Möglicherweise hast du bereits davon gehört oder dich gefragt, wie sich die neuen DSGVO-Vorschriften auf deine Zusammenarbeit mit Cobot und deine Mitglieder/Mitarbeiter auswirken werden. Bei der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) geht es darum, die Datenschutzrechte von Internetnutzern innerhalb der EU in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten zu stärken. Da alle Mitgliederdaten von den Betreibern der Coworking Spaces erfasst und über Cobot verarbeitet werden, liegt der Schutz der Daten deiner Mitglieder in unserer gemeinsamen Verantwortung.
Du leistest einen Beitrag dazu, indem du deine eigene Datenschutzerklärung hinzufügst, in der du darlegst, wie und warum du die Daten deiner Mitglieder erfassst, nutzt und verarbeitest und wie du die DSGVO einhältst.
Die Datenschutzerklärung hinzufügen
Dein Space benötigt eine Datenschutzerklärung, die alle Aspekte deines Unternehmens widerspiegelt, nicht nur die Art und Weise, wie Daten in Cobot verarbeitet werden. Informiere dich darüber, inwiefern die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf deinen Space und andere von dir genutzte Tools oder Dienste zutrifft.
Schritt 1: Die Datenschutzerklärung verfassen
Die DSGVO verlangt eine klare und präzise Sprache, die jeder verstehen kann. Du solltest in deiner Datenschutzerklärung folgende Fragen beantworten:
Welche Informationen werden erfasst?
Wer erfasst sie?
Wie werden sie erfasst?
Warum werden sie erfasst?
Wie werden sie verwendet?
An wen werden sie weitergegeben?
Welche Auswirkungen hat dies auf die betroffenen Personen?
Könnte die beabsichtigte Verwendung Einwände oder Beschwerden hervorrufen?
Schritt 2: Die Datenschutzerklärung in Cobot hochladen
Gehe zu Einrichten » Datenschutz » Datenschutzerklärung hochladen
Füge deine Datenschutzerklärung in den Editor ein
Bearbeite den Text bei Bedarf mit einfachem HTML. Du kannst Links und Überschriften hinzufügen
Wähle aus, ob du die Zustimmung deiner Mitglieder einholen möchtest
Klicke auf Speichern
Cobot bestätigt, dass die Datenschutzerklärung erfolgreich hochgeladen wurde. Das System speichert zudem einen Versionsverlauf. Jede Änderung wird gespeichert, und frühere Versionen bleiben verfügbar.
Schritt 3: Die Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung von akzeptieren
Um die Datenschutzbestimmungen einzuhalten, akzeptiere bitte die Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung zwischen deinem Space und Cobot. Diese findest du direkt unter deiner Datenschutzerklärung unter Einrichten » Datenschutz.
Diese Vereinbarung erläutert, wie Cobot Daten verarbeitet und wie es mit anderen Webdiensten interagiert. Sie umfasst:
Verantwortlichkeiten bei der Datenverarbeitung
Datenspeicherung und -kontrolle
Datenschutzmanagement
Sicherheitsmaßnahmen
Wie Cobot in andere Dienste integriert wird
Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen
Cobot fordert zudem alle Nutzer der Plattform auf, den Nutzungsbedingungen zuzustimmen.
Dies gilt für alle, die Cobot nutzen, einschließlich:
Mitglieder oder Mitarbeiter
Space Admins
Jeder Nutzer muss die Cobot-Nutzungsbedingungen akzeptieren, um die Plattform weiterhin nutzen zu können.
Akzeptieren deiner Cobot-Datenverarbeitungsvereinbarung
Neue Mitglieder müssen deine Datenschutzrichtlinie akzeptieren, wenn sie deinem Space beitreten.
Diese Zustimmung erfolgt gleichzeitig mit der Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Mitglieder finden die aktuelle Version der Datenschutzrichtlinie im Dashboard ihres Mitgliederportals. Sie erscheint unten rechts auf dem Bildschirm als Link, über den die vollständige Erklärung aufgerufen werden kann.
