Das Externe-Buchungen-Dashboard ist die zentrale Übersicht zur Verwaltung aller Besucherbuchungen in Cobot. Du findest es unter Kalender » Externe Buchungen.
Alle Buchungen von Besuchern werden ebenfalls in deinem Buchungskalender unter Kalender » Kalender angezeigt und sind farblich gekennzeichnet, um sie von den Buchungen der Mitglieder zu unterscheiden. Wenn du mit der Maus über eine Buchung fährst, siehst du auf einen Blick die Details des Besuchers, die ausgewählten Extras und die Buchungsdauer.
Was du im das Dashboard erledigen kannst
Buchungen für Gäste vornehmen
Besucher:innen können direkt über deine Homepage oder öffentliche Seiten buchen. In manchen Fällen möchtest du die Buchung aber lieber selbst für sie vornehmen:
Telefonische oder spontane Anfragen – ein Besucher ruft an oder kommt vorbei und möchte spontan einen Meetingraum buchen.
Sonderkonditionen oder individuelle Vereinbarungen – du hast mit einem Besucher oder Partner einen individuellen Preis vereinbart, der von deinen Standardpreisen abweicht.
Buchung im Namen eines Leads – ein Verkaufsgespräch endet mit „Buche das doch einfach für mich", und du möchtest den Abschluss sichern, bevor es sich der Kunde anders überlegt.
Wiederkehrende externe Gäste – ein Stammbesucher, etwa ein lokaler Geschäftspartner, der häufig bucht, dies aber lieber dir überlässt.
Events oder Gruppenbuchungen – du koordinierst eine Buchung für einen Besucher, der ein externes Event oder einen Workshop veranstaltet.
💡 Pro-Tipp: Statt der Standardpreise kannst du individuelle Preise für bestimmte Besucher:innen gewähren.
Wenn du eine Buchung im Namen eines Besuchers vornimmst, kannst du die Daten manuell eingeben oder einen bestehenden Kontakt aus dem Dropdown auswählen – Name, E-Mail-Adresse und Rechnungsanschrift werden so automatisch übernommen.
Du kannst außerdem Buchungs-Extras hinzufügen, etwa Catering oder Equipment – die Bestellübersicht aktualisiert sich automatisch. Mehr dazu unter Produkte und Services einrichten.
Klicke auf Buchung erstellen, um den Vorgang abzuschließen. Cobot erstellt die Rechnung und fügt die Buchung direkt zu deinem Buchungskalender hinzu.
Buchungen bearbeiten und individuelle Preise anbieten
Du kannst eine Besucherbuchung direkt über das Dashboard bearbeiten, sobald sie erstellt wurde – füge z.B. weitere Extras hinzu, ändere die Ressource oder Datum, aktualisiere die Besucherdaten oder passe den Preis an.
Das ist praktisch, wenn ein Besucher das falsche Datum ausgewählt hat, du ihm einen besseren Meetingraum anbieten möchtest oder du einen individuellen Preis gewähren willst.
Um eine externe Buchung zu bearbeiten, gehe zum Dashboard für Externe Buchungen, suche die Buchung und klicke auf Bearbeiten.
Ein Klick auf Bearbeiten öffnet die Ansicht, in der du deine Änderungen vornehmen kannst.
Wichtiger Hinweis: Beim Aktualisieren eines Buchungs-Extras verwendet Cobot den Preis des Extras, der zum Zeitpunkt der ursprünglichen Buchung gültig war.
Während du Änderungen vornimmst, aktualisiert sich die Buchungsübersicht auf der rechten Seite entsprechend.
Du siehst einen Hinweis mit einer kurzen Zusammenfassung dessen, was passiert, sobald du auf Buchung aktualisieren klickst – zum Beispiel, ob sich der Preis erhöht oder verringert und ob eine neue Rechnung oder Gutschrift erstellt wird.
Wichtige Hinweise zum Bearbeiten externer Buchungen
Wenn du eine bereits bestätigte Buchung bearbeitest, wird automatisch eine neue Rechnung oder Gutschrift erstellt und per E-Mail an den Besucher gesendet, sobald du auf Buchung aktualisieren klickst – es sei denn, du hast die Option „Rechnungen automatisch per E-Mail versenden" unter Kalender » Externe Buchungen » Einstellungen für externe Buchungen deaktiviert.
Der aktualisierte Betrag wird nicht automatisch abgebucht oder erstattet.
Wenn du Stripe oder PayPal für externe Buchungen aktiviert hast, findet der Besucher einen Zahlungslink auf seiner Rechnung.
Beim Bearbeiten einer ausstehenden externen Buchung wird nicht sofort eine Rechnung erstellt – du kannst sie anschließend trotzdem bestätigen, woraufhin eine reguläre Rechnung versendet wird.
Rabattcodes gelten nicht für Buchungen mit individuellem Preis.
Du kannst unbestätigte oder bestätigte Buchungen jederzeit bearbeiten. Vergangene externe Buchungen können nicht mehr bearbeitet werden.
Buchungen bestätigen oder ablehnen
Wenn du für eine Ressource die Option „Bestätigung erforderlich für Besucher*innen“ aktiviert hast, werden neue Buchungen von Besucher*innen im Dashboard als ausstehend angezeigt. Von dort aus kannst du sie genehmigen oder ablehnen. Sobald du eine Entscheidung getroffen hast, erhält die Besucherin oder der Besucher eine E-Mail.
Wichtiger Hinweis
Wenn du Stripe nutzt, verfallen Zahlungsautorisierungen nach einigen Tagen. Genehmige ausstehende Buchungen umgehend, um zu vermeiden, dass die Reservierung vor deiner Bestätigung verfällt.
Buchungen stornieren
Du kannst jede Besucher-Buchung jederzeit stornieren, indem du in der Buchung auf „Stornieren“ klickst. Der Besucher erhält automatisch eine Stornierungs-E-Mail.
Das Dashboard zeigt dir außerdem an, ob eine Rückerstattung erforderlich ist. Eine Rückerstattung direkt über Cobot ist nur möglich, wenn die Zahlung über Stripe erfolgt ist.
Alle anderen müssen direkt im Dashboard der Zahlungsgateways bearbeitet und anschließend in Cobot mit einer manuellen Rechnung verrechnet werden, um eine richtige Buchunghaltung zu gewährleisten. Weitere Informationen dazu findest du im Guide Rechnungsstellung für Nichtmitglieder/Besucher.
Besucher können ihre Buchungen auch selbst über den Link in ihrer Bestätigungs-E-Mail stornieren, sofern das Stornierungsfenster für die Ressource noch nicht abgelaufen ist.
Besucher:innen zu Mitgliedern konvertieren
Besucher werden automatisch als Kontakt hinzugefügt. Wenn sich ein Besucher entscheidet, Mitglied zu werden, kannst du ihn in seiner Buchung unter Zu Mitglied konvertierenden in ein Mitglied umwandeln.
Die entsprechenden Angaben sind im Profil des neuen Mitglieds bereits ausgefüllt. Weitere Informationen zur Verknüpfung eines neuen Mitglieds nach dessen Umstellung findest du unter Mitglieder hinzufügen.
Rechnungen verwalten
Jede abgeschlossene externe Buchung generiert automatisch eine Rechnung. Du kannst direkt über das Dashboard oder unter Verwalten » Rechnungen auf Besucher-Rechnungen zugreifen. Einen vollständigen Guide zur Rechnungsstellung für Besucher findest du unter Rechnungsstellung für Nichtmitglieder/Besucher.
Bei wiederkehrenden Besuchern kannst du außerdem ihre Rechnungshistorie einsehen, indem du unter Verwalten » Kontakte auf den Namen des Besuchers klickst » Rechnungen auswählst.
Umsatz und Buchungen nachverfolgen
Alle Umsätze aus externen Buchungen werden in deinem Auswerten-Dashboard erfasst. Du kannst Umsatz- und Buchungsdaten unter Auswerten » Umsatz und Auswerten » Buchungen nachverfolgen. Dein Haupt-Dashboard zeigt außerdem eine tägliche Übersicht über externe Buchungen an, einschließlich der Anzahl der Buchungen, die noch auf deine Bestätigung warten.
Hast du noch Fragen? Schreib uns eine E-Mail an support@cobot.me.