Vielleicht hast du dich gefragt, wie sich die Regulierungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auf deine Arbeit mit Cobot und deine Mitglieder/Mitarbeiter:innen auswirken werden. Bei der DSGVO geht es um die Stärkung der Datenschutzrechte von Internetnutzer:innen innerhalb der EU in Bezug auf ihre persönlichen Daten. Da alle Mitgliederdaten von Coworking Space-Betreibern gesammelt und von Cobot verarbeitet werden, liegt es in der gemeinsamen Verantwortung, die Daten deiner Mitglieder zu schützen.
Du erreichst dies im ersten Schritt, indem du deine eigene Datenschutzerklärung hinzufügst, in der du darlegst, wie und warum du die Daten deiner Mitglieder erhebst, verwendest und verarbeitest und wie du dich an die Datenschutzgrundverordnung hältst.
Hinzufügen deiner Datenschutzerklärung
In den Datenschutzrichtlinien deines Spaces solltest du alle Aspekte deines Geschäfts berücksichtigen, nicht nur die Verarbeitung von Daten durch Cobot. Stelle sicher, dass du die nötigen Nachforschungen anstellst, um zu verstehen, wie die DSGVO auf deinen Space und auf andere von dir genutzte Tools angewendet wird.
Ein Teil der DSGVO-Vorschriften verlangt, dass du eine klare und präzise Sprache verwendest, die jede Person leicht verstehen kann. Du solltest die folgenden Fragen beantworten, wenn du deine Datenschutzrichtlinie verfasst:
Welche Informationen werden gesammelt?
Wer sammelt sie?
Wie werden sie gesammelt?
Warum werden sie gesammelt?
Wie werden sie verwendet?
Mit wem werden sie geteilt?
Welche Auswirkungen hat dies auf die betroffenen Personen?
Könnte die beabsichtigte Verwendung dazu führen, dass die Betroffenen Einspruch erheben oder sich beschweren?
Eine ausführlichere Checkliste findest du auf der ICO-Website.
Um deine Datenschutzrichtlinie zu Cobot hinzuzufügen, gehe zu Einrichten » Datenschutz » Datenschutzrichtlinie hochladen.
Hier kannst du deine Richtlinie kopieren und einfügen und sie mit einfachen HTML-Elementen bearbeiten, z. B. Links und Überschriften hinzufügen. Sobald du auf Speichern klickst, wird angezeigt, dass du deine Richtlinie erfolgreich hochgeladen hast. Außerdem siehst du einen Verlauf, in dem alle Änderungen und Bearbeitungen zusammen mit einer gespeicherten Kopie deiner vorherigen Richtlinie festgehalten werden.
Wo ist diese für Mitglieder sichtbar?
Jetzt, wo du deine Richtlinie hinzugefügt hast, können deine Mitglieder die neueste Version in ihrem Mitgliederportal unten rechts auf dem Bildschirm sehen. Dort gibt es einen Link, auf den sie klicken können, um die vollständige Richtlinie zu sehen.
Neue Mitglieder, die deinem Space beitreten, werden außerdem aufgefordert, zusätzlich zu deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen deine Datenschutzrichtlinien zu akzeptieren.
Akzeptieren deiner Cobot-Datenverarbeitungsvereinbarung
Der nächste Schritt, um sicherzustellen, dass du die Bestimmungen einhältst, ist die Annahme der Verarbeitungsvereinbarung zwischen dir und Cobot. Darin wird dargelegt, wie wir deine Daten verarbeiten und wie Cobot mit anderen Webdiensten interagiert. Sie umfasst die Kontrolle der Speicherung, das Datenschutzmanagement, Sicherheitsmaßnahmen etc.
Darüber hinaus werden wir alle Personen, die Cobot als Mitglied, Mitarbeiter:in oder Admin eines Spaces nutzen, darauf hinweisen, dass sie die Cobot-eigenen Nutzungsbedingungen akzeptieren müssen.