Cobots Buchungskalendar ist eine leistungsstarke Funktion, die Buchungen sowohl über das Admin- als auch das Mitgliederportal ermöglicht. Du kannst für Buchungen eine Gebühr erheben, Mitgliedern die Möglichkeit geben, kostenlos zu buchen, oder die Mitgliedertarife so anpassen, dass diese Buchungsguthaben ermöglichen.
Wenn du deine Ressourcen von Nicht-Mitgliedern oder Besuchern buchen lassen willst, schau dir unser Add-on Externe Buchungen an.
Kalenderansichten
Cobot ermöglicht mehrere Ansichten deines Kalenders. Unter Kalender » Kalender siehst du die normale Kalenderansicht, in der du zwischen drei Hauptansichten wechseln kannst: Tag, Woche und Monat:
Wechsel zur Timelineansicht, indem du auf Kalender » Timeline klickst. Hier wird dir eine chronologische Abfolge all der Ereignisse deines Spaces angezeigt.
Als Admin eine Buchung vornehmen
Bevor Admins oder Mitglieder eine Buchung vornehmen können, musst du zunächst Ressourcen anlegen. Nachdem du dies getan hast, gehe zu Kalender » Kalender.
Um eine Buchung vorzunehmen, doppelklicke auf den Tag/ die Uhrzeit, ab der die Buchung beginnen soll, oder klicke oben rechts auf 'Neue Buchung'.
Du kannst dann Folgendes auswählen:
Das Datum der Buchung.
Die Uhrzeit, zu der die Buchung beginne soll.
Die Dauer der Buchung.
Die Ressource, in der Buchung stattfindet.
Der Name des Admins doer Mitglieds
Admins müssen auch als Mitglied hinzugefügt werden, um Buchungen in ihrem Namen vornehmen zu können. In diesem Guide erfährst du, wie das geht.
Wenn du unter dem Namen eines Mitglieds buchst, wird die Gebühr für die Buchung (falls zutreffend) automatisch dem Konto des Mitglieds hinzugefügt.
Wenn du kein Mitglied angibst, werden die Zeit und die Ressource blockiert und keine weitere Aktion ausgeführt.
You can also add a title to the booking or publicly visible comments that will appear in the completed booking on the calendar. Du kannst der Buchung auch einen Titel oder ein öffentlich sichtbares Kommentar hinzufügen, die dann in der im Kalender angezeigt werden.
Wiederkehrende Buchungen
Erstelle wiederkehrende Buchungen für deine Mitglieder, um den Umsatz und die Kundenbindung zu steigern. Um eine wiederkehrende Buchung zu erstellen, klicke im Buchungsformular auf '+ Wiederholen', bevor du auf 'Jetzt Buchen' klickst.
Im Dropdown-Menü kannst du auswählen, wie oft du die Buchung durchführen möchtest:
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Jährlich
Du kannst auswählen, wie oft die Buchung stattfinden soll und das Enddatum. Etwaige Gebühren werden erst nach der Buchung erhoben.
Cobot überprüft automatisch alle anderen Buchungen in deinem Kalender. Du kannst Buchungen für alle Termin erstellen, an denen es keine anderen, kollidierenden Buchungen gibt, und dir wird außerdem eine Liste mit allen Terminen angezeigt, für die bereits eine Buchung vorliegt.
**Wiederkehrende Buchungen können derzeit nur von Admins erstellt werden.
Eine Buchung bearbeiten oder stornieren
Als ein Space Admin, kannst jederzeit eine Buchung stornieren. Mitglieder können nur ihre eigene Buchungen stornieren, bevor der von ihnen gewählte Zeitraum beginnt.
Um eine Buchung zu stornieren, klicke auf die Buchung und dann auf 'Buchung löschen'. Der neue Preis wird dann dem Mitglied wieder gutgeschrieben.
Einzelne Buchungen können sowohl für wiederkehrende als auch für einmalige Buchungen gelöscht werden; es ist jedoch derzeit nicht möglich, eine einzelne Buchung in einer wiederkehrenden Buchungsreihe zu bearbeiten. Du musst die Buchung (oder Buchungen, wenn es sich um wiederkehrende Buchungen handelt) löschen und eine neue Buchung mit den gewünschten Änderungen erstellen.
Eine Buchung als ein Mitglied vornehmen
Mitglieder können nur über ihr Mitgliederportal unter der Registerkarte 'Buchen' Buchungen vornehmen:
Eine Übersicht über bevorstehende und vergangene Buchungen.
Ein Portal zum Erstellen einer Buchung; alle Preise spiegeln die Tarifeinstellungen des Mitglieds wider.
Du kannst Mitgliedertarife so anpassen, dass diese Buchungsguthaben enthalten, die automatisch angewendet werden, wenn deine Mitglieder Buchungen vornehmen.
Mitglieder können nur Buchungen erstellen, die mit den Ressourceneinstellungen übereinstimmen. In diesem Guide erfährst du mehr darüber.
Buchungen im Auge behalten
Als Space Admin, kannst du Lister der letzten Buchungen eines Mitglieds in dessen Mitgliederprofil unter Buchungen & Zutritt » Vergangene Buchungen ansehen einsehen.
Allgemeine Statistiken über Buchungen und die Nutzung deiner Ressourcen findest du unter Auswerten » Buchungen.
💡 Erweiterte Buchungsoptionen💡
Öffnungszeiten und Kalenderblocker einstellen
Blockiere deinen Kalender für anstehende Feiertage, Renovierungsarbeiten oder Schließungstermine und stelle sicher, dass sowohl deine Mitglieder als auch externe Besucher informiert sind. Zeigen deine Öffnungszeiten deutlich an, damit niemand vor verschlossenen Türen stehen muss.
Erfahre hier, wie du das einrichten kannst.
Mitgliederzugang zu Ressourcen beschränken
Du kannst den Zugang zu einzelnen für Mitglieder in deren Mitgliederprofilen einschränken. Das ist hilfreich, wenn du Geräte hast, die nur bestimmte Mitglieder nutzen dürfen, oder Meetingräume, für die nur Premium-Mitglieder bezahlen.
Um das einzurichten, gehe zu Verwalten » Mitglieder » 'Klicke auf den Namen des Mitglieds » Buchungen & Zugriff » Ressourcen-Zugang verwalten » Setze ein Häkchen bei 'Mitglied hat nur Zugriff auf ausgewählte Ressourcen'.
Deaktiviere dort alle Ressourcen, von denen du nicht möchtest, dass dein Mitglied Buchungen erstellen kann. Diese werden dann aus den Buchungsoptionen im Mitgliederportal ausgeblendet.
Du kannst diese Einschränkungen außer Kraft setzten und Buchungen für alle Mitglieder im Admin Portal unter Kalender » Kalender erstellen. Die Buchung wird im Kalender und in der Buchungshistorie des Mitglieds angezeigt und gegebenenfalls in Rechnung gestellt.
Vor-Ort-Raumbuchung mit einem QR-Code
Drucke einen QR-Code aus und hänge ihn vor deine Meetingräume oder andere Ressourcen an, wenn du deinen Mitgliedern die Möglichkeit geben möchtest, Räume vor Ort zu reservieren. Du musst den QR Code mit deiner Buchungsseite für Mitglieder verknüpfen:
