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Zeitpässe

Vergib bzw. verkaufe den Zutritt zu deinem Coworking Space auf stündlicher, täglicher oder wöchentlicher Basis.

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Verfasst von Laura
Vor über einer Woche aktualisiert

Cobot unterstützt Tarife, die einschränken, wann Mitglieder auf deinen Space zugreifen können und wie lange sie dort arbeiten können. Das Hinzufügen von Zeitpässen zu einem Tarif verwandelt ihn von einem unbegrenzten Zugang (ohne Zeitbeschränkung) in einen Tarif mit begrenztem Zugang.

Du kannst für jeden Tarif verschiedene Arten von Zeitpässen erstellen, z.B. stündliche, ganztägige oder halbtägige Pässe. Du kannst außerdem verschiedene Zeitpässe zu einem Tarif hinzufügen, damit deine Mitglieder völlig flexibel in ihren Arbeitszeiten sind. Du kannst festlegen, wie viele dieser Zeitpässe pro Woche oder Monat enthalten sein sollen. Sobald deine Mitglieder ihre Zeitpässe verbraucht haben, werden sie aufgefordert, weitere zu kaufen.

Falls du auf der Suche nach Stunden- oder Tagespässen oder wiederkehrenden Monatlichen Tarifen bist, lies dir die folgenden Guides durch. Denke daran, dass du alle Arten von Zeitpässen innerhalb eines einzelnen Tarifs kombinieren kannst:

Pro Tipp: Um Nicht-Mitgliedern (Besuchern) die Möglichkeit zu geben, Tagespässe zu kaufen, nutze Drop-in Pässe.


Zeitpässe einrichten

Um Zeitpässe einzurichten gehe zu Produkte » Tarife » Bearbeiten einen bereits existierenden Tarif oder füge einen neuen hinzu. Klicke auf Zeitpässe » Zeitpässe hinzufügen.

Dieser Screenshot zeigt den Zeitpässe Bereich in einem Tarif. In der Sektionsleiste ist Zeitpässe rot umrandet. In dem Menü ist ein rot umrandeter Button "+ Zeitpässe hinzufügen".

Grundeinstellungen

Es werden mehrere Felder für die folgenden Informationen angezeigt:

  • Name des Zeitpasses

    • Das ist ein Pflichtfeld. Wähle einen Namen, der die Gültigkeitsdauer angibt, z.Bsp. Tages Pass oder Halbtages Pass.

  • Zeitpass-Preis

    • Das ist ein Pflichtfeld. Siehe unten, wie du deinen Mitgliedern kostenlose Zeitpässe anbieten kannst.

  • Pässe laufen ab nach

    • Wenn dieses Feld ausgefüllt ist, laufen gekaufte Zeitpässe automatisch nach der angegebenen Anzahl von Tagen ab. Wenn in dem Tarif Zeitpässe enthalten sind, wirkt sich dies nicht auf diese aus. Es betrifft nur Zeitpässe, die das Mitglied selber kauft.

    • Wenn du das Feld leer lässt, laufen die Zeitpässe nicht ab. Wenn du eine Zahl angibst, z.Bsp. 30, laufen die Zeitpässe 30 Tage nach dem Kaufdatum ab. Sag uns Bescheid, wenn du möchtest, dass wir diese Funktion deaktivieren, damit alle kostenlosen, ungenutzten Zeitpässe auf dem Konto deines Mitglieds bleiben.

Dieser Screenshot zeigt Beispiel Einstellungen für einen Zeitpass. Angegeben sind Name und Preis den Zeitpasses.

Zeitraum

Ein Zeitpass kann für eine bestimmte Tageszeit gültig sein, z. B. von 8:00 bis 19:30 Uhr („8:00 – 19:30 Uhr“), oder für einen bestimmten Zeitraum, z. B. 2 Stunden („2 Std.“).

Dieser Screenshot zeigt den Gültigkeitszeitraum eines Zeitpasses und wieviele Zeitpässe pro Tag inbegriffen sind.

Wenn eine Zeitspanne hinzugefügt wird, kann dieser spezielle Pass nur während dieser Zeit verwendet werden und läuft nach der angegebenen Zeit ab. Zeitpässe mit mehreren Zeitspannen können nur einmal in einer der angegebenen Zeitspannen verwendet werden.

Hier sind einige Beispiele für die Einrichtung von Pässen mit Zeiträumen:

Stündliche Zeitpässe (Dauer)

Am einfachsten ist ein Zeitpass mit einer bestimmten Dauer (z.Bsp. 1h). Dieser Zeitpass gilt für eine Stunde ab dem Zeitpunkt, an dem das Mitglied eincheckt. Wenn dein Mitglied also um 9:35 Uhr eingecheckt wird, ist der Zeitpass bis 10:35 gültig.

Weitere Informationen zu stündlichen Zeitpässen und deren Funktionsweise findest du in diesem Guide.

Feste Zeitspanne

Alternativ kannst du auch eine bestimmte Zeitspanne verwenden und den Zugang des Mitglieds auf diese Zeiten beschränken.

  • Cobot versteht sowohl standard als auch militärische Zeit. Du kannst also 2pm - 4pm oder 14- 16 angeben, wenn der Zeitpass in dieser Zeit gültig sein soll.

  • Wenn das Mitglied versucht, vor oder nach der von dir festgelegten Zeitspanne einzuchecken, wird das nicht möglich sein.

  • Du kannst mehrere gültige Zeiten zu einem Pass hinzufügen.

Pro Tipp: Wenn du eine gewisse Zeitspanne zu deinen Zeitpässen hinzufügst, dann empfehlen wir dir, eine Wifi-Integration zu verwenden, um die Nutzung (automatisch) zu verfolgen. Die Wifi-Integration ermöglicht deinen Mitgliedern nur dann Zugriff auf das Wlan, wenn sie einen gültigen Zeitpass in ihrem Profil haben.

Kostenlose Zeitpässe

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie du deinen Mitgliedern kostenlose Zeitpässe anbieten kannst:

Kostenlose Zeitpässe hinzufügen

Du kannst kostenlose Zeitpässe in jedem Tarif implementieren, indem du diese im Bereich „Pässe inbegriffen“ hinzufügst. Kostenlose Zeitpässe werden nicht auf den nächsten Monat übertragen. Nicht genutzte Pässe werden gelöscht und wöchentlich oder monatlich durch neue ersetzt.

Gutscheine für Zeitpässe anbieten

Du kannst auch 'Gutscheine' anbieten - deine Mitglieder geben dann einen Code im Mitgliederportal ein und können so einen kostenlosen Gutschein für einen Zeitpass erhalten. In diesem Guide erfährst du, wie es funktioniert und du dies einrichten kannst.

Zeitpässe zuweisen

Du kannst kostenlose Zeitpässe direkt dem Profil des Mitglieds zuweisen. Gehe zu Verwalten » Mitglieder » {Klicke auf den Namen des Mitglieds} » Zeitpässe » Zeitpass zuteilen. Zeitpässe, die auf diese Weise zugewiesen werden, verfallen nie.

Hinweis: Das Mitglied muss über Zeitguthaben verfügen, die Teil seines Tarifs sind, bevor es eine der oben genannten Optionen nutzen kann.

Mengenrabatte

Um ein Zeitpass-Paket oder Rabatte für Zeitpässe anzubieten, wenn das Mitglied mehr als einen Zeitpass gleichzeitig kauft, kannst du Mengenrabatte anbieten.

Um ein Mengenrabatt hinzuzufügen, scrolle auf der Seit mit den Einstellungen für den jeweiligen Tarif bis zum Ende der Registerkarte "Zeitpässe" bis du "Mengenrabatte" siehst. Von hier aus kannst du auf die Schaltfläche "+ Rabatt hinzufügen" klicken:

Nachdem du darauf geklickt hast, kannst du den Preis und die Anzahl der Zeitpässe eingeben, die das Mitglied kaufen kann. Du kannst verschiedene Rabatte anbieten, z.Bsp. fünf Pässe für 100€ und auch 10 Pässe für 180€ (indem du einen weiteren Rabatt hinzufügst.)

Rabatte gelten für jede Art von Pass.

Du kannst mehrere Arten von Zeitpässen hinzufügen, indem du erneut auf Zeitpass hinzufügen klickst und den Vorgang wiederholst.


Mitglieder mit einem Zeitpass einchecken

Cobot bietet mehrere Möglichkeiten an, Mitglieder in deinen Space einzuchecken:

  1. Mitglieder checken sich selbst ein

  2. Admins checken Mitglieder ein

  3. Wifi-Integration

  4. "Mitglieder eingecheckt" add-on

Du kannst hier mehr über die Einzelheiten jeder Methode lesen. Unabhängig von der Methode wird automatisch ein Zeitpass abgezogen, wenn das Mitglied eincheckt. Wenn keine Zeitpässe mehr vorhanden sind, kann das Mitglieder nicht mehr einchecken und wird aufgefordert, neue zu kaufen.

Wir empfehlen die Verwendung der Wifi-Integration, um die Verfolgung und Nutzung zu optimieren. Die Wifi-Integration ermöglicht deinen Mitgliedern nur dann den Zugang zum WLAN, wenn sie einen gültigen Pass in ihrem Account haben. Der Zugang zum WLAN wird unterbrochen, wenn der Zeitpass abgelaufen ist.

Diese Einstellung kann auf Wunsch deaktiviert werden, was dazu führt, dass der WLAN Zugang der Mitglieder deaktiviert wird, bis sie sich wieder mit einem Zeitpass anmelden. Die Mitglieder können diese Einstellung außer Kraft setzen, in dem sie auf ihren Geräten automatische Verbindungs- und Passwort-Erinnerungsfunktionen einrichten.

Wenn ein Mitglied mehrere Zeitpässe besitzt, nutzt Cobot zuerst den günstigsten. Dann wieder den teureren, falls dies der Fall sein sollte.

  • z.Bsp.: Das Mitglied hat einen halben und einen ganzen Tagespass in dem Tarif. Das Mitglied wird mit dem Halbtages Pass eingecheckt. Es bleibt länger als den halben Tag. Der Pass wird zurück zurückgegeben und stattdessen der volle Tag abgezogen.


Wie Mitglieder mit Zeitpässen interagieren

Mitglieder mit Zeitpässen in ihren Tarifen verwalten diese über ihr Mitgliederportal. Du hast auf dem Dashboard einen Überblick darüber, welche Art von Pässen sie zur Verfügung haben, wieviele Pässe sie in ihrem Account haben und ob sie einchecken können oder nicht.

Dieser Screenshot zeigt die Zeitpässe Ansicht im Mitgliederportal. In diesem Beispiel wurden alle Zeitpässe bereits verbraucht. Darunter kann man auf die vergangenen Check-ins klicken.

Zeitpässe bezahlen

Du kannst entscheiden, ob die Mitglieder die Zeitpässe im Voraus bezahlen müssen oder ob sie auf Rechnung in ihrem monatlichen Abrechnungszyklus bezahlen können.

  • Im Voraus bezahlen
    Gehe zu Anpassen » Funktionen » Zahlungen » Aktiviere 'Sofort-Bezahlung für Zeitpässe.'

    • Mitglieder müssen eine Zahlungsmethode zu ihrem Account hinzufügen, bevor sie einen Pass kaufen, Sie müssen mindestens eine automatische Zahlungsmethode eingerichtet haben, damit dies funktioniert. In diesem Guide findest du weitere Informationen dazu.

    • Wenn sie keine Zahlungsmethode in ihrem Account haben, sperrt Cobot sie für den Kauf eines Passes, bis sie dies tun.

Dieser Screenshot zeigt die Fehlermeldung beim Kauf eines Zeitpasses ohne eine automatische Zahlungsmethode

  • Bei der Anmeldung bezahlen und auswählen
    Neue Mitglieder können bei der Anmeldung auch eine Anzahl von Zeitpässen auswählen, die sie haben möchten. Sie können jedoch nur dann welche auswählen, wenn sie eine automatische Zahlungsmethode eingerichtet haben.

Dieser Screenshot zeigt den Bereich "Zeitpässe kaufen" im Mitgliederportal. Von oben nach unten: Name des Zeitpasses, Preis, Anzahl der Zeitpässe, Schaltfläche mit "Zeitpässe kaufen".

  • Auf Rechnung bezahlen
    Mitglieder können über dein Admin Portal Zeitpässe auswählen und diese sofort nutzen. Die Kosten für diese Pässe werden zu ihrer wiederkehrenden, monatlichen Rechnung hinzugefügt. Das ist eine Standardeinstellung von Cobot, es müssen also keine weiteren Schritte unternommen werden, damit dies passiert.

In diesem Screenshot sieht man das Menüfeld, wenn Zeitpäss(e) gekauft werden. Die Anzahl der Zeitpässe kann man selbständig auswählen.

Guide für Mitglieder

Sende deinen Mitgliedern diesen praktischen Guide, wenn sie sich nicht sicher sind, wie sie Zeitpässe kaufen und verwenden können.


Zusätzliche Informationen

Abrechnung von Zeitpässen

Zeitpässe werden anteilig berechnet, wenn das Mitglied mitten im Abrechnungszyklus in einen Tarif eintritt. Wir wenden dieselbe Logik wie bei der Tarifgebühr auf die Zeitpässe an.

  • Beispiel: Ein 1/3 des Monats ist bereits vergangen, wenn sich das das Mitglied für eine Mitgliedschaft anmeldet. Das Mitglied zahlt 2/3 des Monatsbetrags auf dessen anteiliger Rechnung und bekommt 2/3 der Zeitpässe von Cobot zugewiesen.

Um deinem Mitglied alle Zeitpässe unabhängig vom Beginn der Mitgliedschaft zu geben, musst die fehlenden Pässe manuell hinzufügen. Gehe dazu, auf das Mitgliederprofil » Zeitpässe » Zeitpässe zuweisen. Stelle sicher, dass du sie als "nicht anrechnen" markierst, damit sie nicht in der nächsten Rechnung hinzugefügt werden.


Zeitpässe manuell zuweisen und löschen

Zeitpässe als Admin zuweisen.

Um Zeitpässe manuell zuzuweisen, gehe zu Verwalten » Mitglieder » Klicke auf das Profil des Mitglieds » Zeitpässe zuteilen

Dieser Screenshot zeigt den Zeitpässe-Bereich im Mitgliederprofil. Im Dropdown-Menü gibt es folgende Optionen:  Zeitpässe zuteilen (rot umrandet), Zeitpässe löschen und Neuste Käufe. Auf der linken Seite sieht man die Anzahl der Verfügbaren Zeitpässe und einen Link zu den Vergangenen Check-ins.

Es gibt drei Möglichkeiten, die von dir zugewiesenen Zeitpässe abzurechnen:

  1. In Rechnung stellen - das Mitglied wird mit der nächsten Rechnung belastet.

  2. Nicht in Rechnung stellen- die Zeitpässe werden auf keiner Rechnung belastet.

  3. Bereits bezahlt - die Zeitpässe erscheinen auf der nächsten Rechnung, werden aber als bezahlt markiert (der zu bezahlende Betrag wird auf Null gesetzt).

Zeitpässe und Zeitpass-Käufe als Admin löschen

Du kannst Zeitpässe und Zeitpass-Käufe von der nächsten Rechnung eines Mitglieds löschen.

  • Zeitpässe löschen

    Gehe zu Verwalten » Mitglieder » Klicke auf das Profil des Mitglieds » Zeitpässe » Zeitpässe löschen. Gib die Anzahl der Zeitpässe ein, die du löschen möchtest, und klicke dann auf Zeitpässe löschen. Wenn du den Zeitpass löscht, weil du dem Mitglied keine Kosten in Rechnung stellen möchtest, musst den Zeitpass-Kauf löschen

  • Zeitpass-Käufe aus einer anstehenden Rechnung löschen

    Gehe zu Verwalten » Mitglieder » Klicke auf das Profil des Mitglieds» Zeitpässe » Neuste Käufe. Klicke auf Entfernen neben dem Zeitpass-Kauf, den du aus der nächsten Rechnung löschen möchtest. Sobald du einen Zeitpass-Kauf löscht, werden auch die Zeitpässe aus dem Account des Mitglieds entfernt.


Nächste Schritte

Lass uns deine wiederkehrenden monatlichen Extras einrichten.


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