Die Teams-Funktion von Cobot hilft dir dabei, Gruppen von Mitgliedern desselben Unternehmens, derselben Organisation oder desselben Vereins zu verwalten.
Die Verwaltung von Teams in Cobot ist einfach und flexibel. Du kannst einer Gruppe einen benutzerdefinierten oder bestehenden Team-Tarif zuweisen und in nur wenigen Schritten einen oder mehrere Team-Manager benennen. Team-Manager können selbstständig Mitglieder hinzufügen oder entfernen, Abrechnungsdaten verwalten und Tarifeinstellungen anpassen – so kannst du deine Abläufe optimieren und den Verwaltungsaufwand reduzieren.
Lass uns loslegen!
Einen Team-Tarif einrichten
So erstellest du einen Team-Tarif:
Gehe zu Produkte » Mitgliedschaftstarife
Klicke auf Tarif hinzufügen
Wähle oben auf der Seite 'Team-Tarif' aus
Konfiguriere den Tarif entsprechend deinen Anforderungen
Teams und ihre Tarife unterscheiden sich von regulären Mitgliedern und Standard-Mitgliedschaftstarifen. Die Art und Weise, wie du sie einrichtest, sollte widerspiegeln, wie du den Zugriff, die Preise und die Abrechnung verwalten möchtest.
Option 1: Einen gemeinsamen Team-Tarif verwenden
Du kannst einen einzigen Team-Tarif erstellen und ihn mehreren Teams zuweisen.
💡 Empfohlene Vorgehensweise für: Fälle, in denen verschiedene Teams dieselben Preise, Zugriffsregeln und Einschränkungen nutzen – beispielsweise bei einem klassischen Team-Tarif mit identischen Konditionen.
Weise den Tarif den entsprechenden Teams zu. Weitere Anweisungen dazu findest du in diesem Abschnitt.
Option 2: Einen individuellen Tarif für ein Team erstellen
Anstatt einen allgemeinen Team-Tarif zu erstellen, der von verschiedenen Teams genutzt werden kann, kannst du auch für jedes Team einen individuellen Team-Tarif einrichten. Dies ist besonders nützlich, wenn sich Preise, Zugriffsrechte oder Bedingungen unterscheiden.
Diese Tarife werden nicht unter Produkte – Mitgliedschaftstarife eingerichtet. Stattdessen werden sie beim Hinzufügen eines Teams erstellt. Befolge die Schritte unter Teams hinzufügen, wenn du diese Option bevorzugst.
💡 Empfohlene Vorgehensweise für: Fälle, in denen jedes Team unterschiedliche Tarife, Vertragslaufzeiten oder Leistungsumfänge hat.
Ein Team hinzufügen
Gehe zu Verwalten » Teams » Team hinzufügen.
Schritt 1: Gib die erforderlichen Teamdaten ein
1.1. Team-Namen hinzufügen
Wählen den Namen, der dem Team zugewiesen wurde. Dieser kann für ein Unternehmen (z.B. Acme, Inc), eine Abteilung (z.B. Marketing) oder einen anderen relevanten Bereich stehen.
💡 Du kannst den Namen eines Teams jederzeit später in den Zahlungsdetails des Teams ändern.
1.2. Angaben zur Rechnungsstellung ausfüllen
Als Kontakt für die Rechnungsstellung und Rechnungs-E-Mail sollte die Person angegeben werden, die die Rechnungen erhalten soll.
Diese Angaben erscheinen anschließend auf jeder Rechnung, die für dieses Team erstellt wird.
💡 Der Kontakt für die Rechnungsstellung wird nicht automatisch als Mitglied hinzugefügt und zählt auch nicht zu deinem monatlichen Mitgliederlimit.
Bitte beachte: Das Feld Rechnungskontakt darf nicht leer bleiben – andernfalls werden keine Rechnungs-E-Mails oder Rechnungen an dein Team gesendet!
1.3. Startdatum & Erstes Rechnungsdatum auswählen
Diese Felder funktionieren genauso wie die regulären Mitgliedschafts- und Rechnungsstellungsdaten.
Startdatum: Das Datum, an dem das Team beginnt, deinen Space zu nutzen.
Erstes Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die erste wiederkehrende Rechnung erstellt wird. Du kannst entscheiden, ob bei der Anmeldung eine anteilige Rechnung versendet werden soll.
Schritt 2: Team-Tarif auswählen
2.1. Einen bestehenden Tarif auswählen oder einen neuen Tarif von Grund auf erstellen
Wähle entweder einen bestehenden Team-Tarif oder erstelle einen neuen.
Schritt 3: Den Team-Tarif anpassen
Du kannst den Preis, die Grundeinstellungen und alle weiteren Optionen für den Tarif deines Teams konfigurieren – die Einrichtung entspricht weitgehend der für reguläre Mitgliedschafstarife, mit einigen zusätzlichen, teamspezifischen Einstellungen:
3.1. Die Team-Mitglieder Anzahl angeben
In diesem Feld kann die maximale Anzahl der Mitglieder festgelegt werden, die dem Team angehören dürfen.
Bitte beachte: Jeder 'enthaltene Platz' wird auf die Gesamtzahl der in dein Monatsabonnement enthaltenen Plätze angerechnet und begrenzt die Anzahl der Mitglieder, die ein Team-Manager hinzufügen kann.
3.2. Team-Manager können zusätzliche Plätze kaufen
Wenn diese Option aktiviert ist, können Team-Manager über die enthaltene Anzahl hinaus weitere Plätze hinzufügen. Du kannst einen Preis pro zusätzlichem Platz festlegen oder das Feld leer lassen, um zusätzliche Plätze kostenlos zu ermöglichen.
3.3. Zeitpässe hinzufügen
Zeitpässe für Teams funktionieren genau wie die regulären Zeitpässe von Cobot, mit einigen wesentlichen Unterschieden für Space-Admins, Team-Manager und Team-Mitglieder.
Admins können:
Team-Tarife mit Zeitpässen erstellen (sowohl im Tarif enthalten als auch von Team-Managern erwerbbar)
Zeitpässe einem Team zuweisen
Zeitpässe für ein Team löschen
Team-Mitglieder einchecken
Vergangene Check-ins einzelner Mitglieder anzeigen (mithilfe des Add-ons „Members checked in“).
Team-Manager können:
Zeitpässe für ihr Team kaufen
Team-Mitglieder können:
Die verbleibenden Zeitpässe für das Team einsehen
Sich mit einem Zeitpass einchecken
Schritt 4: Team bestätigen
Sobald du den Team-Tarif angepasst hast, klicke auf „Team bestätigen“. Das Team wird erstellt und der Übersichtsseite deines Teams hinzugefügt.
Mehr Mitglieder zu einem Team hinzufügen
Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Mitglied zu einem Team hinzuzufügen:
Den Mitgliedern eine Einladung schicken
Team-Manager anweisen, neue Mitglieder selbst einzuladen
⚠️ Derzeit gibt es keine Möglichkeit, bestehende Mitglieder, die bereits in deinem Cobot Space registriert sind, direkt zu einem Team hinzuzufügen. Wenn du sie zu einem Team hinzufügen möchtest, musst du ihre Mitgliedschaft kündigen und ihnen eine neue Einladung schicken.
Sobald du ein Team erstellst hast, kannst du über die Team-Übersichtsseite neue Teammitglieder hinzufügen, indem du eine Einladung verschickst.
Klicke auf Team-Mitglied hinzufügen und gib die Kontaktdaten ein.
Wähle aus, ob dieses Mitglied Team-Manager sein soll oder nicht.
Klicke auf Speichern, um dem Mitglied einen Anmeldelink zu schicken, damit es sich mit dem Mitgliederportal verbinden kann.
Team-Manager
Wenn ein Mitglied die Rolle als Team-Manager übernimmt, erhält es die Berechtigung, das Team zu verwalten.
Im Gegensatz zu regulären Mitgliedern können Team-Manager:
Mitglieder zum Team hinzufügen
Mitglieder aus dem Team entfernen
Die Rechnungsinformationen des Teams ändern
Die Zahlungsmethode des Teams ändern
Die Tarif-Details des Teams einsehen
Team-Übersichtsseite
Sobald Team-Mitglieder zu einem Team hinzugefügt wurden, werden sie auf der Team-Übersichtsseite angezeigt, wo du folgende Informationen auf einen Blick einsehen kannst:
Team-Übersicht, einschließlich Name, monatliche Ausgaben, Verlängerungsdatum und zugewiesene Ressourcen.
Angaben zu den einzelnen Teammitgliedern, deren E-Mail-Adresse und „aktiv seit“
Aktivitätsübersicht mit einem Überblick über alle Vorgänge im Team (Buchungen, Rechnungsstellung, Stornierungen usw.)
Auf dieser Seite kannst du auch Nachrichten an Team-Mitglieder senden, die Daten bearbeiten oder ihre Mitgliedschaft kündigen.
Team-Mitgliederprofil
Die Team-Mitgliederprofile sehen ähnlich aus, wie die deiner individuellen Mitglieder. Allerdings fehlen einige Bereiche (z.B. Rechnungsstellung oder Buchungen).
💡 Wie reguläre Mitglieder, müssen Team-Mitglieder mit ihrem Profil verbunden sein, um auf das Cobot-Mitgliederportal zugreifen können.
Team-Mitglieder in der Mitgliederübersicht
Team-Mitglieder werden in der Mitgliederübersicht genauso angezeigt wie individuelle Mitglieder.
Statt eines Tarifs wird hier jedoch eine zusätzliche Spalte Team angezeigt.
Dort siehst du, welchem Team das jeweilige Mitglied zugeordnet ist.
Rechnungsstellung für Team-Mitglieder
Im Gegensatz zu regulären Mitgliedern erhalten einzelne Team-Mitglieder keine eigene Rechnung. Stattdessen wird eine einzige Rechnung für alle Teammitglieder ausgestellt und an die Person gesendet, die als Rechnungskontakt des Teams hinterlegt ist.
Diese Rechnung enthält den von dir festgelegten monatlichen Mitgliedsbeitrag sowie die von einzelnen Mitgliedern verursachten Kosten für die Nutzung von Buchungen, Zeitpässe, monatlichen Extras oder einmaligen Servicegebühren und Gutschriften, die du möglicherweise vergibst.
💡 Pro-Tipp: Hat dein Team ein oder mehrere Büros angemietet? Hier erfährst du, wie du dies über Zuweisungen einrichten kannst.
Du kannst den Rechnungskontakt oder die Zahlungsmethode auf der Team-Übersichtsseite unter Verwalten » Teams bearbeiten » auf den Team-Namen klicken.
Eine manuelle Rechnung für ein Team erstellen
Mit Cobot kannst du manuelle Rechnungen für Teams erstellen, genau wie für einzelne Mitglieder.
💡 Dies ist nützlich, um Sonderleistungen, Zusatzleistungen oder manuelle Anpassungen in Rechnung zu stellen, die nicht in der automatischen Rechnung enthalten sind.
So erstellst du eine Rechnung:
Gehe zur Team-Übersichtsseite » Rechnungsstellung » Manuelle Rechnung
oder
Gehe zu Verwalten » Rechnungen » Neue Rechnung » Wähle das Team aus der Dropdown-Liste aus.
Teams verwalten
Bereits vorhandene Mitglieder zu einem Team hinzufügen
Sofern ein bereits vorhandenes Mitglied nicht bereits durch jemand anderem bezahlt wird, ist es nicht möglich, es zu einem Team hinzuzufügen.
💡 In unserem Guide zum Umwandeln bestehender „bezahlter” Mitglieder erfährst du mehr darüber, wie du diese ein Team umwandeln kannst.
Um eine Person, die bereits Mitglied in deinem Space ist, einem Team hinzuzufügen, kannst du Folgendes tun:
Teile dem Mitglied mit, dass es den Zugang dem bestehenden Mitgliederportal verliert und eine neue Anfrage erhalten wird.
Kündige das Mitglied.
Füge es als Team-Mitglied hinzu und sende eine erneute Anfrage um das Mitglied mit dem Mitgliederportal zu verbinden.
Teams und Team-Mitglieder kündigen
Du oder der Team-Manager können einzelnen Team-Mitglieder jederzeit kündigen. Team-Mitglieder erhalten dann auch die E-Mail zur Kündigung des Mitglieds, die durch Cobot unter Anpassen » E-Mails versendet wird.
Einem Team-Mitglied kündigen
Wenn du einem Team-Mitglied kündigst, wird sofort ein Platz im Team frei.
Gehe zu deiner Team-Übersichtsseite und klicke auf die drei Punkte neben dem Team-Mitglied » Mitgliedschaft kündigen. Fertig!
Gekündigte Team-Mitglieder werden in deiner Mitgliederübersicht unter Gekündigt angezeigt.
Ein Team kündigen
Wenn du das gesamte Team kündigen möchtest, kannst du das tun, indem du auf Verwalten » Teams » Team-Mitgliedschaft » Team kündigen gehst. Du kannst dann ein Enddatum der Mitgliedschaft auswählen.
Auswirkungen auf Rechnungen
Das Auflösen oder Löschen eines Teams hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit der zugehörigen Rechnungen. Alle mit dem Team verbundenen Rechnungen bleiben im Rechnungsbereich unter Verwalten » Rechnungen weiterhin zugänglich.
Dadurch wird sichergestellt, dass dir auch nach dem Löschen eines Teams eine lückenlose Buchführung zur Verfügung steht.
Geplante Feature-Erweiterungen
Wenn du es bis hierhin geschafft hast, interessiert es dich bestimmt auch, welche weiteren Ergänzungen für die Teams-Funktion geplant sind!
Team-Logo, das im Team-Profil und in den Profilen der Team-Mitglieder angezeigt wird.
Finale Rechnungen
Öffentliche Tarife
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Erfahre, wie du das Beste aus Cobot herausholen kannst
und die Mitgliedererfahrung optimieren kannst.