So funktioniert's
Jede Cobot Ressource ist mit einem Google Kalender verknüpft. Buchungen werden in beide Richtungen synchronisiert, sodass Änderungen, die in Cobot vorgenommen werden, in Google Kalender erscheinen, und Änderungen, die in Google Kalender vorgenommen werden, in Cobot erscheinen.
Synchronisationsdauer:
Von Cobot zu Google Kalender: wenige Sekunden
Von Google Kalender zu Cobot: bis zu 5 Minuten
Den Sync einrichten
Schritt 1: Erstelle für jede Ressource einen eigenen Google-Kalender. Gib ihm denselben Namen (oder einen ähnlichen Namen) wie der Ressource in Cobot. Wenn deine Ressource beispielsweise „Meetingraum“ heißt, nenne den Kalender „Meetingraum“.
WICHTIGER HINWEIS
Nutze einen brandneuen, leeren Kalender. Alle bereits im Kalender vorhandenen Termine werden mit Cobot synchronisiert; verbinde daher keinen persönlichen oder unternehmensweiten Kalender.
Schritt 2: Gehe in deinem Cobot-Admin-Bereich zu Add-ons » Google Calendar Sync » Erste Schritte.
Schritt 3: Wähle deinen Space aus und klicke auf „Kalender hinzufügen“.
Schritt 4: Melde dich bei Google an und wähle den Kalender aus, den du synchronisieren möchtest. Klicke auf „Kalender synchronisieren“ und erteile alle angeforderten Berechtigungen. Wiederhole diesen Vorgang für jede Ressource und den dazugehörigen Google-Kalender.
Was wird bei der Einrichtung synchronisiert?
Wenn du einen Kalender zum ersten Mal verbindest, synchronisiert Cobot Termine des vergangenen Monats in beide Richtungen.
Kalender-Blocker werden ebenfalls als Termine mit Google Kalender synchronisiert, und zwar für den Zeitraum von heute bis zu einem Jahr in die Zukunft. Bitte beachte, dass Änderungen, die du an Kalender-Blockern in Google Kalender vornimmst, nicht zurück zu Cobot synchronisiert werden.
Welche Buchungsdaten werden synchronisiert?
Das Feld Kommentare in Cobot wird in Google Kalender als Feld Notizen angezeigt und umgekehrt.
In Google Kalender erstellte Buchungen werden in Cobot angezeigt, ohne dass ihnen ein Mitglied oder Admin zugewiesen ist.
Alle Aktivitäten aus der Synchronisierung werden in deinem Cobot-Dashboard im Aktivitätsfeed unter dem Namen des Admins angezeigt, der für die Einrichtung der Synchronisierung verwendet wurde.
Sobald die Synchronisierung aktiv ist, versendet Google keine Einladungen oder Aktualisierungen zu synchronisierten Buchungen an Gäste.
Regeln bei Terminüberschneidungen
Bereits bestehende Cobot-Buchungen verhindern, dass Google-Kalender-Termine zur gleichen Zeit hinzugefügt werden.
Bereits bestehende Google-Kalender-Termine verhindern keine Cobot-Buchungen, was zu Doppelbuchungen führen kann.
Sich überschneidende Google-Kalender-Buchungen
Werden in Google Kalender zwei sich überschneidende Buchungen angelegt, wird aufgrund eines Konflikts nur eine davon mit Cobot synchronisiert. Wird die erste Buchung anschließend in Google Kalender gelöscht, wird dieser Zeitblock in Cobot wieder frei und die zweite Buchung wird synchronisiert.
Wiederkehrende Buchungen
Wiederkehrende Google Kalender-Buchungen werden mit demselben Wiederholungsmuster in Cobot synchronisiert und laufen unbegrenzt weiter, sofern kein Enddatum festgelegt ist. Lege vor der Synchronisierung ein Enddatum in Google Kalender fest, um dies zu vermeiden.
WICHTIGER HINWEIS
Bei wiederkehrenden Buchungen, die in Cobot angelegt wurden, wird nur die erste Buchung der Buchungsreihe mit Google Kalender synchronisiert.
Externe Buchungen
Wenn du Externe Buchungen nutzt, um Nicht-Mitgliedern die Buchung deiner Ressourcen zu ermöglichen, funktioniert die Google-Kalender-Synchronisierung auch hier problemlos.
Wenn sich ein Termin im Google-Kalender ändert, aktualisiert die Synchronisierung die entsprechende Externe Buchung in Cobot, sodass die Verfügbarkeit in beiden Systemen stets korrekt ist.
Automatisierte Buchungen erkennen
Um automatisierte Buchungen leichter von manuellen unterscheiden zu können, richte die Synchronisierung über ein spezielles Admin-Konto ein.
Erstelle für die Integration ein separates Gmail-Konto mit einem leicht wiedererkennbaren Namen wie beispielsweise „Google Calendar Autobot“.
Füge dieses Konto als Admin in deinem Cobot Space hinzu.
Melde dich als Admin bei Cobot an und richte das Add-on „Google Calendar Sync“ ein.
Alle Buchungen, die über die Synchronisierung erstellt oder aktualisiert wurden, werden anschließend in deinem Aktivitätsfeed unter dem Namen des jeweiligen Kontos angezeigt.
Die Synchronisierung beenden
Gehe zu Add-ons » Google Calendar Sync » Erste Schritte » Synchronisierung beenden. Dort hast du die Möglichkeit, alle synchronisierten Termine zu löschen. Wenn du dieses Kontrollkästchen nicht aktivierst, bleiben alle Termine in deinem Kalender erhalten.
Suchst du nach weiteren Kalenderoptionen?
Falls du lieber einseitige Erinnerungen ohne vollständige bidirektionale Synchronisierung erhalten möchtest, unterstützt Cobot sowohl für Admins als auch für Mitglieder einen iCalendar-Feed (.ics). Du kannst die Daten auch über Google Kalender als Brücke mit Outlook oder Liquidspace synchronisieren.
Wenn du Fragen hast, kontaktiere uns gerne unter support@cobot.me.
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