Dieser Guide hilft dir bei der Einrichtung deiner Ressourcen für Besucher-Buchungen. Er behandelt die spezifischen Einstellungen für Externe Buchungen, die nach der Aktivierung der Funktion angezeigt werden, darunter Preise für Besucher, Verfügbarkeit, Buchungsoptionen und Genehmigungs-Einstellungen.
💡 Bevor du loslegst, vergewissere dich, dass Externe Buchungen unter Kalender » Externe Buchungen aktiviert ist.
Falls du dies noch nicht getan hast, lies dir bitte den Guide Externe Buchungen Feature durch.
Was ist eine Ressource?
Ressourcen sind die buchbaren Elemente in deinem Space, zum Beispiel Besprechungs- und Konferenzräume, einzelne Schreibtische, Event-Venues, Equipment, Lagerräume oder alles andere, was Kund:innen stunden- tage- oder wochenweise buchen können.
Bevor du eine Ressource für Besucher:innen freigeben kannst, muss sie in Cobot angelegt sein.
Wenn du deine Ressourcen noch nicht eingerichtet hast, gehe zu Produkte » Ressourcen » Ressource hinzufügen, um sie anzulegen. Eine vollständige Anleitung zu den grundlegenden Ressourcen-Einstellungen findest du unter Ressourcen einrichten.
Sobald deine Ressourcen angelegt sind und Externe Buchungen aktiviert ist, kannst du jede einzelne speziell für Besucher:innen anpassen.
Eine Ressource für Besucher anpassen
Gehen zu Produkte » Ressourcen » Ressource bearbeiten, um die Ressource, die du öffentlich buchbar machen möchtest, anzupassen.
Unter jedem bearbeitbaren Feld erscheint nun das Dropdown-Menü 'Für öffentliche Ressource anpassen'. Über diese Felder kannst du besucherspezifische Angaben festlegen, die völlig unabhängig von den Einstellungen sind, die deine Mitglieder sehen. Wenn du ein Feld leer lässt, sehen Besucher dieselben Einstellungen wie deine Mitglieder.
💡Richte z.B. ein, dass dein Meetingraum für Mitglieder bereits ab 8 Uhr buchbar ist, für externe Buchungen erst ab 10 Uhr – oder dass ein höherer Preis pro Stunde für externe Besucher gilt als für Mitglieder.
Diese Felder kannst du für Besucher:innen anpassen:
Beschreibung: Verfasse eine für Besucher:innen sichtbare Beschreibung der Ressource. Hier hast du die Möglichkeit, Ausstattung, Anfahrtsbeschreibungen oder alles andere zu erwähnen, was ein neuer Besucher wissen muss.
Preisgestaltung: Du kannst für Besucher:innen einen anderen Stundensatz festlegen. Dies ist nützlich, wenn dein Mitgliedschaftstarif-Rabatte beinhaltet, die du nicht allen Besucher:innen gewähren möchtest.
Verfügbarkeit: Lege die Tage und Uhrzeiten fest, an denen Besucher:innen eine Buchung vornehmen können, unabhängig von den Verfügbarkeitszeitfenstern deiner Mitglieder.
Minimale und maximale Buchungsdauer: Lege die unterschiedliche Zeitlimits für Besucher:innen-Buchungen fest.
Vorbuchzeit: Lege fest, wie weit im Voraus Besucher:innen buchen bzw. anfragen müssen, unabhängig von der Anmeldefrist für Mitglieder.
Stornierung: Lege ein besucherspezifisches Stornierungsfenster fest.
Zusätzliche Buchungs-Extras: Wähle aus, welche Extras für Besucher:innen beim Bezahlvorgang verfügbar sein sollen. Weitere Informationen findest du im Abschnitt Buchungsextras weiter unten.
Eine Ressource veröffentlichen
Nachdem du die Einstellungen für Besucher:innen konfiguriert hast, aktiviere oben auf der Bearbeitungsseite der Ressource die Option Diese Ressource öffentlich machen. Dadurch wird die Ressource auf deiner Homepage veröffentlicht und eine öffentliche Buchungs-URL generiert.
💡 Gut zu wissen: Jede öffentliche Ressource verfügt über eine eigene, eindeutige URL, die du direkt weitergeben oder in deine Website einbetten kannst, um Besucher:innen direkt zu dieser Ressource zu leiten.
Um die URL zu finden, gehe zu Produkte » Ressourcen » Ressource bearbeiten und kopiere die URL oben auf der Seite.
Um die vollständige Startseite zu veröffentlichen – auf der alle aktiven öffentlichen Ressourcen sowie deine Mitgliedschaftstarife und Drop-in-Pässe angezeigt werden –, gehe zu Kalender » Externe Buchungen » Homepage und kopiere die Haupt-URL.
Um eine Ressource von der öffentlichen Homepage zu entfernen, gehe zur Bearbeitungsseite der Ressource und deaktiviere die Option 'Diese Ressource öffentlich machen'.
Buchungs-Extras
Buchungs-Extras sind optionale Zusatzleistungen, die Besucher:innen beim Bezahlvorgang auswählen können, wie beispielsweise Catering, AV-Ausstattung oder eine Reinigungsgebühr. Sie werden bei Auswahl automatisch der Rechnung der Besucher:innen hinzugefügt.
Bevor Extras für eine Ressource aktiviert werden können, müssen diese unter Produkte » Produkte & Services angelegt werden. Weitere Informationen dazu, was diese Extras sind und wie sie eingerichtet werden, findest du unter Produkte & Services einrichten.
Sobald die Extras angelegt sind, gehe zu Produkte » Ressourcen » Ressource bearbeiten und scrollen nach unten zu 'Verfügbare Extras' im Abschnitt 'Für öffentliche Ressource anpassen'. Wähle die Extras aus, die Besucher beim Checkout sehen sollen.
Wenn neben einem Extra 'Nicht verfügbar' angezeigt wird, wurde dieses in den Einstellungen für Produkte und Services nicht für externe Buchungen freigeschaltet. Klicke auf 'Produkte und Services verwalten', um dies zu ändern.
So sehen und wählen Besucher:innen Extras aus
Sobald für eine Ressource Extras aktiviert sind, werden diese den Besucher:innen auf der Ressourcenseite als „Zubuchbare Extras“ angezeigt, bevor sie ein Datum und eine Uhrzeit auswählen.
Nachdem die Besucher:innen Datum und Uhrzeit ausgewählt haben, wählen sie während des Checkout-Prozesses in einem einfachen Formular die gewünschten Extras aus. Die ausgewählten Extras werden automatisch der Rechnung hinzugefügt und bei Abschluss der Buchung in Rechnung gestellt. Weitere Details.
Bestätigung erfordern & weitere Zahlungseinstellungen für Besucher:innen
Am Ende jeder Seite zur Bearbeitung einer Ressource gibt es zwei optionale Einstellungen, durch die du mehr Kontrolle darüber erhältst, wie Buchungen bestätigt und bezahlt werden.
Bestätigung erforderlich für Buchungen
Wenn diese Option aktiviert ist, werden Buchungen von Besucher:innen nicht automatisch bestätigt. Stattdessen wird deinen Besucher:innen eine Seite mit dem Hinweis Bestätigung ausstehend angezeigt, und sie erhalten eine E-Mail, in der ihnen mitgeteilt wird, dass die Anfrage geprüft wird.
Die Buchung wird erst in Rechnung gestellt, wenn sie von dir bestätigt wurde.
Um ausstehende Buchungen zu bestätigen oder abzulehnen, rufe das Dashboard Externe Buchungen unter Kalender » Externe Buchungen auf. Mehr Details.
Bitte beachte: Wenn du Stripe nutzt, verfallen Zahlungsreservierungen nach einigen Tagen. Bestätige ausstehende Buchungen umgehend, um zu vermeiden, dass die Autorisierung vor deiner Bestätigung abläuft.
Besucher:innen können später bezahlen
Wenn diese Option aktiviert ist, geben Besucher:innen beim Bezahlvorgang eine Zahlungsmethode an, es erfolgt jedoch keine sofortige Abbuchung. Du entscheidest selbst, wann du die Zahlung einforderst, indem du manuell auf der Rechnung auf Belasten klickst. Dies kann z.B. erst kurz vor Beginn der Buchung oder erst nach dem Besuch erfolgen.
💡 Pro-Tipp: Die Einstellungen werden individuell pro Ressource konfiguriert, sodass du unterschiedliche Regeln für verschiedene Räume und Ressourcen anwenden kannst.
Wie der Buchungs-Prozess für deine Besucher:innen aussieht
Besucher:innen können über die Multi-Screen Checkout ganz einfach eine Buchung vornehmen.
Das ist der Buchungsablauf
Übersichtsseite – Zeigt Details zu Ressourcen, Kapazität und Verfügbarkeit an. Besucher wählen ihr bevorzugtes Datum und ihre bevorzugte Uhrzeit basierend auf Ihrer festgelegten Verfügbarkeit aus. Sie können nach Datum oder Ressource suchen.
Besucher & Extras – Besucher:innen geben die Gästeanzahl an und fügen optionale Produkte/Services hinzu. Die Gästeanzahl kann später im Externe Buchungs-Dashboard angepasst werden. Produkte können unter Produkte » Produkte & Services eingerichtet werden.
Kontaktformular – Besucher geben ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse und ihre Rechnungsadresse ein und müssen den Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie der Datenschutzerklärung (sofern vorhanden) zustimmen.
Zahlung – Besucher:innen wählen eine Zahlungsmethode aus den unter Einrichten » Zahlungsmethoden aktivierten Optionen aus. Die Buchung wird erst nach dem Klicken auf „Jetzt buchen und bezahlen“ bestätigt. Mehr Details.
Bestätigung – Zeigt die Buchungsdetails mit der Aufforderung an, die E-Mail zu überprüfen.
Externe Buchungen werden mit dem Buchungskalender für Mitglieder synchronisiert und erscheinen sowohl im Dashboard für externe Buchungen als auch im Buchungskalender, wo sie deutlich von den Buchungen der Mitglieder unterschieden werden.
Hast du noch Fragen? Dann schreib uns eine E-Mail an support@cobot.me.