Die Funktion Kontakte in Cobot unterstützt dich bei der Verwaltung von Besuchern und Nicht-Mitgliedern, die deinen Space nutzen.
Cobot speichert automatisch die Kontaktdaten aller Personen, die einen Drop-in-Pass erwerben oder eine öffentliche Ressource buchen. Du kannst Kontakte auch manuell hinzufügen, eine Liste der Mitglieder herunterladen und Kontakte in Mitglieder umwandeln.
Kontakte anzeigen und verwalten
Alle Kunden, die eine externe Buchung vornehmen, einen Drop-in-Pass erwerben oder an einem öffentlichen Event teilnehmen, werden automatisch zu deiner Kontaktliste unter Verwalten » Kontakte hinzugefügt.
In der Kontaktliste findest du alle Kontaktdaten auf einen Blick mit sortierbaren Spalten.
Name, E-Mail-Adresse und Firma
Anzahl der
vorgenommenen externen Buchungen
erworbenen Drop-in-Pässe
besuchten Events
Tags
Wenn du einen Kontakt anklickst, öffnet sich dessen Detailseite. Von hier aus können Sie den Kontakt auch in ein Mitglied umwandeln, eine Rechnung für ihn erstellen oder seine Daten bearbeiten.
Kontake hinzufügen
Ein Kontakt ist jede Person, die kein Mitglied ist und deinen Space nutzt. Dazu gehören Besucher, Gäste von Mitgliedern, Personen, die Drop-in-Pässe erwerben, oder Personen, die eine öffentliche Ressource buchen.
Du kannst Kontakte automatisch oder manuell hinzufügen.
Kontakte automatisch hinzufügen
Wenn jemand eine externe Buchung vornimmt oder einen Drop-in-Pass erwirbt, speichert Cobot die von ihm erfassten Daten wie Name, E-Mail-Adresse oder Anschrift als Kontakt.
Kontakte manuell hinzufügen
Wenn du einen Kontakt manuell hinzufügen möchtest, klicke auf Verwalten » Kontakte » Kontakt hinzufügen oben rechts in deinem Kontakt-Dashboard.
Anschließend kannst du den Namen, das Unternehmen, die E-Mail-Adresse, die Adresse und die Telefonnummer eingeben.
💡 PRO-TIPP 💡
Wenn ein Kontakt mehrere Buchungen vornimmt oder in Zukunft mit derselben E-Mail-Adresse einen weiteren Drop-in-Pass erwirbt, aktualisiert Cobot lediglich den bestehenden Kontakt.
Kontakte zu Mitgliedern konvertieren
Ein Besucher hat eine Ressource gebucht, war von deinem Space begeistert und möchte gerne ein festes Mitglied deiner Community werden? Super! Du kannst ihn ganz einfach in ein Mitglied umwandeln!
Um einen Kontakt in ein Mitglied umzuwandeln, klicke einfach auf Zu Mitglied konvertieren.
Du findest diese Schaltfläche an zwei Stellen: in der Kontaktliste unter Verwalten » Kontakte neben dem Namen des Kontakts und auf der Detailseite des Kontakts in der oberen rechten Ecke.
Rechnungsstellung für Kontakte
Du möchtest einem Kontakt eine Rechnung für einen Besuch, eine Ressourcenbuchung oder eine andere Leistung ausstellen? Du kannst für jeden Kontakt direkt auf dessen Detailseite eine Rechnung erstellen. Gehe zu Verwalten » Kontakte, klicke auf den Namen des Kontakts » Rechnung erstellen.
Um einen vollständigen Überblick über alle Rechnungen für Kontakte sowie deine sonstigen Abrechnungsaktivitäten zu erhalten, gehe zu Verwalten » Rechnungen. Dort sind die Rechnungen für Kontakte übersichtlich mit deinen übrigen Rechnungen an einem zentralen Ort zusammengefasst.