Mit dem Add-on Externe Buchungen nimmst du Online-Buchungen von Besucher:innen an und hast maximale Flexibilität in der Verwaltung.
Das funktioniert für externe Unternehmen, die einen Konferenzraum für einen Kundentermin brauchen, kleine Teams, die einen Retreat oder eine Feier planen, oder spontane Gäste, die einen Arbeitsplatz für einen Tag suchen.
Aktivierung und Testphase
Nach Aktivierung testest du Externe Buchungen einen Monat kostenlos, inklusive echter Buchungen von Besucher:innen. Danach kostet das Add-on € 19/Monat plus eine Bearbeitungsgebühr (% für abgerechnete Buchungen). Alle Details findest du in den FAQ auf unserer Preisseite.
Checkliste vor der Aktivierung
Richte Folgendes ein, bevor du Externe Buchungen aktivierst:
Erstelle mindestens eine Ressource unter Produkte » Ressourcen.
Ressourcen sind alles, was Besucher:innen buchen, z. B. Meetingräume, Flex Desks, Telefonboxen, Podcast-Studios, Eventflächen oder Equipment.
Richte optionale Extras ein, die Besucher:innen zu ihrer Buchung hinzufügen können, z. B. Catering, Beamer, Getränke oder Snacks.
So erzielst du ganz einfach zusätzlichen Umsatz.
Verbinde Stripe oder PayPal unter Einrichten » Zahlungsmethoden. Damit zahlen Besucher:innen per PayPal, Kreditkarte, Apple Pay oder Google Pay.
Füge bei Bedarf manuelle Methoden wie Barzahlung oder Banküberweisung hinzu.
Aktiviere die Zahlungsmethode anschließend in ihren Einstellungen für Externe Buchungen.
Füge deine Kontaktdaten unter Einrichten » Basis » Kontakt hinzu.
Cobot zeigt dann auf der Buchungsseite deiner Ressourcen eine Karte an, damit Besucher:innen deinen Space sofort finden.
Füge deine AGB unter Einrichten » Basis » Space-Einstellungen hinzu.
Besucher:innen stimmen ihnen beim Buchen zu.
Hinterlege deine Datenschutzerklärung unter Einrichten » Basis » Datenschutzerklärung.
Das ist für die DSGVO-Konformität erforderlich.
Gestalte deine öffentliche Homepage unter Anpassen » Mitgliederportal & Homepage mit Logo, Banner, Farben und Intro-Text.
Externe Buchungen aktivieren und Ressourcen veröffentlichen
Add-on aktivieren
Gehe zu Kalender » Externe Buchungen.
Klicke auf Aktivieren. Die 30-tägige Testphase startet sofort.
Nach der Aktivierung werden für deine Ressourcen neue Einstellungs-Optionen für Besucher:innen freigeschaltet.
Ressourcen für Besucher:innen anpassen
Wiederhole folgende Schritte für jede Ressource, die Besucher:innen buchen sollen:
Gehe zu Produkte » Ressourcen und klicke bei der Ressource auf Bearbeiten.
Aktiviere die Option Diese Ressource öffentlich machen.
3. Klicke unter einem Feld wie Preis, Verfügbarkeit, Stornierungsfrist, Beschreibung oder Buchungs-Extras auf Für öffentliche Ressource anpassen. Gib den Wert ein, der nur für Besucher:innen gelten soll.
Passt du die Ressource nicht an, gelten für Besucher:innen dieselben Einstellungen, wie für deine Mitglieder.
5. Richte Bestätigungs- und Zahlungseinstellungen für Besucher:innen ein.
6. Speichere deine Ressource.
Mehr Details findest du unter Ressourcen für Externe Buchungen einrichten.
Buchungslinks auf deiner Website einbinden
Deine Homepage ist die öffentliche Seite, die Cobot für deinen Space bereitstellt, zum Beispiel dein-space.cobot.me.
Link | Wofür | Wo du ihn findest |
Homepage-URL | Zeigt alle öffentlichen Ressourcen, Mitgliedschaftstarife, Events und Drop-in-Pässe | Kalender » Externe Buchungen » Homepage |
Ressourcen-URL | Führt zur direkten Buchungsform eines Raums oder Desks | Auf der Bearbeiten-Seite der Ressource |
Link einbinden
Kopiere die gewünschte URL.
Füge die URL auf deiner eigenen Website als Button oder Link ein, zum Beispiel unter „Raum buchen“.
💡Pro Tip: Verlinke jeden Raum auf deiner Website direkt mit seiner Ressourcen-URL. Besucher:innen landen dann ohne Umweg in der richtigen Buchung.
Admin-Guides für Externe Buchungen
Die folgenden Abschnitte decken jeweils einen Bereich der Externen Buchungen ab. Klicke auf eine Überschrift, um den passenden Guide zu öffnen.
Passe deine Ressourcen mit der Option Für öffentliche Ressource anpassen speziell für Besucher:innen an. Lege individuelle Preise, Verfügbarkeiten und Stornierungsbedingungen fest. Füge Buchungsextras hinzu und richte Rabattcodes ein. Pro Ressource steuerst du außerdem, wie Buchungen bestätigt und bezahlt werden. Aktiviere Diese Ressource öffentlich machen, um eine Ressource auf deiner Homepage zu veröffentlichen und eine teilbare Buchungs-URL zu erhalten.
Unter Kalender » Externe Buchungen findest du alle externen Buchungen. Dort erstellst, bestätigst, bearbeitest und stornierst du Buchungen oder wandelst Besucher:innen in Mitglieder um. Externe Buchungen erscheinen auch in deinem Buchungskalender. Dort sind sie farblich von den Buchungen deiner Mitglieder abgehoben.
Deine Homepage ist die öffentliche Seite, auf der Besucher:innen deine Ressourcen entdecken und buchen. Sie zeigt alle aktiven öffentlichen Ressourcen, deine Tarife, Events und Drop-in-Pässe. Gestalte sie vor dem Livegang unter Anpassen » Mitgliederportal & Homepage » Homepage mit Logo, Banner, Farben und Intro-Text. Die URL basiert auf deiner Subdomain, z. B. dein-space.cobot.me.
Verbinde Stripe oder PayPal, damit Besucher:innen automatisch per PayPal, Kreditkarte, Apple Pay oder Google Pay zahlen. Alternativ nutzt du manuelle Methoden wie Barzahlung, Zahlung via Kartenlesegerät oder Banküberweisung. Cobot erstellt für jede abgeschlossene Buchung automatisch eine Rechnung. Rückerstattungen wickelst du über deinen Zahlungsanbieter ab und gleichst sie in Cobot mit einer Freitext-Rechnung aus.
Blockiere deinen Buchungskalender für Feiertage, Schließzeiten oder Renovierungen, entweder für alle oder nur für ausgewählte Ressourcen. Pro Blocker legst du fest, ob er für Mitgliederbuchungen, externe Buchungen oder Drop-in-Pässe gilt. Als Admin kannst du trotz aktiver Blocker jederzeit buchen.
Verbinde deine Ressourcen mit einem externen Kalender, damit deine externen Buchungen auch außerhalb von Cobot sichtbar sind. Die Synchronisierung mit Google Calendar funktioniert in beide Richtungen, sodass Änderungen in beiden Systemen übereinstimmen.
Wenn du keine vollständige Synchronisierung brauchst, abonniere den iCalendar-Feed (.ics). So erhältst du einseitige Erinnerungen in jeder Kalender-App, die diesen Standard unterstützt, auch in Outlook und im Mac-Kalender.
Cobot schickt Besucher:innen in verschiedenen Situationen automatisch eine E-Mail:
bei der Buchungsbestätigung,
wenn eine Buchung auf Bestätigung wartet,
bei Stornierungen,
bei Änderungen durch Admins,
24 Stunden vor dem Termin als Erinnerung.
Alle Vorlagen passt du unter Anpassen » E-Mails an.
Alle Einnahmen aus Externen Buchungen erscheinen in deinen Auswertungen. Umsatz- und Buchungsdaten findest du unter Auswerten » Umsatz und Auswerten » Buchungen. Dein Dashboard zeigt dir außerdem täglich eine Übersicht deiner externen Buchungen, einschließlich solcher, die noch auf Bestätigung warten.
Cobot lässt sich mit smarten Schließsystemen verbinden. Zutrittsrechte vergibt und entzieht Cobot automatisch, basierend auf Tarifen, Zeitpässen und Ressourcenbuchungen. Mitglieder und Besucher:innen betreten nur die Bereiche, die zu ihrer Buchung gehören, und nur für deren Dauer. Für Externe Buchungen unterstützt Cobot SALTO KS und Dormakaba Exivo / Resivo Business.
Unter Dein Konto » Dein Tarif » Tarif ändern kannst du dein Abonnement jederzeit einsehen oder kündigen. Solange aktive Buchungen bestehen, kannst du das Add-on nicht entfernen, also storniere diese zuerst. Wenn du das Add-on kündigst, entfernt Cobot alle Ressourcendaten und öffentlichen Buchungslinks
Alle wichtigen Funktionen kurz erklärt.
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Unsere Expert:innen helfen dir dabei.