Cobot versendet in jeder wichtigen Phase des Buchungsprozesses automatische E-Mails an Besucher. In diesem Guide werden die einzelnen E-Mail-Vorlagen vorgestellt, wann sie verschickt werden und wie du sie anpassen kannst.
💡Gut zu wissen 💡
Alle E-Mail-Vorlagen für externe Buchungen können unter Anpassen » E-Mails bearbeitet werden.
Jede Vorlage kann zudem deaktiviert werden, indem du das Kontrollkästchen „Diese E-Mail senden“ am unteren Rand der Vorlage deaktivieren.
E-Mail Vorlagen
Neue Externe Buchung
Wird dem Besucher geschickt, sobald er eine neue Buchung abgeschlossen hat. Die E-Mail enthält die Rechnung, einen Link zur Stornierung der Buchung sowie einen Link zum Weiterleiten, den der Besucher an alle Personen senden kann, die ihn an diesem Tag begleiten.
Neue ausstehende externe Buchung
Diese E-Mail wird versendet, wenn eine neue Buchung eingeht, die jedoch vorher von dir genehmigt werden muss. Diese E-Mail wird nur versendet, wenn für eine Ressource die Option „Bestätigung erforderlich für Besucher*innen“ aktiviert ist. Der Besucher erhält eine weitere E-Mail, sobald du die Buchung genehmigt oder abgelehnt hast.
Externe Buchung bestätigt
Wird an den Besucher geschickt, sobald du die Buchung bestätigt hast. Diese E-Mail wird nur versendet, wenn für die Ressource die Option „Bestätigung erforderlich für Besucher*innen“ aktiviert ist.
Bestätigung für die Stornierung der externen Buchung
Wird an den Besucher geschickt, wenn eine Stornierung vorliegt - entweder vom Besucher selbst oder von einer Person, der er seinen Buchungslink weitergegeben hat.
Externe Buchung von Admin storniert
Wird an den Besucher geschickt, wenn du oder ein anderer Admin dessen Buchung storniert.
Externe Buchung storniert von Besucher*in
Wird an den Besucher geschickt, nachdem dieser seine eigene Buchung storniert hat.
Buchung von Admin verändert
Diese E-Mail wird dem Besucher geschickt, wenn du seine Buchung bearbeitest. Bitte beachte: Sollte sich durch die Änderung der Preis der Buchung erhöhen, erhält der Besucher diese E-Mail zwar, die Differenz wird ihm jedoch nicht automatisch in Rechnung gestellt.
Buchungserinnerung
Wird dem Besucher 24 Stunden vor Beginn seiner Buchung zugeschickt.
Deine Vorlagen anpassen
Jede Vorlage ist bereits mit den wesentlichen Buchungs- und Besucherdaten vorformatiert. Du kannst jede Vorlage bearbeiten, um Parkhinweise, Wegbeschreibungen, WLAN-Daten, Zugangscodes für Türen oder alles andere hinzuzufügen, was deine Besucher vor ihrer Ankunft benötigen.
Um eine Vorlage zu bearbeiten, gehe zu Anpassen » E-Mails und klicke auf die Vorlage, die du aktualisieren möchtest. Scrolle nach unten und klicke auf 'Speichern', wenn du fertig bist.
⚠️ Bitte beachte: Nicht gespeicherte Änderungen gehen verloren, wenn du die Seite verlässt.
Vorlagen verwenden Shortcode-Platzhalter in {{geschweiften Klammern}}, die automatisch Daten aus Cobot abrufen, wie beispielsweise den Namen des Besuchers oder Buchungsdetails. Diese Platzhalter sollten nicht gelöscht werden, da die entsprechenden Informationen sonst nicht in der E-Mail erscheinen. Unter jeder Vorlage findest du eine Liste der verfügbaren Shortcodes.
Du kannst den Text fett, kursiv oder unterstrichen formatieren, Überschriften hinzufügen und Hyperlinks einfügen, indem du den gewünschten Text markierst und aus dem daraufhin angezeigten Formatierungsmenü die gewünschte Option auswählst.
💡 PRO-TIPP 💡
Füge Informationen hinzu, damit der Besuch deiner Gäste ein voller Erfolg wird. Dazu gehören detaillierte Parkhinweise, eine Wegbeschreibung zu dir, die Adresse des besten Cafés oder alles andere, was deinen Gästen hilft, dich problemlos zu erreichen.
Mit diesen Vorlagen kannst du dafür sorgen, dass die nächsten Schritte ganz klar und einfach sind.
E-Mails an Besucher manuell versenden
Sobald ein Besucher eine externe Buchung vornimmt, wird er zur Kontaktliste hinzugefügt. Du kannst jederzeit eine E-Mail an einen beliebigen Besucher senden, indem du auf Verwalten » Kontakte gehst, auf den Namen des Besuchers klickst und anschließend auf dessen E-Mail-Adresse in der Kontaktkarte klickst.
Unter Verwalten » Nachrichten kannst du außerdem den vollständigen Verlauf aller an Besucher gesendeten Nachrichten einsehen.
Hast du noch Fragen? Dann wenden dich an uns unter support@cobot.me.