Mit dem Cobot-Add-on Externe Buchungen kannst du Online-Buchungen von Besucher:innen verwalten. Das funktioniert für externe Unternehmen, die einen Konferenzraum für einen Kundentermin brauchen, kleine Teams, die einen Retreat oder eine Feier planen, oder spontane Gäste, die einen Arbeitsplatz für einen Tag suchen.
Aktivierung & Testphase
Externe Buchungen kostet nach einer 30-Tage-Testphase 19 € pro Monat, zuzüglich einer Bearbeitungsgebühr für abgerechnete Buchungen.
Die Bearbeitungsgebühr erscheint auf deiner monatlichen Cobot-Rechnung und gilt nur für Buchungen, die bereits abgerechnet wurden. Noch nicht bestätigte oder stattgefundene Buchungen sind ausgenommen. Weitere Informationen findest du unter https://www.cobot.me/de/pricing.
Checkliste vor dem Start
Stelle sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind, bevor du deine Externen Buchungen aktivierst:
Ressourcen: Erstelle mindestens eine Ressource unter Produkte » Ressourcen. Das können z.B. Meetingräume, Schreibtische, Telefonboxen, Podcast Studios, Eventflächen oder Equipment sein.
Produkte & Services: Richte optionale Extras ein, die Besucher:innen zu ihren Buchungen hinzufügen können (Catering, Beamer, Getränke, Snacks, etc.).
Zahlungsmethoden: Verbinde Stripe oder PayPal unter Einrichten » Zahlungsmethoden, oder füge manuelle Methoden wie Barzahlung oder Banküberweisung hinzu. Besucher:innen können so per PayPal, Kreditkarte, Apple Pay und Google Pay bezahlen.
Kontaktdaten: Füge deine Kontaktdaten unter Einrichten » Basis » Kontakt hinzu. So wird automatisch eine Karte für deine Ressourcen erstellt, die anzeigt, wo sich dein Coworking Space befindet.
Allgemeine Geschäftsbedingungen: Füge sie unter Einrichten » Basis » Geschäftsbedingungen und Konditionen hinzu. Besucher:innen müssen ihnen beim Buchen zustimmen.
Datenschutzrichtlinie: Hinterlege deine Datenschutzrichtlinie unter Einrichten » Datenschutzerklärung. Das ist für die DSGVO erforderlich.
Homepage-Branding: Gestalte deine öffentliche Homepage unter Anpassen » Mitgliederportal & Homepage (Logo, Banner, Farben, Intro-Text).
Externe Buchungen aktivieren
Schritt 1: Gehe zu Kalender » Externe Buchungen und klicke auf Aktivieren, um die 30-Tage-Testphase zu starten.
Schritt 2: Für jede Ressource, die du öffentlich buchbar machen möchtest, gehe zu Produkte » Ressourcen » [Ressource] » Bearbeiten. Nutze die Option Für öffentliche Ressource anpassen, um individuelle Preise, Verfügbarkeiten, Stornierungsbedingungen und Beschreibungen speziell für Besucher:innen festzulegen.
Schritt 3: Aktiviere die Option Diese Ressource öffentlich machen, um sie auf deiner Homepage zu veröffentlichen. Deaktiviere diese Option, um die Ressource aus der öffentlichen Übersicht zu entfernen.
Schritt 4: Kopiere die öffentliche Buchungs-URL unter Kalender » Externe Buchungen » Homepage und binde sie in deine Website ein.
💡Pro Tip: Jede Ressource hat auch eine eigene Buchungs-URL. Verwende diese, wenn du direkt auf einen bestimmten Meetingraum oder Desk verlinken möchtest.
Admin-Guides
Jeder der folgenden Abschnitte befasst sich mit einem bestimmten Bereich der Externen Buchungen – klicke auf die jeweilige Überschrift, um den entsprechenden Guide aufzurufen.
Passe deine Ressourcen speziell für Besucher:innen an. Lege individuelle Preise, Verfügbarkeiten und Stornierungsbedingungen fest. Füge Buchungsextras hinzu, richte Rabattcodes ein und verwalte ressourcenspezifische Bestätigungs- und Zahlungsoptionen.
Alle deine externen Buchungen findest du unter Kalender » Externe Buchungen. Dort kannst du Buchungen selbst erstellen, bestätigen, bearbeiten, stornieren oder Besucher:innen in Mitglieder umwandeln.
Externe Buchungen erscheinen auch in deinem Buchungskalender, wo sie farblich von den Buchungen deiner Mitglieder abgehoben sind.
Deine öffentliche Homepage zeigt alle verfügbaren Ressourcen, Mitgliedschaften, Events und Drop-in-Pässe. Gestalte sie unter Anpassen » Mitgliederportal & Homepage mit Logo, Bannern und Farben.
Die URL basiert auf deiner Subdomain, z.B.: dein-space.cobot.me.
Verbinde Stripe oder PayPal für automatische und unkomplizierte Zahlung direkt über PayPal, Kreditkarte, Apple Pay oder Google Pay – oder nutze manuelle Methoden wie Barzahlung oder Banküberweisung. Für jede abgeschlossene Buchung wird automatisch eine Rechnung erstellt.
Rückerstattungen wickelst du über deinen Zahlungsanbieter ab und gleicht sie in Cobot mit einer manuellen Rechnung ab.
Blockiere deinen Kalender für Feiertage, Schließzeiten oder Renovierungen. Pro Blocker kannst du festlegen, ob er für Mitgliederbuchungen, externe Buchungen oder Drop-in-Pässe gilt.
Synchronisiere deine Buchungen bidirektional mit Google Kalender, oder abonniere den iCalendar-Feed (.ics) für einseitige Erinnerungen in jeder gängigen Kalender-App (auch Outlook und Mac-Kalender).
Cobot versendet automatisch E-Mails an Besucher:innen – z.B. Buchungs- oder Stornierungsbestätigungen, Änderungen oder Reminder-Emails 24 Stunden vor dem Termin. Alle Vorlagen kannst du unter Anpassen » E-Mails anpassen.
Alle Einnahmen aus Externen Buchungen findest du unter Auswerten » Umsatz und Auswerten » Buchungen. Dein Dashboard zeigt dir täglich eine Übersicht aller externen Buchungen, einschließlich solcher, die noch auf Bestätigung warten.
Cobot bietetet Integrationen mit automatischen Schließsystemen.
Mit SALTO KS oder Dormakaba Exivo / Resivo Business erhalten Besucher:innen Zugang nur für die Dauer ihrer Buchung.
Du kannst das Externe Buchungen Add-on jederzeit unter Dein Konto » Dein Abonnement » Abonnement ändern einsehen oder kündigen.
Beachte: Du kannst Externe Buchungen nicht entfernen, solange aktive Buchungen bestehen. Alle Ressourcen-Daten und öffentliche Buchungslinks werden gelöscht, wenn du das Add-On entfernst.
Alle wichtigen Funktionen kurz erklärt.
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