Wir haben ein Add-on entwickelt, das die Synchronisierung deines Cobot-Buchungskalenders mit dem Google-Kalender übernimmt. Das Ganze heißt Google Calendar Sync. Damit kannst du auch wiederkehrende Ereignisse in deinem Google-Kalender erstellen, die automatisch in deinen Cobot-Buchungskalender übernommen werden.
Um loszulegen, melde dich auf der Verwaltungsseite von Cobot » Add-ons » Google Calendar Sync » Login an.
Du wirst aufgefordert, den Cobot-Bereich auszuwählen, mit dem du dich verbinden möchtest » add calendar ("Kalender hinzufügen").
WICHTIGER HINWEIS:
Du wirst im Anschluss aufgefordert, sich in dein Google-Konto einzuloggen, um den Kalender abzurufen, den du synchronisieren möchtest. Es ist SEHR wichtig zu beachten, dass alle bestehenden Buchungen in deinem Google-Kalender auf Cobot übertragen werden. Stelle also sicher, dass du einen neuen Google-Kalender einrichtest, bevor du die Verbindung herstellst (andernfalls werden alle deine persönlichen Buchungen in deinem Cobot-Kalender erscheinen!).
Du kannst dann jeden Kalender in deinem Google-Konto mit jeder Ressource in Cobot synchronisieren, indem du das Dropdown-Menü verwendest.
Jede Ressource muss separat synchronisiert werden (eine Ressource = ein Kalender in Google). Es ist eine gute Idee, deinen Google-Kalender gleich oder ähnlich wie deine Ressource in Cobot zu nennen, um Verwechslungen zu vermeiden.
Beispiel: Wenn die Ressource in Cobot "Event Space" heißt, nenne sie im Google-Kalender nicht "Meeting Room".
Andere wichtige Hinweise:
1. Alle Buchungen, die bereits in Cobot vorhanden sind, werden nicht mit deinem Google-Kalender synchronisiert, sondern nur die Buchungen, die ab dem Zeitpunkt, an dem du die Synchronisierung einrichtst, hinzugefügt wurden.
2. Buchungen, die von Google zu Cobot übertragen werden, können bis zu 5 Minuten dauern, und dasselbe gilt für das Löschen von Buchungen.
3. Wiederkehrende Buchungen in Google: Wenn du bereits einen Cobot-Kalender für die Synchronisierung mit einem Google-Kalender eingerichtet hast und eine wiederkehrende Veranstaltung in deinem Google-Kalender erstellst, wird diese in den entsprechenden Cobot-Ressourcenkalender übertragen. Wenn du einzelne Ereignisse in der Serie sowie die gesamte Serie selbst in Google bearbeitest, werden auch deine Cobot-Raumressourcenkalender aktualisiert. Wenn du wiederkehrende Buchungen in Cobot wünschst und kein Google-Konto hast, teile uns dies bitte mit, und wir werden sie in deinen Cobot-Kalender einfügen.
4. Alle Änderungen oder Buchungen, die du in deinem Google-Kalender vornimmst, führen zu einer Aktion oder einem Eintrag in deinem Cobot Dashboard Activity Feed. Diese erscheinen in deinem Activity-Feed immer unter dem Namen des Admins, der bzw. die die Google-Kalender-Synchronisierung eingerichtet hat.
5. Alle Buchungen, die im Google-Kalender erstellt werden, erscheinen im Cobot-Kalender, ohne dass ihnen ein Mitglied oder Admin zugeordnet ist. Sie erscheinen wie bei der Erstellung einer Buchung in Cobot, wenn du das Feld "Mitgliedsname" leer lässt.
6. Wenn du eine Google-Kalender-Synchronisierung löschst, gibt es ein Kontrollkästchen, mit dem du alle synchronisierten Buchungen löschen kannst. Andernfalls lasse es unmarkiert und die Buchungen bleiben bestehen:
7. Es ist nicht möglich, mehrere Ressourcen mit einem einzigen Google-Kalender zu synchronisieren. Du musst einen Kalender pro Ressource haben.
💡 PRO TIP: Know Whether An Admin or an Automation Made a Booking
Create a special 'bot' gmail account for our Google Calendar integration and give it a creative name, like 'Google Calendar Autobot 🤖'.
Add it as an admin:
Then, login as you normally would (but using the bot account) and set up the Google Calendar Sync Add-on.
Whenever a booking is made, you'll now see the name of the Google Calendar Autobot you just setup:
Wenn du Fragen hast oder deinen Kalender nicht synchronisieren kannst, sende uns gerne eine Nachricht an support@cobot.me.
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