SALTO KS ist eine intelligente Schließlösung für deine Räumlichkeiten. Sie bietet eine Cloud-basierte Zutrittskontrolle für jede Art und Größe von Unternehmen und eignet sich perfekt für Coworking Spaces, Flex-Offices und hybride Arbeitsbereiche.
Gib deinen Mitgliedern Zugang zu bestimmten Bereichen deiner Räumlichkeiten und konfiguriere deine Meetingräume so, dass sie nur zugänglich sind, wenn dine Mitglieder eine Buchung vorgenommen haben.
WICHTIGER HINWEIS: Diese Integration funktioniert nicht mit anderen SALTO-Produkten, wie SALTO SPACE. Sie funktioniert nur mit SALTO KS.
Los geht's!
SCHRITT 1: Richte deine Tarife ein und füge Mitglieder in Cobot hinzu
Du wirst deine Mitglieder von Cobot aus mit SALTO KS verbinden, also erstelle deine Mitgliedschaftstarife und füge deine Mitglieder zuerst zu Cobot hinzu. Überlege, welche Tarife in Cobot mit Schlössern in SALTO KS verknüpft werden sollen.
💡PRO-TIPP: Erstelle dir eine Liste aller Tarife und ihrer Zugriffsrechte, bevor du dein SALTO KS-Account einrichtest, um den Prozess zu vereinfachen.
So kannst du z.B. den Mitgliedern deines "Basic Tarifes" von Montag bis Freitag Zugang zur Eingangstür gewähren, den "Vollzeit"-Mitgliedern jedoch rund um die Uhr Zugang zu allen Türen in deinem Space. Diese werden in SALTO KS als Zutrittsgruppen definiert.
SCHRITT 2: Richte deinen SALTO KS-Account ein
Bevor du deine Konten verbindest, musst du in deinem SALTO KS-Account Folgendes einrichten:
Mindestens eine "Site": Dies ist der Name, den du deiner Immobilie in SALTO KS gibst.
Locks (Physische Schlösser): Installiert an deinen Türen. Sie werden vom SALTO KS-Team eingerichtet.
Access Groups (Zutrittsgruppen): Sie ermöglichen es dir, Beschränkungen auf der Grundlage von Türen, Uhrzeiten oder Wochentagen einzurichten. Diese sollten mit den Namen deiner Cobot-Tarife übereinstimmen, falls zutreffend.
"Tags" (optional), die du deinen Mitgliedern zuweisen kannst: Dies sind physische Schlüsselanhänger mit eindeutigen ID-Nummern. Die Mitglieder können sie verwenden, um deinen Space zu betreten. (Standard: mobiler Zugang über Smartphone)
Wenn du dir nicht sicher bist, wie du einen der oben genannten Schritte durchführen sollst, wende dich bitte an den SALTO KS-Support oder besuche ihr Help-Center.
SCHRITT 3: Verbinde Cobot mit SALTO KS
Wenn du dies getan hast, kannst du nun deine beiden Konten miteinander verbinden:
1. Logge dich auf der Admin-Seite deines Cobot-Accounts an.
2. Klicke auf Add-ons » Verfügbare Add-ons » SALTO KS » Get Started » Connect to SALTO KS.
3. Du wirst auf die SALTO KS-Seite weitergeleitet; logge dich dort mit deinen SALTO KS-Login-Daten an.
4. Du wirst zu einem Bildschirm mit einer Genehmigungsanfrage weitergeleitet. Kreuze alle Kästchen an und klicke auf "Ja, Zulassen".
5. Klicke auf "Connect to Salto" und wähle deine SALTO KS-Site aus dem Dropdown-Menü.
6. Klicke auf "Site konfigurieren". Du wirst zu dem neuen Abschnitt in deinem Cobot-Navigationsmenü (unter Verwalten » Salto) zurückgeleitet, wo du Folgendes tun kannst:
Ressourcen zuordnen
Mitglieder verbinden
Tags zuweisen
Ressourcen zuordnen:
Um Mitgliedern den Zugang zu gebuchten Ressourcen zu ermöglichen, musst du deine Ressourcen zuordnen.
Um die Übersichtlichkeit zu wahren, benenne deine Schlösser in SALTO KS genauso wie die Ressource, an der sie in Cobot angebracht sind.
Markiere die Ressourcen, die du mit dem Buchungskalender verbinden möchtest, und klicke auf "Speichern".
Jedes Mitglied, das Buchungen in Cobot vornimmt, kann nur an dem Datum und zu der Uhrzeit seiner Buchung auf diese Ressource zugreifen. Schlösser öffnen sich bis zu 5 Minuten vor und nach einer Buchung, um Pufferzeit für das Einrichten/Aufräumen zu lassen.
Du kannst Cobot-Buchungen in deinem SALTO KS-Account unter "ACCESS" sehen. Sie werden durch "Cobot", gefolgt von einer Zahlenfolge, definiert. Es handelt sich dabei um temporäre Zutrittsgruppen, die durch die vom Mitglied in Cobot vorgenommene Buchung definiert werden.
Wenn du auf die Zutrittsgruppe klickst, wird dir der Name des Mitglieds, das eine Buchung vorgenommen hat, das Schloss, auf das es Zugriff hat, und der mit der Buchung verbundene Zeitrahmen in Cobot angezeigt.
WICHTIGE HINWEISE
Wenn du die Buchung in Cobot löschst, wird der Zugang des Mitglieds auch in SALTO KS entfernt. Wenn du Buchungen änderst, werden auch das Datum und die Uhrzeit des Zugangs in SALTO KS geändert.
Die Bearbeitung von Buchungszeitrahmen in SALTO KS ändert NICHT die Buchung in Cobot. Daher ist es am besten, wenn du alle Änderungen auf der Cobot-Seite vornimmst.
SCHRITT 4: Mitglieder-Interaktion
Wenn du die Einrichtung abgeschlossen hast, siehst du eine Option, um alle neuen Mitglieder von nun an automatisch zu verbinden. Dies gilt nur für neue Mitglieder, die sich registrieren, nachdem du die Einstellung aktiviert hast. Bestehende Mitglieder musst du manuell verbinden.
Mitglieder manuell mit Tags verbinden (optional!)
Um deinen Mitgliedern den Zugang zu den Schlössern zu ermöglichen, musst du sie über dein Cobot-Account verbinden. Gehe zu Verwalten » Salto:
Klicke auf Connect Members
Klicke neben dem Mitglied, dem du Zugang gewähren möchtest, auf "Connect to Salto".
Weise diesem Mitglied ein Tag zu
Dein Mitglied wird nun in deinem SALTO KS Dashboard unter "PEOPLE" zu finden sein und erhält automatisch die von dir eingerichteten Zugriffsrechte. Der Name des Cobot-Tarifs, dem das Mitglied angehört, ist der Name der Zutrittsgruppe, zu der es hinzugefügt wird.
💡Pro-Tipp: Füge in der E-Mail-Vorlage für die Mitgliedschaftsbestätigung in Cobot unter Anpassen » E-Mails Anweisungen hinzu, wie das Mitglied auf deine Türen zugreifen kann.
Mitglieder mit mobilen Zugang verbinden
Mitglieder, die von Cobot zu SALTO KS geschickt werden, erhalten automatisch eine zusätzliche Einladungs-E-Mail von SALTO KS, in der sie aufgefordert werden, die Salto KS-App auf ihr Smartphone herunterzuladen und zu installieren. Sobald dies geschehen ist, kann das Mitglied die App für den Zugang zu deinem Space anstelle von physischen Tags oder Anhängern verwenden.
⚠️ Es ist derzeit nicht möglich, die mobile Einladung zu deaktivieren. Stelle also sicher, dass du deinen Mitgliedern zusätzliche Informationen zur Verfügung stellst, wenn du ihnen auch physische Schilder oder Anhänger ausstellen möchtest.
In SALTO KS kannst du sehen, ob dein Mitglied diese App installiert hat oder nicht. Wenn nicht, kannst du die Einladung erneut senden.
💡Pro-Tipp: Füge Anweisungen dazu, wie das Mitglied die App herunterladen und auf deine Türen zugreifen kann, in der E-Mail-Vorlage zur Mitgliedschaftsbestätigung in Cobot unter Anpassen » E-Mails hinzu.
Check-in Report:
Da die SALTO KS-Schlösser erkennen, wenn dein Mitglied einen Raum betritt, werden die Check-ins verfolgt. Diese können sowohl in SALTO KS als auch in Cobot angezeigt werden.
Du kannst diese in Cobot in deinem Admin-Dashboard unter Auswertung > Anwesenheit sehen, sowie im individuellen Mitgliederprofil unter "Vergangene check-ins".
Du kannst einen Bericht über dein SALTO KS-Dashboard unter "EVENTS" einsehen.
Zurzeit ist es nicht möglich, Check-out-Daten zu erfassen. Das liegt daran, dass die SALTO KS-Schlösser das Verlassen eines Raums nicht erfassen. Daher ist Cobot nicht in der Lage, das Verlassen eines Mitglieds genau zu verfolgen.
Zeitpass-Nutzung
Wenn ein Mitglied eingecheckt wird, prüft Cobot, ob es Zeitpässe auf dem Konto hat. Wenn ja, wird automatisch ein Zeitpass abgezogen.
Standardmäßig sucht Cobot nach dem günstigsten Zeitpass, z. B. einem Halbtags- oder Stundenpass, und zieht diesen zuerst ab. Ist die Check-out-Zeit des Mitglieds länger, wird der kürzere Pass auf das Mitgliedskonto zurückgebucht. Der längere, teurere Pass wird stattdessen abgezogen.
Das Mitglied kann jeweils nur mit einem Pass einchecken und bleibt für die Dauer des Passes eingecheckt, auch wenn es deinen Space mehrmals betritt und verlässt.
Um den Zugang für Mitglieder zu beschränken, die keine Zeitpässe mehr haben, klicke im SALTO KS-Add-on auf "Einstellungen" und aktiviere das Kontrollkästchen "Zeitpass-Zugang beschränken".
Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, verlieren Mitglieder, die keine Zeitpässe mehr haben, den Zugang zu allen Schlössern, die ihnen über ihren Tarif zugewiesen wurden. Sobald ein Mitglied neue Zeitpässe gekauft hat oder ihm neue Zeitpässe zugewiesen wurden, wird der Zugang sofort wiederhergestellt. Dies gilt nicht für Schlösser, die einem Mitglied speziell über die Funktion "Schlösser zuweisen" zugewiesen wurden.
Zugang oder Token ändern:
Wenn der Tarif deines Mitglieds in Cobot geändert wird, wird es in die entsprechende Zutrittsgruppe in SALTO KS verschoben, was bedeutet, dass sich seine Zugangsrechte ändern können. Es ist eine gute Idee, deine Mitglieder im Voraus darüber zu informieren, damit sie nicht verwirrt sind, wenn sie nicht mehr auf ein Schloss zugreifen können, für das sie in der Vergangenheit vielleicht Rechte hatten.
Wenn du ein Mitglied in Cobot zu einem Tarif hinzufügst, der in SALTO KS NICHT als Zutrittsgruppe vorhanden ist, wird eine neue Zutrittsgruppe ohne Einschränkungen erstellt. Du musst dann die Zugriffsrechte in SALTO KS manuell bearbeiten.
Cobot überträgt Informationen an SALTO KS, aber NICHT umgekehrt. Das bedeutet, dass es am besten ist, den Zugang deiner Mitglieder von Cobot aus zu verwalten, wo immer dies möglich ist. Wenn du den Zugang von Mitgliedern über dein SALTO KS-Dashboard entfernst, wird die Paarung in Cobot NICHT aktualisiert.
Zugang entfernen:
Der Zugang deines Mitglieds wird automatisch in SALTO KS gelöscht, wenn du seine Mitgliedschaft in Cobot kündigst. Auf diese Weise musst du dir keine Sorgen machen, dass jemand Zugang zu deinem Space erhält, obwohl er ihn nicht haben sollte.
SCHRITT 5: Deinen Account trennen oder neue Locations hinzufügen
Angenommen, du musst eine bestehende Site (Space) trennen oder eine neue Site (Space) mit deinem Cobot-Account verbinden. In diesem Fall kannst du dies tun, indem du zu Add-ons » SALTO KS gehst und die Einrichtungsschritte noch einmal durchgehst. Du wirst dann diesen Bildschirm sehen:
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