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Einrichten und Loslegen (einfache Sprache)

So richtest du deinen Cobot-Account ein.

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Verfasst von Amany
Vor über einer Woche aktualisiert

Wenn du dich für einen Test-Account anmeldest, siehst du ein einfaches Dashboard, das dir zeigt, wo du anfangen kannst. Cobot ist leicht zu bedienen, und du kannst alles selbst einrichten.

Tipp:

Du kannst auch Beispieldaten aktivieren, um zu sehen, wie dein Account aussieht, wenn mehr Informationen hinzugefügt werden. Oder du fängst gleich mit deinen eigenen Daten an. In der Testphase kannst du alles ausprobieren (Rechnungen erstellen, Tarife festlegen, Mitglieder hinzufügen, usw.).

Du kannst auch unsere "Getting Started With Cobot"-Video-Playlist anschauen oder die Schritt-für-Schritt-Anleitung unten lesen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Anmeldung für einen Test-Account

Melde dich über unsere Anmeldeseite für einen Test-Account an.

Hier wählst du eine Subdomain für deinen Space aus, die Teil deiner Cobot-URL wird. Wenn du "Your-Space" eingibst, lautet deine URL: your-space.cobot.me.

Nach der Anmeldung gelangst du zu deinem Admin-Dashboard. Kleine Fragezeichen in den Abschnitten führen dich zu hilfreichen Erklärungen.

Grundeinstellungen einrichten

Beginne mit diesen Grundeinstellungen:

  • Fülle die Space-Details aus

    Screenshot des Admin Portals mit der Seite „Standardeinstellungen“ im Tab „Grundeinstellungen“. Links ist die Navigation zu sehen, dabei ist „Basis“ markiert und unten das Zahnrad „Einrichten“ hervorgehoben. Rechts stehen Eingabefelder wie „Name des Spaces“ (Mein Cowork Germany), „Subdomain“ (cowork-germany) sowie Auswahlfelder für „Land“ (Deutschland) und „Zeitzone“ (UTC +01, Europe – Berlin).

  • Passe die Ansichten für Admins und Mitglieder an

    Screenshot des Admin Portals im Bereich „Admins“. Links ist in der Navigation „Admins“ markiert, unten ist das Zahnrad „Einrichten“ hervorgehoben. Rechts sieht man eine Tabelle mit Admin-Nutzer:innen (Name/E-Mail), Status („Admin“), 2FA-Status sowie „Other spaces“; oben rechts gibt es den Button „Admin hinzufügen“. In einer Tabellenzeile ist zudem ein Bearbeiten-Symbol (Stift) rot markiert

    Screenshot des Admin Portals in den Einstellungen für „Admins“ mit dem Abschnitt „Zugriffsrechte“. Links ist die Navigation mit „Admins“ als aktivem Menüpunkt sowie das Zahnrad „Einrichten“ zu sehen. Rechts steht eine Tabelle mit Berechtigungen pro Bereich (u. a. Admins, Aktivitäten, Anpassungen/Logo, Buchungscodes, Buchungskalender, Cobot‑Rechnungen, Cobot‑Tarif) und zwei Spalten „View“ und „Edit“, in denen mehrere Checkboxen aktiviert sind.

    Screenshot des Admin Portals auf der Seite „Funktionen“ unter „Anpassen“. In der linken Navigation sind „Anpassen“ und „Funktionen“ rot markiert. Im Hauptbereich ist der Tab „Features ausblenden“ hervorgehoben; darunter werden Feature-Schalter angezeigt, z. B. Buchungsdaten anderer Mitglieder verbergen, Buchungskalender für Mitglieder ausblenden, Preise für die Öffentlichkeit ausblenden und Help-Desk-Themen ausblenden, jeweils mit Buttons zum Aktivieren/Deaktivieren

Richte deine Datenschutzrichtlinie ein

Screenshot des Admin Portals im Bereich „Datenschutz“. Links ist in der Navigation unter „Einrichten“ der Menüpunkt „Datenschutz“ rot markiert. Rechts sieht man den Abschnitt „Datenschutzrichtlinie“ mit Hinweis, dass noch keine Richtlinie hinterlegt ist, sowie einen hervorgehobenen Button „Datenschutzrichtlinie hochladen“. Darunter steht der Bereich „Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung“ mit Verweis auf die DSGVO und einem Button zum Akzeptieren der Vereinbarung.

Screenshot des Admin Portals auf der Seite „Datenschutzrichtlinie“. Links ist die Navigation mit dem Bereich „Einrichten“ und dem Menüpunkt „Datenschutz“ zu sehen. Rechts befindet sich ein großer Texteditor mit der Überschrift „Text“, in dem eine Datenschutz­erklärung (Stand: Juni 2025) für „Mein Cowork Germany GmbH“ eingetragen ist, inklusive Abschnitt „Verantwortlicher“ mit Adresse sowie Kontaktangaben (E‑Mail und Telefonnummer) und dem Beginn weiterer Punkte wie „Erhobene Daten“

Den Rest des Accounts einrichten:

Danach kannst du diese Bereiche einrichten:

Screenshot des Admin Portals im Menüpunkt „Rechnungseinstellungen“. Links ist „Rechnungseinstellungen“ in der Navigation rot markiert, unten ist das Zahnrad „Einrichten“ hervorgehoben. Rechts sieht man ein Formular für die „Rechnungsabsender-Adresse“ mit Feldern wie „Vor- und Nachname“ (Laura Cobot), „Unternehmen“ (Mein Cowork Germany), „Straße und Hausnummer“ (Berliner Straße 29), „Postleitzahl“ (28006), „Ort“ (Berlin) sowie „Bundesland/Kanton“ (Berlin).
Screenshot des Admin Portals im Bereich „Zahlungsmethoden“. Links ist in der Navigation „Zahlungsmethoden“ rot markiert und unten das Zahnrad „Einrichten“ hervorgehoben. Rechts werden Zahlungsoptionen als Kacheln angezeigt, darunter „Manuelle Zahlungsmethoden“ mit einem Button „Hinzufügen“, „Stripe“ mit einem Button „Stripe hinzufügen“ sowie „GoCardless“ mit einem Button „GoCardless hinzufügen“; die „Hinzufügen“-Buttons sind rot umrandet.
Screenshot des Admin Portals mit der Seite „Öffnungszeiten“. Links ist der Menüpunkt „Öffnungszeiten“ markiert und unten das Zahnrad „Einrichten“ hervorgehoben. Rechts werden Öffnungszeiten pro Wochentag mit Checkboxen und Uhrzeitfeldern angezeigt (z. B. Mo–Do 06:00–21:30, Fr 06:00–19:00, Sa 08:00–17:00), unten rechts ist der Button „Speichern“ rot markiert.

Ressourcen

Füge Ressourcen wie Besprechungs- oder Konferenzräume hinzu. Mitglieder können diese dann über den Online-Kalender des Mitgliederportals buchen.

Screenshot des Mitgliederportals im Bereich „Buchungen“. Links ist „Buchungen“ in der Seitenleiste rot markiert, darunter stehen Unterpunkte wie „Kalender“ und „Buchen“. Rechts zeigt die Seite „Deine Buchungen“ Tabs für „Deine Buchungen“, „Kalender“ und „Buchen“ sowie eine Liste „Anstehende Buchungen“ (z. B. Hot Desk am 12. Jan. 2026) und den Bereich „Vergangene Buchungen“ mit dem Hinweis, dass es in diesem Jahr keine Buchungen gibt.

Screenshot des Mitgliederportals im Bereich „Buchungen“ mit der Unterseite „Buchen“. Links ist „Buchungen“ rot markiert; oben im Inhalt ist der Tab „Buchen“ hervorgehoben. Im Hauptbereich sind Filter (z. B. Coworking, Desk, Event, Location, Meeting) sowie Buchungskacheln mit Bildern zu sehen, darunter „Hot Desk“, „Konferenzraum“ und „Meeting Room“, jeweils mit Preis und Kapazität; bei „Hot Desk“ ist der Status „Verfügbar“ rot markiert.

Screenshot der Ansicht „Buchung vervollständigen“ für die Ressource „Meeting Room“. Angezeigt werden Details wie verbleibendes monatliches Buchungsguthaben, eine Beschreibung des Raums, Dauer (2 h), Zeit (09. Jan. 2026, 12:00–14:00) und Preis in Buchungsguthaben; darunter gibt es Felder zum Hinzufügen von Titel und Kommentar. Unten sind die Aktionen „Abbrechen“ sowie der rot markierte Button „Buchung speichern“ zu sehen.

Du kannst auch externe Buchungen einrichten, damit Nicht-Mitglieder deine Ressourcen buchen können.

Screenshot der Seite „Räume & Ressourcen“ mit Such-/Filterleiste (Datum, Zeit & Dauer, Kapazität) und mehreren Filter-Tags (z. B. Coworking, Desk, Event, Location, Meeting). Darunter werden Kacheln für buchbare Optionen angezeigt, u. a. „Hot Desk“, „Konferenzraum“ und „Meeting Room“, jeweils mit Bild, Kurzbeschreibung, Kapazität, Preis pro Stunde und einem Button „Verfügbarkeit prüfen“; der Button beim „Meeting Room“ ist rot markiert.

Screenshot der Detailseite „Meeting Room“ mit großem Foto des Raums und Angaben zu Preis pro Stunde (100,00 € zzgl. MwSt.) sowie Kapazität (6 Personen). Rechts ist ein Buchungsbereich mit Datumsauswahl (Kalender für Januar 2026), Zeitfenstern und Dauer-Auswahl zu sehen, inklusive einer grafischen Verfügbarkeitsanzeige unter „Zeit“. Oben befindet sich eine Navigation mit Links wie „Mitgliedschaften & Pässe“, „Räume & Ressourcen“ und „Events“.

Screenshot der Buchungsseite für den „Meeting Room“ mit Raumdetails links (Preis 100,00 € zzgl. MwSt./h, Kapazität 6, Beschreibung sowie Infos zu Öffnungszeiten, zubuchbaren Extras und Buchungsmöglichkeiten). Rechts sind Datum (30. Jan. 2026), Zeit (12:00–13:00) und Dauer ausgewählt; darunter zeigt eine „Bestellübersicht“ die Buchung und die Zwischensumme (100,00 € zzgl. MwSt.). Unten rechts ist der blaue Button „Weiter »“ rot markiert.

Screenshot eines Buchungs-Checkouts mit Fortschrittsanzeige oben („Auswahl“, „Gäste und Extras“, „Kontakt“, „Zahlung“, „Bestätigung“), wobei „Gäste und Extras“ aktiv ist. Links kann die Anzahl der Gäste eingestellt werden und es gibt Schalter für Extras wie „Flipchart“ (0,00 € Festpreis) sowie „Mikrofon und Dolby Surround Anlage“ (180,00 € pro Stunde). Rechts zeigt die Bestellübersicht die Buchung „Meeting Room“ (30. Jan., 12:00–13:00) mit Preis und Zwischensumme; der Button „Weiter »“ ist rot markiert.

Screenshot eines Buchungs-Checkouts mit Fortschrittsanzeige oben („Auswahl“, „Gäste und Extras“, „Kontakt“, „Zahlung“, „Bestätigung“), wobei „Kontakt“ aktiv ist. Links befindet sich ein Formular „Kontakt- und Rechnungsdaten eingeben“ mit Feldern wie Vor- und Nachname, Unternehmen und E‑Mail (weitere Felder beginnen darunter). Rechts zeigt die Bestellübersicht die Buchung „Meeting Room“ (30. Jan., 12:00–13:00) mit Preis und Zwischensumme; der Button „Weiter »“ ist rot markiert.

Screenshot eines Buchungs-Checkouts mit Fortschrittsanzeige oben („Auswahl“, „Gäste und Extras“, „Kontakt“, „Zahlung“, „Bestätigung“), wobei „Zahlung“ aktiv ist. Links steht „Zahlungsdaten eingeben“ (rot markiert) und darunter sind Zahlungsarten als Auswahlfelder aufgeführt, z. B. Barzahlung, Kreditkarte (powered by Stripe) und manuelle Überweisung. Rechts zeigt die Bestellübersicht die Buchung „Meeting Room“ (30. Jan., 12:00–13:00) mit Preis und Zwischensumme; der Button „Kostenpflichtig buchen“ ist rot markiert.

Tarife

Um Mitglieder hinzuzufügen, musst du mindestens einen Tarif festlegen.

Screenshot des Admin Portals auf der Seite „Mitgliedschaftstarife“ im Bereich „Produkte“. Links ist „Produkte“ sowie der Unterpunkt „Mitgliedschaftstarife“ markiert. Rechts werden mehrere Tarife als Liste angezeigt (u. a. „Premium‑Tarif“, „Premium Fix‑Membership“, „Team‑Tarif“) mit Preisen pro Monat und Rabatt-Hinweisen; oben rechts ist der Button „Tarif hinzufügen“ rot markiert.

Screenshot des Admin Portals in den Einstellungen eines Mitgliedschaftstarifs. Im Bereich „Grundeinstellungen“ sind Felder für „Name“ (Flex Tarif) und „Beschreibung“ (mit einem Beispieltext) zu sehen. Darunter folgt der Abschnitt „Sichtbarkeit“ mit Auswahloptionen wie „Öffentlich“ und „ausgeblendeter Tarif“. Links ist die Navigation im Bereich „Produkte“ sichtbar, u. a. mit „Mitgliedschaftstarife“, „Drop-in-Pässe“ und „Ressourcen“.

Screenshot des Admin Portals auf der Seite „Tarif hinzufügen“ mit mehreren Tabs (u. a. Grundeinstellungen, Zeitpässe, Monatliche Extras, Buchungen, Nachricht, Zahlung). Der Tab „Monatliche Extras“ ist rot markiert. Im Formular darunter wird ein monatliches Extra „Schließfach“ angelegt, mit Feldern für Preis (150,0 EUR pro 1 Monate) und Steuersatz (19,0) sowie weiteren Eingabefeldern wie Buchungscode.

Screenshot des Admin Portals auf der Seite „Tarif hinzufügen“ im Tab „Buchungen“, der oben rot markiert ist. Im Bereich „Buchungsrechte“ sind Checkboxen zu sehen (z. B. Buchungsrechte nur für ausgewählte Ressourcen gewähren und Privilegien auf bestehende Mitglieder anwenden). Darunter folgt „Kostenlose Ressourcennutzung“ mit einer Liste von Ressourcen, die kostenlos gebucht werden können, z. B. Hot Desk, Konferenzraum, Meeting Room und Monthly Desk.

Screenshot des Admin Portals auf der Seite „Tarif hinzufügen“ im Tab „Nachricht“, der oben rot markiert ist. Im Hauptbereich werden Textfelder für eine „Willkommensnachricht“ angezeigt, die Mitglieder nach dem Anmelden sehen, inklusive eines Beispieltexts („Herzlich Willkommen in unserer Community…“). Darunter beginnt ein weiterer Abschnitt für eine Willkommensnachricht für unbestätigte Mitglieder.

Screenshot des Admin Portals auf der Seite „Tarif hinzufügen“ im Schritt „Anmeldegebühr“ (oben rot markiert). In einem Formular werden Angaben für eine optionale einmalige Gebühr gemacht, z. B. Beschreibung „Kaution“, Betrag (300 EUR) und Steuersatz (19,0%) sowie Auswahlfelder für Buchungscode, Kostenstelle und Revenue Account. Unten rechts ist der Button „Ausgeblendeten Tarif speichern“ rot markiert, unten links gibt es „Zurück“.

Für Teilzeit-Mitglieder kann Cobot Zeitpässe wie Tageskarten automatisch verwalten.

Screenshot des Admin Portals auf der Seite „Tarif hinzufügen“ im Tab „Zeitpässe“, der oben rot markiert ist. In der Mitte wird erklärt, dass Tarife auf eine bestimmte Anzahl Tage pro Woche/Monat begrenzt oder zusätzliche Zeit verkauft werden kann. Darunter ist ein groß markierter Button „+ Zeitpässe hinzufügen“ zu sehen; unten stehen „Zurück“ und rechts der Button „Ausgeblendeten Tarif speichern“.

Help Desk-Guides

Erstelle Anleitungen im Help Desk, um deinen Mitgliedern zu erklären, wie bestimmte Dinge in deinem Space funktionieren (z. B. Drucker oder Kaffeemaschine). So erstellst du deinen eigenen FAQ-Bereich.

Screenshot des Admin Portals mit dem „Dashboard“. Links ist „Verwalten“ rot markiert, und in der Seitenleiste ist der Menüpunkt „Help-Desk“ hervorgehoben (mit einer Badge „11“). Im Hauptbereich werden Kennzahlen und Übersichten angezeigt, z. B. Mitgliederzahl mit Verlaufsgrafik, Umsatz und unbezahlte Rechnungen sowie Kacheln für Drop-ins, externe Buchungen, Events und Help-Desk.

Screenshot des Admin Portals auf der Seite „Help Desk“ im Tab „Anleitungen“, der oben rot markiert ist. In der Mitte wird eine Liste vorhandener Anleitungen angezeigt (z. B. zu Telefonboxen, Einchecken, Drucker und Events), jeweils mit „Öffentlicher Link“. Oben rechts ist der Button „+ Anleitung erstellen“ rot markiert.

Mitglieder hinzufügen

Füge neue Mitglieder zu deinem Space hinzu, damit du ihre Daten verwalten, Zahlungsmethoden hinzufügen und Rechnungen automatisch erstellen kannst.

Die Mitglieder können sich dann über deine Cobot-Homepage anmelden, um ihre Konten zu verwalten.

Screenshot der Homepage von „Mein Cowork Germany“ mit großem Bannerbild eines hellen Coworking-Raums und dem Schriftzug „Mein Cowork Germany“. Darunter steht die Überschrift „Willkommen in unserem Space“ sowie ein kurzer Hinweistext zur Tarifauswahl und Anmeldung. Oben gibt es eine Navigation mit Links wie „Mitgliedschaften & Pässe“, „Räume & Ressourcen“ und „Events“.

Screenshot einer Seite „Mitgliedschaftstarife“ mit Kachel-Übersicht zu verfügbaren Tarifen. Sichtbar sind u. a. „Premium‑Tarif“ (250 EUR/Monat, Hinweis auf Rabatt in den ersten 3 Monaten) und „Premium Fix‑Membership“ (1.400 EUR/Monat, 30% Rabatt dauerhaft), jeweils mit Bild, „Details“-Link und einem Button „Registrierung“.

Check-ins automatisieren

Mit unserer WLAN-Integration, RFID-/Swipe-Karten oder Tür-Zugangssystemen kannst du die Anwesenheit erfassen und Zeitpässe automatisch abziehen.

Nächster Schritt: Weitere Admins hinzufügen

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