Die DATEV-Buchhaltungssoftware ist eine der führenden Lösungen für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Erfahre in diesem Guide, wie du in nur wenigen Schritten Cobot mit DATEV verbindest, um deine Rechnungen monatlich von Cobot zu DATEV zu synchronisieren.
Diese Funktion ist in allen Regionen verfügbar, jedoch nur in deutscher Sprache.
Die Integration einrichten
WICHTIGER HINWEIS
Bevor du mit der Integration beginnen kannst, musst du Rechnungsdatenservice 1.0. in deinem DATEV Arbeitsplatz aktivieren.
Wenn mehrere Mitarbeitende in deinem Space mit DATEV arbeiten, dann muss Rechnungsdatenservice für jeden Mitarbeiter-SmartLogin individuell freigeschaltet werden (i.d.R. von deiner/deinem Steuerberater:in).
Das Produkt Rechnungsdatenservice 1.0. ist mit zusätzlichen Kosten verbunden. Weitere Informationen und eine detaillierte Kostenaufstellung findest du hier auf der Website von DATEV.
Sobald du Rechnungsdatenservice 1.0. aktiviert hast, kann es nun losgehen!
Logge dich (hier) zuerst in deinem Cobot-Account ein.
Klicke auf Add-Ons » DATEV » Mit Cobot anmelden und wähle den Space aus, für den du die Integration einrichten möchtest.
Wenn du ein Admin bist oder mehrere Cobot-Konten/Spaces hast, wirst du gefragt, welchen Space du verbinden möchtest. Das musst du für jeden Space machen.
Eingabe der Client ID
Im nächsten Schritt wirst du aufgefordert, deine Client ID einzugeben. Diese kann unterschiedliche Entitäten darstellen (z.B. ein Mandat eines Steuerberaters, etc.) und wird zur Identifizierung bzw. Authentifizierung bei DATEV benötigt.
Wo du deine Client ID findest
Du findest deine Client ID, wenn du dich in dein DATEV Unternehmen Online Konto einloggst (oben rechts im Bildschirm).
Sie setzt sich aus folgendem Format zusammen: “Beraternummer” “-” “Mandantennummer” (z.B. 123456-12345).
Wenn du keine Client ID hast, wende dich bitte an deine Steuerkanzlei.
4. Nach der Eingabe deiner Client ID wirst du zu einem Kontrollbildschirm weitergeleitet. Hier kannst du all deine Daten überprüfen und im Anschluss auf “Verbinden mit DATEV” klicken.
Eingabe des Kunden- und Erlöskontos
5. Anschließend wirst du aufgefordert, die Nummer deines Erlöskontos und deines Kundenkontos einzugeben.
Bitte wende dich an deine:n Steuerberater:in, wenn du deine Erlöskontonummer nicht kennst.
Die Kundenkontonummer findest du in deinem DATEV-Account unter Stammdaten » Verwalten » Kundenkonto:
In der Regel gibt es zwei Use Cases:
Use Case 1: Dein Space nutzt nur ein einzelnes (oder kein) Kundenkonto.
Use Case 2: Dein Space nutzt auf DATEV "Kunden", d.h. in dem obigen Screenshot wäre eine lange Liste deiner Kunden zu sehen – jede:r mit einer eigenen Kundenkontonummer.
WICHTIGER HINWEIS
Falls dein Space "Kunden" auf DATEV nutzt (Use Case 2), so müssen die Kundenkontonummern als eigenes Feld in den Profilen der Mitglieder in Cobot angelegt werden.
Wenn eine Rechnung an dieses Mitglied an DATEV gesendet wird, wird die cobot_membership.custom_fields.kundenkontonummer als "Kundenkonto" an DATEV geschickt. So kann die Rechnung dem "Kunden" zugeordnet werden.
Den Namen, dem du dem eigenen Feld in Cobot gegeben hast (z.B. "DATEV-Kundenkontonummer") , trägst du im "Feld für Kundenkunto" ein:
IMPORTANT INFORMATION ABOUT YOUR CUSTOMER ACCOUNT
(also called BP Account Number )
Spaces use either one or more customer accounts.
If your space has several customer accounts, these must be created as a custom field in Cobot, as the interface only provides one field for integration.
By creating them as a custom field in Cobot, each member can be assigned their own customer account.
The name you choose for the account number field can be entered directly on the integration page (Feld für Kundenkonto), just below the Erlöskonto and Kundenkonto fields.
Rechnungen von Cobot zu DATEV synchronisieren
Sobald die Integration zwischen Cobot und DATEV erfolgreich eingerichtet wurde, werden deine Rechnungen monatlich und im korrekten Format aus Cobot zu DATEV übertragen.
SYNC-WORKFLOW
Die Übertragung findet 1x im Monat gesammelt statt (aktuell: am 05. des Folgemonats)
Sobald der Upload abgeschlossen ist, wird eine Bestätigung in deinem Cobot Dashboard angezeigt.
Sobald eine Rechnung von Cobot zu DATEV synchronisiert wurde, wird sie automatisch in Cobot zur Bearbeitung gesperrt, da DATEV eine doppelte Erfassung ein- und derselben Rechnung nicht erlaubt. Die Rechnung kann in Cobot also nicht mehr geändert bzw. bearbeitet werden.
Wenn ein Fehler bei der Übertragung von Cobot zu DATEV auftritt (z.B. wegen eines fehlerhaften Zeichens oder Überschreitung der Dateigröße), kann die Rechnung manuell via eines "Erneut hochladen"-Buttons erneut synchronisiert werden.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie Ihr Integrations-Dashboard in Cobot aussehen wird:
Buchungscodes und Kostenstellen
Falls du Buchungscodes und/oder Kostenstellen in Cobot nutzt, werden diese ebenfalls zu DATEV übertragen.
Buchungscodes (accounting codes) werden zu DATEV als Feld “KOST1”übertragen.
Kostenstellen (cost centers) bzw. die Nummer der Kostenstelle wird an DATEV als Feld “KOST2”übertragen.
Um Buchungscodes und Kostenstellen zu aktivieren, gehe zu Einrichten » Rechnungseinstellungen.
Bitte beachte:
Wenn die DATEV-Integration aktiviert wird, werden automatisch folgende Funktionen für deinen Space aktiviert:
1. Keine 0€-Rechnungen generieren
2. Separate Adressfelder aktivieren*
*Die Aktivierung separater Adressfelder führt dazu, dass die Adressen deiner Mitglieder von dir oder den Mitgliedern selbst einmalig neu hinterlegt werden.
GoCardless-Abstimmung mit DATEV
If you use DATEV for accounting and GoCardless for payment collection through Cobot, here’s how to reconcile your records:
Wenn du DATEV für die Buchhaltung und GoCardless für den Zahlungseinzug über Cobot verwendest, kannst du deine Daten wie folgt abgleichen:
Über GoCardless eingezogene Zahlungen
Cobot-Rechnungen werden von Mitgliedern per Lastschrift über GoCardless bezahlt.
Gebündelte Überweisungen (Auszahlungen)
GoCardless überweist die eingezogenen Beträge in einer gebündelten Auszahlung, die jeweils mehrere Rechnungen umfasst, auf dein Bankkonto.
Einzelne Rechnungen in jeder Auszahlung zuordnen
Das GoCardless-Dashboard zeigt, welche Cobot-Rechnungen in jeder Auszahlung enthalten ist
Upload von Rechnungen an DATEV
Cobot lädt alle Rechnungen an DATEV hoch, wobei jede Rechnung mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer gekennzeichnet ist.
Abstimmungsprozess in DATEV
Anhand der Rechnungsnummern kannst du jede Cobot-Rechnung der entsprechenden GoCardless-Auszahlung und dem Banktransaktionsbeleg in DATEV zuordnen. Das sorgt für eine saubere, nachvollziehbare Buchhaltung und erleichtert die Revision.
Nächster Schritt
Lerne mehr über Cobots offene API.