Das Externe-Buchungen-Dashboard ist die zentrale Übersicht zur Verwaltung aller Besucherbuchungen in Cobot. Du findest es unter Kalender » Externe Buchungen.
Alle Buchungen von Besuchern werden ebenfalls in deinem Buchungskalender unter Kalender » Kalender angezeigt und sind farblich gekennzeichnet, um sie von den Buchungen der Mitglieder zu unterscheiden. Wenn du mit der Maus über eine Buchung fährst, siehst du auf einen Blick die Details des Besuchers, die ausgewählten Extras und die Buchungsdauer.
Was du über das Dashboard machen kannst
Buchungen genehmigen oder ablehnen
Wenn du für eine Ressource die Option „Bestätigung erforderlich für Besucher*innen“ aktiviert hast, werden neue Buchungen von Besucher*innen im Dashboard als ausstehend angezeigt. Von dort aus kannst du sie genehmigen oder ablehnen. Sobald du eine Entscheidung getroffen hast, erhält die Besucherin oder der Besucher eine E-Mail.
WICHTIGER HINWEIS
Wenn du Stripe nutzt, verfallen Zahlungsautorisierungen nach einigen Tagen. Genehmige ausstehende Buchungen umgehend, um zu vermeiden, dass die Reservierung vor deiner Bestätigung verfällt.
Buchungen bearbeiten
Über das Dashboard kannst du eine Besucher-Buchung jederzeit bearbeiten. Wenn du Änderungen vornimmst, erhält der Besucher automatisch eine E-Mail, in der er über die Änderungen informiert wird.
Falls sich durch eine Änderung der Preis der Buchung erhöht, wird dem Besucher die Differenz nicht automatisch in Rechnung gestellt. Du musst die zusätzliche Zahlung manuell über seine Rechnung abwickeln.
Buchungen stornieren
Du kannst jede Besucher-Buchung jederzeit stornieren, indem du in der Buchung auf „Stornieren“ klickst. Der Besucher erhält automatisch eine Stornierungs-E-Mail.
Das Dashboard zeigt dir außerdem an, ob eine Rückerstattung erforderlich ist. Eine Rückerstattung direkt über Cobot ist nur möglich, wenn die Zahlung über Stripe erfolgt ist.
Alle anderen müssen direkt im Dashboard der Zahlungsgateways bearbeitet und anschließend in Cobot mit einer manuellen Rechnung verrechnet werden, um eine richtige Buchunghaltung zu gewährleisten. Weitere Informationen dazu findest du im Guide Rechnungsstellung für Nichtmitglieder/Besucher.
Besucher können ihre Buchungen auch selbst über den Link in ihrer Bestätigungs-E-Mail stornieren, sofern das Stornierungsfenster für die Ressource noch nicht abgelaufen ist.
Convert Visitors to Members
Besucher werden automatisch als Kontakt hinzugefügt. Wenn sich ein Besucher entscheidet, Mitglied zu werden, kannst du über die Schaltfläche „Zu Mitglied konvertieren“ in seiner Buchung den Besucher in ein Mitglied umwandeln. Du kannst die Konvertierung auch über die Kontaktkarte vornehmen.
Die entsprechenden Angaben sind im Profil des neuen Mitglieds bereits ausgefüllt. Weitere Informationen zur Verknüpfung eines neuen Mitglieds nach dessen Umstellung findest du unter Mitglieder hinzufügen.
Rechnung verwalten
Jede abgeschlossene externe Buchung generiert automatisch eine Rechnung. Du kannst direkt über das Dashboard oder unter Verwalten » Rechnungen auf Besucher-Rechnungen zugreifen. Einen vollständigen Guide zur Rechnungsstellung für Besucher findest du unter Rechnungsstellung für Nichtmitglieder/Besucher.
Bei wiederkehrenden Besuchern kannst du außerdem deren Rechnungshistorie einsehen, indem du unter Verwalten » Kontakte auf den Namen des Besuchers klickst » Rechnungen auswählst.
Umsatz und Buchungen nachverfolgen
Alle Umsätze aus externen Buchungen werden in deinem Auswerten-Dashboard erfasst. Du kannst Umsatz- und Buchungsdaten unter Auswerten » Umsatz und Auswerten » Buchungen nachverfolgen. Dein Haupt-Dashboard zeigt außerdem eine tägliche Übersicht über externe Buchungen an, einschließlich der Anzahl der Buchungen, die noch auf deine Bestätigung warten.
Hast du noch Fragen? Schreib uns eine E-Mail an support@cobot.me.