Dein Help Desk ist ein Kommunikationszentrum, das deinen Mitgliedern wertvolle Informationen über deinen Space bietet. Füge Guides oder Anleitungen hinzu, die die Regeln für deinen Space und die Navigation im Mitgliederportal abdecken; verwende öffentliche Links und binde deine Guides in deine Website ein. Sorge dafür, dass die Informationen über deinen Space für alle leicht zugänglich sind.
Mitglieder können Probleme bzw. Anliegen über deinen Help Desk melden, was dir und deinem Team die Möglichkeit gibt, Probleme schnell zu lösen und ein positives Coworking-Erlebnis zu garantieren.
Dieser Guide behandelt folgende Punkte:
Neue Anleitungen einrichten
Einen neue Anleitung zu erstellen ist ganz einfach. Gehe zu Verwalten » Help Desk » Anleitungen » Anleitung erstellen.
Füge nun Folgendes hinzu:
Titel der Anleitung: Mache deutlich, worum es in der Anleitung geht und versuche, sie themenspezifisch zu halten. Deine Anleitungen sind alphabetisch oder numerisch geordnet. Wenn du den Anleitungen eine andere Ordnung als die alphabetische geben möchtest, füge eine Zahl oder einen Buchstaben vor dem Titel ein:
Anstatt die Anleitung z.B. „Wie komme ich zu unserem Parkplatz?“ zu nennen, kannst du eine der folgenden Optionen wählen:
1. Anfahrt zu unserem Parkplatz
A. Zufahrt zu unserem Parkplatz
Hauptteil: Füge hier alle Informationen ein, die du teilen möchtest. Du kannst Dokumente und Bilder zu deinen Anleitungen hochladen. Um Formatierungen oder Hyperlinks hinzuzufügen, markiere das Wort oder den Satz.
Interaktionsschalter:
Mitglieder können die Anleitung bearbeiten: In der Standardeinstellung können deine Mitglieder Änderungen an deinen Anleitungen vornehmen. Um dies zu verhindern, markiere dieses Kästchen.
Öffentlich: Standardmäßig sind deine Anleitungen öffentlich zugänglich und mit einem öffentlichen Link versehen. Deaktiviere dieses Kontrollkästchen, um den öffentlichen Link zu entfernen.
PRO-TIPP
Binde deine öffentlichen Links überall dort ein, wo du deine Informationen weitergeben möchtest, z. B. auf deiner Website oder in E-Mails an Besucher:innen/Nicht-Mitglieder.
Anleitungen Löschen und Bearbeiten
Gehe zur jeweiligen Anleitung » klicke auf den Titel » Bearbeiten oder Entfernen. Ganz einfach!
So sieht der Help Desk im Mitgliederportal aus
Die Help Desk-Funktion ist für deine Mitglieder standardmäßig in ihrem Mitgliederportal sichtbar. Auf diese Weise können sie schnell und einfach wichtige Informationen über deinen Space finden.
Im Help Desk sehen die Mitglieder deine Anleitungen. Sie können auch neue Anleitungen hinzufügen und bestehende Anleitungen bearbeiten, es sei denn, du schaltest diese Funktion in den Einstellungen deiner Anleitung (wie zuvor beschrieben) aus.
PRO-TIPPS
Füge in der Willkommensnachricht deines Mitgliedschaftstarifs eine Notiz hinzu, die deine Mitglieder auf den Help Desk hinweist, damit sie bei jedem Einloggen eine Erinnerung sehen.
Füge einen Hinweis auf den Help Desk in die Bestätigungs-E-Mail ein, die du deinen Mitgliedern schickst.
Wie Mitglieder Themen einreichen
Ein weiterer wichtiger Bestandteil deines Help Desks ist die Möglichkeit für deine Mitglieder, Themen an dich und dein Admin-Team zu übermitteln. Dazu klicken sie auf den Help Desk und dann auf „Thema/Problem einreichen“.
Daraufhin öffnet sich ein Formular, in das sie Details zu ihrem Thema, Links, Bilder und Dokumente eintragen können. Sie können ihr Thema als "privat" kennzeichnen, sodass nur du und andere Admins dieses sehen bzw. öffnen können.
Die Mitglieder sehen außerdem eine Liste der kürzlich gemeldeten Themen von Mitgliedern, die ihre Beiträge nicht als privat gekennzeichnet haben. Auf diese Weise kann sie deine Community als Ressource nutzen, um Probleme zu lösen, bevor sie sich an dich wenden.
Um alle Help Desk-Themen standardmäßig zu verbergen, gehe zu Anpassen » Funktionen » Features ausblenden » "Private Help Desk-Themen" aktivieren.
Help Desk vor Mitgliedern verbergen
Kein Interesse an einem Help Desk? Das ist kein Problem! Gehe zu Anpassen » Funktionen » Features ausblenden » Aktiviere "Blende den Help Desk für Mitglieder aus".
Verwaltung von Themen über das Admin-Portal
Hoffentlich finden deine Mitglieder deinen Space so perfekt, dass sie nie ein Problem melden müssen. Aber wenn sie es doch tun, kannst du sie ganz einfach über dein Admin-Portal verwalten.
Sobald ein Thema eingereicht wird, passieren mehrere Dinge gleichzeitig:
Du und deine Admins werden per E-Mail benachrichtigt
Auf deinem Dashboard erscheint ein Hinweis (zeigt nur Probleme an, die in den letzten vier Wochen eingereicht wurden).
Ein Symbol erscheint neben der Registerkarte Help Desk in der Navigation (zeigt alle Themen bzw. Probleme an).
Klicke in der Navigation auf Help Desk, um sie zu verwalten.
Du siehst die Registerkarte Offene Themen und Geschlossene Themen.
Beantworten und Zuweisen von Themen (Task-Management)
Wenn du auf ein Thema unter Offene Themen klickst, kannst du wählen, ob du es kommentieren und offen lassen oder kommentieren und schließen möchtest. Wenn du ein Problem kommentierst, werden alle, die es kommentiert haben, erneut per E-Mail benachrichtigt.
Du kannst Help Desk- Themen direkt einem Admin in deinem Space zuweisen, damit alle wissen, wer in deinem Team für die Lösung des Problems zuständig ist. Dazu klickst du auf die Schaltfläche Nicht zugewiesen neben dem Problem und wählst dann den Namen eines Admins aus der Liste. Ganz einfach!
Sobald du ein Thema geschlossen hast, wird es auf die Registerkarte Geschlossene Themen verschoben.
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