Die Teams-Funktion von Cobot ermöglicht es dir, verschiedene Teams oder Organisationen in deinem Space zu erstellen und zu verwalten. Sie vereinfacht die Rechnungsstellung, ermöglicht es deinen Teams, sich selbst zu verwalten und Team-Manager zu ernennen.
Ein Team einrichten
Um ein Team zu erstellen, gehe zu Verwalten » Teams » Team hinzufügen und gib die folgenden Details ein:
1. Team-Name
Dies ist der Name, der dem Team zugewiesen wird. Er kann ein Unternehmen (z. B. „Acme Inc.“), eine Abteilung (z. B. „Marketing“) oder eine andere relevante Kennung darstellen.
2. Kontakt für Rechnungsstellung
Der Kontakt für Rechnungsstellung ist der Ort, an dem Rechnungsinformationen gespeichert werden. Es handelt sich nicht um ein Mitglied oder ein:n Nutzer:in, sondern bestimmt vielmehr, welche Informationen auf den Rechnungen des Teams erscheinen sollen.
3. Startdatum und Datum der ersten wiederkehrenden Rechnung
Startdatum: Das Datum, an dem das Team beginnt, deinen Space zu nutzen.
Datum der ersten wiederkehrenden Rechnung: Das Datum, an dem die erste wiederkehrende Rechnung erstellt wird. Du kannst wählen, ob du bei der Registrierung eine anteilige Rechnung senden möchtest.
Einen Team-Tarif erstellen
Sobald du dein Team und die Rechnungsdaten erfolgreich eingerichtet hast, ist es an der Zeit, einen Team-Tarif für das Team zu erstellen! Durch Klicken auf Weiter gelangst du zum Bildschirm Team-Tarif.
Erster Schritt:
1. Anzahl der Team-Mitglieder
Hiermit wird festgelegt, wie viele Mitglieder dem Tarif beitreten können.
Wichtige Hinweise zur Anzahl der Team-Mitglieder:
Um Konflikte mit Einzel-Mitgliedschaften zu vermeiden, ist die Anzahl der Team-Mitgliedschaften reserviert und für das Team „geblockt“
Dies ist besonders wichtig, da Team-Manager auch Mitglieder hinzufügen und entfernen können. Daher benötigen sie eine festgelegte Anzahl von Plätzen, um diese nutzen zu können
Daher wird die Zahl, die du in diesem Feld hinzufügst, automatisch auf deinen Cobot-Tarif angerechnet
Du kannst die Zahl jederzeit bearbeiten
Mitglieder zu einem Team hinzufügen
Der nächste Schritt besteht darin, Team-Mitglieder zum Tarif hinzuzufügen. Klicke einfach auf Team-Mitglied hinzufügen und folge den Anweisungen.
Wenn du ein Team-Mitglied hinzufügst, kannst du wählen, ob dieses Mitglied Team-Manager sein soll oder nicht:
Team-Manager
Durch die Umwandlung eines Team-Mitglieds in einen Team-Manager erhält dieses eine besondere Rolle mit Admin-Rechten zur Verwaltung der Team-Einstellungen.
Team-Manager können:
Mitglieder zum Team hinzufügen
Mitglieder aus dem Team entfernen
Die Rechnungsinformationen des Teams ändern
Die Zahlungsmethode des Teams ändern
Das bedeutet, dass das Team volle Flexibilität und Kontrolle über seinen eigenen Tarif hat, was sowohl für das Team als auch auch für dich Kosten und Zeit spart!
Im Anschluss kannst du weitere Mitglieder zum Team hinzufügen oder den Team-Manager das auf seiner Seite tun lassen. Ganz einfach!
WICHTIGER HINWEIS
Wenn du versuchst, ein Team-Mitglied mit einer E-Mail-Adresse hinzuzufügen, die bereits mit einem vorhandenen Mitglied in deinem Space verknüpft ist, wird das vorhandene Mitglied nicht automatisch in ein Team-Mitglied umgewandelt.
Um fortzufahren, musst du zunächst die Verknüpfung des vorhandenen Mitglieds mit seinem Nutzerkonto aufheben, bevor du das Team-Mitglied mit seinem Profil verbindest. Kontaktiere hierzu support@cobot.me.
Bestehende „paid for“ Mitglieder in neue Teams umwandeln
Möglicherweise hast du unsere bisherige Funktion „Für andere Mitglieder bezahlen“ als Workaround zur Verwaltung von Teams genutzt. Jetzt kannst du solche Mitglieder ganz einfach in ein richtiges Team umwandeln. Dazu musst du nur auf die Schaltfläche In Team umwandeln im Profil des zahlenden Mitglieds klicken.
Hier ist eine Übersicht, was genau das bedeutet:
Das zuvor „paying“ Mitglied wird automatisch in einen Team-Manager umgewandelt
Nicht gekündigte „paid for“ Mitglieder werden automatisch in das Team übertragen
Künftige Kündigungs-Termine werden auf neue Team-Mitglieder übertragen
Ehemalige „paid for“ Mitglieder werden sofort gekündigt
Rechnungsdetails (Adresse, E-Mail-Adresse, Steuernummer, Kundennummer) des zahlenden Mitglieds werden dem Team zugewiesen
Alle bezahlten Mitgliedschaftstarif-Extras aller Mitgliedschaftstarife werden dem neuen Team-Tarif hinzugefügt
Der Team-Tarif kann während des Migrationsprozesses angepasst werden
Buchungen, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden, werden auf die neuen Team-Mitglieder übertragen
Beim Einloggen sehen Nutzer:innen nun ihre neuen Team-Mitgliedschaften
Das Rechnungsdatum bleibt erhalten
Fotos und Community-Profile werden auf die neuen Mitglieder übertragen
Die maximale Anzahl der Mitglieder des Team-Tarifes wird auf die aktuelle Anzahl der Mitglieder festgelegt
Rechnungen von zahlenden Mitgliedern werden auf das Team übertragen
Bitte beachte: 'Paid For'-Mitglieder auf kostenlosen Tarifen und kostenlose Tarif-Extras werden nicht übertragen.
Team-Übersichts-Seite
Sobald Team-Mitglieder zu einem Team hinzugefügt wurden, findest du sie auf der Team-Übersichts-Seite, auf der du die folgenden Informationen auf einen Blick sehen kannst:
Team-Name, monatliche Ausgaben und Verlängerungsdatum
Team-Mitglieder, ihre E-Mail-Adresse und „aktiv seit“
Auf dieser Seite kannst du auch Nachrichten an die Team-Mitglieder senden, sie bearbeiten oder ihre Mitgliedschaft kündigen.
Team-Mitglied-Profil
Die Profile der Team-Mitglieder sehen ähnlich aus wie die Profile deiner regulären Mitglieder. Du wirst jedoch feststellen, dass weniger Informationen angezeigt werden, da es beispielsweise keinen Abschnitt Rechnungsstellung oder Buchungen gibt.
Das Profil jedes Team-Mitglieds enthält auch einen Link zu seinem Team.
Genau wie reguläre Mitglieder müssen Team-Mitglieder mit ihrem Nutzerkonto verbunden sein, um auf ihr Cobot-Mitgliederportal zugreifen zu können. Entweder du oder der Team-Manager können den Anmelde-Link senden.
Team-Mitglieder in deiner Mitgliederliste
Team-Mitglieder werden in deiner Mitgliederliste genauso angezeigt wie deine regulären Mitglieder. Allerdings wird neben ihnen kein Tarif-Name angezeigt. Stattdessen findest du die neue Spalte Team, mit der du leicht erkennen kannst, welchem Team sie angehören.
Im Team-Mitglieder-Profil wird auch der Team-Name angezeigt, dem sie angehören.
Rechnungsstellung für Team-Mitglieder
Im Gegensatz zu regulären Mitgliedern erhalten Team-Mitglieder keine eigene, individuelle Rechnung. Stattdessen wird eine einzige Rechnung für alle Team-Mitglieder an den Kontakt für Rechnungsstellung des Teams geschickt.
Du kannst den Kontakt für Rechnnungsstellung oder die Zahlungsmethode auf der Team-Übersichts-Seite unter Verwalten » Teams » Klick auf Team-Namen bearbeiten.
WICHTIGER HINWEIS
Derzeit ist es nicht möglich, einzelne, einmalige Rechnungen für Team-Mitglieder zu erstellen.
Einzelne Team-Mitglieder oder ein ganzes Team kündigen
Du und der Team-Manager können jederzeit einzelne Team-Mitglieder kündigen.
Team-Mitglieder kündigen
Wenn du ein Team-Mitglied kündigst, wird sofort ein Platz im Team frei.
Gehe zur Team-Übersichtsseite » Klicke auf die drei Punkte neben dem Team-Mitglied » Mitgliedschaft kündigen. Fertig!
Gekündigte Team-Mitglieder werden in deiner Mitgliederliste unter Gekündigt aufgeführt.
Ein Team kündigen
Wenn du das gesamte Team kündigen möchtest, kannst du dies tun, indem du auf Verwalten » Teams » Team-Mitgliedschaft » Team kündigen gehst. Du kannst dort ein Kündigungsdatum einrichten.
Ein Team unwiderruflich löschen
Wenn du das Team stattdessen komplett entfernen bzw. unwiderruflich löschen möchtest, dann klicke in der Team-Mitgliedschafts-Seite auf Team-Mitgliedschaft » Team kündigen » Team löschen.
Nach der Löschung verschwindet das Team aus der Team-Übersichts-Seite.
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