All diejenigen Kunden, die eine wiederkehrende Mitgliedschaft abschließen, einen festen Schreibtisch längerfristig buchen oder sich auf einem Office-Tarif registrieren möchten, müssen als Mitglied in deinem Space angelegt werden. Mitglieder können auf ein Mitgliederportal zugreifen, wo sie wiederkehrende Rechnungen erhalten, Buchungen vornehmen, sich mit der Community vernetzen können und vieles mehr!
Dieser Guide behandelt:
Wie man Mitglieder hinzufügt
Um Mitglieder hinzuzufügen, musst du mindestens einen Mitgliedschaftstarif eingerichtet haben. Wenn du niemanden zu einem Mitgliedschaftstarif hinzufügen möchtest, sondern die Person stattdessen lieber in deine Kontaktliste aufnehmen möchtest, erfährst du hier, wie du das machst.
Nachdem du deine Tarife hinzugefügt hast, ist es ganz einfach, Mitglieder zu Cobot hinzuzufügen. Es gibt zwei Möglichkeiten: Entweder du fügst sie selbst über dein Admin-Portal hinzu oder das Mitglied meldet sich über deine Homepage an.
Manuelles Hinzufügen von Mitgliedern über das Admin-Portal
Logge dich in dein Admin-Portal ein, gehe zu Verwalten » Mitglieder und klicke auf Mitglied hinzufügen.
Fülle das Formular mit den relevanten Daten des Mitglieds aus » wähle den Tarif, dem du es zuordnen möchtest » wähle Startdatum und Rechnungsdatum (WICHTIGE HINWEISE DARAUF, SIEHE UNTEN) » füge das Mitglied hinzu.
Du wirst sofort zum Profil des neuen Mitglieds weitergeleitet und es wird unter „Aktuell“ in deiner Mitgliederübersicht aufgeführt. Von hier aus schickst du dem neuen Mitglied eine Verbindungsanfrage, damit es den Registrierungsprozess abschließen, ein Passwort festlegen und auf das Mitgliederportal zugreifen kann.
Klicke hier, um zu erfahren, wie du dem neuen Mitglied eine Anfrage zum Verbinden mit dem Mitgliedschaftskonto schickst.
WICHTIGE HINWEISE
STARTDATUM & ERSTES RECHNUNGSDATUM
Das Startdatum ist das Datum, an dem du möchtest, dass die Mitgliedschaft aktiv wird und die Person Zugang zu deinem Space hat. Dies ist auch das Datum, an dem das Mitglied auf das Mitgliederportal zugreifen kann.
Es kann für ein Datum in der Zukunft festgelegt werden oder für das Datum, an dem du die Person registrierst. Es ist nicht möglich, ein Datum in der Vergangenheit zu wählen.
Das erste Rechnungsdatum ist das Datum, an dem du die erste vollständige Rechnung für das Mitglied generieren möchtest. Hier sind einige mögliche Szenarien:
Dein Rechnungsdatum ist der 1. eines jeden Monats. Ein neues Mitglied meldet sich in der Mitte des Monats an, z. B. am 15. Oktober, und du möchtest, dass es eine Teilrechnung für diesen Monat erhält, dann kannst du das tun:
Lege das "erste Rechnungsdatum" für die wiederkehrende Rechnung auf den 1. November fest
Aktiviere das Kontrollkästchen „Teilrechnung zum Startdatum senden“
Dadurch wird eine Teilrechnung für Oktober erstellt und der volle Mitgliedsbeitrag wird am 1. November in Rechnung gestellt. Künftige Rechnungen werden am 1. eines jeden Monats erstellt.
Wenn du möchtest, dass das Mitglied am Tag der Registrierung mit dem vollen Betrag belastet wird, kannst du das auch tun:
Behalte das „Starttermin“ und das „Erstes Rechnungsdatum“ gleich
Deaktiviere die Option „Teilrechnung zum Startdatum senden“
So legst du einen bestimmten Tag im Monat als Standard für Rechnungen fest:
Gehe zu Einrichten » Rechnungseinstellungen
Lege den „Standard-Rechnungstag“ fest
Dieser Tag wird automatisch im Mitgliedsformular unter „Erstes Rechnungsdatum“ angezeigt.
Mitglieder, die sich über deine Homepage registrieren
Eine weitere Möglichkeit, Mitglieder zu registrieren, ist die Selbstregistrierung über deine Homepage.
Nur Tarife, die für die Öffentlichkeit sichtbar sind, werden auf dieser Seite angezeigt. Du kannst die Einstellungen jedes einzelnen Tarifs unter Produkte » Mitgliedschaftstarife » Tarif bearbeiten » Grundeinstellungen bearbeiten.
Du kannst zusätzlich das Kästchen „Neue Mitglieder müssen bestätigt werden“ auswählen, wenn du jedes neue Mitglied überprüfen willst, bevor du es bestätigst.
Um alle Tarife auf einmal von deiner Homepage auszublenden, gehe zu Anpassen » Funktionen » Features ausblenden » Blende Preise für die Öffentlichkeit aus.
Um mehr über die Homepage und das Anmeldeformular für deine Tarife zu erfahren, klicke hier. Um mehr darüber zu erfahren, wie du beide Formulare auf deiner Website einbindest, klicke hier.
Registrierungsvorgang
Die Besucher:innen landen auf deiner Homepage und wählen ihren gewünschten Tarif aus.
Sie füllen das tarifspezifische Formular mit den entsprechenden Angaben aus.
Falls aktiviert, füllt das Mitglied nun einen Fragebogen zur Mitgliedschaft aus.
Anschließend gelangt das Mitglied auf das Dashboard des Mitgliederportals.
Dort muss es eine Zahlungsmethode eingeben, wenn „Alle Mitglieder müssen eine Zahlungsmethode einrichten“ (unter Anpassen » Funktionen » Zahlungen) aktiviert ist. Das Mitglied kann nur auf das Dashboard zugreifen und nicht auf andere Seiten, bis es eine Zahlungsmethode festgelegt hat.
Um mehr darüber zu erfahren, wie das Mitgliederportal funktioniert, klicke hier.
Um mehr darüber zu erfahren, wie du automatische Zahlungen einrichtest, klicke hier.
Nach der Registrierung und Genehmigung werden alle Mitglieder in deiner Mitgliederübersicht unter „Aktuell“ aufgeführt.
Du musst sie NICHT mit ihrem Mitgliederportal verbinden, da sie bereits verbunden sind.
Mitglieder importieren
Wenn du bereits Mitglieder hast, können wir sie entweder direkt aus deinem Stripe-Konto oder aus einer anderen Software importieren.
Mitglieder aus Stripe importieren
Wenn deine Mitglieder in Stripe hinterlegt sind, verbinde dein Konto mit Cobot, indem du zu Einrichten » Automatisierte Zahlungen » Zahlungsmethode hinzufügen gehst und uns dann deine Anfrage an support@cobot.me schickst.
Wenn du Stripe-Abonnements verwendest, lass uns wissen, ob wir sie während des Imports löschen sollen, da Cobot sie nicht benötigt.
Mitglieder aus einer anderen Software importieren
Wir können bestehende Mitglieder nicht direkt aus einer anderen Software importieren. Du musst deine Mitglieder zunächst in eine .csv- oder .xlsx-Datei herunterladen und wir können sie von dort importieren.
BITTE beachte, dass wir diese Informationen in einem spezifischen Format benötigen. Der einfachste Weg, uns deine Daten zu übermitteln, ist das Ausfüllen dieser Vorlage: Cobot Member Import Template.xlsx
Name, Plan Name, Start Date und Next Invoice Date müssen für jedes zu importierende Mitglied ausgefüllt werden. Diese Angaben sind für dich gelb markiert.
Das Feld „Plan Name“ entspricht den Namen deiner Tarife, wie sie in Cobot unter Produkte » Mitgliedschaftstarife erscheinen.
Wir können deine Mitglieder nur dann in Cobot importieren, wenn sie einen entsprechenden Tarif haben, dem sie zugeordnet werden können.
Füge den Namen des Tarifs exakt so in die Tabelle ein, wie er in deinem Cobot-Konto erscheint.
Wenn du Firmennamen hinzufügst, füge sie bitte einheitlich für jedes Mitglied hinzu (keine Abkürzungen oder Änderungen in der Schreibweise), sonst werden sie beim Import als separate Firmen erkannt.
Wenn du einen Namen oder ein Unternehmen in die Spalte „paid for by“ einträgst, vergewissere dich, dass die Person auch als „Mitglied“ existiert (du kannst sie ebenfalls in das Blatt eintragen) und dass der Name exakt so geschrieben wird, wie er im Mitgliedsprofil erscheint.
Bei den benutzerdefinierten Feldern kann es sich um zusätzliche Informationen handeln, wie z. B. Autokennzeichen oder andere persönliche Daten, die du dem Mitgliedsprofil hinzufügen möchtest. Füge eine Spalte pro benutzerdefiniertem Feld hinzu.
Was wir nicht importieren können, sind frühere Rechnungen, Zahlungsarten oder Buchungshistorien deiner Mitglieder.
Wenn du fertig bist, sende die Daten an support@cobot.me und wir erledigen den Rest!
Wir schicken keine E-Mails an deine Mitglieder, und du kannst weiterhin alle Verwaltungsfunktionen nutzen. Wenn du bereit bist, kannst du deine Mitglieder zu einem späteren Zeitpunkt mit ihren Mitgliederportalen verbinden.
Wir können auch veranlassen, dass die Verbindungs-E-Mail an alle Mitglieder geschickt wird, damit du beim Import Zeit sparst - lass uns einfach wissen, was du bevorzugst.
Hinzufügen von Besucher:innen als Kontakte anstelle von Mitgliedern
Mit der Funktion „Kontakte“ in Cobot kannst du mühelos Besucher:innen und Nicht-Mitglieder verwalten, die deinen Space besuchen, wodurch Cobot zu einem simplen CRM wird. Diese Funktion speichert automatisch die Kontaktdaten von Personen, die einen Drop-in-Pass kaufen oder eine externe Ressource buchen. Du kannst Kontakte auch manuell hinzufügen, eine Liste der Mitglieder herunterladen oder Kontakte in Mitglieder umwandeln. Klicke hier, um mehr darüber zu erfahren.
Wenn du möchtest, dass Personen einen Raum buchen können, ohne Mitglied zu sein, dann ist unsere Funktion für Externe Buchungen genau das Richtige für dich. Klicke hier, um mehr darüber zu erfahren, wie das funktioniert.
Nächster Schritt
Hier erfährst du, wie du Rechnungen stellen und Geld von deinen zahlreichen neuen Mitgliedern einziehen kannst!
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