Externe Buchungen helfen dir, die Kapazität deines Spaces zu optimieren. Denn mit diesem Feature ermöglichst du Nicht-Mitgliedern (Besucher*innen) das Buchen deiner Ressourcen auf öffentlichen Seiten, und erreichst so neben deinen Mitgliedern weitere Zielgruppen außerhalb deiner Community. Erziele zusätzliche Einnahmen mit dem, was du bereits anbietest - zu einem einem fairen Preis, der zu dir passt.

Aktiviere Externe Buchungen unter Kalender » Externe Buchungen. Während deiner 30-tägigen kostenlosen Testphase kannst du alle Aspekte dieses Features erkunden, einschließlich der Annahme von Buchungen durch Besucher*innen.

Nach Ablauf der Testphase kannst du das leistungsstarke Feature Externe Buchungen für nur 15€ pro Monat nutzen (zuzüglich einer Bearbeitungsgebühr für alle Einnahmen, die über das Feature erzielt werden).

Nachdem du Externe Buchungen aktiviert hast, kannst du Folgendes tun:

Erstelle eine neue Ressource direkt in deinem neuen Dashboard für externe Buchungen, indem du auf "Ressourcen veröffentlichen" klickst.

Oder du gehst zu Produkte » Ressourcen und fügst sie dort hinzu. In diesem Guide findest du weitere Einzelheiten zu Ressourcen.

Hast du bereits Ressourcen angelegt, kannst du sie nun so bearbeiten, dass sie andere Preise und Informationen enthalten als die, die deine Mitglieder sehen.

Gehe zu Produkte » Ressourcen » bearbeite deine bestehende Ressource. Oben befindet sich nun ein Kippschalter. Aktiviere diesen, um die Ressource auf deiner Homepage zu veröffentlichen.

Wenn die Ressource öffentlich ist, siehst du einen öffentlichen Link auf der Ressourcenkarte. Ein Klick darauf zeigt dir, wie diese auf deiner Homepage aussieht, wenn Besucher*innen eine Buchung vornehmen.

Die folgenden Felder kannst du bearbeiten:

Unten auf deiner Ressourcenkarte kannst du zusätzliche Einstellungen für Besucher*innen aktivieren: "Bestätigung erforderlich für Besucher" und "Besucher können später bezahlen".

Ist die Option "Bestätigung erforderlich für Besucher" aktiviert, sehen Besucher*innen die folgende Seite, wenn sie eine Buchungsanfrage stellen. Außerdem erhalten sie eine E-Mail, sobald ihre Buchung bestätigt ist.

Besucher*innen wird eine Buchung über automatische Zahlungsmethoden erst dann in Rechnung gestellt, wenn die Buchung bestätigt ist.

Wenn die Option "Besucher können später zahlen" aktiviert ist, werden die Besucher*innen immer noch aufgefordert, eine Zahlungsmethode einzugeben, aber diese wird erst belastet, wenn du die Zahlung manuell mit ihrer Rechnung abrechnest. Das kann vor ihrer Ankunft oder nach ihrer Buchung geschehen. Die Entscheidung liegt ganz bei dir!

*Siehe unten für weitere Informationen zu E-Mails.

Um eine Ressource von deiner Homepage zu entfernen, gehst du zu

Produkte » Ressourcen » Bearbeiten und schaltest den Schalter oben auf der Seite ganz einfach um.

Wie können deine Ressourcen gebucht werden, jetzt wo sie eingerichtet sind?

Sobald du eine Ressource veröffentlicht hast, wird eine individuelle URL generiert. Bette diese einzelnen URLs oder deine gesamte Homepage direkt auf deiner Website ein. Deine Homepage ist auch der Ort, an dem Besucher*innen deine Mitgliedschaften und Drop-in Pässe finden.

Um die individuelle URL der einzelnen Ressource einzubinden, gehe zu Produkte » Ressourcen » Ressource bearbeiten und kopiere die URL oben auf der Seite und füge sie in deine Website ein.

Um deine gesamte Homepage einzubinden, gehe zu Kalender » Externe Buchungen » Homepage und kopiere die URL und füge sie auf deiner Website ein.

Sobald Besucher*innen deine Buchungsseite entdeckt haben, können sie ganz einfach über die mehrstufige Checkout-Funktion eine Buchung vornehmen.

So sieht der Buchungsprozess aus, den deine Besucher*innen erwartet:

Fenster 1: Auf einer Übersichtsseite werden die Details der Ressource, die Kapazität und die Verfügbarkeit aufgeführt. Hier wählst du das Datum und die Uhrzeit aus, die du buchen möchtest. Der Kalender zeigt nur die Verfügbarkeit an, die du für diese Ressource festgelegt hast.

Fenster 2: Seite "Gäste und Extras", hier kann man angeben, wie viele Gäste man mitbringt und welche zusätzlichen Produkte man zur Buchung hinzufügen möchte.

Um Produkte oder Serviceleistungen einzurichten, gehe zu Produkte » Produkte & Services.

Fenster 3: Ein Kontaktformular, in das die Besucher*innen ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse und ihre Rechnungsadresse eingeben und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Datenschutzrichtlinie (falls vorhanden) akzeptieren müssen.

Fenster 4: Ein Zahlungsformular, in dem die Besucher*innen aus den Zahlungsmethoden wählen können, die du unter Einrichten » Zahlungsmethoden eingerichtet hast und die für die Besucher*innen sichtbar sind. Erst wenn du auf "Kostenpflichtig buchen" klickst, wird die Buchung abgeschlossen.

Fenster 5: Eine Bestätigungsseite mit einem Überblick über die Buchung und der Aufforderung, die eigenen E-Mails zu überprüfen.

Externe Buchungen funktionieren nahtlos mit deinem Buchungskalender. Sie werden in deinem Dashboard für Externe Buchungen und in deinem Buchungskalender aufgeführt. Sie lassen sich leicht von deinen Mitgliederbuchungen unterscheiden.

Was passiert, wenn in letzter Minute etwas dazwischenkommt und die Besucher*innen ihre Buchung stornieren müssen?

Besucher*innen können ihre Buchungen sicher über den Link in ihrer E-Mail-Bestätigung stornieren, solange die Stornierungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Du kannst eine Buchung jederzeit über das Dashboard für Externe Buchungen oder den Kalender stornieren.

Buchungen können von deinen Besucher*innen nicht bearbeitet werden. Sie müssen dafür stornieren und neu buchen. Als Administrator kannst du die Buchungen über das Dashboard für Externe Buchungen bearbeiten.

Mit individuellen E-Mails machst du bei jedem Schritt einen guten Eindruck. Alle Vorlagen für externe Buchungen findest du unter Anpassen » E-Mails.

Zu deinen Vorlagen gehören:

Neue Externe Buchung:

Wird an Besucher*innen gesendet, wenn eine neue Buchung vorgenommen wird. Darin enthalten sind die Rechnung, ein Link zum Stornieren der Buchung und ein Link, den sie mit allen Personen teilen können, die sie am Tag der Reservierung begleiten.

Neue ausstehende Externe Buchung:

Wird gesendet, wenn eine neue Buchung noch bestätigt werden muss. Die Besucher*innen erhalten eine weitere E-Mail, wenn du die Buchung ablehnst oder bestätigst.

Bestätigung für die Stornierung der externen Buchung:

Wird gesendet, wenn dein*e Besucher*in oder jemand, mit dem er oder sie oder er den Buchungslink geteilt hat, versucht, die Buchung zu stornieren.

Externe Buchung von Admin storniert

Diese E-Mail wird gesendet, nachdem ein Admin eine externe Buchung storniert hat.

​Externe Buchung storniert von Besucher*in

Diese E-Mail wird gesendet, nachdem eine Person ihre externe Buchung storniert hat.

​Buchungserinnerung

Diese E-Mail wird 24h vor Beginn einer Buchung verschickt.

Jede E-Mail beinhaltet eine Zusammenfassung der Buchungsinformationen und der persönlichen Daten, sodass die wichtigsten Informationen immer ersichtlich bleiben.

Sobald deine Buchungen eingehen, siehst du alle Details in deinem Dashboard für Externe Buchungen unter Kalender » Externe Buchungen, wo du Folgendes tun kannst:

Bestätige oder lehne Buchungen ab:

Dies ist nur relevant, wenn du in der Ressource "Bestätigung erforderlich für Besucher" aktivierst. Sobald eine Reaktion erfolgt ist, wird eine E-Mail an die Besucher*innen gesendet.

Buchungen bearbeiten:

Sobald du eine Buchung bearbeitest, wird eine E-Mail an die Besucher*innen gesendet, in der sie über die Änderungen informiert werden.

Buchungen stornieren:

Du kannst eine Buchung jederzeit stornieren, indem du auf "Stornieren" klickst. Die Besuchenden erhalten dann eine Stornierungs-E-Mail. Du erhältst zusätzliche Hinweise darüber, ob eine Rückerstattung erfolgen muss oder nicht.

Besucher*innen zu Mitgliedern konvertieren:

Mit der Schaltfläche "Zu Mitglied konvertieren" kannst du aus Besucher*innen Mitglieder machen. Sobald du sie einem Mitgliedschaftstarif zugewiesen hast, werden ihre Daten in ihrem neuen Mitgliederprofil vorausgefüllt. Hier erfährst du, wie du dein neues Mitglied verbinden kannst.
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Du kannst automatische oder manuelle Zahlungsmethoden einrichten, die deine Besucher*innen zur Zahlung für ihre Buchungen nutzen können.

Verwalte deine Rechnungen über das Dashboard für externe Buchungen unter Externe Buchungen oder den primären Rechnungsabschnitt unter Verwalten » Rechnungen.

Derzeit gibt es zwei Schnittstellen, die du mit Cobot verbinden kannst, um automatisierte Zahlungen einzuziehen: STRIPE oder PayPal.

Richte zunächst ein Händlerkonto bei einem (oder beiden!) ein und verbinde es anschließend mit Cobot unter Einrichten » Zahlungsmethoden » Zahlungsmethode hinzufügen.

Nachdem du dein Konto verbunden hast, aktiviere diese in den Einstellungen der Zahlungsmethode für Externe Bestellungen, indem du auf Für Nicht-Mitglieder aktivieren klickst - schon bist du fertig!

Klicke hier, um mehr darüber zu erfahren, wie automatisierte Zahlungen funktionieren und wie sie mit dem Rest von Cobot integriert werden.

Manuelle Zahlungsmethoden ermöglichen es deinen Gästen, eine Ressource zu reservieren, ohne sofort zu bezahlen. Tickets, die mit einer manuellen Zahlungsmethode reserviert wurden, müssen von einem Mitglied deines Teams manuell abgeglichen werden.

Du kannst unter Einrichten » Zahlungsmethoden » Zahlungsmethode hinzufügen » Manuelle Zahlungsmethode hinzufügen, so viele manuelle Zahlungsmethoden wie du willst, hinzufügen (z. B. Barzahlung oder Banküberweisung).

Im Feld Anweisungen gibst du Details an, die deine Besucher*innen beachten müssen, z. B. wie sie bezahlen können, wenn sie in deinem Space ankommen.

Klicke hier, um mehr über manuelle Zahlungsmethoden und deren Einrichtung zu erfahren.

Dein*e Besucher*in kann nun während des Check-Out-Prozesses alle sichtbaren automatischen und manuellen Zahlungsmethoden auswählen. Hier ist ein Beispiel, wie es aussieht, wenn du mehrere manuelle und automatische Zahlungsmethoden aktiviert hast:

War die Zahlung erfolgreich, wird eine Erfolgsmeldung angezeigt und dein*e Besucher*in erhält eine E-Mail mit den Veranstaltungsdetails. Du kannst die E-Mail-Vorlage unter Anpassen » E-Mails bearbeiten.

Eine Rückerstattung direkt über Cobot ist nicht möglich; du musst dies über dein STRIPE- oder PayPal-Dashboard tun.

Nachdem du deine Erstattung ausgestellt hast, erstellst du in Cobot eine Rechnung mit dem negativen Betrag, um die ursprüngliche Rechnung auszugleichen. So bleiben deine Auswertungen korrekt.

Sobald du Externe Buchungen aktiviert hast, erhältst du erweiterten Zugriff auf wichtige Statistiken und Zahlungsdaten in deinem Auswerten-Dashboard. Diese findest du unter Auswerten » Buchungen.