Wenn du unser altes Feature "Für andere Mitglieder zahlen" zur Verwaltung von Teams genutzt hast, haben wir gute Nachrichten für dich! Du kannst nun diese Mitglieder und ihre individuellen Mitgliedschaftstarife mit nur wenigen Klicks in ein neues, einzelnes Team umwandeln.
⚠️ Bevor du diese Mitglieder in ein Team umwandelst, sollte du jedoch einige Dinge beachten. Lies daher bitte zuerst den gesamten Guide sorgfältig durch.
Bevor du in ein Team umwandelst
Unterschied zwischen "zahlt für andere Mitglieder" und Teams
Mit dem bisherigen Feature "Für andere Mitglieder zahlen" hatte jedes "bezahlt von" Mitglied einen eigenen separaten, individuellen Mitgliedschaftstarif, der mit einem einzigen "zahlenden" Mitglied verknüpft war, das eine gesammelte Rechnung für alle Mitglieder erhalten hat.
Im Gegensatz dazu fasst ein Team-Tarif mehrere Personen in einem einzigen Tarif zusammen, der von einem Team-Manager verwaltet und bezahlt wird.
"Für andere Mitglieder zahlen " Feature | Teams |
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Wie genau "In Team umwandeln" funktioniert
Mitglieder werden gelöscht und neu erstellt
Ehemalige "bezahlt von" Mitgliedschaften werden sofort gekündigt und für diese Mitglieder werden neue Mitgliedschaftsprofile (mit demselben Passwort/ derselben E-Mail Adresse) erstellt. Diese Mitgliedschaftsprofile werden dann unter einem einzigen Team-Tarif zusammengefasst, der entweder auf dem Mitgliedschaftstarif des zahlenden Mitglieds oder einem neuen Mitgliedschaftstarif basiert.
Das ehemalige "zahlende" Mitglied wird automatisch zum Team-Manager. Es kann Mitglieder hinzufügen/ entfernen, Zahlungsdaten aktualisieren und bei Bedarf die Verwaltung an ein anderes Team-Mitglieds übertragen.
Nur aktuelle "bezahlt von" Mitglieder werden zum neuen Team hinzugefügt - zuvor gekündigte Mitglieder werden nicht hinzugefügt.
Alle in der Zukunft liegende Kündigungstermine werden auf die neuen Team-Mitglieder übertragen.
Die Preise für Team-Tarife basieren auf den individuellen Tarifen
Alle monatlichen Extras aus den individuellen Mitgliedschaftstarifen werden auf den neuen Team-Tarif übertragen, außer Extras aus kostenlosen Tarifen.
Alle bisherigen kostenpflichtigen Tarife werden in monatliche Extras umgewandelt. Diese monatlichen Extras werden:
nach dem Mitglied und dem Names des bisherigen Tarifs benannt
den Preis des bisherigen Tarifs dieses Mitglieds übernehmen
Der Zugang zum Mitgliederportal wird aktualisiert
Die E-Mail-Adressen und Passwörter der Mitglieder bleiben unverändert.
Die Community-Profile und Profilfotos der Mitglieder werden auf ihre neuen Team-Profile übertragen.
Die Mitglieder sehen beim Zugriff auf ihr Mitgliederportal ihre neue Team-Mitgliedschaft anstelle der alten.
Alle anstehenden Buchungen werden auf die neuen Team-Mitglieder übertragen
☝️ Die Mitglieder können weiterhin mit ihrer bestehenden E-Mail-Adresse und ihrem Passwort auf ihr Mitgliederportal zugreifen.
Integrationen und Türzugänge könnten beeinträchtig werden
Alle Integrationen und Automatisierungen die mit der Bestätigung oder Kündigung eines Mitglieds verbunden sind (z.B. Zapier), sind auch betroffen.
Je nachdem welche anderen Integrationen und Automatisierungen du verwendest, kann es sein das hier doppelte Profile außerhalb von Cobot angelegt werden (Türzugang, CRMs, E-Mail-Newsletter usw.)
Mitglieder-Daten werden nicht auf neu erstellte Mitglieder übertragen
Aktivitätsdaten aus der alten Mitgliedschaft werden nicht auf die neue Team-Mitgliedschaft übertragen.
Wenn du auf In Team umwandeln klickst, wird die bestehende Mitgliedschaft gekündigt und eine neue als Team-Mitglied erstellt. Die alten Mitglieder findest du unter Verwalten » Mitglieder » Gekündigt.
Buchungen & Buchungsguthaben werden teilweise übertragen
Wenn "bezahlt durch" Mitglieder in ein Team umgewandelt werden, werden alle ihre zukünftigen Buchungen auf die neuen Team-Mitglieder übertragen und dem Team in Rechnung gestellt.
Buchungen, die vor der Umwandlung getätigt wurden, werden dem alten "zahlenden" Mitglied sofort in Rechnung gestellt, und das Buchungsguthaben (falls vorhanden) wird zur Begleichung dieser Rechnung verwendet. Somit werden dem Team diese Buchungen vollständig in Rechnung gestellt.
Für Buchungen, die nach der Umwandlung getätigt werden, wird das Buchungsguthaben aus dem Team-Tarif verwendet.
Zeitpässe werden nicht übertragen
Wenn deine "zahlende" oder "bezahlt durch" Mitglieder in ihren vorherigen Mitgliedschaftstarifen Zeitpässe zur Verfügung hatten, werden diese nicht übertragen, da Teams zur Zeit keine Zeitpässe unterstützt.
Da Zeitpässe derzeit nicht unterstützt werden, gibt es auch noch nicht die Möglichkeit zum Einchecken.
Mitglieder in ein Team umwandeln
Jetzt wo du alles durchgelesen hast, kannst du auf die "zahlt für/ bezahlt durch" Profile klicken.
☝️ Wenn du Teams für Mitglieder erstellen möchtest, die die Funktion "Für anderen Mitglieder bezahlen" nicht nutzen, dann klicke hier, um zu erfahren, wie das geht.
Unter Rechnungsstellung, findest du die blaue Schaltfläche In Team umwandeln.
☝️ Sobald du auf die Schaltfläche klickst, wird das "zahlende" Mitglied der Gruppe als Rechnungsempfänger hinzugefügt und zum Team-Manager deines neuen Teams ernannt. Du kannst den Team-Manager später jederzeit ändern, falls du möchtest.
Wichtige Hinweise
Das Feld für die Rechnungs-E-Mail-Adresse musst du manuell ausfüllen, bevor du einen Tarif auswählst und auf Weiter klickst.
Wenn das Feld leer bleibt, werden keine Rechnungen an das Team verschickt.
Einen bereits vorhandenen oder neuen Tarif auswählen
Nachdem du auf In Team umwandeln geklickt hast, gelangst du zu einer Seite, auf der du zwischen deinem aktuellen Tarif, einem bereits erstellten Team-Tarif oder einen neuem Tarif auswählen kannst. Sobald du auf die Schaltfläche klickst, wird das zahlenden Mitglied der Gruppe als Team-Manager hinzugefügt und dessen Daten in die Zahlungsdetails hinzugefügt. Du kannst den Team-Manager später jederzeit ändern, falls du möchtest.
Einen bereits vorhandenen Tarif auswählen
Wenn du einen bereits vorhanden Tarif auswählst, entspricht der Preis der Summe aller kostenpflichtigen Mitgliedschaftstarife und der monatlichen Extras aller Mitglieder.
Alle bisherigen kostenpflichtigen Tarife werden in einzelne, monatliche Extras in dem neuen Tarif umgewandelt. Diese monatlichen Extras:
werden nach dem Mitglied und dem Namen des bisherigen Tarifs benannt
übernehmen den Preis des bisherigen Tarifs dieses Mitglieds.
Einen neuen Mitgliedschaftstarif erstellen
Wenn du einen neuen Mitgliedschaftstarif erstellen möchtest, findest du hier mehr Informationen darüber.
Unabhängig davon, für welche Option du dich entscheidest, kann der Tarif des Teams immer noch angepasst werden.
Die Anzahl der Team-Mitglieder hinzufügen.
Wenn du den bereits vorhandenen Mitgliedschaftstarif auswählst, wird automatisch die Anzahl der Mitglieder übernommen, die bereits über die "bezahlt von" verbunden war.
Wenn du einen neuen Mitgliedschaftstarif auswählst, musst die Anzahl der Mitglieder manuell auswählen.
Zahlungs- und Rechnungsdetails hinzufügen
Weiter unten auf der Seite, werden die Daten den zahlenden Mitglieds (Name, Adresse, Kundennummer, Tax-ID) automatisch in das Formular eingefügt und das automatisch als Team-Manager angelegt.
Unabhängig davon, ob du einen bereits vorhandenen Mitgliedschaftstarif auswählst oder einen neuen erstellst, wird das vorherige Rechnungsdatum beibehalten, sofern du kein anderes auswählst.
Dein Team verwalten
Nachdem du jetzt ein Team erstellt hast, möchtest du vielleicht erstmal eine kleine Pause machen. Danach kannst du dir den Guide für die Team-Übersichtsseite durchlesen.