Cobots Teams-Feature ist eine großartige Möglichkeit, eine Gruppe von Personen zu deinem Space hinzuzufügen, die demselben Unternehmen oder demselben Department angehören.
Du kannst einer Gruppe in wenigen Schritten einen neuen oder bereits bestehenden Team-Tarif zuweisen und einen oder mehrere Team-Manager festlegen. Team-Manager fügen Mitglieder hinzu oder entfernen sie, verwalten Rechnungsdetails und bearbeiten Tarif-Details, was deinen Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.
Ein Team einrichten
Teams funktionieren anders als individuelle Mitglieder und Standard-Mitgliedschaftstarif. Wie sie eingerichtet werden, hängt von den jeweiligen Zielen ab.
Option 1: Einen gemeinsamen Team-Tarif verwenden
Erstelle einen Team-Tarif und weise ihn mehreren Teams zu.
Das ist ideal, wenn mehrere Teams dieselben Preise, Zugangsregeln und Einschränkungen haben – zum Beispiel bei mehreren privaten Büros mit identischen Konditionen.
Dazu wird zunächst der Team-Tarif unter Produkte » Mitgliedschaftstarife » Tarif hinzufügen » Team-Tarif auswählen eingerichtet.
Fülle alle Felder genauso aus, wie du es bei einem Mitgliedschaftstarif tun würdest. Klicke hier, um mehr dazu zu erfahren.
Nachdem der Tarif eingerichtet ist, kannst du dein Team hinzufügen. Folge dafür den Schritten im Abschnitt Teams hinzufügen.
Option 2: Einen individuellen Tarif für ein Team erstellen
Erstelle einen neuen Tarif mit individuellen Einstellungen für ein bestimmtes Team.
Diese Option ist ideal, wenn ein Team individuelle Preise, Zugangsrechte oder Funktionen benötigt.
Weitere Informationen dazu findest du im folgenden Abschnitt.
Teams hinzufügen
Gehe zu Verwalten » Teams » Team hinzufügen.
Team-Name
Das ist der Name für das Team. Dieser kann für ein Unternehmen (z.B. "Acme, Inc"), eine Abteilung (z.B. "Marketing") oder einen anderen relevante Bereich stehen.
Angaben zur Rechnungsstellung
Als Kontakt für die Rechnungsstellung und Rechnungs-E-Mail sollte die Person angegeben werden, die die Rechnungen erhalten soll.
Diese Angaben erscheinen anschließend auf jeder Rechnung, die für dieses Team erstellt wird.
💡 Der Kontakt für die Rechnungsstellung wird nicht automatisch als Mitglied hinzugefügt und zählt auch nicht zu deinem monatlichen Mitgliederlimit.
⚠️ WICHTIGER HINWEIS ⚠️
Wenn du das Feld für den Rechnungskontakt leer lässt, werden keine Rechnungs-E-Mails an das Team versendet.
Startdatum & Erstes Rechnungsdatum
Diese Felder funktionieren genauso wie die regulären Mitgliedschafts- und Rechnungsstellungsdaten.
Startdatum: Das Datum, an dem das Team beginnt, deinen Space zu nutzen.
Erstes Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die erste wiederkehrende Rechnung erstellt wird. Du kannst entscheiden, ob bei der Anmeldung eine anteilige Rechnung versendet werden soll.
💡 Du kannst alle oben genannten Informationen später bearbeiten.
Tarif auswählen
Wähle einen bestehenden Team-Tarif oder erstelle einen neuen.
Bei der Option Neuer Tarif werden alle Einstellungen direkt konfiguriert. So erstellte Tarife erscheinen nicht in deinen Tarif-Templates unter Produkte » Mitgliedschaftstarife.
Grundeinstellungen
Anzahl der enthaltenen Team-Mitglieder
Die Zahl, die du in dieses Feld eingibst, bestimmt, wie viele Mitglieder diesem Team beitreten können.
Team-Managern ermöglichen, zusätzliche Plätze zu kaufen
Die Anzahl der im Tarif enthaltenen Plätze kann von dir jederzeit angepasst werden.
Darüber hinaus kann die Option Team-Manager können zusätzliche Plätze kaufen aktiviert werden.
Ist diese Option aktiv, können Team-Manager über die enthaltene Anzahl hinaus weitere Plätze hinzufügen.
Name des Tarifs
In der Zeile "Name" kannst du den Namen des Tarifs für dieses Team, sowie eine Beschreibung des Tarifs hinzufügen, der neuen Team-Mitgliedern angezeigt wird, die sich dafür anmelden.
Zeitpässe
Zeitpässe für Teams funktionieren genauso wie die Zeitpässe für reguläre Mitglieder in Cobot, mit einigen wichtigen Unterschieden für Space Admins, Team-Manager und Team-Mitglieder.
Admins können:
Team-Tarife mit Zeitpässen erstellen (sowohl im Tarif enthalten, als auch durch den Team-Manager käuflich erhältlich)
Zeitpässe einem Team zuweisen
Zeitpässe für ein Team löschen
Team-Mitglieder einchecken
Frühere Check-ins einzelner Mitglieder anzeigen (mit dem Add-on "Members checked in")
Team-Manager können:
Zeitpässe für das Team kaufen
Team-Mitglieder können:
Die für das Team verbleibenden Zeitpässe anzeigen
Mit einem Zeitpass eincheken
Als nächstes fügen wir Mitglieder hinzu!
Mitglieder zu einem Team hinzufügen
Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Mitglied zu einem Team hinzuzufügen:
Sende Mitgliedern eine Einladung
Weise Team-Manager an, neue Mitglieder selbst einzuladen
⚠️ Derzeit gibt es keine Möglichkeit, bestehende Mitglieder, die bereits in deinem Cobot Space registriert sind, direkt zu einem Team hinzuzufügen. Wenn du sie zu einem Team hinzufügen möchtest, musst du ihre Mitgliedschaft kündigen und ihnen eine neue Einladung schicken.
Sobald du ein Team erstellst hast, kannst du über die Team-Übersichtsseite neue Teammitglieder hinzufügen, indem du eine Einladung verschickst.
Klicke auf Team-Mitglied hinzufügen und gib die Kontaktdaten ein.
Wähle aus, ob dieses Mitglied Team-Manager sein soll oder nicht.
Klicke auf Speichern, um dem Mitglied einen Anmeldelink zu schicken, damit es sich mit dem Mitgliederportal verbinden kann.
Team-Manager
Wenn ein Mitglied die Rolle als Team-Manager übernimmt, erhält es die Berechtigung, das Team zu verwalten.
Im Gegensatz zu regulären Mitgliedern können Team-Manager:
Mitglieder zum Team hinzufügen.
Mitglieder aus dem Team entfernen.
Die Rechnungsinformationen des Teams ändern.
Die Zahlungsmethode des Teams ändern.
Die Tarif-Details des Teams einsehen.
Weitere Sitze zum Tarif hinzukaufen (falls aktiviert).
💡 Team-Mitglieder werden auch in deiner Mitgliederübersicht angezeigt.
Teams-Übersichtsseite
Nachdem Team-Mitglieder zu einem Team hinzugefügt wurden, werden sie auf der Teams-Übersichtsseite angezeigt. Hier kannst du auf einen Blick folgende Informationen einsehen:
Team-Name, Tarif und wird verlängert am
Details der Team-Mitglieder, die E-Mail Adresse und 'Aktiv seit'
Activity Feed, das einen Überblick über alle Aktionen im Team gibt (Buchungen, Rechnungen, Stornierungen usw.)
Auf dieser Seite kannst du auch Nachrichten an Team-Mitglieder senden, die Daten bearbeiten oder ihre Mitgliedschaft kündigen.
Team-Mitgliederprofil
Die Team-Mitgliederprofile sehen ähnlich aus, wie die deiner individuellen Mitglieder. Allerdings fehlen einige Bereiche (z.B. Rechnungsstellung oder Buchungen).
Team-Mitglieder mit ihrem Profil verbunden sein, um auf das Cobot-Mitgliederportal zugreifen können. Entweder du oder ein Team-Manager können den Connect-Link verschicken.
Team-Mitglieder in der Mitgliederübersicht
Team-Mitglieder werden in der Mitgliederübersicht genauso angezeigt wie individuelle Mitglieder.
Statt eines Tarifs wird hier jedoch eine zusätzliche Spalte Team angezeigt.
Dort siehst du, welchem Team das jeweilige Mitglied zugeordnet ist.
Rechnungsstellung für Team-Mitglieder
Im Gegensatz zu individuellen Mitglieder erhalten Team-Mitglieder keine Rechnung. Stattdessen wird eine einzige Rechnung für alle Team-Mitglieder an die Person verschickt, die als Rechnungskontakt des Teams festgelegt wurde.
Diese Rechnung enthält den von dir festgelegten monatlichen Mitgliedschaftstarif-Beitrag, sowie Gebühren die für einzelne Team-Mitglieder für Buchungen, Nutzung von Zeitpässen, monatlichen Extras oder einmaligen Servicegebühren und Gutschriften möglicherweise anfallen.
Du kannst den Rechnungskontakt oder die Zahlungsmethode in der Teams-Übersichtsseite unter Verwalten » Teams » Klicke auf den Namen des Teams, ändern.
⚠️ Derzeit ist es nicht möglich, einzelne, einmalige Rechnungen für Team-Mitglieder zu erstellen. Es ist jedoch möglich, dem Team einmalige Gebühren und Gutschriften hinzuzufügen.
Eine manuelle Rechnung für ein Team erstellen
Mit Cobot kannst du manuelle Rechnungen für Teams erstellen, genau wie für einzelne Mitglieder Das ist nützlich, um Sonderleistungen, Zusatzleistungen oder manuelle Anpassungen in Rechnungen zu stellen, die nicht in der automatisierten Abrechnung enthalten sind.
So erstellst du eine Rechnung:
Gehe zu Verwalten » Rechnungen » Neue Rechnung » Team im Dropdown Menü auswählen.
Das Rechnungsformular wird automatisch mit den Daten des Teams ausgefüllt.
Füge die Position hinzu (Beschreibung, Summe, MwSt., etc.)
Klicke auf Rechnung speichern
Nach dem Speichern kannst du die Rechnung entweder an den Team-Manager senden oder die Zahlung manuell abwickeln. Hinweis: Die Kosten werden nicht automatisch verrechnet.
Die Rechnung wird in der Rechnungshistorie des Teams gespeichert und kann dort jederzeit abgerufen werden.
Teams verwalten
Bereits vorhandene Mitglieder zu einem Team hinzufügen
Sofern ein bereits vorhandenes Mitglied nicht bereits durch jemand anderem bezahlt wird, ist es nicht möglich, es zu einem Team hinzuzufügen.
⚠️ In unserem Guide zum Umwandeln bestehender „bezahlter” Mitglieder erfährst du mehr darüber, wie du diese ein Team umwandeln kannst.
Um eine Person, die bereits Mitglied in deinem Space ist, einem Team hinzuzufügen, kannst du Folgendes tun:
Teile dem Mitglied mit, dass es den Zugang dem bestehenden Mitgliederportal verliert und eine neue Anfrage erhalten wird.
Kündige das Mitglied.
Füge es als Team-Mitglied hinzu und sende eine erneute Anfrage um das Mitglied mit dem Mitgliederportal zu verbinden.
Teams und Team-Mitglieder kündigen
Du oder der Team-Manager können einzelnen Team-Mitglieder jederzeit kündigen. Team-Mitglieder erhalten dann auch die E-Mail zur Kündigung des Mitglieds, die durch Cobot unter Anpassen » E-Mails versendet wird.
Einem Team-Mitglied kündigen
Wenn du einem Team-Mitglied kündigst, wird sofort ein Platz im Team frei.
Gehe zu deiner Team-Übersichtsseite und klicke auf die drei Punkte neben dem Team-Mitglied » Mitgliedschaft kündigen. Fertig!
Gekündigte Team-Mitglieder werden in deiner Mitgliederübersicht unter Gekündigt angezeigt.
Ein Team kündigen oder löschen
Wenn du das gesamte Team kündigen möchtest, kannst du das tun, indem du auf Verwalten » Teams » Team-Mitgliedschaft » Team kündigen gehst. Du kannst dann ein Enddatum der Mitgliedschaft auswählen.
💡 Du kannst ein Team auch löschen, wenn du möchtest.
Geplante Feature-Erweiterungen
Wenn du es bis hierhin geschafft hast, interessiert es dich bestimmt auch, welche weiteren Ergänzungen für die Teams-Funktion geplant sind!
Team-Logo, das im Team-Profil und in den Profilen der Team-Mitglieder angezeigt wird.
Finale Rechnungen
Öffentliche Tarife
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Erfahre, wie du das Beste aus Cobot herausholen kannst
und die Mitgliedererfahrung optimieren kannst.