Dein Help Desk ist ein Kommunikationszentrum, das deinen Mitgliedern wertvolle Informationen über deinen Space bietet. Füge Guides oder Anleitungen hinzu, die die Regeln für deinen Space und die Navigation im Mitgliederportal abdecken; verwende öffentliche Links und binde deine Guides in deine Website ein. Sorge dafür, dass die Informationen über deinen Space für alle leicht zugänglich sind.

Mitglieder können Probleme bzw. Anliegen über deinen Help Desk melden, was dir und deinem Team die Möglichkeit gibt, Probleme schnell zu lösen und ein positives Coworking-Erlebnis zu garantieren.

Neue Anleitungen einrichten

Einen neue Anleitung zu erstellen ist ganz einfach. Gehe zu Verwalten » Help Desk » Anleitungen » Anleitung erstellen.

Dieser Screenshot zeigt den Bereich "Help Desk" im Admin Portal. Auf der linken Seite ist die Menü-Übersicht zu sehen. Auf der rechten Seite sind von links nach rechts folgende Abschnitte auswählbar: Offene Theme, Gelöste Themen und Anleitungen. Oben rechts ist eine Schaltfläche "+Anleitung erstellen" die rot umrandet ist und mit einem roten Pfeil auf der linken Seite.

Füge nun Folgendes hinzu:

Titel der Anleitung: Mache deutlich, worum es in der Anleitung geht und versuche, sie themenspezifisch zu halten. Deine Anleitungen sind alphabetisch oder numerisch geordnet. Wenn du den Anleitungen eine andere Ordnung als die alphabetische geben möchtest, füge eine Zahl oder einen Buchstaben vor dem Titel ein:
Anstatt die Anleitung z.B. „Wie komme ich zu unserem Parkplatz?“ zu nennen, kannst du eine der folgenden Optionen wählen:
- 1. Anfahrt zu unserem Parkplatz
- A. Zufahrt zu unserem Parkplatz
Hauptteil: Füge hier alle Informationen ein, die du teilen möchtest. Du kannst Dokumente und Bilder zu deinen Anleitungen hochladen. Um Formatierungen oder Hyperlinks hinzuzufügen, markiere das Wort oder den Satz.

Dieser Screenshot zeigt die Felder Titel (oben) und Hauptteil (darunter) im einer Anleitung. Im Hauptteil ist ein Beispieltext in dem eines der Wörter markiert ist. Ein Dropdown Menü ist darüber offen, mit dem man die Formatierung des Textes anpassen kann.n

Interaktionsschalter:
- Mitglieder können die Anleitung bearbeiten: In der Standardeinstellung können deine Mitglieder Änderungen an deinen Anleitungen vornehmen. Um dies zu verhindern, markiere dieses Kästchen.
- Öffentlich: Standardmäßig sind deine Anleitungen öffentlich zugänglich und mit einem öffentlichen Link versehen. Deaktiviere dieses Kontrollkästchen, um den öffentlichen Link zu entfernen.

Dieser Screenshot zeigt die beiden untereinander liegenden Kontrollkästchen: Mitglieder können die Anleitung nicht bearbeiten und Öffentlich.

PRO-TIPP

Binde deine öffentlichen Links überall dort ein, wo du deine Informationen weitergeben möchtest, z. B. auf deiner Website oder in E-Mails an Besucher:innen/Nicht-Mitglieder.

Dieser Screenshot zeigt die Möglichkeit eine Anleitung öffentlich zu machen. Links ist ein Buch-Icon und daneben der Titel der Anleitung. Rechts ist der blaue Hyperlink "Öffentlicher Link".

Anleitungen Löschen und Bearbeiten

Gehe zur jeweiligen Anleitung » klicke auf den Titel » Bearbeiten oder Entfernen. Ganz einfach!

So sieht der Help Desk im Mitgliederportal aus

Die Help Desk-Funktion ist für deine Mitglieder standardmäßig in ihrem Mitgliederportal sichtbar. Auf diese Weise können sie schnell und einfach wichtige Informationen über deinen Space finden.

Dieser Screenshot zeigt das Mitgliederportal eines Spaces. Links im Menüfeld ist die Sektion "Help Desk" rot umrandet.

Im Help Desk sehen die Mitglieder deine Anleitungen. Sie können auch neue Anleitungen hinzufügen und bestehende Anleitungen bearbeiten, es sei denn, du schaltest diese Funktion in den Einstellungen deiner Anleitung (wie zuvor beschrieben) aus.

Dieser Screenshot zeigt die Seite "Anleitungen" im Mitgliederportal. Oben links ist die Überschrift "Anleitung" und auf der rechten Seite ist eine Schaltfläche "+ Anleitung hinzufügen". In der Mitte links sind von oben nach unten verschiedene Anleitungen zu sehen. #

PRO-TIPPS

Füge in der Willkommensnachricht deines Mitgliedschaftstarifs eine Notiz hinzu, die deine Mitglieder auf den Help Desk hinweist, damit sie bei jedem Einloggen eine Erinnerung sehen.
Füge einen Hinweis auf den Help Desk in die Bestätigungs-E-Mail ein, die du deinen Mitgliedern schickst.

Wie Mitglieder Themen einreichen

Ein weiterer wichtiger Bestandteil deines Help Desks ist die Möglichkeit für deine Mitglieder, Themen an dich und dein Admin-Team zu übermitteln. Dazu klicken sie auf den Help Desk und dann auf „Thema/Problem einreichen“.

Daraufhin öffnet sich ein Formular, in das sie Details zu ihrem Thema, Links, Bilder und Dokumente eintragen können. Sie können ihr Thema als "privat" kennzeichnen, sodass nur du und andere Admins dieses sehen bzw. öffnen können.

Dieser Screenshot zeigt ein Beispiel für ein Thema/ Problem. Von oben nach unten gibt es folgende Felder: Betreff, Hauptteil und ein Kontrollkästchen mit Privat. Unten rechts ist eine Schaltfläche "Abschicken".

Die Mitglieder sehen außerdem eine Liste der kürzlich gemeldeten Themen von Mitgliedern, die ihre Beiträge nicht als privat gekennzeichnet haben. Auf diese Weise kann sie deine Community als Ressource nutzen, um Probleme zu lösen, bevor sie sich an dich wenden.

In diesem Screenshot sieht die offenen Themen eines Spaces. Oben rechts Überschrift Offene Themen und oben links die Schaltfläche "+ "Thema/ Problem einreichen". In der Mitte links sind untereinander die verschiedenen offenen Themen zu sehen.

Um alle Help Desk-Themen standardmäßig zu verbergen, gehe zu Anpassen » Funktionen » Features ausblenden » Private Help Desk-Themen aktivieren.

Help Desk vor Mitgliedern verbergen

Kein Interesse an einem Help Desk? Das ist kein Problem! Gehe zu Anpassen » Funktionen » Features ausblenden » Aktiviere "Blende den Help Desk für Mitglieder aus".

Themen über das Admin-Portal verwalten

Hoffentlich finden deine Mitglieder deinen Space so perfekt, dass sie nie ein Problem melden müssen. Aber wenn sie es doch tun, kannst du sie ganz einfach über dein Admin-Portal verwalten.

Sobald ein Thema eingereicht wird, passieren mehrere Dinge gleichzeitig:

Du und deine Admins werden per E-Mail benachrichtigt
Auf deinem Dashboard erscheint ein Hinweis (zeigt nur Probleme an, die in den letzten vier Wochen eingereicht wurden).
Ein Symbol erscheint neben der Registerkarte Help Desk in der Navigation (zeigt alle Themen bzw. Probleme an).

Dieser Screenshot zeigt das Dashboard im Admin Portal. Auf der linken Seite ist die Menüleiste zu sehen. Auf der rechten Seite, mittig, ist das Feld "Themen" (rot umrandet) zu sehen.

Klicke in der Navigation auf Help Desk, um sie zu verwalten.

Du siehst die Registerkarte Offene Themen und Geschlossene Themen.

Dieser Screenshot zeigt die offenen Themen eines Spaces im Admin Portal. Oben sieht man von links nach rechts folgende Optionen: Offene Themen, Gelöste Themen und Anleitungen. Darunter sieht man untereinander die verschiedenen Themen. Rechts sieht man welcher Admin dem jeweiligem Thema zugewiesen ist.

Beantworten und Zuweisen von Themen (Task-Management)

Wenn du auf ein Thema unter Offene Themen klickst, kannst du wählen, ob du es kommentieren und offen lassen oder kommentieren und schließen möchtest. Wenn du ein Problem kommentierst, werden alle, die es kommentiert haben, erneut per E-Mail benachrichtigt.

Du kannst Help Desk- Themen direkt einem Admin in deinem Space zuweisen, damit alle wissen, wer in deinem Team für die Lösung des Problems zuständig ist. Dazu klickst du auf die Schaltfläche Nicht zugewiesen neben dem Problem und wählst dann den Namen eines Admins aus der Liste. Ganz einfach!

Dieser Screenshot zeigt ein Beispiel eines Help Desk Themas. Oben rechts (rot umrandet) sieht man welcher Admin dem Thema zugewiesen wurde. Von oben nach unten: Überschrift, Person, die das Thema eingereicht hat (mit dem Datum daneben). Darunter ist die Antwort des Admins zu sehen.

Sobald du ein Thema geschlossen hast, wird es auf die Registerkarte Geschlossene Themen verschoben.

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