Die Funktion Kontakte in Cobot unterstützt dich bei der Verwaltung von Besuchern und Nicht-Mitgliedern, die deinen Space nutzen.
Cobot speichert automatisch die Kontaktdaten aller Personen, die einen Drop-in-Pass erwerben, an einem Event teilnehmen oder eine externe Buchung vornehmen.
Zusätzlich zu den automatisch hinzugefügten Kontakten kannst du auch manuell neue Kontakte oder Leads hinzufügen, deine Kontaktliste exportieren, Rechnungen erstellen und Kontakte ganz einfach in Mitglieder umwandeln.
Kontakte anzeigen und verwalten
Alle Kunden, die eine externe Buchung vornehmen, einen Drop-in-Pass erwerben oder an einem öffentlichen Event teilnehmen, werden automatisch zu deiner Kontaktliste unter Verwalten » Kontakte hinzugefügt.
In der Kontaktliste findest du alle Kontaktdaten auf einen Blick mit sortierbaren Spalten.
Name, E-Mail-Adresse und Firma
Anzahl der
vorgenommenen externen Buchungen
erworbenen Drop-in-Pässe
besuchten Events
Tags
Wenn du einen Kontakt anklickst, öffnet sich dessen Detailseite. Von hier aus können Sie den Kontakt auch in ein Mitglied umwandeln, eine Rechnung für ihn erstellen oder seine Daten bearbeiten.
Kontake hinzufügen
Ein Kontakt ist jede Person, die kein Mitglied ist und deinen Space nutzt. Dazu gehören Besucher, Gäste von Mitgliedern, Personen, die Drop-in-Pässe erwerben, oder Personen, die eine öffentliche Ressource buchen.
Du kannst Kontakte automatisch oder manuell hinzufügen.
Kontakte automatisch hinzufügen
Wenn jemand eine externe Buchung vornimmt oder einen Drop-in-Pass erwirbt, speichert Cobot die von ihm erfassten Daten wie Name, E-Mail-Adresse oder Anschrift als Kontakt.
Kontakte manuell hinzufügen
Wenn du einen Kontakt manuell hinzufügen möchtest, klicke auf Verwalten » Kontakte » Kontakt hinzufügen oben rechts in deinem Kontakt-Dashboard.
Anschließend kannst du den Namen, das Unternehmen, die E-Mail-Adresse, die Adresse und die Telefonnummer eingeben.
💡 PRO-TIPP 💡
Wenn ein Kontakt mehrere Buchungen vornimmt oder in Zukunft mit derselben E-Mail-Adresse einen weiteren Drop-in-Pass erwirbt, aktualisiert Cobot lediglich den bestehenden Kontakt.
Kontakte zu Mitgliedern konvertieren
Ein Besucher hat eine Ressource gebucht, war von deinem Space begeistert und möchte gerne ein festes Mitglied deiner Community werden? Super! Du kannst ihn ganz einfach in ein Mitglied umwandeln!
Um einen Kontakt in ein Mitglied umzuwandeln, klicke einfach auf Zu Mitglied konvertieren.
Du findest diese Schaltfläche an zwei Stellen: in der Kontaktliste unter Verwalten » Kontakte neben dem Namen des Kontakts und auf der Detailseite des Kontakts in der oberen rechten Ecke.
Rechnungsstellung für Kontakte
Rechnungen können für jeden Kontakt direkt auf dessen Profilseite eingesehen und erstellt werden. Gehe zu Verwalten » Kontakte » wähle den Namen des Kontakts aus » Rechnung erstellen. Dies ist nützlich, um einem Kontakt einen Besuch, eine Ressourcenbuchung oder sonstige Kosten in Rechnung zu stellen.
Um einen vollständigen Überblick über alle Rechnungen für Kontakte sowie deine sonstigen Abrechnungsaktivitäten zu erhalten, gehe zu Verwalten » Rechnungen. Dort sind die Rechnungen für Kontakte übersichtlich mit deinen übrigen Rechnungen an einem zentralen Ort zusammengefasst.