Cobots Buchungskalendar ist eine leistungsstarke Funktion, die Buchungen sowohl über das Admin- als auch das Mitgliederportal ermöglicht. Du kannst Buchungen in Rechnung stellen, deinen Mitgliedern kostenlose Buchungen ermöglichen oder Buchungsguthaben zu Mitgliedschaftstarifen hinzufügen.
Wenn du Nicht-Mitgliedern oder Besuchern die Möglichkeit geben möchtest, deine Ressourcen zu buchen, schau dir unser Add-on Externe Buchungen an.
Kalenderansichten
In Cobot kannst du deinen Kalender auf verschiedene Arten anzeigen lassen. Geh zu Kalender » Kalender, um die normale Kalenderansicht zu sehen. Dort kannst du zwischen drei Hauptansichten wechseln: Tag, Woche und Monat:
Wechsel zur Timeline-Ansicht, indem du auf Kalender » Timeline klickst. Hier wird dir eine chronologische Abfolge aller Ereignisse deines Spaces angezeigt.
Fahre mit der Maus über eine Buchung, um zusätzliche Details wie Produkte oder Services zu sehen, die das Mitglied dazu gebucht hat. Hier erfährst du, wie du Produkte und Services einrichtest kannst.
Als Admin eine Buchung vornehmen
Als Admin kannst du eine Buchung für ein Mitglied, einen externen Besucher oder für dich selbst vornehmen.
Eine Buchung im Namen eines Besuchers vornehmen
Wenn du das Add-On Externe Buchungen nutzt, kannst du direkt über das Dashboard für externe Buchungen eine Buchung im Namen eines Besuchers vornehmen. Das ist hilfreich für:
Anfragen per Telefon oder vor Ort – Ein Besucher ruft an oder kommt vorbei und möchte sofort einen Besprechungsraum buchen.
Sonderpreise oder vereinbarte Angebote – Du hast mit einem Besucher oder Partner einen individuellen Preis vereinbart, der nicht deinen Standardpreisen entspricht.
Für einen Interessenten buchen – ein Verkaufsgespräch endet mit den Worten „Buch das einfach für mich“, und du möchtest das Geschäft abschließen, bevor der Kunde es sich anders überlegt.
Wiederkehrende externe Gäste – ein Stammgast, wie beispielsweise ein lokaler Geschäftspartner, der häufig bucht, es aber vorzieht, dass du das für ihn erledigst.
Events oder Gruppenbuchungen – du koordinierst eine Buchung für einen Besucher, der ein externes Event oder einen Workshop veranstaltet.
Um eine externe Buchung vorzunehmen, gehe zu Kalender » Externe Buchungen und klicke auf Neue externe Buchung.
Wählen eine Ressource, ein Datum und eine Dauer aus. In der Bestellübersicht auf der rechten Seite wird der Preis automatisch gemäß deiner Ressourceneinstellungen berechnet.
💡 Pro-Tipp: Wähle Custom Preis aus, wenn du einen individuellen Preis eingeben möchtest, den du mit einem Besucher oder Partner vereinbart hast, anstatt deinen Standardpreis zu verwenden.
Füge als Nächstes etwaige Buchungs-Extras hinzu, wie beispielsweise Catering oder Zubehör. Die Bestellübersicht wird automatisch aktualisiert. Hier erfährst du mehr über das Einrichten von Buchungs-Extras.
Gib die Daten deines Besuchers manuell ein oder wähle einen bestehenden Kontakt aus der Dropdown-Liste aus – Name, E-Mail-Adresse und Rechnungsadresse werden dann automatisch ausgefüllt.
Klicke auf „Buchung erstellen“, um den Vorgang abzuschließen. Cobot erstellt die Rechnung und fügt die Buchung deinem Kalender hinzu. Hier erfährst du mehr über externe Buchungen.
Eine Buchung für ein Mitglied vornehmen
Gehe zu Kalender » Kalender.
Um eine Buchung zu tätigen, doppelklicke auf den Tag/die Uhrzeit, an dem/der die Buchung starten soll, oder klick oben rechts auf Neue Buchung.
Du kannst dann Folgendes auswählen:
Das Datum der Buchung.
Die Uhrzeit, zu der die Buchung beginnen soll.
Die Dauer der Buchung.
Die Ressource, in der Buchung stattfindet.
Der Name des Admins oder Mitglieds
Admins müssen auch als Mitglied hinzugefügt werden, um Buchungen in ihrem Namen vornehmen zu können. In diesem Guide erfährst du, wie das geht.
Wenn du im Namen eines Mitglieds buchst, wird die Gebühr für die Buchung (falls zutreffend) automatisch zum Konto des Mitglieds hinzugefügt.
Wenn du kein Mitglied angibst, werden die Zeit und die Ressource blockiert und keine weitere Aktion ausgeführt.
Füge einen Titel und öffentlich sichtbare Kommentare hinzu, die nach der Bestätigung im Kalender angezeigt werden.
Füge Buchungs-Extras hinzu, wie beispielsweise Catering oder einmalige Services. Hier erfährst du mehr darüber, wie diese Funktion funktioniert und wie du sie einrichtest.
Füge der Buchung weitere Teilnehmer hinzu, beispielsweise Kollegen oder Freunde des Mitglieds. Hier erfährst du mehr darüber, wie diese Funktion funktioniert.
Wiederkehrende Buchungen
Du kannst wiederkehrende Buchungen für deine Mitglieder erstellen, um den Umsatz und die Kundenbindung zu steigern. Um eine wiederkehrende Buchung zu erstellen, klicke im Buchungsformular auf '+ Wiederholen', bevor du auf 'Jetzt Buchen' klickst.
Im Dropdown-Menü kannst du auswählen, in welchem Abstand du die Buchung wiederholen möchtest:
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Jährlich
Du kannst auswählen, wie oft die Buchung stattfinden soll und das Enddatum. Etwaige Gebühren werden erst nach der Buchung erhoben.
Cobot gleicht diese Buchung automatisch mit allen anderen Buchungen in deinem Kalender ab. Du kannst Buchungen für alle Termin erstellen, an denen es keine anderen, kollidierenden Buchungen gibt, und dir wird außerdem eine Liste mit allen Terminen angezeigt, für die bereits eine Buchung vorliegt.
**Wiederkehrende Buchungen können derzeit nur von Admins erstellt werden.
Eine Buchung bearbeiten oder stornieren
Als Admin eines Spaces, kannst jederzeit eine Buchung stornieren. Mitglieder können nur ihre eigene Buchungen stornieren, bevor die Buchung angefangen hat.
Um eine Buchung zu stornieren, klicke auf die Buchung und dann auf 'Buchung löschen'. Die stornierte Buchung wird dann dem Mitglied wieder gutgeschrieben.
Einzelne Buchungen können sowohl für wiederkehrende als auch für einmalige Buchungen gelöscht werden; es ist jedoch derzeit nicht möglich, eine einzelne Buchung in einer wiederkehrenden Buchungsreihe zu bearbeiten. Du musst die Buchung (oder Buchungen, wenn es sich um wiederkehrende Buchungen handelt) löschen und eine neue Buchung mit den gewünschten Änderungen erstellen.
Eine Buchung als Mitglied vornehmen
Mitglieder können nur über ihr Mitgliederportal unter der Registerkarte 'Buchen' Buchungen vornehmen. Folgendes können sie sehen:
Eine Übersicht über bevorstehende und vergangene Buchungen.
Ein Portal zum Erstellen einer Buchung; alle Preise spiegeln die Tarifeinstellungen des Mitglieds wider.
Du kannst Mitgliedertarife so anpassen, dass diese Buchungsguthaben enthalten, die automatisch angewendet werden, wenn deine Mitglieder Buchungen vornehmen.
Mitglieder können nur Buchungen erstellen, die mit den Ressourceneinstellungen übereinstimmen. In diesem Guide erfährst du mehr darüber.
Buchungen im Auge behalten
Als Space-Admin, kannst du eine Lister der letzten Buchungen eines Mitglieds in dessen Mitgliederprofil unter Buchungen & Zutritt » Vergangene Buchungen ansehen einsehen.
Allgemeine Statistiken über Buchungen und die Nutzung deiner Ressourcen findest du unter Auswerten » Buchungen.
Erweiterte Buchungsoptionen
Öffnungszeiten und Kalenderblocker einstellen
Merke wichtige Feiertage, Renovierungsarbeiten oder Schließungstage in deinem Kalender vor und sorge dafür, dass sowohl deine Mitglieder als auch externe Besucher darüber informiert sind. Zeige deine Öffnungszeiten deutlich an, damit niemand vor verschlossenen Türen steht.
Erfahre hier, wie du das einrichten kannst.
Mitgliederzugang zu Ressourcen beschränken
Du kannst den Zugriff auf einzelne Ressourcen für Mitglieder in ihren Mitgliederprofilen einschränken. Das ist praktisch, wenn du Geräte hast, die nur bestimmte Mitglieder benutzen dürfen, oder Meetingräume, für die nur Premium-Mitglieder bezahlen.
Um das einzurichten, gehe zu Verwalten » Mitglieder » Klicke auf den Namen des Mitglieds » Buchungen & Zugriff » Ressourcen-Zugang verwalten » Setze ein Häkchen bei 'Mitglied hat nur Zugriff auf ausgewählte Ressourcen'.
Dort kannst du alle Ressourcen entfernen, für die dein Mitglied keine Buchungen vornehmen darf. Diese werden dann aus den Buchungsoptionen im Mitgliederportal ausgeblendet.
Du kannst diese Einschränkungen außer Kraft setzten und Buchungen für alle Mitglieder im Admin Portal unter Kalender » Kalender erstellen. Die Buchung wird im Kalender und in der Buchungshistorie des Mitglieds angezeigt und gegebenenfalls in Rechnung gestellt.
Vor-Ort-Raumbuchung mit einem QR-Code
Du kannst einen QR-Code ausdrucken und vor deine Meetingräume oder andere Ressourcen aufhängen, wenn du deinen Mitgliedern die Möglichkeit geben möchtest, Räume vor Ort zu reservieren. Du musst den QR-Code mit der Buchungsseite deiner Mitglieder verknüpfen:
Kalender-Blocker & Öffnungszeiten
Du kannst deinen Kalender ganz einfach für Feiertage, Renovierungsarbeiten oder Ruhetage blockieren, indem du Kalender-Blocker hinzufügst.
Außerdem kannst du alle ganz einfach an einem zentralen Ort über deine Öffnungszeiten auf dem Laufenden halten.
Hier erfährst du, wie du diese beiden Funktionen einrichtest: