Wir haben ein Add-on entwickelt, das deinen Cobot-Buchungskalender mit Google Kalender synchronisiert. Es heißt Google Calendar Sync und erlaubt es dir, deine Cobot-Ressourcen mit deinem Google Calendar zu synchronisieren.
Die Integration einrichten
Als Erstes musst du für jede Cobot-Ressource, die du synchronisieren möchtest, einen neuen Google-Kalender erstellen (eine Ressource = ein Kalender bei Google).
💡 Um Verwirrung zu vermeiden, solltest du deinen Google-Kalender genauso oder ähnlich wie deine Ressource in Cobot benennen.
Beispiel: Wenn die Ressource in Cobot Besprechungsraum heißt, solltest du den zugehörigen Google-Kalender ebenfalls Besprechungsraum nennen.
Du brauchst einen neuen Kalender, weil alle bestehenden Termine in deinem Google Kalender zu Cobot rübergezogen werden. Wenn du einen persönlichen oder internen Firmenkalender nutzt, werden alle Termine zu Cobot syncrhonisiert.
⚠️ Es ist nicht möglich, mehrere Ressourcen mit einem einzigen Google Kalender zu synchronisieren. Du musst pro Ressource einen Kalender erstellen.
1. Sobald deine Google Kalender eingerichtet sind, logge dich auf der Admin-Seite von Cobot unter Add-ons » Google Kalender Sync » Get Started ein.
2. Wähle den Cobot-Space aus, den du verbinden möchtest » Add Calendar.
3. Logge dich in dein Google-Konto ein, um den Kalender zu suchen, den du synchronisieren möchtest.
💡 Du musst die Synchronisierung für jeden Ressourcen-/Google-Kalender einzeln starten.
Stell sicher, dass du alle angeforderten Aufgaben zulässt, nachdem du auf Kalender synchronisieren geklickt hast.
Bestehende Buchungen synchronisieren
Wenn alles fertig eingerichtet ist, werden deine Termine (aus dem letzten Monat) aus dem ausgewählten Google Kalender in den Buchungskalender der ausgewählten Cobot-Ressource übernommen und umgekehrt.
Alle bestehenden Termine in deiner Cobot-Ressource verhindern, dass die Google Kalender-Buchungen zu diesen Zeiten hinzugefügt werden.
Alle bestehenden Termine in deinem Google Kalender verhindern nicht, dass Ressourcenbuchungen zu diesen Zeiten hinzugefügt werden, sodass es zu Doppelbuchungen kommen kann.
Alle wiederkehrenden Buchungen in Google führen zu derselben Anzahl wiederkehrender Buchungen in Cobot. Stelle daher sicher, dass diese in Google vor der Synchronisierung mit Cobot ein Enddatum haben (sofern zutreffend).
Sobald diese Synchronisierung abgeschlossen ist, werden alle neuen Einträge und Änderungen automatisch zwischen den Kalendern synchronisiert.
⚠️ Die Synchronisierung von Cobot zu Google dauert einige Sekunden, von Google zu Cobot bis zu 5 Minuten.
WICHTIGER HINWEIS:
Automatische Kalenderblocker, die in Cobot für Pausen zwischen Buchungen eingerichtet wurden, werden nicht mit Google Kalender synchronisiert.
Welch Buchungsinfo wird synchronisiert
Jede Änderung oder Buchung in deinem Google Kalender wird als Aktion oder Beitrag in dem Activity Feed deines Cobot-Dashboards angezeigt. Diese werden immer in deinem Activity Feed unter dem Administrator angezeigt, der die Google Kalender-Synchronisierung eingerichtet hat.
Alle im Google Kalender erstellten Buchungen werden im Cobot-Kalender angezeigt, ohne dass ihnen ein Mitglied oder Administrator zugeordnet ist. Wenn du eine Buchung in Cobot vornimmst, werden sie so angezeigt, als hättest du das Feld Mitgliedsname leer gelassen.
Alle Infos, die im Kommentarbereich der Cobot-Buchung hinzugefügt werden, werden im Abschnitt Notizen der Google-Buchungen angezeigt und umgekehrt.
💡 Sobald die Synchronisierung aktiv ist und Änderungen an einer Buchung vorgenommen werden, verschickt Google keine Einladungen/Updates zu synchronisierten Buchungen an die Person oder Gäste der Buchung.
Wiederkehrende Buchungen
Sobald die Synchronisierung eingerichtet ist, werden alle neuen wiederkehrenden Buchungen, die im Google-Kalender erstellt werden, in Cobot angezeigt. Jede Buchung in der Serie wird in Cobot angezeigt.
Wenn du einzelne Termine oder die gesamte Serie in Google bearbeitest, werden die entsprechenden Cobot-Buchungen aktualisiert.
⚠️ In Cobot erstellte wiederkehrende Buchungen werden nur als erste Buchung der Serie in Google angezeigt. Die restlichen Termine der Serie werden nicht angezeigt.
Kalender-Synchronisierung trennen
Gehe zu Add-ons » Google Kalender Sync » Get Started » Stop Syncing.
Du bekommst die Option, alle synchronisierten Termine zu löschen. Wenn du das nicht anklickst, bleiben alle Termine, wie sie sind.
Erkenne, ob eine Buchung von einem Admin oder einer Automatisierung gemacht wurde
💡Du kannst ein spezielles Bot-Gmail-Konto für die Google Kalender-Integration einrichten und ihm einen kreativen Namen geben, wie z. B. Google Kalender Autobot.
Füge diesen Account als Admin hinzu.
Melde dich wie gewohnt an (aber mit dem Bot-Konto) und richte das Google Calendar Synch-Add-on ein.
Wenn du jetzt eine Buchung vornimmst, siehst du den Namen des Google Kalender-Autobots, den du zuvor eingerichtet hast:
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