Wir haben uns mit Sensorberg zusammengetan, um dir bei der Verwaltung des Zugangs zu deinem Coworking Space zu helfen. Dieser Guide zeigt dir, wie du die Integration einrichtest, wie du am besten vorgehst und wie deine Mitglieder mit deinem Space interagieren.
Bevor du beginnst
Um die Sensorberg-Integration mit Cobot nutzen zu können, musst du Admin für die gesamte Sensorberg-Installation sein. Nicht nur für die Schlösser in deinem Raum.
Wenn du beispielsweise ein Raummanager bist, der nur Zugriff auf die Schlösser des Coworking Space und nicht auf die Schlösser des gesamten Gebäudes hat, kannst du die Integration nicht verwalten.
Schritt 1: Richte deine Tarife in Cobot ein
Bevor du deine Konten verbindest, richte deine Mitgliedschaftstarife in Cobot ein. Es ist wichtig, dies zuerst zu tun, da das Sensorberg-Team dich fragen wird, welche Tarife in Cobot mit Schlössern in Sensorberg verbunden werden sollen. Erstelle dir am besten eine Liste aller Tarife und ihren Zugangszeiten, bevor du dich mit Sensorberg in Verbindung setzt.
Du möchtest z. B. "Basic"-Mitgliedern von Montag bis Freitag Zugang zur Eingangstür geben, aber "Full Time"-Mitgliedern rund um die Uhr Zugang zu allen Türen in deinem Space?
Schritt 2: Registriere dich bei Sensorberg
Schaue bei Sensorberg vorbei und registriere einen neuen Account. Das Sensorberg-Team ist immer bereit zu helfen!
💡 PRO TIPP
Es ist am besten, wenn die E-Mail, die du zum Einrichten deines Sensorberg-Kontos verwendest, ein fester oder permanenter Admin in Cobot ist, wie z. B. der Kontobesitzer oder CEO deines Spaces. Sobald ein Admin in Cobot entfernt wird, wird die Synchronisation mit Sensorberg nicht mehr funktionieren, da die Konten an diese E-Mail-Adresse gebunden sind.
WICHTIGER HINWEIS
Wenn du den Kontobesitzer ändern musst, stelle unbedingt sicher, dass er ein Admin in Cobot ist, und stelle dann die Synchronisation mit seinem Login wieder her. Stelle sicher, dass du dies tust, bevor du den bestehenden Admin in Cobot löschst; andernfalls können deine Mitglieder nicht mehr auf deine Türen zugreifen, wenn die Integration nicht mehr funktioniert.
Schritt 3: Verknüpfte deine beiden Accounts
Melde dich auf im Admin-Portal deines Cobot-Kontos an. Logge dich in einem weiteren Tab in dein Sensorberg-Konto ein.
Klicke in deinem Sensorberg-Dashboard auf "Cobot-Integration" und dann auf das '+'-Symbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Benenne deine Installation und füge deine Cobot-Subdomain hinzu. Dies ist der Abschnitt Ihrer Cobot-URL vor .cobot.me:
Aktiviere 'Enable access management based on individual access rights' » Create Installation.
Pro-Tipp: Benenne deine Installation in Sensorberg genauso wie deinen Cobot-Space, um die Dinge übersichtlich zu halten:
Klicke auf "Installationen" im Menü auf der linken Seite und authentifiziere deinen Cobot-Space, indem du auf das Steckersymbol klickst.
Du wirst dann von Cobot aufgefordert, die Anfrage der Sensorberg-Anwendungen für den Zugriff auf dein Konto zu genehmigen.
Schritt 4: Synchronisiere deine bestehenden Mitgliedschaften
Der nächste Schritt besteht darin, deine bestehenden Tarife in Cobot mit Sensorberg zu synchronisieren. Auf diese Weise verwaltest du den Zugang deiner Mitglieder zu deinem Space.
Mitglieder, die nicht mit ihrem Mitgliederportal in Cobot verbunden sind, werden nicht mit deinem Sensorberg-Konto synchronisiert.
Klicke in deinem Sensorberg-'Installations'-Dashboard auf den Sync-Button.
Nach der ersten Synchronisierung wird die Synchronisierung alle 30 Minuten automatisch durchgeführt. Dadurch werden alle zukünftigen Tarifänderungen von Cobot übernommen. Wenn du einen Tarif in Cobot aktualisierst und die Synchronisierung sofort erzwingen möchtest, gehe zurück zu deinem Dashboard in Sensorberg » Cobot Integration » sync.
Verbinde deine Tarife mit Gruppenzuweisungen, indem du zurück zu deinem Haupt-Dashboard in Sensorberg » 'Groups' gehst und dort auf das '+' klickst. Benenne die Gruppe genauso wie deinen Tarifnamen in Cobot und füge den externen Bezeichner mit dem gleichen Namen aber in Kleinbuchstaben hinzu » 'Create Group'.
Wenn ein Leerzeichen erforderlich ist, verwende stattdessen einen Unterstrich. Wenn dein Tarifname zum Beispiel "Full Time" lautet, mache den externen Bezeichner "full_time".
Jetzt, da die Gruppen eingerichtet sind, gib den Mitgliedern dieser Gruppe Zugriff auf bestimmte Türen in deinem Space:
Gehe zurück zu deinem Haupt-Dashboard in Sensorberg » Units » klicke auf die Tür oder Root-Unit » klicke auf '+' neben 'Unit Permissions' » wähle die Gruppe aus, der du Zugriff geben möchtest » wähle die Berechtigungen aus » erstelle Unit Permission.
Setze dich mit dem Sensorberg-Support in Verbindung, wenn du genauere Informationen zu deinen Türen und Zugriffsberechtigungen wünschst
Ordne nun deine Cobot-Tarife in Sensorberg zu:
Gehe zurück zu deinem Haupt-Dashboard in Sensorberg » Cobot-Integration » Tarife » klicke auf "Full Time" » klicke auf das '+' neben "Group Assignment" » wähle den entsprechenden Tarifnamen aus dem Dropdown 'name of plan at Cobot' » wähle den entsprechenden Tarifnamen aus dem Dropdown » Create Group Assignment.
Du kannst nun sehen, welche deiner Mitglieder mit deinem Sensorberg-Konto synchronisiert sind, indem du auf "Memberships" klickst.
WICHTIGER HINWEIS:
Diese Synchronisierung zieht nur die Tarife, die in Cobot unter Verwalten » Tarife erscheinen, und die mit diesen spezifischen Tarifen verbundenen Mitgliedschaften. Alle Mitglieder auf einem Tarif, der nicht in diesem Abschnitt enthalten ist, muss manuell synchronisiert werden, wie unter "Troubleshooting" weiter unten erklärt.
Troubleshooting
Wenn Mitglieder mit dem Fehlercode 'plan.parent_plan.id not given or incorrect' angezeigt werden, liegt das daran, dass das Mitglied einem Tarif angehört, der nicht importiert wurde.
Dies kann daran liegen, dass es sich um einen Tarif handelt, den du nicht mehr anbietest und aus deinem Mitgliedschaftstarifen entfernt hast.
Um diesen Mitgliedern Zugang zu gewähren:
Gehe auf die Admin-Seite von Cobot » Verwalten » Mitglieder » klicke auf den Mitgliedsnamen " + Eigene Felder. Du wirst ein neues eigenes Feld namens "smart_spaces_access_additional_units" sehen.
Füge die externe Kennung für den Zugang zur Sensorberg-Gruppe hinzu, die du zuvor eingerichtet hast, und klicke auf "Speichern". Dein Mitglied hat nun die gleichen Zugriffsrechte wie andere Mitglieder in dieser Gruppe.
Du kannst auch einen 'Fallback-Tarif' einrichten. Dadurch wird der von dir ausgewählte Tarif verwendet, wenn der Benutzer keinen oder einen bereits gelöschten Tarif in Cobot hat. Du kannst dies tun, indem du zu Installations » Edit » Select plan from dropdown » Update Installation gehst.
WICHTIGER HINWEIS
Du kannst nur EINEN "Fallback-Tarif" pro Installation einrichten. Wenn du also bevorzugst, dass Personen keine Standardzugriffsrechte haben, überspringe diesen Schritt.
Schritt 5: Informiere deine Mitglieder
Wenn du keine bestehende App für deinen Space hast, wird Sensorberg eine erstellen, um den Türzugang für deine Mitglieder zu verwalten. Sobald diese erstellt wurde, können sich deine Mitglieder mit ihren Cobot-Anmeldedaten in die App einloggen.
Weder von Sensorberg noch von Cobot werden automatische E-Mails an deine Mitglieder verschickt, die müsstest du manuell informieren.
💡 Pro Tipp: Füge in der E-Mail-Vorlage für die Mitgliedschaftsbestätigung in Cobot unter Anpassen » E-Mails Anweisungen hinzu, wie das Mitglied die App herunterladen und auf deine Türen zugreifen kann.
6. Mitglieder-Interaktion
Der Zugriff deines Mitglieds auf deinen Space ist davon abhängig, ob es eine aktive Mitgliedschaft in Cobot hat und ob es mit seinem Mitgliederportal verbunden ist.
Du kannst den Verbindungsstatus des Mitglieds in deinem Mitglieder-Dashboard unter Verwalten » Mitglieder » Aktuell sehen.
Wenn sie ein aktuelles Mitglied in deinem Space sind und mit dem Mitgliederportal verbunden sind, dann können sie auf die Türen zugreifen, die mit ihrem Tarif in Sensorberg verbunden sind.
WICHTIGER HINWEIS
Wenn ein neues Mitglied verbunden wird, kann es bis zu 10 Minuten dauern, bis es Zugang zu den Türen erhält.
Wie Zeitpass-Tarife funktionieren
In Cobot kannst du Zeitpass-Tarife einrichten, um den Zugang zu deinem Space zu begrenzen. Mitglieder auf diesen Tarifen werden aufgefordert, Zeitpässe zu kaufen, bevor sie Zugang erhalten.
Zurzeit ist der Türzugang NICHT davon abhängig, ob die Mitglieder dieser Tarife einen Zeitpass gekauft haben oder nicht. Es gibt zwei Optionen für deine Zeitpass-Benutzer:
Du kannst ihnen wie bei deinen anderen Tarifen den Zugang zu Türen mit Ja oder Nein erlauben, d. h. wenn ein Mitglied bestätigt und mit einem Tarif verbunden ist, hat es Zugang zu den zugehörigen Türen.
Du kannst den Zugang zu allen Schlössern einschränken, es sei denn, das Mitglied hat eine Buchung in einer Ressource vorgenommen.
Wende dich gerne an den Sensorberg-Support, um weitere Infos bezüglich der Einrichtung zu erhalten.
Den Zugang deiner Mitglieder ändern oder entziehen
Wenn der Tarif deines Mitglieds in Cobot geändert wird, wird es in den entsprechenden Tarif in Sensorberg verschoben, was bedeutet, dass sich seine Zugriffsrechte ändern können. Es ist eine gute Idee, deine Mitglieder im Voraus darüber zu informieren, damit sie nicht verwirrt sind, wenn sie nicht mehr auf ein Schloss zugreifen können, auf das sie in der Vergangenheit vielleicht Zugriffsrechte hatten.
Deine Mitglieder werden automatisch in Sensorberg gekündigt, wenn du ihre Mitgliedschaft in Cobot kündigst. Auf diese Weise musst du dir nie Gedanken darüber machen, dass jemand Zugang zu deinem Space erhält, obwohl er ihn nicht haben sollte.
Pro Tipp: Du kannst die Zugangsrechte einzelner Mitglieder direkt in Sensorberg manuell bearbeiten, ohne ihren Tarif in Cobot zu ändern.
Falls du noch Fragen hast, wende dich gern an support@cobot.me. Außerdem kannst du dich auch an das Sensorberg-Team unter support@sensorberg.com wenden.
Happy Coworking!