Tarife mit Tapkey-Schlössern synchronisieren

Sobald die Schlösser eingerichtet sind, kannst du den Mitgliedern je nach ihrem Cobot-Tarif Zugang gewähren. Gehe dazu wie folgt vor:

  1. Gehe in deinem Tapkey-Portal zu Add-Ons » My Add-Ons » Klicke auf „Edit” auf deiner Cobot-Karte » Plans.
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    This is an image of the Tapkey integration with Cobot. On the left side, the Tapkey dashboard is shown for a demo coworking space, with menu options such as Locks, Smartphone users, NFC transponders, Settings, Add-Ons, Help, and About. The Add-Ons section is highlighted with a red outline. On the right side, under Add-Ons, the Cobot integration is displayed with the space name Your Space. The Resources section is open to the Plans tab, which lists available plans including Company Plan, Employee Plan, Flex Desk, and Full-Time.


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  2. Klicke auf den Namen des Tarifs, den du konfigurieren möchtest.

  3. Wähle aus dem Dropdown-Menü die Schlösser aus, auf die Mitglieder dieses Tarifs Zugriff haben sollen, und klicke dann auf Speichern.
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    This is an image of the Tapkey and Cobot integration settings. It shows the configuration page for the Employee Plan within the Add-Ons section. The page explains that members with active memberships to this plan will be granted access to selected locks. A dropdown menu is open under Locks, listing available access points: Conference Room, Einzelbüro 1, Flex Desk Area, Haupteingang, and Meeting Room.

Du kannst mehrere Schlösser mit einem einzigen Mitgliedschaftstarif verknüpfen. Um den Prozess zu optimieren, empfehlen wir, im Voraus zu planen, zu welchen Schlössern die Mitglieder Zugang haben sollen (z. B. Haupteingang, Kücheneingang, Treppenhaus).

Cobot-Ressourcen mit Tapkey-Schlössern synchronisieren

Sobald die Schlösser eingerichtet sind, kannst du sie bestimmten Cobot-Ressourcen zuweisen, um sicherzustellen, dass Mitglieder nach der Buchung dieser Ressource Zugriff darauf haben. Dazu gehst du wie folgt vor:

  1. In deinem Tapkey-Portal gehst du zu Add-Ons » My Add-Ons » Resources.
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    This is an image of the Tapkey and Cobot integration interface. On the left, the Tapkey dashboard for a demo coworking space is shown, with menu options including Locks, Smartphone users, NFC transponders, Settings, and Add-Ons. The Add-Ons section is highlighted with a red outline. On the right, under Add-Ons, the Cobot integration is displayed with the space name Your Space. The Resources tab is selected, showing a list of resources synced from Cobot such as Desk one by the window, Event Space, Meeting Room, and One-on-One Room.

  2. Klicke auf den Namen der Ressource.

  3. Wähle im Dropdown-Menü die Schlösser aus, zu denen die Mitglieder Zugang benötigen, um die Ressource zu nutzen.

  4. Mitglieder erhalten nur für die Dauer ihrer Buchung Zugang. Wenn du Mitgliedern erlauben möchtest, die Tür einige Minuten vor Beginn der Buchung (z. Bsp. 5 Minuten) zu entsperren, kannst du dies in diesem Abschnitt unter MARGIN TIMES (Zeitpuffer) einstellen.

This is an image of the Tapkey and Cobot integration configuration page for a resource. The resource shown is Desk one by the window. The page states that members and guests with scheduled bookings for this resource will automatically receive access permissions for the selected locks. Below, there is a section labeled Margin times, which allows setting extra time before and after a booking so users can enter early for setup or stay longer after their reservation. The current settings show 0 minutes before and 0 minutes after.

Wenn Mitglieder nun eine Ressource in Cobot buchen, erhalten sie automatisch den entsprechenden Zugang über die Tapkey-App.

WICHTIGE ANMERKUNGEN

  • Zugriffsrechte werden in der Regel eine Stunde vor Beginn der Buchung synchronisiert, sodass Mitglieder auch ohne Internetverbindung Türen entriegeln können.

  • Vergiss nicht, alle Zugriffsrechte zuzuweisen, um Zugang zur Ressource zu erhalten.

    • Damit ein Mitglied beispielsweise Zugang zum Konferenzraum erhält, benötigt es möglicherweise zusätzlich zu den Schlössern des Konferenzraums auch Zugang zu den Schlössern des Haupteingangs.

Mitgliedern Zugriff zu deinem Space gewähren

Sobald du die Integration eingerichtet und deine Cobot-Tarife und -Ressourcen mit deinen Tapkey-Schlössern verknüpft hast, haben deine Mitglieder Zugriff auf alle dafür vorgesehenen Schlösser. Sie erhalten Zugriff auf die zuvor in diesem Guide beschriebenen Weisen:

  1. Zugriff über Mitgliedschaftstarif-Registrierung

  2. Zugriff über Ressourcen-Buchung

Zugriff über Mitgliedschaftstarif-Registrierung

Wie bereits erwähnt, kannst du bestimmten Mitgliedschaftstarufe bestimmte Zugriffsrechte zuweisen. Das bedeutet, dass ein Mitglied, das sich für Tarif X anmeldet, automatisch Zugriff auf alle Türen erhält, die innerhalb des Tapkey-Systems mit diesem Tarif verbunden sind.

Nach der erfolgreichen Registrierung oder Bestätigung ihrer Mitgliedschaft in Cobot werden sie nahtlos in Tapkey aufgenommen und können die Tapkey-App zum Entriegeln von Türen verwenden. Es ist wichtig, dass sie sich in der Tapkey-App mit derselben E-Mail-Adresse registrieren, die sie in Cobot verwendet haben.

Um dir die Möglichkeit zu geben, die Zugangsdaten in deinen eigenen Worten zu formulieren, sendet Tapkey nach der Registrierung keine automatischen Informationen an die Mitglieder. Du kannst diese Informationen in die Bestätigungs-E-Mail-Vorlage in deinem Cobot-Konto aufnehmen, die automatisch versendet wird, sobald die Registrierung des Mitglieds bestätigt ist. Dies kannst du in deinem Cobot-Admin-Portal unter Anpassen » E-Mails » Mitgliedschaftsbestätigung tun.

Hier ist ein Beispiel, wie das aussehen könnte:

Dies ist ein Screenshot des Cobot-Admin-Dashboards, in dem du Bestätigungs-E-Mails für Mitglieder bearbeiten kannst. Auf der linken Seite befindet sich ein vertikales Menü mit Optionen, wobei die Option „E-Mails” im Bereich „Anpassen” hervorgehoben ist. Auf der rechten Seite des Bildschirms wird der Inhalt einer E-Mail angezeigt. Die E-Mail beginnt mit einer Begrüßung des neuen Mitglieds und bestätigt, dass dessen Mitgliedschaft im Coworking Space genehmigt wurde. Sie enthält einen Link, die Adresse des Coworking Space, das Startdatum der Mitgliedschaft, die Art des vom Mitglied gewählten Tarifs, den Preis dieses Tarifs und alle enthaltenen Extras. Am Ende der E-Mail befindet sich eine klare Anweisung, dass das Mitglied die Tapkey-App installieren muss, um Zugang zum Coworking Space zu erhalten. Anschließend werden zwei separate Download-Links angegeben, einer für iOS-Nutzer und einer für Android-Nutzer.

Zugriff über Ressourcen-Buchung

Wie bereits erwähnt, kann der Zugang an die Buchung von Ressourcen geknüpft werden. Wenn ein Mitglied beispielsweise den Besprechungsraum für Dienstag, den 23. Januar, von 10:30 bis 11:30 Uhr bucht, erhält es während dieses Zeitraums Zugang zu allen Schlössern, die mit dem „Besprechungsraum” verbunden sind.

Um zu sehen, wer auf Ihre Ressourcen zugegriffen hat, gehe zu Schlösser in deinem Tapkey-Portal » Klicke auf das entsprechende Schloss. Dort findest du die E-Mail-Adresse des Cobot-Mitglieds, das die Buchung vorgenommen hat.

Wenn du auf die E-Mail-Adresse klickst, siehst du Informationen darüber, wann das Mitglied auf das Schloss zugegriffen hat.

Das Mitglied kann sich nun einfach in die Tapkey-App einloggen und die Tür mit seinem Smartphone öffnen. Ganz einfach!

This is an image of a smartphone screen showing the Tapkey app. The background is bright blue with a large green circle in the center that has a white check mark inside. This indicates that access has been granted. Below the check mark, the text says Haupteingang, which means main entrance in German.

Zugriffsrechte widerrufen

Du kannst ganz einfach die Zugriffsrechte deiner Mitglieder auf verschiedene Weise widerrufen:

  • Wenn das Mitglied seine Cobot-Mitgliedschaft selbst über sein Mitgliederportal kündigt, verliert es automatisch seinen Zugriff.

  • Wenn du oder ein anderer Admin die Mitgliedschaft über das Admin-Portal kündigst, verliert das Mitglied automatisch seinen Zugang.

  • Wenn du den Zugang aller Mitglieder deaktivieren möchtest, entferne die Integration über dein Tapkey-Portal.

    • Dadurch werden alle Zugriffsberechtigungen für alle Smartphone-Nutzer in deinem Tapkey-Schließsystem gelöscht, einschließlich aller Berechtigungen, die nicht über dieses Add-on zugewiesen wurden.

    • Bitte beachte, dass alle Konfigurationen verloren gehen. Überlege dir diesen Schritt daher sorgfältig, bevor du fortfährst.

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