Mithilfe von Cobot kannst du die buchbaren Ressourcen deines Spaces verwalten. Ressourcen sind kurzfristig mietbare Objekte wie Besprechungsräume, Ausrüstung oder Schreibtische. Sobald du diese eingerichtet hast, können du und deine Mitglieder sie über das Admin- und das Mitgliederportal buchen.
Sobald du oder deine Mitglieder Buchungen vornehmen, werden diese im gemeinsamen Kalender angezeigt. Cobot berechnet den Mitgliedern die Ressourcen automatisch auf ihrer monatlichen Rechnung.
Wenn du möchtest, dass Nicht-Mitglieder bzw. Besucher:innen (Personen, die sich nicht für einen Mitgliedschaftstarif anmelden müssen) in deinem Space Buchungen vornehmen können, aktiviere Externe Buchungen. Sobald sie aktiviert sind, kannst du einzelne Ressourcen so anpassen, dass sie individuelle Einstellungen, Preise und Beschreibungen haben als die, die für deine Mitglieder sichtbar sind. Weitere Informationen findest du in diesem Guide.
Ressourcen hinzufügen
Um Ressourcen hinzuzufügen, klicken auf Produkte » Ressourcen » Ressource hinzufügen und füllen das Formular aus.
Art & Verwendung
Ressourcen können nach Art sortiert werden:
Raum
Schreibtisch
Sonstiges
Sie können außerdem auf folgende Weise verwendet werden:
Buchbar
Sie können von Mitgliedern oder Besuchern gebucht werden und erscheinen im Buchungskalender
Zuweisbar
BALD VERFÜGBAR: Admins können (bald) einem Mitglied oder einem Team eine Ressource zuweisen, sie sozusagen an sie „vermieten“. Dies ist ideal für private Büros oder feste Arbeitsplätze. Zuweisbare Ressourcen können nicht gebucht werden; Mitglieder oder Besucher sehen sie nicht.
Grundeinstellungen
Einheiten bezieht sich darauf, wie viele Einheiten du von jeder Ressource hast.
Wenn du zum Beispiel 10 gleiche Tische hast, füge die Zahl 10 hinzu. Sobald zehn Personen diese Ressource gebucht haben, können keine weiteren Tische mehr gebucht werden.
Größe & Verfügbarkeit
Hier kannst du die Grundfläche deiner Räumlichkeiten eingeben. Dabei wird dir Folgendes angezeigt:
ft² (Quadratfuß) wird verwendet für: USA, Kanada, Großbritannien, Bangladesch, Indien, Nepal, Pakistan, Ghana, Liberia, Malaysia, Myanmar, Singapur, Hongkong
m² (Quadratmeter) wird für alle anderen Länder verwendet. Wenn kein Land ausgewählt ist, wird standardmäßig m² verwendet
Cobot wählt bei der Registrierung automatisch dein Land aus, du kannst dies jedoch jederzeit unter Einrichten » Grundeinstellungen » Land ändern.
Kapazität zeigt Mitgliedern und Besuchern an, wie viele Personen in den Raum passen. Die Verfügbarkeit für Buchungen wird dadurch nicht eingeschränkt.
Preisgestaltung
Wenn du einen Stundensatz für die Ressource festlegst, wird den Mitgliedern die Nutzung am Ende eines jeden Monats automatisch in Rechnung gestellt. Ermäßigte (bzw. individuelle) Preise und inbegriffene Stunden können in Mitgliedschaftstarifen als Buchungsguthaben eingerichtet werden.
In diesem Guide erfährst du, wie du eine erweiterte Preisgestaltung für Ressourcen einrichten kannst, z. B. Preisdeckelungen, Rabatte oder Festpreise. Wenn diese für dich nicht sichtbar sind, wende dich an den Support, damit wir diese Features für dich aktivieren können!
Stornierung
Ein Mitglied kann eine Buchung bis zu der Anzahl von Stunden stornieren, die du hier angibst.
Wenn du zum Beispiel "24" einträgst, kann dein Mitglied die Buchung bis zu 24 Stunden vor der Startzeit nicht stornieren.
Verfügbarkeit
Die minimale und maximale Buchungsdauer geben die kürzeste und längste Zeitspanne an, für die ein Mitglied eine Ressource buchen kann.
Wenn du beispielsweise möchtest, dass Mitglieder eine Ressource für höchstens acht Stunden buchen können, gib im Feld „Maximale Buchungsdauer“ den Wert 8 ein. Wenn du keine Einschränkungen festlegen möchtest, lass diese Felder leer.
Mit Verfügbare Buchungszeiten kannst du die Wochentage und Tageszeiten festlegen, zu denen deine Mitglieder Buchungen vornehmen können. Außerhalb dieser Zeiten sind keine Buchungen möglich. Auf dem Buchungsformular werden ihnen die entsprechenden Bedingungen angezeigt.
Die Buchungsfrist ist der Zeitraum, innerhalb dessen ein Mitglied eine Buchung vor Beginn dieser vornehmen kann.
Wenn du beispielsweise in diesem Feld „24“ eingibst, kann das Mitglied keine Buchungen weniger als 24 Stunden im Voraus vornehmen.
Verfügbare Extras
Buchungsextras sind optionale Zusatzleistungen, die Mitglieder und Besucher:innen bei der Buchung einer Ressource auswählen können, z. B. Equipment, Catering oder weitere Services.
💡 Richte deine verfügbaren Extras zunächst unter Produkte & Services ein und aktiviere sie dort für Buchungen.
Für Mitglieder: Ausgewählte Extras werden zur Buchung hinzugefügt und erscheinen automatisch auf der nächsten Rechnung.
Für Besucher: Extras werden während des externen Buchungsvorgangs angezeigt und sind im Gesamtpreis an der Kasse enthalten.
Sichtbarkeit & Berechtigungen
Sichtbar für Mitglieder bedeutet, dass alle Mitglieder diese Ressource im Kalender sehen.
Kann von Mitgliedern gebucht werden bedeutet, dass Mitglieder die Ressource buchen können.
💡 Beide Berechtigungen müssen aktiviert sein, damit ein Mitglied eine Ressource sehen und buchen kann.
Standardmäßig können die Mitglieder sehen, wer welche Ressource gebucht hat und alle damit verbundenen Details. Um die Privatsphäre-Einstellung zu aktivieren, gehe zu Anpassen » Funktionen » Features ausblenden und aktiviere » "Buchungsdaten von anderen Mitgliedern verbergen".
Die Ressourcen werden dem Buchungskalender in der Reihenfolge hinzugefügt, in der du sie einrichtest. Wenn du eine andere Reihenfolge wünschst, musst du einen Buchstaben oder eine Zahl vor dem Ressourcennamen hinzufügen.
For example
A. Meetingraum
ODER01. Meetingraum
Ressourcen buchen
Nachdem du eine Ressource hinzugefügt hast, kann sie sofort über den Buchungskalender sowohl im Verwaltungs- als auch im Mitgliederportal gebucht werden. Weitere Informationen hierzu findest du in unserem Guide zum Buchen von Ressourcen.
Wenn du möchtest, dass Nicht-Mitglieder/Besucher (Personen, die sich nicht auf einem Mitgliedstarif registrieren müssen) Buchungen in deinem Space vornehmen können, aktiviere Externe Buchungen. Sobald sie aktiviert sind, kannst du einzelne Ressourcen so anpassen, dass sie andere Einstellungen, Preise und Beschreibungen haben als die, die für deine Mitglieder sichtbar sind. Weitere Informationen findest du in diesem Guide.
Buchungszugang für Mitglieder einschränken
Du kannst den Zugang zu einzelnen Ressourcen für Mitglieder in ihren Mitgliederprofilen einschränken. Dies ist hilfreich, wenn du Ressourcen oder Geräte anbietest, die nur bestimmte Mitglieder nutzen dürfen, oder Meetingräume, für die nur Premium-Mitglieder zahlen.
Um dies einzurichten, gehe zu Verwalten » Mitglieder » Klicke auf den Namen des Mitglieds » Buchungen » Ressourcen-Zuggang verwalten » Aktiviere die Option "Mitglied hat nur Zugang zu ausgewählten Ressourcen".
Deaktiviere dort alle Ressourcen, von denen du nicht möchtest, dass dein Mitglied Buchungen für sie erstellen kann. Diese werden dann aus den Buchungsoptionen im Mitgliederportal ausgeblendet.
Du selbst (als Admin) kannst diese Einschränkungen überschreiben und Buchungen für alle Mitglieder im Verwaltungsportal unter Buchungen » Buchungskalender erstellen. Die Buchung erscheint dann im Kalender, in der Buchungshistorie des Mitglieds und wird gegebenenfalls in Rechnung gestellt.
Ressourcen-Tags
Um die Anzeige der verschiedenen Ressourcen in deinem Space zu erleichtern, kannst du sie in Tags einteilen. Du bzw. deine Mitglieder können die Ansichten ein- und ausschalten, was den Kalender optisch vereinfacht.
So fügst du Tags hinzu:
Gehe zu Produkte » Ressourcen » Ressourcen-Tags
Klicke auf den "Tag hinzufügen"-Button. Diese können z.B. Stockwerke in deinem Gebäude, Arten von Kategorien oder wirklich alles sein!
Wenn du alle Tags erstellt hast, klicke auf den entsprechenden Tag, um dort Ressourcen einzutragen.
Hinweis: Du kannst dieselben Ressourcen zu mehreren Tags hinzufügen.Gehe nun zu Buchungen » Buchungskalender um sicherzugehen, dass sie so angezeigt werden, wie du es dir vorstellst.
Wenn du neue Ressourcen einrichtest, ohne sie einem Tag zuzuordnen, werden sie automatisch zum Tag "Kein Tag" hinzugefügt.
Die Tags sind alphabetisch geordnet, unabhängig davon, in welcher Reihenfolge du sie eingibst. Wenn du eine andere Reihenfolge wünschst, musst du einen Buchstaben oder eine Zahl vor den Tag-Namen einfügen.
Zum Beispiel:
A. Meetingräume
ODER1. Meetingräume
Den Kalender importieren oder exportieren
Derzeit ist es nicht möglich, den Cobot-Kalender außerhalb von Cobot einzubinden, aber mit unserer Google-Kalender-Sync kannst du deine Cobot-Buchungen auf deiner Website anzeigen.
Du kannst den Kalender auch mithilfe der von uns bereitgestellten Feeds exportieren. Wie das funktioniert, erfährst du in diesem Guide.
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