sevdesk ist eine beliebte cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungssoftware in Deutschland und anderen europäischen Ländern. Dank der Integration mit Cobot kannst du Mitglieder- und Kundennummern synchronisieren – so wird die Buchhaltung zum Kinderspiel!
Die Integration einrichten
Die Einrichtung besteht aus drei Teilen: Buchungskonten in sevdesk anlegen, passende Buchungscodes in Cobot anlegen und beide Systeme verbinden.
Richte dein sevdesk-Konto ein und füge deine Buchungskonten unter Einstellungen » Buchhaltung » Buchungskonten hinzu.
Ein Buchungskonto ist eine Buchhaltungskategorie, die zur Klassifizierung und Erfassung von Finanztransaktionen dient. Es teilt sevdesk mit, zu welcher Art von Einnahmen oder Ausgaben eine Transaktion gehört, damit sie in deinen Finanzberichten korrekt verbucht werden kann.
Buchungskonten werden in Cobot als Buchhaltungscodes bezeichnet. Richte diese unter Einrichten » Buchungsscodes ein. Gib ihnen Namen, die mit deinen Buchungskonten in sevdesk übereinstimmen.
Jetzt ist es an der Zeit, sie miteinander zu verbinden! Gehe in Cobot zu Add-ons » Verfügbare Add-ons » sevdesk » Add-on aufrufen » Mit Cobot anmelden.
Wenn du Admin mehrerer Space bist, wähle den Space aus, den du verbinden möchtest.
Du findest deinen API-Token in Sevdesk unter Einstellungen » Benutzer » klicke auf deinen Benutzernamen » kopiere den API-Token und füge ihn hier ein:
Lege das Fälligkeitsdatum für den Beleg auf das Rechnungsdatum von Cobot plus X Tage fest.
So funktioniert der Workflow
Sobald die Integration eingerichtet ist, läuft folgender Arbeitsablauf ab:
Wenn ein neues Mitglied zu Cobot hinzugefügt wird, wird in sevdesk ein neuer Kontakt angelegt.
Die in sevdesk für einen neuen Kontakt erstellte Kundennummer wird mit dem Mitgliederprofil in Cobot synchronisiert. Cobot verwendet diese sevdesk-Kundennummer, damit deine Mitglieder in beiden Systemen dieselbe Nummer haben.
Eine Benachrichtigung hierzu wird in deinem Cobot-Dashboard im Aktivitätsfeed angezeigt.
Wenn in Cobot eine neue Rechnung erstellt wird, wird in sevdesk ein Beleg angelegt.
Der Beleg wird dem Kontakt zugeordnet, dessen Kundennummer mit der der Rechnung übereinstimmt. Wird kein Kontakt gefunden, wird der Beleg als „Nicht übereinstimmend“ gekennzeichnet.
Rechnungspositionen werden einem Buchungskonto in sevdesk zugeordnet.
Dies funktioniert nur, wenn der Buchhaltungscode in Cobot mit einem Buchungskonto in sevdesk übereinstimmt. Wenn kein passendes Buchungskonto vorhanden ist, kann die Rechnung nicht synchronisiert werden, und es wird eine Aktivitätsmeldung zur Cobot-Rechnung veröffentlicht.
WICHTIGER HINWEIS
Änderungen an bestehenden Rechnungen werden nicht an sevdesk übertragen. Damit deine Buchhaltung korrekt bleibt, kann unser Support Team die Bearbeitung von Rechnungen durch Admins für deinen Space deaktivieren.
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