Cobots Buchungskalender ist eine leistungsstarke Funktion, welche Buchungen sowohl über das Admin- als auch das Mitgliederportal ermöglicht. Du kannst für Buchungen Gebühren erheben, Mitgliedern die Möglichkeit geben, kostenlos zu buchen, oder die Mitgliedertarife so anpassen, dass sie Buchungsguthaben oder Buchungspässe enthalten.
Schaue dir unsere Funktion der Externen Buchungen an, wenn du Nicht-Mitgliedern oder Besucher*innen die Möglichkeit geben möchtest, deine Ressourcen zu buchen.
Dieser Guide behandelt:
Eine Buchung als Admin vornehmen
Bevor Admins oder Mitglieder eine Buchung vornehmen können, musst du zunächst deine Ressourcen einrichten. Nachdem du dies getan hast, gehe zu Kalender » Kalender.
Um dort eine Buchung vorzunehmen, mache einen Doppelklick auf den Tag/die Uhrzeit, an dem/der die Buchung beginnen soll, oder klicke auf "Neue Buchung" in der oberen rechten Ecke.
In dem sich öffnenden Formular kannst du nun Folgendes einstellen:
Das Datum der Buchung.
Die Uhrzeit, zu der die Buchung beginnen soll.
Die Buchungsdauer.
Die Ressource, auf die sich die Buchung bezieht.
Den Namen des Admins oder des Mitglieds.
Admins müssen auch als Mitglied hinzugefügt werden, um Buchungen in ihrem Namen vornehmen zu können. Wie das geht, erfährst du hier.
Wenn du unter dem Namen eines Mitglieds buchst, wird die Gebühr für die Buchung (falls zutreffend) automatisch dem Konto des Mitglieds hinzugefügt.
Wenn du keinen Mitgliedernamen auswählst, werden die Zeit und die Ressource blockiert, und es werden keine weiteren Aktionen durchgeführt. Es handelt sich quasi um eine kostenlose Blockierung (z.B. für eure Team-Events).
Du kannst der Buchung auch einen Titel oder öffentlich sichtbare Kommentare hinzufügen, die dann in der abgeschlossenen Buchung im Kalender erscheinen.
Wiederkehrende Buchungen
Erstelle wiederkehrende Buchungen für deine Mitglieder, um den Umsatz und die Kundenbindung zu erhöhen. Um eine wiederkehrende Buchung zu erstellen, klicke im Buchungsformular auf "+Wiederholen", bevor du auf "Jetzt buchen" klickst:
Wähle anschließend aus dem Dropdown-Menü aus, wie oft du die Buchung durchführen möchtest:
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Jährlich
Du kannst wählen, wie oft die Buchung stattfinden soll sowie das Enddatum einrichten. Etwaige Gebühren werden erst nach dem Stattfinden der Buchung erhoben.
Cobot schaut automatisch, ob andere Buchungen in deinem Buchungskalender mit deinen gewünschten Terminen kollidieren. Du kannst Buchungen für all diejenigen Termine erstellen, an denen es keine kollidierenden Buchungen gibt. Außerdem wird dir eine Liste aller Termine angezeigt, für die bereits eine Buchung vorliegt:
**Wiederkehrende Buchungen können aktuell nur von Admins vorgenommen werden.
Bearbeiten oder Stornieren einer Buchung
Als Admin kannst du jede Buchung jederzeit stornieren. Mitglieder können nur ihre eigenen Buchungen stornieren, bevor der von ihnen gewählte Zeitraum beginnt.
Um eine Buchung zu stornieren, klicke im Buchungskalender auf die entsprechende Buchung und dann auf "Buchung löschen". Um die Buchung zu bearbeiten, klicke auf "Bearbeiten" und nimm die erforderlichen Änderungen vor » Buchung speichern. Die neuen Preise werden auf das Konto des Mitglieds angewendet.
Eine Buchung als Mitglied vornehmen
Mitglieder können über ihr Mitgliederportal unter "Buchungen" Buchungen vornehmen. Sie werden Folgendes sehen:
Eine Übersicht über ihre bevorstehenden und vergangenen Buchungen.
Ein Portal zum Erstellen einer Buchung; alle Preise spiegeln die Tarifeinstellungen des Mitglieds wider.
Du kannst die Mitgliedertarife so anpassen, dass sie Buchungsguthaben enthalten. Dieses wird automatisch angewendet, wenn deine Mitglieder Buchungen vornehmen.
Die Mitglieder können nur Buchungen erstellen, die den Ressourceneinstellungen entsprechen. In diesem Guide erfährst du mehr darüber.
Buchungen verfolgen
Als Admin kannst du die Liste der letzten Buchungen eines Mitglieds in dessen Mitgliederprofil unter Buchungen » Buchungen ansehen einsehen:
Allgemeine Statistiken über die Buchungen und die Nutzung deiner Ressourcen findest du unter Auswerten » Buchungen.
💡 Erweiterte Optionen
Individuelle Buchungsrechte für einzelne Mitglieder und Tarifgruppen
Du kannst den Zugang zu einzelnen Ressourcen für Mitglieder in ihren Mitgliederprofilen einschränken. Dies ist hilfreich, wenn du z.B. Geräte (wie Laserdrucker oder gewisse Maschinen) anbietest, die nur bestimmte Mitglieder nutzen dürfen, oder exklusive Meetingräume, für die nur gewisse Premium-Mitglieder zahlen.
Um dies einzurichten, gehe zu Verwalten » Mitglieder » Klicke auf den Namen des Mitglieds » Buchungen » Ressourcen-Zugang verwalten » Aktiviere die Option "Mitglied hat nur Zugang zu ausgewählten Ressourcen".
Deaktiviere dort alle Ressourcen, von denen du nicht möchtest, dass dein Mitglied Buchungen erstellen kann. Diese werden dann aus den Buchungsoptionen im Mitgliederportal ausgeblendet.
Alternativ kannst du auch direkt tarifspezifische Buchungsrechte einrichten, wenn du z.B. den Ressourcenzugriff einer kompletten Tarifgruppe einschränken möchtest. Dies geschieht in den Tarifeinstellungen unter Einrichten » Tarife » Tarif hinzufügen » Buchungen » Buchungsrechte » Buchungsrechte nur für ausgewählte Ressourcen gewähren.
Du bzw. andere Admins in deinem Space können diese Einschränkungen jederzeit "überschreiben" und Buchungen für alle Mitglieder im Verwaltungsportal unter Buchungen » Buchungskalender erstellen. Die Buchung erscheint dann im Kalender, in der Buchungshistorie des Mitglieds und wird gegebenenfalls in Rechnung gestellt.
Vor-Ort-Raumbuchung mit einem QR-Code
Drucke einen QR-Code aus und hänge diesen vor deinen Meetingräumen oder deinen Ressourcen auf, wenn du deinen Mitgliedern die Möglichkeit geben möchtest, Räume vor Ort zu reservieren. Du musst ihn mit deiner Buchungsseite für Mitglieder verknüpfen:
Möchtest du vor deinen Meetingräumen ein Display (z.B. ein Tablet) aufstellen , welche die anstehenden Buchungen anzeigt? Dann kannst du hierfür unser kostenloses "Meeting Room Display" Add-On nutzen. Hier im Guide (oder hier im Blog-Artikel) erfährst du mehr darüber!