Das Dashboard für Externe Buchungen ist die zentrale Übersicht zur Verwaltung aller Besucher-Buchungen in Cobot. Du findest es unter Kalender » Externe Buchungen.
Besucherbuchungen erscheinen außerdem in deinem Buchungskalender unter Kalender » Kalender. Dort sind sie farblich markiert, damit du sie von Mitgliederbuchungen unterscheiden kannst. Fahre mit der Maus über eine Buchung, um Kontaktdaten, gewählte Buchungsextras und Buchungsdauer zu sehen.
Was du im das Dashboard erledigen kannst
Buchungen für Besucher:innen erstellen
Besucher:innen buchen in der Regel selbst über deine Homepage und Buchungslinks. In einigen Fällen lohnt es sich aber, die Buchung selbst anzulegen:
Telefonische oder spontane Anfragen: Jemand ruft an oder steht vor der Tür und braucht kurzfristig einen Meetingraum.
Individuelle Konditionen: Du hast mit einer Person oder einem Partnerunternehmen einen Preis abseits deiner Standardpreise vereinbart.
Buchung im Namen eines Leads: Eine interessierte Person sagt im Gespräch „Buch das doch einfach für mich“, und du möchtest die Buchung direkt eintragen.
Stammgäste: Ein lokaler Geschäftspartner bucht regelmäßig, überlässt das aber lieber dir.
Events und Gruppen: Du organisierst einen Raum für einen externen Workshop oder ein Event.
So erstellst du eine Buchung
Gehe zu Kalender » Externe Buchungen und klicke auf Neue externe Buchung.
Wähle Ressource, Datum und Uhrzeit.
Gib die Kontaktdaten ein oder wähle einen bestehenden Kontakt aus dem Dropdown. Name, E-Mail-Adresse und Rechnungsanschrift werden automatisch übernommen.
Füge bei Bedarf Buchungsextras wie Catering, Getränke oder Equipment hinzu. Die Bestellübersicht aktualisiert sich automatisch.
Klicke auf Buchung erstellen.
Cobot erstellt die Rechnung und trägt die Buchung in deinen Buchungskalender ein.
💡 Pro-Tipp: Lege in der Bestellübersicht einen individuellen Preis fest, wenn du vom Standardpreis abweichen möchtest.
Wenn du eine Buchung im Namen eines Besuchers vornimmst, kannst du die Daten manuell eingeben oder einen bestehenden Kontakt aus dem Dropdown auswählen. Name, E-Mail-Adresse und Rechnungsanschrift werden so automatisch übernommen.
Du kannst außerdem Buchungsextras hinzufügen, etwa Catering, Getränke oder Equipment. Die Bestellübersicht aktualisiert sich automatisch. Mehr dazu unter Buchungsextras für externe Buchungen
Klicke auf Buchung erstellen, um den Vorgang abzuschließen. Cobot erstellt die Rechnung und fügt die Buchung direkt zu deinem Buchungskalender hinzu.
Buchungen rückwirkend erstellen
Du kannst auch Buchungen mit einem Datum in der Vergangenheit anlegen. Das ist praktisch, wenn jemand schon vor Ort ist und du die bereits begonnene Nutzung abrechnen möchtest. Gehe dafür wie oben beschrieben vor und wähle das entsprechende Datum.
⚠️ Wichtig: Vergangene Buchungen lassen sich nicht bearbeiten. Prüfe deshalb alle Angaben, bevor du die Buchung erstellst.
Buchungen bearbeiten und individuelle Preise anbieten
Ausstehende und bestätigte Buchungen kannst du jederzeit anpassen. Füge Buchungsextras hinzu, ändere Ressource oder Datum, aktualisiere die Kontaktdaten oder passe den Preis an. Das hilft zum Beispiel, wenn jemand das falsche Datum gewählt hat oder du einen besseren Raum anbieten möchtest.
Gehe zu Kalender » Externe Buchungen und suche die Buchung.
Klicke auf Bearbeiten.
Nimm deine Änderungen vor. Die Bestellübersicht aktualisiert sich dabei laufend.
Lies den Hinweis über dem Button. Er fasst zusammen, was beim Speichern passiert, zum Beispiel ob sich der Preis ändert und ob eine Rechnung oder Gutschrift erstellt wird.
Klicke auf Buchung aktualisieren.
Was beim Bearbeiten passiert
Bestätigte Buchungen: Cobot erstellt automatisch eine neue Rechnung oder Gutschrift und sendet sie per E-Mail an die Besucher:in. Den E-Mail-Versand kannst du unter Kalender » Externe Buchungen » Einstellungen für externe Buchungen über die Option Rechnungen automatisch per E-Mail versenden deaktivieren.
Ausstehende Buchungen: Cobot erstellt beim Bearbeiten noch keine Rechnung. Die reguläre Rechnung geht erst raus, wenn du die Buchung bestätigst.
Zahlungen: Cobot bucht Differenzbeträge nicht automatisch ab und erstattet sie nicht automatisch. Wenn du Stripe oder PayPal für externe Buchungen aktiviert hast, enthält die Rechnung einen Zahlungslink.
Buchungsextras: Cobot verwendet den Preis, der zum Zeitpunkt der ursprünglichen Buchung galt.
Rabattcodes: Rabattcodes gelten nicht für Buchungen mit individuellem Preis.
Buchungen bestätigen oder ablehnen
Wenn du für eine Ressource die Option Bestätigung erforderlich für Besucher aktiviert hast, erscheinen neue Buchungen im Dashboard als ausstehend. Klicke auf Buchung bestätigen, um eine Buchung anzunehmen, oder auf Stornieren, um sie abzulehnen. Die Besucher:in erhält in beiden Fällen automatisch eine E-Mail.
⚠️ Wichtig: Bei Zahlungen über Stripe verfallen Zahlungsautorisierungen nach einigen Tagen. Bestätige ausstehende Buchungen deshalb zeitnah.
Buchungen stornieren
Klicke in der Buchung auf Stornieren. Die Besucher:in erhält automatisch eine Stornierungs-E-Mail.
Das Dashboard zeigt dir, ob eine Erstattung nötig ist:
Zahlung über Stripe: Du kannst den Betrag direkt in Cobot erstatten.
Andere Zahlungsarten: Erstatte den Betrag im Dashboard deines Zahlungsanbieters und verrechne ihn anschließend in Cobot mit einer manuellen Rechnung, damit deine Buchhaltung stimmt.
Mehr dazu findest du unter Rechnungsstellung für Nicht-Mitglieder.
ℹ️ Besucher:innen können ihre Buchung auch selbst über den Link in der Bestätigungs-E-Mail stornieren, solange das Stornierungsfenster der Ressource noch offen ist.
Besucher:innen in Mitglieder umwandeln
Cobot legt alle Besucher:innen automatisch als Kontakt an. So machst du aus einem Kontakt ein Mitglied:
Öffne die Buchung im Dashboard.
Klicke neben dem Namen auf Zu Mitglied konvertieren.
Die Angaben aus der Buchung sind im Profil des neuen Mitglieds bereits ausgefüllt. Wie es danach weitergeht, erfährst du unter Mitglieder hinzufügen.
Rechnungen für Besucher:innen verwalten
Für jede bestätigte externe Buchung erstellt Cobot automatisch eine Rechnung. Du findest sie im Dashboard, samt Zahlungs- und Versand-Status.
Die Rechnungshistorie von Stammgästen siehst du unter Verwalten » Kontakte. Klicke auf den Namen und wähle Rechnungen.
Umsatz und Buchungen auswerten
Cobot erfasst alle Umsätze aus externen Buchungen automatisch. Du findest die Zahlen unter Auswerten » Umsatz und Auswerten » Buchungen. Dein Haupt-Dashboard zeigt außerdem eine tägliche Übersicht deiner externen Buchungen, inklusive der Buchungen, die noch auf deine Bestätigung warten.
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