SALTO KS ist eine intelligente Schließlösung für deine Räumlichkeiten. Sie bietet eine Cloud-basierte Zutrittskontrolle für jede Art und Größe von Unternehmen und eignet sich perfekt für Coworking Spaces, Flex-Offices und hybride Arbeitsbereiche.
Gib deinen Mitgliedern Zugang zu bestimmten Bereichen deiner Räumlichkeiten und konfiguriere deine Meetingräume so, dass sie nur zugänglich sind, wenn deine Mitglieder oder externe Gäste eine Buchung vorgenommen haben.
WICHTIGER HINWEIS:
Diese Integration funktioniert nur mit SALTO KS und erfordert das PRO-Paket.
Sie funktioniert nicht mit anderen SALTO-Produkten, wie z. B. SALTO SPACE.
SCHRITT 1: Richte deine Tarife ein und füge Mitglieder in Cobot hinzu
Du wirst deine Mitglieder von Cobot aus mit SALTO KS verbinden, also erstelle deine Mitgliedschaftstarife und füge deine Mitglieder zuerst zu Cobot hinzu. Überlege, welche Tarife in Cobot mit Schlössern in SALTO KS verknüpft werden sollen.
💡PRO-TIPP: Erstelle dir eine Liste aller Tarife und ihrer Zugriffsrechte, bevor du dein SALTO KS-Account einrichtest, um den Prozess zu vereinfachen.
Beispiel:
Du möchtest Mitgliedern deines Basic-Tarifes von Montag bis Freitag Zugang zur Eingangstür gewähren, aber Full Time-Mitgliedern rund um die Uhr Zugang zu allen Türen in deinem Gebäude.
Diese werden in SALTO KS als Zutrittsgruppen (Access Groups) definiert.
Los geht's!
SCHRITT 2: Richte deinen SALTO KS-Account ein
Bevor du deine Konten verbindest, musst du in deinem SALTO KS-Account Folgendes einrichten:
Mindestens eine Site: Dies ist der Name, den du deiner Immobilie in SALTO KS gibst.
Locks (Physische Schlösser): Installiert an deinen Türen. Sie werden vom SALTO KS-Team eingerichtet.
Access Groups (Zutrittsgruppen): Sie ermöglichen es dir, Beschränkungen auf der Grundlage von Türen, Uhrzeiten oder Wochentagen einzurichten. Diese sollten mit den Namen deiner Cobot-Tarife übereinstimmen, falls zutreffend.
Tags (optional), die du deinen Mitgliedern zuweisen kannst: Dies sind physische Schlüsselanhänger mit eindeutigen ID-Nummern. Die Mitglieder können sie verwenden, um deinen Space zu betreten. (Standard: mobiler Zugang über Smartphone)
Wenn du dir nicht sicher bist, wie du einen der oben genannten Schritte durchführen sollst, wende dich bitte an den SALTO KS-Support oder besuche ihr Help-Center.
SCHRITT 3: Verbinde Cobot mit SALTO KS
Wenn du dies getan hast, kannst du nun deine beiden Konten miteinander verbinden:
1. Logge dich auf der Admin-Seite deines Cobot-Accounts an.
2. Klicke auf Add-ons » Verfügbare Add-ons » SALTO KS » Get Started » Connect to SALTO KS.
3. Du wirst auf die SALTO KS-Seite weitergeleitet; logge dich dort mit deinen SALTO KS-Login-Daten an.
4. Du wirst zu einem Bildschirm mit einer Genehmigungsanfrage weitergeleitet. Kreuze alle Kästchen an und klicke auf "Ja, Zulassen".
5. Klicke auf "Connect to Salto" und wähle deine SALTO KS-Site aus dem Dropdown-Menü.
6. Klicke auf Configure Site. Du wirst zu dem neuen Abschnitt in deinem Cobot-Navigationsmenü (unter Verwalten » Salto) zurückgeleitet, wo du Folgendes tun kannst:
Ressourcen zuordnen
Mitglieder verbinden
Tags zuweisen
Weitere Einstellungen vornehmen
Ressourcen zuordnen
Um Mitgliedern den Zugang zu gebuchten Ressourcen zu ermöglichen, musst du deine Ressourcen zuordnen. Dies gilt nur, wenn du Salto KS-Schlösser an den physischen Ressourcen in deinem Space installiert hast.
Um die Übersichtlichkeit zu wahren, benenne deine Schlösser in SALTO KS genauso wie die Ressource, an der sie in Cobot angebracht sind.
Markiere die Ressourcen, die du mit dem Buchungskalender verbinden möchtest, und klicke auf "Speichern".
Zutritt für externe Buchungen aktivieren
Wenn du die Funktion „Externe Buchungen“ verwendest und externen Besucher:innen automatisch Zutritt für ihre Buchungen gewähren möchtest, kannst du dies für jede Ressource einzeln in deinem Salto Account aktivieren.
Wichtige Hinweise zum Zutritt für externe Buchungen
Standardmäßig benötigen deine externen Besucher:innen die Salto-App, um Zugang zu deinem Space zu erhalten. Du solltest deinem Template für die Bestätigung externer Buchungen unter Anpassen » E-Mails einen Hinweis hinzufügen, um deine Besucher:innen darüber zu informieren.
Wenn deine Salto-Schlösser über PIN-Pads verfügen, kannst du auch PIN-Codes aktivieren, die deinen Besucher:innen nach einer externen Buchung zugesandt werden. Dies kannst du unter Verwalten » Salto » Einstellungen einrichten. Auf diese Weise müssen sie die Salto-App nicht herunterladen und können stattdessen einfach den Code in dein PIN-Pad eingeben, um Zugang zu erhalten. Easy!
Jedes Mitglied oder jede:r externe Besucher:in, der oder die Buchungen in Cobot vornimmt, kann nur am Datum und zur Uhrzeit der Buchung auf diese Ressource zugreifen.
Standardmäßig öffnen sich die Schlösser bis zu 5 Minuten vor und nach einer Buchung, um eine Pufferzeit für die Einrichtung/Reinigung zu lassen.
💡 Pro-Tipp: Wenn du deinen Mitgliedern oder Besucher:innen vor und nach ihrer Buchung Zugang gewähren möchtest, kannst du unter Verwalten » Salto » Einstellungen eine benutzerdefinierte „Lead"- und „Follow-Up"-Zeit einrichten
.
Du kannst Cobot-Buchungen in deinem SALTO KS-Account unter "ACCESS" sehen. Sie werden durch "Cobot", gefolgt von einer Zahlenfolge, definiert. Es handelt sich dabei um temporäre Zutrittsgruppen, die durch die vom Mitglied in Cobot vorgenommene Buchung definiert werden.
Wenn du auf die Zutrittsgruppe klickst, wird dir der Name des Mitglieds, das eine Buchung vorgenommen hat, das Schloss, auf das es Zugriff hat, und der mit der Buchung verbundene Zeitrahmen in Cobot angezeigt.
WICHTIGE HINWEISE ZUM ÄNDERN EINER BUCHUNG
Wenn du die Buchung in Cobot löschst, wird der Zugang des Mitglieds auch in SALTO KS entfernt.
Durch das Ändern von Buchungen werden auch das Zugangsdatum und die Zugangszeit in SALTO KS geändert. Durch das Bearbeiten von Buchungszeiträumen in SALTO KS wird die Buchung in Cobot NICHT geändert. Daher ist es am besten, alle Änderungen von der Cobot-Seite aus vorzunehmen.
Zusätzliche Einstellungen aktivieren
Im nächsten Schritt musst du entscheiden, welche der zusätzlichen Einstellungen du aktivieren möchtest. Gehe zu Verwalten » Salto » Settings und wähle aus der Liste:
Neue Mitglieder automatisch mit Salto verbinden
Wenn diese Option aktiviert ist, werden neue Mitglieder zu Salto hinzugefügt, sobald sie auf Cobot bestätigt werden. Andernfalls müssen die Mitglieder manuell hinzugefügt werden, indem du auf Verbinden klickst.
Mitglieder einchecken, wenn sie eintreten
Wenn diese Option aktiviert ist, werden Mitglieder, die ein Salto-Schloss öffnen, auf Cobot automatisch eingecheckt (erfordert das Salto KS Pro-Paket).
Zeitpass-Zugang einschränken
Wenn diese Option aktiviert ist, verlieren Mitglieder, die keine Zeitpässe mehr haben, den Zugang zu Salto-Schlössern, die ihnen über ihren Tarif zugewiesen wurden. Sobald ein Mitglied neue Zeitpässe gekauft oder zugewiesen bekommen hat, wird der Zugang sofort wiederhergestellt. Dies gilt nicht für Schlösser, die einem Mitglied über die Funktion „Schlösser zuweisen“ zugewiesen wurden.
Inaktive Mitglieder auf Salto deaktivieren
Wenn diese Option aktiviert ist, werden Mitglieder, die über ihren Tarif keinen Salto-Zugang und keine anstehenden Buchungen haben, auf Salto deaktiviert. Sobald eine Buchung erfolgt oder der Tarif geändert wird, wird das Mitglied wieder aktiviert. Deaktivierte Nutzer werden nicht auf dein Salto-Abonnement angerechnet. Mit dieser Einstellung kannst du also mehr Mitglieder mit weniger Salto-Lizenzen bedienen.
Zugangs-Codes an Mitglieder senden (nur für Spaces mit Pin Pads)
Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, erhalten Mitglieder bei der Buchung einer Ressource einen PIN-Code per E-Mail. Für den allgemeinen Zugang benötigen sie weiterhin die Salto-App, aber für Ressourcen, für die sie Buchungen haben, kann der PIN-Code eingegeben werden.
Zugangs-Codes an Besucher:innen senden (nur für Spaces mit Pin Pads)
Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Besucher:innen einen PIN-Code per E-Mail, nachdem sie eine externe Buchung vorgenommen haben
Klicke auf Speichern und deine Einstellungen werden sofort übernommen.
SCHRITT 4: Mitglieder-Interaktion
Wenn du die Einrichtung abgeschlossen hast, siehst du eine Option, um alle neuen Mitglieder von nun an automatisch zu verbinden. Dies gilt nur für neue Mitglieder, die sich registrieren, nachdem du die Einstellung aktiviert hast. Bestehende Mitglieder musst du manuell verbinden.
⚠️ Dies gilt nur für neue Mitglieder, die sich registrieren, nachdem du die Einstellung aktiviert hast. Bestehende Mitglieder musst du manuell verbinden.
Mitglieder manuell mit Tags verbinden (optional!)
Um deinen Mitgliedern den Zugang zu den Schlössern zu ermöglichen, musst du sie über dein Cobot-Account verbinden. Gehe zu Verwalten » Salto:
Klicke auf Connect Members
Klicke neben dem Mitglied, dem du Zugang gewähren möchtest, auf Connect to Salto.
3. Weise diesem Mitglied ein Tag zu
Dein Mitglied wird nun in deinem SALTO KS Dashboard unter PEOPLE zu finden sein und erhält automatisch die von dir eingerichteten Zugriffsrechte.
Wenn du Schritt 2 befolgt hast, ist der Name des Cobot-Tarifes, auf dem sich die Mitglieder befinden, der Name der Zutrittsgruppe zu der sie hinzugefügt wurden
💡Pro-Tipp: Füge in der E-Mail-Vorlage für die Mitgliedschaftsbestätigung in Cobot unter Anpassen » E-Mails Anweisungen hinzu, wie das Mitglied auf deine Türen zugreifen kann.
Mitglieder mit mobilen Zugang verbinden
Mitglieder, die von Cobot zu SALTO KS geschickt werden, erhalten automatisch eine zusätzliche Einladungs-E-Mail von SALTO KS, in der sie aufgefordert werden, die Salto KS-App auf ihr Smartphone herunterzuladen und zu installieren. Sobald dies geschehen ist, kann das Mitglied die App für den Zugang zu deinem Space anstelle von physischen Tags oder Anhängern verwenden.
⚠️ Es ist derzeit nicht möglich, die mobile Einladung zu deaktivieren. Stelle also sicher, dass du deinen Mitgliedern zusätzliche Informationen zur Verfügung stellst, wenn du ihnen auch physische Schilder oder Anhänger ausstellen möchtest.
In SALTO KS kannst du sehen, ob dein Mitglied diese App installiert hat oder nicht. Wenn nicht, kannst du die Einladung erneut senden.
💡Pro-Tipp: Füge Anweisungen dazu, wie das Mitglied die App herunterladen und auf deine Türen zugreifen kann, in der E-Mail-Vorlage zur Mitgliedschaftsbestätigung in Cobot unter Anpassen » E-Mails hinzu.
Check-in Report:
Da die SALTO KS-Schlösser erkennen, wenn dein Mitglied einen Raum betritt, werden die Check-ins verfolgt. Diese können sowohl in SALTO KS als auch in Cobot angezeigt werden.
Du kannst diese in Cobot in deinem Admin-Dashboard unter Auswertung » Anwesenheit sehen, sowie im individuellen Mitgliederprofil unter Vergangene Check-Ins.
Du kannst einen Bericht über dein SALTO KS-Dashboard unter EVENTS einsehen.
Es ist derzeit nicht möglich, die Check-out-Daten zu verfolgen. Dies liegt daran, dass SALTO KS-Schlösser Personen beim Verlassen eines Raumes nicht erfassen. Daher kann Cobot das Verlassen eines Mitglieds nicht verfolgen.
Zeitpass-Nutzung
Wenn ein Mitglied eingecheckt wird, prüft Cobot, ob es Zeitpässe auf dem Konto hat. Wenn ja, wird automatisch ein Zeitpass abgezogen.
Standardmäßig sucht Cobot nach dem günstigsten Zeitpass, z. B. einem Halbtags- oder Stundenpass, und zieht diesen zuerst ab. Ist die Check-out-Zeit des Mitglieds länger, wird der kürzere Pass auf das Mitgliedskonto zurückgebucht. Der längere, teurere Pass wird stattdessen abgezogen.
Das Mitglied kann jeweils nur mit einem Pass einchecken und bleibt für die Dauer des Passes eingecheckt, auch wenn es deinen Space mehrmals betritt und verlässt.
Um den Zugang für Mitglieder zu beschränken, die keine Zeitpässe mehr haben, gehe zu Verwalten » Salto » Settings und aktiviere folgende Checkbox:
Wenn diese Option aktiviert ist, verlieren Mitglieder, die keine Zeitpässe mehr haben, den Zugang zu allen Schlössern, die ihnen über ihren Tarif zugewiesen wurden. Sobald ein Mitglied neue Zeitpässe gekauft hat oder ihm neue Zeitpässe zugewiesen wurden, wird der Zugang sofort wiederhergestellt. Dies gilt nicht für Schlösser, die einem Mitglied speziell über die Funktion "Schlösser zuweisen" zugewiesen wurden.
Zugang oder Token ändern:
Wenn der Tarif deines Mitglieds in Cobot geändert wird, wird es in die entsprechende Zutrittsgruppe in SALTO KS verschoben, was bedeutet, dass sich die Zugangsrechte ändern können.
Wenn du ein Mitglied in Cobot zu einem Tarif hinzufügst, der in SALTO KS nicht als Zutrittsgruppe vorhanden ist, wird eine neue Zutrittsgruppe ohne Einschränkungen erstellt. Du musst dann die Zugriffsrechte in SALTO KS manuell bearbeiten.
💡 Pro-Tipp: Cobot überträgt Informationen an SALTO KS, aber NICHT umgekehrt. Das bedeutet, dass du den Zutritt deiner Mitglieder am besten über Cobot verwaltest, wo immer dies möglich ist. Wenn du Mitgliedern über dein SALTO KS-Dashboard den Zutritt entziehst, wird die Kopplung in Cobot NICHT aktualisiert.
Zugang entfernen:
Der Zugang deines Mitglieds wird automatisch in SALTO KS gelöscht, wenn du seine Mitgliedschaft in Cobot kündigst. Auf diese Weise musst du dir keine Sorgen machen, dass jemand Zugang zu deinem Space erhält, obwohl er ihn nicht haben sollte.
Wenn der Zutritt deines Mitgliedes fehlschlägt oder du dir nicht sicher bist, welchen Zutritts-Status es hat, klicke auf der Integrationsseite auf den Namen des Mitglieds, um die Details anzuzeigen.
SCHRITT 5: Deinen Account trennen oder neue Locations hinzufügen
Angenommen, du möchtest eine bestehende Site (Space) trennen oder eine neue Site (Space) mit deinem Cobot-Account verbinden. In diesem Fall kannst du dies tun, indem du zu Add-ons » SALTO KS gehst und die Einrichtungsschritte noch einmal durchgehst.
Du wirst dann diesen Bildschirm sehen:
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