Über Teams
Cobots Teams-Feature ist eine großartige Möglichkeit, eine Gruppe von Personen zu deinem Space hinzuzufügen, die demselben Unternehmen, derselben Organisation oder Vereinigung angehören.
Mit Hilfe von Teams kannst du einen neuen (oder bereits bestehenden) Teams-Tarif für eine Gruppe von Mitgliedern erstellen oder zuweisen und gleichzeitig einen oder mehrere Team-Manager für diese Gruppe bestimmen - alles in einem einfachen Schritt.
Um dir Zeit zu ersparen, können die Team-Manager dann selbstständig Mitglieder hinzufügen und entfernen, Rechnungsdetails ändern und Tarif-Details bearbeiten.
Teams funktioniert etwas anders als individuelle Mitglieder und Mitgliedschaftstarife. Anstatt zuerst ein Mitglied hinzuzufügen, richtest du zuerst das Team und den Tarif ein, bevor du dann im nächsten Schritt Mitglieder hinzufügst.
Ein Team einrichten
Um ein Team anzulegen, klicke unter Verwalten » Teams auf die blaue Schaltfläche "+ Team hinzufügen".
Auf der nächste Seite kannst du die Felder mit dem Namen und relevanten Rechnungsinformationen für das Team ausfüllen.
💡 Team-Tarife können unter Produkte » Mitgliedschaftstarife + Tarif hinzufügen angelegt werden. Hiermit kannst du einen Teams-Tarif erstellen ohne gleichzeitig auch ein Team zu erstellen.
Team Name
Das ist der Name für das Team. Dieser kann für ein Unternehmen (z.Bsp. "Acme, Inc"), eine Abteilung (z.Bsp. Marketing) oder einen anderen relevante Bereich stehen.
Angaben zur Rechnungsstellung
Kontakt für Rechnungsstellung
Als Kontakt für die Rechnungsstellung und Rechnungsmail sollte die Person angegeben werden, die die Rechnungen erhalten soll. Diese Angaben werden dann auf jeder Rechnung erscheinen, die für dieses Team erstellt wird.
Dieser Kontakt wird nicht automatisch als Mitglied hinzugefügt und zählt auch nicht zu deinem monatlichen Mitgliederlimit.
⚠️ Wichtig: Wenn du das Feld für den Rechnungskontakt leer lässt, werden keine Rechnungs-E-Mails an das Team versendet.
Startdatum & Erstes Rechnungsdatum
Diese Felder funktionieren genauso wie die regulären Mitgliedschafts- und Rechnungsstellungsdaten.
Startdatum: Das Datum, an dem das Team beginnt, deinen Space zu nutzen.
Erstes Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die erste wiederkehrende Rechnung erstellt wird. Du kannst entscheiden, ob bei der Anmeldung eine anteilige Rechnung versendet werden soll.
Anmerkung: Du kannst alle oben genannten Informationen später bearbeiten.
Team Tarife
In diesem Bereich kannst du entweder einen Tarif auswählen, der bereits zuvor unter Produkte » Mitgliedschaftstarife erstellt wurde, oder einen ganz neuen Tarif erstellen.
Nachdem du einen Tarif ausgewählt hast, klicke auf die blaue Schaltfläche "weiter", um die Grundeinstellungen zu konfigurieren.
Grundeinstellungen
Anzahl der enthaltenen Team-Mitglieder
Die Zahl, die du in dieses Feld eingibst, bestimmt, wie viele Mitglieder diesem Team beitreten können.
Die Anzahl der Team-Mitglieder wird von der Gesamtzahl der Mitglieder abgezogen, die dir anhand deines monatlichen Abonnements bei uns zur Verfügung stehen, und legt gleichzeitig eine Obergrenze für die Anzahl neuer Team-Mitglieder fest, die ein Team-Manager hinzufügen kann.
Du kannst das später jederzeit bearbeiten, wenn weitere Mitglieder dem Team beitreten möchten.
Name des Tarifs
In der Zeile "Name" kannst du den Namen des Tarifs für dieses Team, sowie eine Beschreibung des Tarifs hinzufügen, der neuen Team-Mitgliedern angezeigt wird, die sich dafür anmelden.
Als nächstes fügen wir Mitglieder hinzu!
Mitglieder zu einem Team hinzufügen
Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Mitglied zu einem Team hinzuzufügen:
Mitglieder erhalten eine Einladung
Team-Manager werden angewiesen, die neuen Mitglieder selbst einzuladen.
⚠️ Derzeit gibt es keine Möglichkeit, aktuelle Mitglieder (die bereits in deinem Cobot Space registriert sind) direkt zu einem Team hinzuzufügen.
Wenn du sie zu einem Team hinzufügen möchtest, musst du entweder ihre Mitgliedschaft kündigen und ihnen eine neue Einladung schicken oder sie in ein Team umwandeln - und das geht nur, wenn sie von jemand anderem bezahlt werden. Durch diese Umstellung gehen bestimmte Integrationen verloren. Deshalb bitten wir dich, vorher unseren Guide über die Umstellung von Mitgliedern auf einen Teams-Tarif zu lesen.
Sobald du ein Team erstellst hast, kannst du über die Team-Übersichtsseite neue Teammitglieder hinzufügen, indem du eine Einladung verschickst.
Klicke auf "Team-Mitglied hinzufügen" und gib die Kontaktdaten ein.
Wähle aus, ob dieses Mitglied Team-Manager sein soll oder nicht.
Klicke auf "speichern", um dem Mitglied einen Anmeldelink zu schicken, damit es sich mit dem Mitgliederportal verbinden kann.
Team-Manager
Wenn ein Mitglied die Rolle als Team-Manager übernimmt, erhält es die Berechtigung, das Team zu verwalten.
Im Gegensatz zu regulären Mitgliedern können Team-Manager:
Mitglieder zum Team hinzufügen.
Mitglieder aus dem Team entfernen.
Die Rechnungsinformationen des Teams ändern.
Die Zahlungsmethode des Teams ändern.
Die Tarif-Details des Teams einsehen.
Team-Mitglieder werden auch in deiner Mitgliederübersicht angezeigt. Wow!
Teams-Übersichtsseite
Nachdem Team-Mitglieder zu einem Team hinzugefügt wurden, werden sie auf der Teams-Übersichtsseite angezeigt. Hier kannst du auf einen Blick folgende Informationen einsehen:
Team-Name, Tarif und wird verlängert am
Details der Team-Mitglieder, die E-Mail Adresse und 'Aktiv seit'
Auf dieser Seite kannst du auch Nachrichten an Team-Mitglieder senden, die Daten bearbeiten oder ihre Mitgliedschaft kündigen.
Team-Mitgliederprofil
Die Team-Mitgliederprofile sehen ähnlich aus, wie die deiner individuellen Mitglieder. Hier siehst du auch zu welchem Team sie gehören.
Es werden jedoch weniger Informationen angezeigt, da es beispielsweise keine Bereiche für Rechnungen oder Buchungen gibt.
Genau wie individuelle Mitglieder müssen Team-Mitglieder mit ihrem Profil verbunden sein, um auf das Cobot-Mitgliederportal zugreifen können. Entweder du oder ein Team-Manager können den Anmeldelink verschicken.
Team-Mitglieder in der Mitgliederübersicht
Team-Mitglieder werden in der Mitgliederübersicht genauso angezeigt wie deine individuellen Mitglieder.
Allerdings wird daneben kein Tarif angezeigt. Stattdessen gibt es die zusätzliche Spalte Team. Hier kannst du sehen, zu welchem Team welches Mitglied gehört.
Im Profil des Team-Mitglieds wird auch der Name des Teams angezeigt, zu dem es gehört.
Rechnungsstellung für Team-Mitglieder
Im Gegensatz zu individuellen Mitglieder erhalten Team-Mitglieder keine Rechnung. Stattdessen wird eine einzige Rechnung für alle Team-Mitglieder an die Person verschickt, die als Rechnungskontakt des Teams festgelegt wurde.
Diese Rechnung enthält den von dir festgelegten monatlichen Mitgliedschaftstarif-Beitrag, sowie Gebühren die für einzelne Team-Mitglieder für Buchungen, Nutzung von Zeitpässen, monatlichen Extras oder einmaligen Servicegebühren und Gutschriften möglicherweise anfallen.
Du kannst den Rechnungskontakt oder die Zahlungsmethode in der Teams-Übersichtsseite unter Verwalten » Teams » Name des Teams, ändern.
⚠️ Derzeit ist es nicht möglich, einzelne, einmalige Rechnungen für Team-Mitglieder zu erstellen. Es ist jedoch möglich, dem Team einzelne Gebühren und Gutschriften hinzuzufügen.
Teams verwalten
Bereits vorhandene Mitglieder zu einem Team hinzufügen
Sofern ein bereits vorhandenes Mitglied nicht bereits durch jemand anderem bezahlt wird, ist es nicht möglich, es zu einem Team hinzuzufügen. Um eine Person, die bereits Mitglied in deinem Space ist, einem Team hinzuzufügen, kannst du folgendes tun:
Teile dem Mitglied mit, dass es den Zugang dem bestehenden Mitgliederportal verliert und eine neue Anfrage erhalten wird.
Kündige das Mitglied.
Füge es als Team-Mitglied hinzu und sende eine erneute Anfrage um das Mitglied mit dem Mitgliederportal zu verbinden.
Teams und Team-Mitglieder kündigen
Du oder der Team-Manager können einzelnen Team-Mitglieder jederzeit kündigen. Team-Mitglieder erhalten dann auch die E-Mail zur Kündigung des Mitglieds, die durch Cobot unter Anpassen » E-Mails versendet wird.
Einem Team-Mitglied kündigen
Wenn du einem Team-Mitglied kündigst, wird sofort ein Platz im Team frei.
Gehe zu deiner Team-Übersichtsseite und klicke auf die drei Punkte neben dem Team-Mitglied » Mitgliedschaft kündigen. Fertig!
Gekündigte Team-Mitglieder werden in deiner Mitgliederübersicht unter Gekündigt angezeigt.
Ein Team kündigen
Wenn du das gesamte Team kündigen möchtest, kannst du das tun, indem du auf Verwalten » Teams » Team-Mitgliedschaft » Team kündigen. Du kannst dann ein Enddatum der Mitgliedschaft auswählen.
Anmerkung: Du kannst ein Team auch löschen, wenn du möchtest.
Geplante Features
Wenn du es bis hierhin geschafft hast, interessiert es dich vielleicht auch, welche weiteren Features geplant sind:
Anmeldegebühren, die anfallen, wenn sich ein neues Team registriert (Anzahlung, Schlüsselgebühren usw.)
Zeitpässe - werden unter den Team-Mitgliedern aufgeteilt.
Aktivitäten, die im Team-Profil veröffentlich werden (genau wie der Aktivitätsfeed im Mitglieder-Profil)
Team-Logo, das im Team-Profil und in den Profilen der Team-Mitglieder angezeigt wird.
Finale Rechnungen
Öffentliche Tarife
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und die Mitgliedererfahrung optimieren kannst