Mit Cobot kannst du Tarife anbieten, die einschränken, wann Mitglieder auf deinen Space zugreifen können und wie lange sie dort arbeiten können. Das Hinzufügen von Zeitpässen zu einem Tarif verwandelt ihn von einem unbegrenzten Zugang (ohne Zeitbeschränkung) in einen Tarif mit begrenztem Zugang.
Du kannst für jeden Tarif verschiedene Arten von Zeitpässen erstellen, z.B. stündliche, ganztägige oder halbtägige Pässe. Du kannst außerdem verschiedene Zeitpässe zu einem Tarif hinzufügen und festlegen, wie viele dieser Zeitpässe pro Woche oder Monat enthalten sein sollen. Sobald deine Mitglieder ihre Zeitpässe verbraucht haben, werden sie aufgefordert, weitere zu kaufen.
Du kannst alle Arten von Zeitpässen innerhalb eines einzelnen Tarifs beliebig kombinieren, zum Beispiel:
Pro Tipp: Um Nicht-Mitgliedern (Besuchern) die Möglichkeit zu geben, Tagespässe zu kaufen, nutze Drop-in Pässe. Alternativ kannst du Besuchern über das Externe Buchungsportal Zugang zu deinen Ressourcen für einmalige Buchungen gewähren.
Zeitpässe einrichten
Um Zeitpässe einzurichten gehe zu Produkte » Mitgliedschaftstarife » Bearbeite einen bereits existierenden Tarif oder füge einen neuen hinzu. Klicke auf Zeitpässe » Zeitpässe hinzufügen.
Grundeinstellungen
Name
Das ist ein Pflichtfeld. Wähle einen Namen, der die Gültigkeitsdauer angibt, z.B. Tages-Pass oder Halbtages-Pass.
Zeitpass-Preis
Das ist ein Pflichtfeld. Siehe unten, wie du deinen Mitgliedern kostenlose Zeitpässe anbieten kannst.
Pässe laufen ab nach
Wenn dieses Feld ausgefüllt ist, laufen gekaufte Zeitpässe automatisch nach der angegebenen Anzahl von Tagen ab. Sollten im Tarif Zeitpässe enthalten sein, hat dies keine Auswirkungen auf diese – es betrifft lediglich Zeitpässe, die das Mitglied selbst kauft.
Wenn du das Feld leer lässt, laufen die Zeitpässe nicht ab. Wenn du eine Zahl angibst, z.B. 30, laufen die Zeitpässe 30 Tage nach dem Kaufdatum ab. Sag uns Bescheid, wenn du möchtest, dass wir diese Funktion deaktivieren, damit alle kostenlosen, ungenutzten Zeitpässe auf dem Konto deines Mitglieds bleiben.
Zeitraum
Ein Zeitpass kann für eine bestimmte Tageszeit gültig sein, z. B. von 8:00 bis 19:30 Uhr („8:00 – 19:30“), oder für einen bestimmten Zeitraum, z. B. 2 Stunden („2 Std.“).
Wenn eine Zeitspanne hinzugefügt wird, kann dieser spezielle Zeitpass nur während dieser Zeit verwendet werden und läuft nach der angegebenen Zeit ab. Zeitpässe mit mehreren Zeitspannen können nur einmal in einer der angegebenen Zeitspannen verwendet werden.
Hier sind einige Beispiele für die Einrichtung von Pässen mit Zeitspannen:
Stündliche Zeitpässe (Dauer)
Am einfachsten ist ein Zeitpass mit einer bestimmten Dauer (z.B. 1h). Dieser Zeitpass gilt für eine Stunde ab dem Zeitpunkt, an dem das Mitglied eincheckt. Wenn dein Mitglied also um 9:35 Uhr eingecheckt wird, ist der Zeitpass bis 10:35 Uhr gültig.
Weitere Informationen zu stündlichen Zeitpässen und deren Funktionsweise findest du in diesem Guide.
Feste Zeitspanne
Alternativ kannst du einen festen Zeitraum vorgeben und den Zugang des Mitglieds auf bestimmte Tageszeiten beschränken.
Cobot versteht sowohl Standard- als auch Militärzeit. Du kannst also 2pm - 4pm oder 14- 16 angeben, wenn der Zeitpass in dieser Zeitspanne gültig sein soll.
Wenn das Mitglied versucht, vor oder nach der von dir festgelegten Zeitspanne einzuchecken, wird das nicht möglich sein.
Du kannst mehrere gültige Zeiten zu einem Pass hinzufügen.
Pro Tipp: Wenn du eine gewisse Zeitspanne zu deinen Zeitpässen hinzufügst, dann empfehlen wir dir, eine Wifi-Integration zu verwenden, um die Nutzung (automatisch) zu verfolgen. Die Wifi-Integration ermöglicht deinen Mitgliedern nur dann Zugriff auf das Wlan, wenn sie einen gültigen Zeitpass in ihrem Profil haben.
Kostenlose Zeitpässe
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie du deinen Mitgliedern kostenlose Zeitpässe anbieten kannst:
Kostenlose Zeitpässe hinzufügen
Du kannst kostenlose Zeitpässe in jedem Tarif implementieren, indem du diese im Bereich „Pässe inbegriffen“ hinzufügst. Kostenlose Zeitpässe werden nicht auf den nächsten Monat übertragen. Nicht genutzte Pässe werden gelöscht und wöchentlich oder monatlich durch Neue ersetzt.
Gutscheine für Zeitpässe anbieten
Du kannst auch 'Gutscheine' anbieten - deine Mitglieder geben dann einen Code im Mitgliederportal ein und können so einen kostenlosen Gutschein für einen Zeitpass erhalten. In diesem Guide erfährst du, wie es funktioniert und du dies einrichten kannst.
Zeitpässe zuweisen
Du kannst kostenlose Zeitpässe direkt dem Profil des Mitglieds zuweisen. Gehe zu Verwalten » Mitglieder » {Klicke auf den Namen des Mitglieds} » Zeitpässe » Zeitpass zuteilen. Zeitpässe, die auf diese Weise zugewiesen werden, verfallen nie.
Hinweis: Das Mitglied muss über Zeitguthaben verfügen, die Teil seines Tarifs sind, bevor es eine der oben genannten Optionen nutzen kann.
Mengenrabatte
Um ein Zeitpass-Paket oder Rabatte für Zeitpässe anzubieten, wenn das Mitglied mehr als einen Zeitpass gleichzeitig kauft, kannst du Mengenrabatte anbieten.
Um ein Mengenrabatt hinzuzufügen, scrolle auf der Seit mit den Einstellungen für den jeweiligen Tarif bis zum Ende der Registerkarte "Zeitpässe" bis du "Mengenrabatte" siehst. Von hier aus kannst du auf die Schaltfläche "+ Rabatt hinzufügen" klicken:
Nachdem du darauf geklickt hast, kannst du den Preis und die Anzahl der Zeitpässe eingeben, die das Mitglied kaufen kann. Du kannst verschiedene Rabatte anbieten, z.B. fünf Pässe für 100€ und auch 10 Pässe für 180€ (indem du einen weiteren Rabatt hinzufügst.)
Rabatte gelten für jede Art von Pass.
Du kannst mehrere Arten von Zeitpässen hinzufügen, indem du erneut auf Zeitpass hinzufügen klickst und den Vorgang wiederholst.
Anteilige Zeitpässe
Zeitpässe werden anteilig berechnet, wenn das Mitglied einen Tarif mitten im Abrechnungszeitraum beginnt. Wir wenden dieselbe Logik wie bei den Tarifgebühren auch auf die Zeitpässe an.
Zum Beispiel: Ein Drittel des Monats ist bereits vergangen, wenn sich das Mitglied für eine Mitgliedschaft anmeldet. Es zahlt zwei Drittel der monatlichen Gebühr auf seiner anteiligen Rechnung und erhält von Cobot zwei Drittel der Zeitpässe zugewiesen.
Um dem Mitglied alle Zeitpässe unabhängig vom Zeitpunkt des Beitritts zu gewähren, musst du die fehlenden Zeitpässe manuell hinzufügen. Gehe dazu zu „Mitgliedsprofil » Zeitpässe » Zeitpässe zuteilen”. Achte darauf, sie als „Nicht in Rechnung stellen” zu markieren, damit sie nicht zur nächsten Rechnung hinzugefügt werden.
Mitglieder mit einem Zeitpass einchecken
Cobot bietet mehrere Möglichkeiten an, Mitglieder in deinen Space einzuchecken:
Mitglieder checken sich selbst ein
Admins checken Mitglieder ein
Wifi-Integration
"Mitglieder eingecheckt" add-on
Du kannst hier mehr über die Einzelheiten jeder Methode lesen. Unabhängig von der Methode wird automatisch ein Zeitpass abgezogen, wenn das Mitglied eincheckt. Wenn keine Zeitpässe mehr vorhanden sind, kann das Mitglieder nicht mehr einchecken und wird aufgefordert, neue zu kaufen.
Wir empfehlen die Verwendung der Wifi-Integration, um die Verfolgung und Nutzung zu optimieren. Die Wifi-Integration ermöglicht deinen Mitgliedern nur dann den Zugang zum WLAN, wenn sie einen gültigen Zeitpass in ihrem Profil haben. Der Zugang zum WLAN wird unterbrochen, wenn der Zeitpass abgelaufen ist.
Diese Einstellung kann auf Wunsch deaktiviert werden, was dazu führt, dass der WLAN Zugang der Mitglieder deaktiviert wird, bis sie sich wieder mit einem Zeitpass anmelden. Die Mitglieder können diese Einstellung außer Kraft setzen, in dem sie auf ihren Geräten automatische Verbindungs- und Passwort-Erinnerungsfunktionen einrichten.
WICHTIGE ANMERKUNGEN
Wenn ein Mitglied über mehrere Zeitpässe verfügt, zieht Cobot zunächst den günstigsten Zeitpass ab. Falls nötig, berechnet Cobot anschließend den teureren Zeitpass.
z. B.: Das Mitglied verfügt über Halb- und Ganztagespässe in seinem Tarif. Das Mitglied checkt mit einer Halb-Tagespass ein. Es bleibt länger als einen halben Tag. Der Zeitpass wird zurückgegeben und stattdessen der ganze Tag abgezogen.
Wie Mitglieder mit Zeitpässen interagieren
Mitglieder mit Zeitpässen in ihren Tarifen verwalten diese über ihr Mitgliederportal. Du hast auf dem Dashboard einen Überblick darüber, welche Art von Pässen sie zur Verfügung haben, wieviele Pässe sie in ihrem Account haben und ob sie einchecken können oder nicht.
Guide für Mitglieder
Sende deinen Mitgliedern diesen praktischen Guide, wenn sie sich nicht sicher sind, wie sie Zeitpässe kaufen und verwenden können.
Zeitpässe bezahlen
Du kannst entscheiden, ob die Mitglieder die Zeitpässe im Voraus bezahlen müssen oder ob sie auf Rechnung in ihrem monatlichen Abrechnungszyklus bezahlen können.
Im Voraus bezahlen
Wenn die Sofort-Bezahlung unter Anpassen » Funktionen » Zahlungen aktiviert ist, müssen Mitglieder vor dem Kauf von Zeitpässen eine Zahlungsmethode zu ihrem Konto hinzufügen.
Mindestens eine automatisierte Zahlungsmethode muss aktiviert sein. Weitere Informationen zum Einrichten dieser Zahlungsmethoden im Admin-Dashboard findest du hier.
Wenn keine Zahlungsmethode hinterlegt ist, blockiert Cobot den Kauf und zeigt dem Mitglied folgende Meldung an:
Wenn ein Mitglied erfolgreich Zeitpässe gekauft hat, wird die Zahlung von Cobot als ausstehend markiert, die Zeitpässe werden sofort ausgestellt und eine Rechnung erstellt.
Sobald die Zahlung erfolgreich war, wird die Rechnung als bezahlt markiert. Wenn die Zahlung fehlschlägt, bleibt die Rechnung unbezahlt und es gelten die üblichen Wiederholungsversuche. Die Rechnung und ihren aktuellen Zahlungsstatus kannst du unter Verwalten » Rechnungen einsehen.
Neue Mitglieder können bei der Anmeldung auch Zeitpässe auswählen und bezahlen, sofern automatische Zahlungsmethoden eingerichtet sind.
Wichtige Anmerkungen
Wenn Lastschriftverfahren aktiviert ist, erfolgen Zahlungen nicht sofort. Die Zeitpässe werden weiterhin sofort ausgestellt, aber die Rechnung wird erst nach Eingang der Zahlung auf „bezahlt“ oder „unbezahlt“ aktualisiert, was mehrere Tage dauern kann.
Um nur Sofortzahlungen zuzulassen, musst du deine Zahlungsanbieter-Einstellungen so anpassen, dass nur Kreditkarten akzeptiert werden.
Auf Rechnung bezahlen
Mitglieder können über dein Admin Portal Zeitpässe auswählen und diese sofort nutzen. Die Kosten für diese Pässe werden zu ihrer wiederkehrenden, monatlichen Rechnung hinzugefügt. Das ist eine Standardeinstellung von Cobot, es müssen also keine weiteren Schritte unternommen werden, damit dies passiert.
Zeitpässe manuell zuweisen und löschen
Zeitpässe als Admin zuweisen.
Um Zeitpässe manuell zuzuweisen, gehe zu Verwalten » Mitglieder » Klicke auf das Profil des Mitglieds » Zeitpässe zuteilen
Es gibt drei Möglichkeiten, die von dir zugewiesenen Zeitpässe abzurechnen:
In Rechnung stellen - das Mitglied wird mit der nächsten Rechnung belastet.
Nicht in Rechnung stellen- die Zeitpässe werden auf keiner Rechnung belastet.
Bereits bezahlt - die Zeitpässe erscheinen auf der nächsten Rechnung, werden aber als bezahlt markiert (der zu bezahlende Betrag wird auf Null gesetzt).
Zeitpässe und Zeitpass-Käufe als Admin löschen
Du kannst Zeitpässe und Zeitpass-Käufe von der nächsten Rechnung eines Mitglieds löschen.
Zeitpässe löschen
Gehe zu Verwalten » Mitglieder » Klicke auf das Profil des Mitglieds » Zeitpässe » Zeitpässe löschen. Gib die Anzahl der Zeitpässe ein, die du löschen möchtest, und klicke dann auf Zeitpässe löschen. Wenn du den Zeitpass löscht, weil du dem Mitglied keine Kosten in Rechnung stellen möchtest, musst den Zeitpass-Kauf löschen
Zeitpass-Käufe aus einer anstehenden Rechnung löschen
Gehe zu Verwalten » Mitglieder » Klicke auf das Profil des Mitglieds» Zeitpässe » Neuste Käufe. Klicke auf Entfernen neben dem Zeitpass-Kauf, den du aus der nächsten Rechnung löschen möchtest. Sobald du einen Zeitpass-Kauf löscht, werden auch die Zeitpässe aus dem Account des Mitglieds entfernt.
Nächste Schritte
Lass uns deine wiederkehrenden monatlichen Extras einrichten.
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