Externe Buchungen ist ein kostenpflichtiges Cobot-Add-on, mit dem du Online-Buchungen von Personen annehmen kannst, die kein Mitglied in deinem Coworking Space sind – also z.B. einmalige Besucher:innen, Tourist:innen, spontane Laufkundschaft und andere externe Gäste.
Über eine öffentliche Buchungsseite auf deiner Website oder deiner Cobot-Homepage können Nicht-Mitglieder deine Konferenzräume, Hot Desks und andere Ressourcen direkt buchen oder anfragen – ganz ohne Mitgliedschaft oder Konto.
Preis & Testphase
Aktiviere Externe Buchungen und teste das Add-on 30 Tage lang kostenlos – inklusive echter Buchungen durch deine Gäste.
Nach Ablauf der Testphase zahlst du eine feste monatliche Gebühr von 15 € pro Monat sowie eine Bearbeitungsgebühr für Rechnungen, die über Externe Buchungen erstellt wurden.
Die Bearbeitungsgebühr wird zusammen mit deinem Cobot-Tarif in Rechnung gestellt und gilt nur für Buchungen, die bereits in Rechnung gestellt wurden. Buchungen, die noch nicht stattgefunden haben, sind davon ausgenommen. Ausführliche Informationen zu den Preisen findest du unter https://www.cobot.me/de/pricing.
Wenn du die alte Externe-Buchungen-Funktion nutzt, deaktiviere diese bitte, bevor du die neue Funktion aktivierst. Werden beide Funktionen gleichzeitig genutzt, fallen auf deiner Rechnung für deine Mitgliedschaft Gebühren für beide an. Weitere Informationen findest du unter Die ältere Version der Externen Buchungen entfernen.
Bevor du loslegst
Stelle sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind, bevor du deine Externen Buchungen aktivierst:
Ressourcen: Unter Produkte » Ressourcen muss mindestens eine Ressource vorhanden sein. Ressourcen sind die Meetingräume, Hot Desks, Schreibtische, Telefonboxen oder anderes Equipment, das Besucher:innen buchen können.
Produkte & Services: Richte zusätzliche Extras ein, die deine Mitglieder und Gäste zu ihren Buchungen hinzufügen können – zum Beispiel Catering, Beamer oder Getränke wie Kaffee, Wasser und Tee.
Zahlungsmethoden: Verbinde Stripe oder PayPal unter Einrichten » Zahlungsmethoden oder füge eine manuelle Zahlungsmethode wie Barzahlung oder Banküberweisung hinzu. Aktiviere diese in den Einstellungen der Zahlungsmethode für externe Buchungen.
Allgemeine Geschäftsbedingungen: Füge diese unter Einrichten » Basis » Geschäftsbedingungen und Konditionen hinzu. Besucher:innen müssen diese beim Bezahlvorgang akzeptieren.
Datenschutzrichtlinie: Füge die URL deiner Datenschutzerklärung unter Einrichten » Datenschutzerklärung hinzu. Das ist für die Einhaltung der DSGVO erforderlich.
Homepage-Branding: Passe deine öffentliche Homepage unter Anpassen » Mitgliederportal & Homepage an, bevor du live gehst.
Externe Buchungen aktivieren
Schritt 1: Gehe zu Kalender » Externe Buchungen und klicke auf 'Aktivieren', um deine kostenlose 30-Tage-Testphase zu starten.
Schritt 2: Gehe zu Produkte » Ressourcen » Bearbeiten für jede Ressource, die du öffentlich buchbar machen möchtest. Verwende das Dropdown-Menü 'Für öffentliche Ressource anpassen', um besucherspezifische Preise, Verfügbarkeiten und Beschreibungen festzulegen.
Schritt 3: Aktiviere die Option 'Diese Ressource öffentlich machen', um sie auf deiner Homepage oder Website zu veröffentlichen. Um die Ressource aus der öffentlichen Übersicht zu entfernen, deaktiviere diese Option.
Schritt 4: Kopiere die öffentliche Buchungs-URL unter Kalender » Externe Buchungen » Homepage und binde sie in deine Website ein. Jede einzelne Ressource verfügt zudem über eine eigene URL, falls du lieber direkt auf einen bestimmten Meetingraum oder Desk verlinken möchtest.
Admin-Guides
Jeder der folgenden Abschnitte befasst sich mit einem bestimmten Bereich der externen Buchungen – klick auf die jeweilige Überschrift, um den entsprechenden Guide aufzurufen.
Passe deine vorhandenen Ressourcen für Besucherbuchungen an – direkt über die Einstellungen unter „Für öffentliche Ressource anpassen". Dort legst du besucherspezifische Preise, Verfügbarkeiten und Stornierungsbedingungen fest, richtest optionale Buchungszusätze ein und steuerst über die ressourcenbezogenen Genehmigungs- und Zahlungseinstellungen, wie Buchungen bestätigt und bezahlt werden. Mit der Option „Diese Ressource öffentlich machen" veröffentlichst du eine Ressource auf deiner Homepage und generierst eine teilbare Buchungs-URL.
Das Dashboard findest du unter Kalender » Externe Buchungen. Hier kannst du Buchungen genehmigen, bearbeiten oder stornieren – und Besucher:innen bei Bedarf in Mitglieder umwandeln. Externe Buchungen erscheinen auch in deinem Buchungskalender, wo sie farblich von den Buchungen deiner Mitglieder abgehoben sind.
Deine Homepage ist die öffentliche Seite, über die Besucher:innen deine Meetingräume, Schreibtische und andere Ressourcen entdecken und buchen können. Sie zeigt alle öffentlichen Ressourcen, deine Mitgliedschaftstarife, Events und Drop-in-Pässe an.
Bevor du sie veröffentlichst, kannst du das Erscheinungsbild unter Anpassen » Mitgliederportal & Homepage » Homepage mit einem eigenen Logo, einem Banner, Farben und einem Intro-Text anpassen.
Die URL deiner Homepage basiert auf deiner registrierten Subdomain – zum Beispiel: dein-space.cobot.me.
Verbinde Stripe oder PayPal für den automatisierten Zahlungseinzug – oder nutze manuelle Methoden wie Barzahlung oder Banküberweisung. Für jede abgeschlossene Buchung wird automatisch eine Rechnung erstellt. Rückerstattungen wickelst du über deinen Zahlungsanbieter ab und gleicht sie in Cobot mit einer manuellen Rechnung ab.
Blockiere deinen Buchungskalender für Feiertage, Schließzeiten oder Renovierungen – entweder für alle Ressourcen gleichzeitig oder nur für bestimmte. Pro Blocker kannst du einstellen, ob er für Mitgliederbuchungen, externe Buchungen oder Drop-in-Pässe gilt. Admins können Buchungen unabhängig von aktiven Blockern jederzeit vornehmen.
Sorge dafür, dass deine externen Buchungen auch außerhalb von Cobot für dich und dein Team sichtbar bleiben, indem du deine Ressourcen mit einem externen Kalender verknüpfst. Die Google-Kalender-Synchronisierung ermöglicht eine bidirektionale Synchronisierung zwischen Cobot und Google Kalender, sodass Änderungen in beiden Systemen stets aufeinander abgestimmt sind.
Für einseitige Erinnerungen ohne vollständige Synchronisierung abonniere den iCalendar-Feed (.ics) von Cobot, um Buchungsbenachrichtigungen in jeder Kalender-App zu erhalten, die diesen Standard unterstützt, einschließlich Outlook und Mac-Kalender.
Cobot verschickt automatisch E-Mails an Besucher:innen – bei der Buchungsbestätigung, bei ausstehender Genehmigung nach einer Buchungsanfrage, bei Stornierungen, bei administrativen Änderungen oder als Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin. Alle Vorlagen lassen sich unter Anpassen » E-Mails anpassen.
Alle Einnahmen aus externen Buchungen werden in deiner Auswertung angezeigt. Unter Auswerten » Umsatz und Auswerten » Buchungen kannst du Einnahmen und Buchungsdaten nachverfolgen. Auf deinem Haupt-Dashboard siehst du außerdem eine tägliche Übersicht aller externen Buchungen – einschließlich solcher, die noch auf eine Bestätigung warten.
Cobot lässt sich mit automatischen Schließsystemen integrieren, um den Zugang zu deinen Räumen automatisch zu steuern – basierend auf Mitgliedschaftstarifen, Zeitpässen und Ressourcen-Buchungen. Je nach Zutrittskontrollsystem erhalten Mitglieder und externe Besucher:innen nur für die Dauer ihrer Buchung Zugang zu den für sie relevanten Bereichen. Aktuell unterstützt Cobot SALTO KS und Dormakaba Exivo / Resivo Business für externe Buchungen.
Du kannst dein Externe-Buchungen-Abonnement jederzeit unter Dein Konto » Dein Abonnement » Abonnement ändern einsehen oder kündigen. Du kannst Externe Buchungen nicht entfernen, solange aktive Buchungen bestehen – bitte storniere diese zunächst. Alle Ressourcendaten und öffentlichen Buchungslinks werden gelöscht, wenn du das Abonnement kündigst.
Findest du nicht die Hilfe, die du benötigst? Dann wende dich bitte an uns unter support@cobot.me.
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