WICHTIGER HINWEIS

Dieser Artikel ist für Spaces, die unsere Integration aktuell nutzen. Die Dormakaba-Exivo-Integration ist nicht für neue Kunden verfügbar.

Dormakaba Exivo ist die Zutrittskontrolllösung für Spaces, die ihren Mitgliedern sicher die richtigen Raumberechtigungen erteilen wollen - mit ihrem Handy oder ihrem SwissPass. Die Integration wurde sowohl für Datensicherheit als auch für Benutzerfreundlichkeit entwickelt.

Dieser Guide erklärt dir, wie du deinen Cobot-Account mit deinem Dormakaba-Account verbinden kannst.

1. Deinen Dormakaba-Account einrichten

Bevor du Cobot und Dormakaba verbindest, musst du die folgenden Bereiche in deinem Dormakaba-Konto einrichten:

Türen (z. B. "Haupteingang")
Mindestens eine Zutrittsgruppe (z. B. "Mitarbeiter", "Management", usw.).
- Deine Zutrittsgruppen bestimmen die Zutrittsrechte deiner Mitglieder in deinem Space. Mitglieder werden automatisch mit Zutrittsgruppen verknüpft, basierend auf ihren Mitgliedschaftstarifen und Ressourcenbuchungen in Cobot.

Wenn du dir nicht sicher bist, wie du eine der oben genannten Aktionen durchführen kannst, wende dich bitte direkt an den Dormakaba-Support, um Hilfe zu erhalten.

2. Cobot und Dormakaba verbinden

Sobald du deine Zutrittsgruppen in deinem Dormakaba-Konto eingerichtet hast, kannst du das Ganze mit Cobot verbinden:

1. Melde dich auf der Admin-Seite deines Cobot-Accounts an.

2. Klicke auf Add-ons » Verfügbare Add-ons » Dormakaba Exivo » Integration von Spaces einrichten » Einrichten. Du wirst diesen Bildschirm sehen, der dich auffordert, deinen API-Schlüssel hinzuzufügen.

3. Kopiere die API-Informationen aus deinem Dormakaba-Konto unter "API-Einstellungen" und füge sie in Cobot auf der "Integration mit Dormakaba-Anlage erstellen”-Seite ein.

Du musst neue API-Anmeldedaten generieren, um einen geheimen ID-Schlüssel zu erhalten. Das Feld "API Secret" verschwindet, sobald du das Dialogfeld schließt oder die Seite in Dormakaba neu lädst, daher solltest du es an einem sicheren Ort speichern.

Dieser Screenshot zeigt Startseite die Dormakaba-Integration zu erstellen. Von oben nach unten: Integration mit Dormakaba-Anlage erstellen, Anlagenerkennung (mit Feld daneben), API-Schlüssel (mit Feld daneben), Geheimer API-Schlüssel (mit Feld daneben), Abbrechen oder Speichern.

Dies ist ein Screenshot der Anpassungseinstellungen in einem Anmeldeformular für Mitglieder. Der Abschnitt mit dem Titel „Erfrage die Telefonnummer bei der Mitgliederanmeldung“ enthält eine Beschreibung, die besagt: „Telefonnummernfeld erforderlich, wenn sich ein Mitglied anmeldet" . Diese Option ist derzeit aktiv, wie durch die blaue Schaltfläche „Deaktivieren“ auf der rechten Seite angezeigt wird. Darunter befindet sich eine weitere Option mit dem Titel „Telefon bei der Mitgliederanmeldung erforderlich“ und der Beschreibung „Macht das Telefonfeld für Mitglieder bei der Anmeldung erforderlich“. Diese Option ist ebenfalls aktiv und verfügt über eine ähnliche blaue Schaltfläche „Deaktivieren“ daneben. Die umgebenden Elemente der Benutzeroberfläche sind grau und blau, wobei benachbarte inaktive Einstellungen wie „Unternehmen wird bei der Mitgliederanmeldung abgrefragt“ mit ausgegrautem Text und einer blauen Schaltfläche „Aktivieren“ angezeigt werden.

4. Nachdem du auf 'Speichern' geklickt hast, wirst du zu deinem Cobot-Konto weitergeleitet. Du findest die Integration nun unter Einrichten » Dormakaba Exivo. Schließe die Einrichtung ab, indem du Folgendes vervollständigst:

Ressourcen: Weise deine Cobot-Ressourcen den Zutrittsgruppen ("Access Zones") zu. Dadurch erhalten deine Mitglieder nur dann Zutritt zu deinen Ressourcen, wenn sie eine gültige Buchung im Cobot-Kalender haben.

Tarife: Dies wird deine Cobot-Tarife mit den entsprechenden Zutrittsgruppen ("Access Groups") in Dormakaba verbinden. Dies definiert, ob Mitglieder Zugang zu bestimmten Türen in deinem Space erhalten oder nicht. Dies ist NICHT an die gebuchte Zeit im Ressourcenkalender gebunden, sondern an aktive Mitgliedschaften oder Zeitpässe.

Wichtige Hinweise zu Zeitpässen:

Der Zugang zu Zeitpässen wird nicht durch die Einstellung "gültig für den Zeitraum" eingeschränkt.
- Ein Beispiel: Wenn ein Zeitpass die Einstellung 'gültig für den Zeitraum' von 10 - 17 Uhr hat und das Mitglied deinen Space um 9 Uhr betritt, kann es trotzdem Zugang erhalten, wird aber NICHT eingecheckt. Nur wenn das Mitglied deinen Space innerhalb des Zeitrahmens "gültig für" betritt, wird es eingecheckt.
- Mitglieder mit Zeitpässen verlieren den Zugang nur dann, wenn keine Zeitpässe mehr auf ihren Konten vorhanden sind. Stelle also sicher, dass deine Mitglieder sich darüber bewusst sind, dass sie Zeitpässe kaufen müssen, BEVOR sie deinen Space betreten. (Erfahre hier mehr über den Zeitpasskauf aus Mitgliedersicht)

Mobile Access: Mitglieder können mit ihren Handys auf deinen Space zugreifen.

Webhooks: Diese sorgen dafür, dass Cobot über Ereignisse und Änderungen auf der Dormakaba-Seite informiert wird und werden benötigt, damit die Integration funktioniert. Ohne sie werden die Mitglieder nicht eingecheckt, wenn sie eine Tür öffnen, und die Zeitpässe werden nicht entsprechend abgezogen. Eine vollständige Anleitung findest du unter dem Reiter 'Dormakaba Webhooks' in Cobot.

Dieser Screenshot zeigt die Zuordnung von Zugangsgruppen zu Cobot-Tarifen. Von oben nach unten: Zuordnung von Zugangsgruppen zu Cobot-Tarifen, Ressourcen, Tarife, Mobile Access und Dormakaba Webhooks (alle nebeneinander), Drop-in, Part-time, Full Time mit der Optionen ein Tarif auszuwählen

3. Mitgliedern Zugang zu deinem Space gewähren

Es gibt zwei Möglichkeiten, deinen Mitgliedern Zugang zu deinem Space zu gewähren:

Mobiler Zugang
SwissPass-Zugang

Mobiler Zugang

Aktiviere in Cobot unter Anpassen » Funktionen » Anmeldung die Funktion "Erfrage die Telefonnummer bei der Mitgliederanmeldung" und "Telefonnummer erforderlich, wenn sich ein Mitglied anmeldet".

Dieser Screenshot zeigt die Option gewisse Funktionen für einen Space zu aktivieren oder zu deaktivieren. In diesem Fall sind die Funktionen "Erfrage die Telefonnummer bei der Mitgliederanmeldung" und "Telefonnummer erforderlich, wenn sich ein Mitglied anmeldet". Es wird untereinander angezeigt und ist rot umrandet.

Sobald der mobile Zugang aktiviert ist, können neue Mitglieder ihre Handynummern in Cobot eingeben und mit ihren Handys die Türen zu deinem Space öffnen.

Dies sind die Schritte, die die Mitglieder ausführen müssen, um Zugang zu erhalten:

Sich auf einem Cobot-Tarif anmelden und ihre Handynummer bei der Anmeldung hinzufügen.
Nachdem ein Admin die Mitgliedschaft bestätigt hat, erhält das Mitglied eine SMS mit der Anweisung, die Dormakaba Exivo App in im Apple App Store oder Google Play Store herunterzuladen:
Nach dem Download wird das Mitglied beim Öffnen der App aufgefordert, die Handynummer zu registrieren und einen per SMS zugesandten Code einzugeben:

This is an image of a mobile app setup screen asking the user to accept the Terms of Use to continue and optionally agree to send analytics data. The header reads “Let us turn the smartphone into an access medium.”

This is an image of a mobile app screen during setup, asking the user to select their country and enter a phone number to receive a confirmation code via text message. A note below the input field explains that the number is only used to verify the user's identity. A blue “CONTINUE” button appears at the top and bottom.

This is an image of the Dormakaba mobile access app setup screen showing the verification step. The user is prompted to enter a 6-digit code that was sent via text message to confirm their identity. The screen includes the input field for the code, a “Resend Text Message” button, and a “Continue” button. The phone number has been partially obscured for privacy.

4. Im Anschluss erhält das Mitglied eine kurze Intro über die App:

This is an image of a smartphone screen showing a setup prompt titled "Quick start." The instructions read "Unlock your smartphone, open this app and press the open button," accompanied by a minimal illustration of a smartphone with a highlighted button in the center.

5. Anschließend kann es in der App alle verfügbaren Schlösser sehen und das Handy vor Türen halten, um diese zu öffnen.

This is an image of the mobile access screen of an app, showing a large blue circular button with a white key icon in the center. The screen instructs the user to tap the button to gain access. The top of the screen shows the time and standard mobile status icons.

This is an image of a mobile app screen titled “mobile access” showing the main interface. At the top, the navigation bar includes icons for Home, Digital Keys, and Settings. Below that, a section displays a folder labeled “dormakaba” with the text “1 Digital keys” underneath it, indicating that one digital key is available for the user.

SwissPass-Zugang

Nach dem Einrichten der Integration sehen deine Mitglieder eine zusätzliche Seite für "SwissPass & Zugang" innerhalb ihres Mitgliederportals. Sie müssen einmal ihre SwissPassID und PLZ eingeben, um sich zu registrieren, damit Cobot weiß, wer sie sind. Danach halten sie ihren Pass vor das Schloss, um die mit ihrer Mitgliedschaft verbundenen Türen zu öffnen.

This is an image of a user interface screen from the Your Space platform showing the integration form for linking a SwissPass. The screen title reads “SwissPass hinterlegen,” with two labeled input fields for entering a SwissPass ID and a postal code (PLZ). A red “Senden” button is below the fields. The section is part of the “SWISSPASS & DORMKABA” integration. On the left-hand navigation panel, there are menu items including Dashboard, Bookings, Community, Help Desk, SwissPass & Zugang (highlighted), Printing, and Membership. The logos of Your Space and dormakaba are also visible.

3a. Zeitpass-Zugang

Wenn Zeitpässe in deinen Mitgliedschaftstarifen eingerichtet sind, haben Mitglieder nur dann Zugriff auf deinen Space, wenn sie Zeitpässe besitzen. Wenn keine Zeitpässe vorhanden sind, wird der Zugang gesperrt. Für einen erneuten Zugang muss das Mitglied also erst neue Pässe erwerben. Wenn das Mitglied deinen Space zum ersten Mal betritt, wird ein Zeitpass abgezogen. Danach kann es den Space wie gewohnt nutzen, und es werden keine weiteren Zeitpässe abgezogen, egal wie viele Türen es öffnet.

Wichtige Hinweise zu Zeitpässen:

Der Zugang zu den Zeitpässen wird nicht durch die Einstellung "gültig für den Zeitraum" eingeschränkt.

Ein Beispiel: Wenn der Zeitpass eine "Gültig für den Zeitraum"-Einstellung von 10.00 - 17.00 Uhr hat und das Mitglied deinen Space um 9.00 Uhr betritt, kann es trotzdem Zugang erhalten, wird aber NICHT eingecheckt. Nur wenn das Mitglied deinen Space innerhalb des Zeitrahmens "gültig für" betritt, wird es eingecheckt.
Mitglieder mit Zeitpässen verlieren den Zugang nur, wenn keine Zeitpässe mehr auf ihren Konten vorhanden sind, also stelle sicher, dass sie klarstellen, dass sie Zeitpässe kaufen müssen, BEVOR sie deinen Space betreten.

4. Sperren und Entziehen des Zugangs

Nur aktive/aktuelle Cobot-Mitglieder können auf deinen Space zugreifen. Mit anderen Worten: Der Zugang wird automatisch jedem Mitglied verweigert, das keine aktive Mitgliedschaft in Cobot hat.

Um mehr darüber zu lesen, wie du ein Mitglied in Cobot kündigen oder löschen kannst, klicke hier.

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