Cobots Buchungskalendar ist eine leistungsstarke Funktion, die Buchungen sowohl über das Admin- als auch das Mitgliederportal ermöglicht. Du kannst Buchungen in Rechnung stellen, deinen Mitgliedern kostenlose Buchungen ermöglichen oder Buchungsguthaben zu Mitgliedschaftstarifen hinzufügen.

Wenn du Nicht-Mitgliedern oder Besuchern die Möglichkeit geben möchtest, deine Ressourcen zu buchen, schau dir unser Add-on Externe Buchungen an.

Cobot bietet dir mehrere Möglichkeiten, deine Buchungen anzusehen.
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Die Standardansicht findest du unter Kalender » Kalender. Hier kannst du zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht wechseln.

Unter Kalender » Timeline siehst du alle deine Ressourcen nebeneinander über die Woche verteilt – so erkennst du Lücken und Überschneidungen auf einen Blick.
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Die Timeline-Ansicht bietet praktische Filter, und die Ressourcen sind nach Typ gruppiert.

In beiden Ansichten kannst du mit dem Mauszeiger über eine Buchung fahren, um Details anzuzeigen, z.Bsp. den Namen des Mitglieds und hinzugefügte Buchungs-Extras wie Catering oder Equipment.
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Buchungs-Extras richtest du unter Produkte » Produkte & Serviceleistungen ein.

Als Admin kannst du eine Buchung für ein Mitglied, für Besucher:innen oder für dich selbst erstellen.

Gehe zu Kalender » Kalender und doppelklicke auf den Tag und die Uhrzeit, zu der die Buchung beginnen soll, oder klicke oben rechts auf Neue Buchung.

Im Formular kannst du:

Wenn du das Add-on Externe Buchungen nutzt, kannst du über das Dashboard für Externe Buchungen eine Buchung für Besucher:innen erstellen. Das ist praktisch, wenn:

Um eine externe Buchung zu erstellen, gehe zu Kalender » Externe Buchungen und klicke auf Neue Externe Buchung. Wähle Ressource, Datum und Dauer aus. Den Preis berechnet Cobot automatisch auf Basis deiner Ressourcen-Einstellungen.

Füge bei Bedarf Buchungs-Extras hinzu, z.Bsp. Catering oder Equipment. Trage dann die Daten des Gasts ein, entweder manuell oder über das Drop-down-Menü, indem du einen bestehenden Kontakt auswählst. Name, E-Mail-Adresse und Rechnungsadresse werden dabei automatisch ausgefüllt.
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Klicke auf Buchung erstellen und Cobot trägt die Buchung in deinen Kalender ein und erstellt die Rechnung. Hier erfährst du mehr über Externe Buchungen.

Wiederkehrende Buchungen sorgen für verlässliche Einnahmen: Mitglieder, die jede Woche denselben Zeitslot buchen, bleiben dir langfristig treu.
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Um eine wiederkehrende Buchung anzulegen, klicke im Buchungsformular auf Wiederholen, bevor du auf Jetzt buchen klickst. Wähle den Wiederholungsrhythmus aus (täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich) und lege fest, wie oft die Buchung stattfinden oder wann sie enden soll.

Cobot gleicht die neue Buchung mit allen bestehenden Einträgen in deinem Kalender ab. Ist ein Termin bereits belegt, weist Cobot dich darauf hin und überspringt nur dieses Datum – der Rest der Serie wird trotzdem erstellt.

Kosten fallen erst an, wenn eine Buchung tatsächlich stattfindet. Wiederkehrende Buchungen können derzeit nur von Admins erstellt werden.

Als Admin kannst du jede Buchung jederzeit stornieren. Mitglieder können nur ihre eigenen Buchungen stornieren, und das nur vor Beginn der Buchung.

Um eine einmalige Buchung zu stornieren oder zu löschen, öffne den Kalender » klicke auf die Buchung » Buchung löschen.

Zum Bearbeiten klicke auf Bearbeiten. Cobot aktualisiert das Konto des Mitglieds automatisch mit dem neuen Gesamtbetrag.

Du kannst einen einzelnen Termin aus einer wiederkehrenden Serie stornieren, ohne den Rest der Serie zu verändern oder die gesamte Serie auf einmal löschen.
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Bei einer wiederkehrenden Buchung lassen sich einige Details bearbeiten, etwa die Kommentare. Eine einzelne Buchung innerhalb der Serie kannst du jedoch nicht bearbeiten. Lösche stattdessen die Buchung (bzw. den betreffenden Termin oder die ganze Serie) und erstelle eine neue mit den gewünschten Änderungen.

Mitglieder buchen ihre Ressourcen selbst über den Tab Buchungen in ihrem Mitgliederportal. Dort sehen sie eine Übersicht ihrer anstehenden und vergangenen Buchungen und können neue erstellen.

Die Preise im Buchungsfenster richten sich automatisch nach dem jeweiligen Tarif – inklusive vorhandenem Buchungsguthaben.

Mitglieder können nur die Ressourcen buchen, die ihr Tarif und die Einstellungen zulassen.

Als Space-Admin, kannst du eine Lister der letzten Buchungen eines Mitglieds in dessen Mitgliederprofil unter Buchungen & Zutritt » Vergangene Buchungen ansehen einsehen.

Allgemeine Statistiken über Buchungen und die Nutzung deiner Ressourcen findest du unter Auswerten » Buchungen.

Blockiere deinen Kalender für Feiertage, Renovierungen oder Schließzeiten und zeige Mitgliedern und Gästen, wann ihr geöffnet habt. So steht niemand vor verschlossener Tür. Hier erfährst du wie du Öffnungszeiten und Kalendar-Blocker einrichten kannst.

Möchtest du bestimmte Räume oder Geräte nur ausgewählten Mitgliedern zugänglich machen, etwa Mitgliedern mit Premium-Tarif? Du kannst den Zugriff für jedes Mitglied einzeln einschränken.

Gehe zu Verwalten » Mitglieder, klicke auf den Namen des Mitglieds und öffne dann Buchungen & Zugang » Ressourcenzugriff verwalten. Aktiviere die Option Mitglied hat nur Zugriff auf ausgewählte Ressourcen und wähle anschließend alle Ressourcen ab, die das Mitglied nicht buchen soll. Cobot blendet diese Ressourcen im Mitgliederportal des Mitglieds aus.

Als Admin kannst du über Kalender » Kalender weiterhin jede Ressource für jedes Mitglied buchen, auch solche, auf die das Mitglied selbst keinen Zugriff hat. Die Buchung erscheint ganz normal im Kalender und in der Buchungshistorie des Mitglieds und wird wie üblich berechnet.

Drucke einen QR-Code aus und bringe ihn an einem Meetingraum oder einer Ressource an – so können Mitglieder direkt vor Ort buchen. Verknüpfe den Code dafür mit deiner Buchungsseite für Mitglieder.