Die DATEV-Buchhaltungssoftware ist eine der führenden Lösungen für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Erfahre in diesem Guide, wie du in nur wenigen Schritten Cobot mit DATEV verbindest, um deine Rechnungen monatlich von Cobot zu DATEV zu synchronisieren.

Diese Funktion ist in allen Regionen verfügbar, jedoch nur in deutscher Sprache.

Die Integration einrichten

WICHTIGER HINWEIS

Bevor du mit der Integration beginnen kannst, musst du Rechnungsdatenservice 1.0. in deinem DATEV Arbeitsplatz aktivieren.
Wenn mehrere Mitarbeitende in deinem Space mit DATEV arbeiten, dann muss Rechnungsdatenservice für jeden Mitarbeiter-SmartLogin individuell freigeschaltet werden (i.d.R. von deiner/deinem Steuerberater:in).
Das Produkt Rechnungsdatenservice 1.0. ist mit zusätzlichen Kosten verbunden. Weitere Informationen und eine detaillierte Kostenaufstellung findest du hier auf der Website von DATEV.

Sobald du Rechnungsdatenservice 1.0. aktiviert hast, kann es nun losgehen!

Logge dich (hier) zuerst in deinem Cobot-Account ein.
Klicke auf Add-Ons » DATEV » Mit Cobot anmelden und wähle den Space aus, für den du die Integration einrichten möchtest.

Dies ist ein Screenshot des Cobot- und DATEV-Integrations-Dashboards, das eine aktive Verbindung anzeigt. Es enthält synchronisierte Rechnungsdaten wie Ausstellungsdatum, Rechnungsnummern und Synchronisierungsstatus. Der Name des Bereichs lautet „Your Space“ (Ihr Bereich) und DATEV-Verbindungsdetails wie Kunden-ID, Kundenkonto und Umsatzkonto sind sichtbar, zusammen mit Optionen zum Ändern oder Trennen der Integration.

Wenn du ein Admin bist oder mehrere Cobot-Konten/Spaces hast, wirst du gefragt, welchen Space du verbinden möchtest. Das musst du für jeden Space machen.

Dies ist ein Screenshot der Cobot- und DATEV-Integrationsschnittstelle, der einen Bestätigungsbildschirm zeigt. Er zeigt zwei Coworking Spaces, die für die Verbindung aufgelistet sind, einen mit der Bezeichnung „Your Space“ und den anderen mit „Tu Espacio“. Eine Bestätigungsschaltfläche zeigt an, dass der Benutzer bereits bei Cobot angemeldet ist. Auf der rechten Seite wird in einem Abschnitt erklärt, was die Integration leistet, einschließlich der monatlichen Rechnungssynchronisierung mit DATEV. Die obere Leiste enthält eine Navigation zum Support und eine Schaltfläche, um zu Cobot zurückzukehren.

Eingabe der Client ID

Im nächsten Schritt wirst du aufgefordert, deine Client ID einzugeben. Diese kann unterschiedliche Entitäten darstellen (z.B. ein Mandat eines Steuerberaters, etc.) und wird zur Identifizierung bzw. Authentifizierung bei DATEV benötigt.

Wo du deine Client ID findest

Du findest deine Client ID, wenn du dich in dein DATEV Unternehmen Online Konto einloggst (oben rechts im Bildschirm).
Sie setzt sich aus folgendem Format zusammen: “Beraternummer” “-” “Mandantennummer” (z.B. 123456-12345).
Wenn du keine Client ID hast, wende dich bitte an deine Steuerkanzlei.

Dies ist ein Screenshot der Cobot-Integrationsschnittstelle für DATEV, in der der Benutzer aufgefordert wird, seine DATEV-Kunden-ID einzugeben, um seinen Cobot-Bereich mit DATEV zu verbinden. Zu sehen sind die Logos von Cobot und DATEV, ein Formularfeld zur Eingabe der Kunden-ID und eine Meldung, dass die Verbindung noch nicht hergestellt wurde.

4. Nach der Eingabe deiner Client ID wirst du zu einem Kontrollbildschirm weitergeleitet. Hier kannst du all deine Daten überprüfen und im Anschluss auf “Verbinden mit DATEV” klicken.

Dies ist ein Screenshot des Bildschirms mit den DATEV-Integrationseinstellungen in Cobot. Er zeigt ein Beispiel für einen Bereich namens „datev sandbox test” mit Feldern zur Konfiguration der DATEV-Buchhaltungsdaten, darunter das Umsatzkonto, das Kundenkonto und die Hauptbuchbezeichnung. Über diese Schnittstelle können Benutzer ihren Cobot-Bereich mit DATEV verbinden, indem sie die erforderlichen Buchhaltungsdaten eingeben.

Eingabe des Kunden- und Erlöskontos

5. Anschließend wirst du aufgefordert, die Nummer deines Erlöskontos und deines Kundenkontos einzugeben.

Bitte wende dich an deine:n Steuerberater:in, wenn du deine Erlöskontonummer nicht kennst.

Die Kundenkontonummer findest du in deinem DATEV-Account unter Stammdaten » Verwalten » Kundenkonto:

Dieser Screenshot zeigt das DATEV Portal und die Option unter Stammdaten > Verwalten > die Kundenkontonummer zu finden. Stammdaten, Verwalten und die Nummer sind alle rot umrandet und jeweils mit einem Pfeil hervorgehoben.

In der Regel gibt es zwei Anwendungsfälle:

Anwendungsfall 1: Dein Space nutzt nur ein einzelnes (oder kein) Kundenkonto.

Anwendungsfall 2: Dein Space nutzt auf DATEV "Kunden", d.h. in dem obigen Screenshot wäre eine lange Liste deiner Kunden zu sehen – jede:r mit einer eigenen Kundenkontonummer.

WICHTIGER HINWEIS

Falls dein Space "Kunden" auf DATEV nutzt (Anwendungsfall 2), so müssen die Kundenkontonummern als eigenes Feld in den Profilen der Mitglieder in Cobot angelegt werden.
Wenn eine Rechnung an dieses Mitglied an DATEV gesendet wird, wird die cobot_membership.custom_fields.kundenkontonummer als "Kundenkonto" an DATEV geschickt. So kann die Rechnung dem "Kunden" zugeordnet werden.

Dieser Screenshot zeigt die Option "Eigene Felder" im Admin Portal anzulegen. Es gibt die Option den Namen, die Art und verschiedenen Optionen für das eigene Feld einzugeben. In diesem Fall ist der Name: DATEV-Kundenkontonummer und ist rot umrandet. Auf der linken Seite ist das Menüfeld und Einrichten und Eigene Felder sind rot umrandet.

Dieser Screenshot zeigt den Bereich "Eigene Felder" in einem Mitgliederprofil. Das eigene Feld zeigt die DATEV-Kundenkontonummer.

Den Namen, dem du dem eigenen Feld in Cobot gegeben hast (z.B. "DATEV-Kundenkontonummer"), trägst du im "Feld für Kundenkunto" ein:

WICHTIGE INFORMATIONEN ZU DEINEM KUNDENKONTO

(auch BP-Kontonummer genannt)

Spaces verwenden entweder ein oder mehrere Kundenkonten.
Wenn dein Space mehrere Kundenkonten hat, müssen diese als benutzerdefiniertes Feld in Cobot angelegt werden, da die Schnittstelle nur ein Feld für die Integration bereitstellt.
Durch die Erstellung als benutzerdefiniertes Feld in Cobot kann jedem Mitglied ein eigenes Kundenkonto zugewiesen werden.
- Der Name, den du für das Feld „Kontonummer” wählst, kann direkt auf der Integrationsseite (Feld für Kundenkonto) unterhalb der Felder „Erlöskonto” und „Kundenkonto” eingegeben werden.

Rechnungen von Cobot zu DATEV synchronisieren

Sobald die Integration zwischen Cobot und DATEV erfolgreich eingerichtet wurde, werden deine Rechnungen monatlich und im korrekten Format aus Cobot zu DATEV übertragen.

SYNC-WORKFLOW

Die Übertragung findet 1x im Monat gesammelt statt (aktuell: am 05. des Folgemonats)
Sobald der Upload abgeschlossen ist, wird eine Bestätigung in deinem Cobot Dashboard angezeigt.
Sobald eine Rechnung von Cobot zu DATEV synchronisiert wurde, wird sie automatisch in Cobot zur Bearbeitung gesperrt, da DATEV eine doppelte Erfassung ein- und derselben Rechnung nicht erlaubt. Die Rechnung kann in Cobot also nicht mehr geändert bzw. bearbeitet werden.
Wenn ein Fehler bei der Übertragung von Cobot zu DATEV auftritt (z.B. wegen eines fehlerhaften Zeichens oder Überschreitung der Dateigröße), kann die Rechnung manuell via eines "Erneut hochladen"-Buttons erneut synchronisiert werden.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie das Integrations-Dashboard in Cobot aussehen wird:

Buchungscodes und Kostenstellen

Falls du Buchungscodes und/oder Kostenstellen in Cobot nutzt, werden diese ebenfalls zu DATEV übertragen.

Buchungscodes werden zu DATEV als Feld “KOST1”übertragen.
Kostenstellen bzw. die Nummer der Kostenstelle wird an DATEV als Feld “KOST2”übertragen.
Um Buchungscodes und Kostenstellen zu aktivieren, gehe zu Einrichten » Rechnungseinstellungen.

Dieser Screenshot zeigt die Option die Buchungscodes und Kostenstellen zu aktivieren. Die beiden Optionen sind untereinander angeordnet und mit Kontrollkästchen zu aktivieren. Die Kontrollkästchen sind rot umrandet.

Bitte beachte:

Wenn die DATEV-Integration aktiviert wird, werden automatisch folgende Funktionen für deinen Space aktiviert:

1. Keine 0€-Rechnungen generieren
2. Separate Adressfelder aktivieren*

*Die Aktivierung separater Adressfelder führt dazu, dass die Adressen deiner Mitglieder von dir oder den Mitgliedern selbst einmalig neu hinterlegt werden.

GoCardless-Abstimmung mit DATEV

Wenn du DATEV für die Buchhaltung und GoCardless für den Zahlungseinzug über Cobot verwendest, kannst du deine Daten wie folgt abgleichen:

Über GoCardless eingezogene Zahlungen
Cobot-Rechnungen werden von Mitgliedern per Lastschrift über GoCardless bezahlt.
Gebündelte Überweisungen (Auszahlungen)
GoCardless überweist die eingezogenen Beträge in einer gebündelten Auszahlung, die jeweils mehrere Rechnungen umfasst, auf dein Bankkonto.
Einzelne Rechnungen in jeder Auszahlung zuordnen
Das GoCardless-Dashboard zeigt, welche Cobot-Rechnungen in jeder Auszahlung enthalten ist
Upload von Rechnungen an DATEV
Cobot lädt alle Rechnungen an DATEV hoch, wobei jede Rechnung mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer gekennzeichnet ist.
Abstimmungsprozess in DATEV
Anhand der Rechnungsnummern kannst du jede Cobot-Rechnung der entsprechenden GoCardless-Auszahlung und dem Banktransaktionsbeleg in DATEV zuordnen. Das sorgt für eine saubere, nachvollziehbare Buchhaltung und erleichtert die Revision.

Nächster Schritt

Lerne mehr über Cobots offene API.

Verwandte Artikel

Cobot mit Sensorberg verbinden

Cobot mit KISI verbinden

Cobot mit GetMyInvoices verbinden

Cobot mit sevDesk verbinden

Cobot mit ezeep Blue verbinden

Cobot mit DATEV verbinden