Dieser Guide hilft dir bei der Einrichtung deiner Ressourcen für Besucher-Buchungen. Er behandelt die spezifischen Einstellungen für Externe Buchungen, die nach der Aktivierung der Funktion angezeigt werden, darunter Preise für Besucher, Verfügbarkeit, Buchungsoptionen und Genehmigungs-Einstellungen.
Was ist eine Ressource?
Ressourcen sind die buchbaren Elemente in deinem Space, zum Beispiel Besprechungs- und Konferenzräume, einzelne Schreibtische, Event-Venues, Equipment, Lagerräume oder alles andere, was Kund:innen stunden- tage- oder wochenweise buchen können.
Bevor du eine Ressource für Besucher:innen freigeben kannst, muss sie in Cobot angelegt sein.
Wenn du deine Ressourcen noch nicht eingerichtet hast, gehe zu Produkte » Ressourcen » Ressource hinzufügen, um sie anzulegen. Eine vollständige Anleitung zu den grundlegenden Ressourcen-Einstellungen findest du unter Ressourcen einrichten.
Sobald deine Ressourcen angelegt sind und Externe Buchungen aktiviert ist, kannst du jede einzelne speziell für Besucher:innen anpassen.
Eine Ressource veröffentlichen
Gehe zu Produkte » Ressourcen » Klicke auf 'Bearbeiten'.
Wähle die Option 'Diese Ressource öffentlich machen'.
Eine Ressource für Besucher anpassen
Sobald du den Schalter auf Diese Ressource ist öffentlich gestellt hast, erscheinen unter jedem bearbeitbaren Feld nun die Option Für Besucher anpassen.
Über diese Option kannst du besucherspezifische Einstellungen festlegen, die völlig unabhängig von den Einstellungen sind, die für deine Mitglieder gelten.
Wenn du ein Feld leer lässt, gelten für Besucher:innen dieselben Einstellungen wie deine Mitglieder.
Konkrete Beispiele:
Biete deinen Meetingraum für Mitglieder bereits ab 8 Uhr an, für externe Buchungen hingegen erst ab 10 Uhr
Richte einen höheren Preis pro Stunde für externe Besucher:innen als für Mitglieder ein.
Ermögliche es deinen Mitgliedern, 2 Stunden vor Beginn der Buchung zu stornieren, während externe Besucher:innen mind. 24 Stunden vorher stornieren müssen.
Diese Felder kannst du für Besucher:innen anpassen:
Beschreibung: Verfasse eine für Besucher:innen sichtbare Beschreibung der Ressource. Hier hast du die Möglichkeit, Ausstattung, Anfahrtsbeschreibungen oder alles andere zu erwähnen, was ein neuer Besucher wissen muss.
Preisgestaltung: Du kannst für Besucher:innen einen anderen Stundensatz festlegen. Dies ist nützlich, wenn dein Mitgliedschaftstarif-Rabatte beinhaltet, die du nicht allen Besucher:innen gewähren möchtest.
Verfügbarkeit: Lege die Tage und Uhrzeiten fest, an denen Besucher:innen eine Buchung vornehmen können, unabhängig von den Verfügbarkeitszeitfenstern deiner Mitglieder.
Minimale und maximale Buchungsdauer: Lege die unterschiedliche Zeitlimits für Besucher:innen-Buchungen fest.
Vorbuchzeit: Lege fest, wie weit im Voraus Besucher:innen buchen bzw. anfragen müssen, unabhängig von der Anmeldefrist für Mitglieder.
Stornierung: Lege ein besucherspezifisches Stornierungsfenster fest.
Zusätzliche Buchungsextras: Wähle aus, welche Extras für Besucher:innen beim Buchungsvorgang verfügbar sind.
Buchungsextras
Buchungsextras sind optionale Zusatzleistungen, die Besucher:innen beim Bezahlvorgang auswählen können, wie beispielsweise Catering, Kaffee, technische Ausstattung oder eine Reinigungsgebühr. Sie werden bei Auswahl automatisch der Rechnung der Besucher:innen hinzugefügt.
Bevor Extras für eine Ressource aktiviert werden können, müssen diese unter Produkte » Produkte & Services angelegt werden. Weitere Informationen dazu, was diese Extras sind und wie sie eingerichtet werden, findest du unter Produkte & Services einrichten.
Sobald die Extras angelegt sind, gehe zu Produkte » Ressourcen » Ressource bearbeiten und scrollen nach unten zu Verfügbare Extras im Abschnitt 'Für öffentliche Besucher anpassen'. Wähle die Extras aus, die Besucher:innen beim Checkout sehen sollen. Mehr über Buchungsextras für Besucher:innen erfahren.
So fügen Besucher:innen zusätzliche Extras zur Buchung hinzu
Sobald für eine Ressource Extras aktiviert sind, werden diese den Besucher:innen auf der Ressourcenseite als Zubuchbare Extras angezeigt.
Nachdem die Besucher:innen Datum und Uhrzeit ausgewählt haben, wählen sie während des Checkout-Prozesses in einem einfachen Formular die gewünschten Extras aus.
Die ausgewählten Extras werden automatisch der Rechnung hinzugefügt und bei Abschluss der Buchung in Rechnung gestellt. Weitere Details.
Bestätigungs- und Zahlungseinstellungen
Am Ende jeder Seite zur Bearbeitung einer Ressource gibt es zwei optionale Einstellungen, durch die du mehr Kontrolle darüber erhältst, wie Buchungen bestätigt und bezahlt werden.
Buchungs-Bestätigung erfordern
Wenn die Option Bestätigung erforderlich für Besucher aktiviert ist, werden Buchungen von Besucher:innen nicht automatisch bestätigt. Stattdessen wird deinen Besucher:innen eine Seite mit dem Hinweis Bestätigung ausstehend angezeigt, und sie erhalten eine E-Mail, in der ihnen mitgeteilt wird, dass die Anfrage geprüft wird.
Die Buchung wird erst in Rechnung gestellt, wenn sie von dir bestätigt wurde.
Um ausstehende Buchungen zu bestätigen oder abzulehnen, gehe zum Dashboard für Externe Buchungen unter Kalender » Externe Buchungen. Mehr Details.
⚠️ Wichtiger Hinweis: Wenn du Stripe nutzt, verfallen Zahlungsreservierungen nach einigen Tagen. Bestätige ausstehende Buchungen umgehend, um zu vermeiden, dass die Autorisierung vor deiner Bestätigung abläuft.
Spätere Zahlung erlauben
Wenn die Option Besucher können später zahlen aktiviert ist, geben Besucher:innen beim Bezahlvorgang eine Zahlungsmethode an, es erfolgt jedoch keine sofortige Abbuchung.
Die Rechnung wird sofort erstellt, jedoch nicht automatisch bezahlt oder verschickt. Du entscheidest selbst, wann du die Zahlung einforderst, indem du auf der Rechnung auf Belasten klickst. Dies kann z.B. erst kurz vor Beginn der Buchung oder erst nach dem Besuch erfolgen.
Alle Einstellungen werden individuell pro Ressource konfiguriert, sodass du unterschiedliche Regeln für verschiedene Räume und Ressourcen anwenden kannst.
Wie der Buchungs-Prozess für Besucher:innen aussieht
Das ist der Buchungsablauf:
Übersichtsseite: Zeigt Details zu Ressourcen, Kapazität und Verfügbarkeit an. Besucher wählen ihr bevorzugtes Datum und ihre bevorzugte Uhrzeit basierend auf Ihrer festgelegten Verfügbarkeit aus. Sie können nach Datum oder Ressource suchen.
Gäste & Extras: Besucher:innen geben die Gästeanzahl an und fügen optionale Produkte/Services hinzu. Die Gästeanzahl kann später im Externe Buchungs-Dashboard angepasst werden. Produkte können unter Produkte » Produkte & Services eingerichtet werden. Mehr Details.
Kontaktformular: Besucher geben ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse und ihre Rechnungsadresse ein und müssen den Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie der Datenschutzerklärung (sofern vorhanden) zustimmen.
Zahlung: Besucher:innen wählen eine Zahlungsmethode aus den unter Einrichten » Zahlungsmethoden aktivierten Optionen aus. Die Buchung wird erst nach dem Klicken auf „Jetzt buchen und bezahlen“ bestätigt. Mehr Details.
Bestätigung: Zeigt die Buchungsdetails mit der Aufforderung an, die E-Mail zu überprüfen.
Externe Buchungen werden mit dem Buchungskalender für Mitglieder synchronisiert und erscheinen sowohl im Dashboard für Externe Buchungen als auch im Buchungskalender, wo sie deutlich von den Buchungen der Mitglieder unterschieden werden.
Der beste Weg, das Feature kennenzulernen, ist einfach loszulegen!
✨
Du hast noch Fragen zu Externen Buchungen?