Cobot versendet in jeder wichtigen Phase des Buchungsprozesses automatische E-Mails an Besucher. In diesem Guide werden die einzelnen E-Mail-Vorlagen vorgestellt, wann sie verschickt werden und wie du sie anpassen kannst.
💡Gut zu wissen 💡
Alle E-Mail-Vorlagen für Externe Buchungen können unter Anpassen » E-Mails individuell angepasst werden.
Jede Vorlage kann zudem deaktiviert werden, indem du die Option „Diese E-Mail senden“ für die jeweilige Vorlage deaktivierst.
E-Mail Vorlagen
Neue Externe Buchung
Wird deinen Besucher:innen geschickt, sobald sie eine neue Buchung abgeschlossen haben. Die E-Mail enthält die Rechnung, einen Link zur Stornierung der Buchung sowie einen Link zum Weiterleiten, den die Besucher:in an alle Personen senden kann, die sie an diesem Tag begleiten.
Neue ausstehende Externe Buchung
Diese E-Mail wird versendet, wenn eine neue Buchung eingeht, die jedoch vorher von dir bestätigt werden muss. Diese E-Mail wird nur versendet, wenn für eine Ressource die Option Bestätigung erforderlich für Besucher:innen aktiviert ist. Dein:e Besucher:in erhält eine weitere E-Mail, sobald du die Buchung bestätigt oder abgelehnt hast. Mehr Details.
Externe Buchung bestätigt
Wird an deine Besucher:innen geschickt, sobald du die Buchung bestätigt hast. Diese E-Mail wird nur versendet, wenn für die Ressource die Option Bestätigung erforderlich für Besucher:innen aktiviert ist. Mehr Details.
Bestätigung für die Stornierung der Externen Buchung
Wird an dein:e Besucher:innen geschickt, wenn eine Stornierung vorliegt - entweder von dem/der Besucher:in selbst oder von einer Person, an die der Buchungslink weitergegeben wurde.
Externe Buchung von Admin storniert
Wird an deine Besucher:innen geschickt, wenn du oder ein anderer Admin dessen Buchung storniert.
Externe Buchung storniert von Besucher:in
Wird an dein:e Besucher:innen geschickt, nachdem diese die eigene Buchung storniert haben.
Buchung von Admin verändert
Diese E-Mail wird deine:n Besucher:innen geschickt, wenn du seine Buchung bearbeitest. Bitte beachte: Sollte sich durch die Änderung der Preis der Buchung erhöhen, erhält der Besucher diese E-Mail zwar, die Differenz wird ihm jedoch nicht automatisch in Rechnung gestellt.
Buchungserinnerung
Wird deinen Besucher:innen 24 Stunden vor Beginn ihrer Buchung zugeschickt.
Deine Templates anpassen
Jedes Template ist bereits mit den wesentlichen Buchungs- und Besucherdaten vor-formatiert. Du kannst jede Vorlage bearbeiten, um z.B. individuelle Parkhinweise, Wegbeschreibungen, WLAN-Daten, Zugangscodes für Türen oder alles andere hinzuzufügen, was deine Besucher:innen vor ihrer Ankunft benötigen.
Um eine Vorlage zu bearbeiten, gehe zu Anpassen » E-Mails und klicke auf die Vorlage, die du aktualisieren möchtest. Scrolle nach unten und klicke auf Speichern, wenn du fertig bist.
Bitte beachte: Nicht gespeicherte Änderungen gehen verloren, wenn du die Seite verlässt.
Vorlagen verwenden Shortcode-Platzhalter in {{geschweiften Klammern}}, die automatisch Daten aus Cobot abrufen, wie beispielsweise den Namen der Besucher:innen oder Buchungsdetails. Diese Platzhalter sollten nicht gelöscht werden, da die entsprechenden Informationen sonst nicht in der E-Mail erscheinen. Unter jeder Vorlage findest du eine Liste der verfügbaren Shortcodes.
Du kannst den Text fett, kursiv oder unterstrichen formatieren, Überschriften hinzufügen und Hyperlinks einfügen, indem du den gewünschten Text markierst und aus dem daraufhin angezeigten Formatierungsmenü die gewünschte Option auswählst.
💡 Pro-Tipp: Füge detaillierte Parkhinweise, die Adresse des besten Cafés oder alles andere hinzu, was nützlich für deine Besucher:innen sein könnte.
E-Mails an Besucher:innen manuell versenden
Sobald ein:e Besucher:in eine Externe Buchung vornimmt, wird sie zur Kontaktliste hinzugefügt. Du kannst jederzeit eine E-Mail an eine beliebige Besucher:in senden, indem du auf Verwalten » Kontakte gehst, auf den Namen des Besuchers klickst und anschließend auf die E-Mail-Adresse in der Kontaktkarte klickst.
Unter Verwalten » Nachrichten kannst du außerdem den vollständigen Verlauf aller an Besucher gesendeten Nachrichten einsehen.
Hast du noch Fragen? Dann wenden dich an uns unter support@cobot.me.