Rechnungen sind für die Organisation und Transparenz deines Space-Betriebs wichtig. Sie zeigen genau, was berechnet wird, helfen dabei, die Abrechnung einheitlich zu halten, und sorgen dafür, dass du und deine Mitglieder immer aktuelle und genaue Finanzinfos haben.
Rechnungen in Cobot anpassen
Alle rechnungsbezogenen Einstellungen findest du unter Einstellungen » Rechnungseinstellungen. Alle Infos, die du hier hinzufügst, erscheinen auf den Rechnungen der Mitglieder sowie auf den Freiformrechnungen, die du manuell erstellst.
Rechnungsabsender-Adresse
Füge in diesem Abschnitt die Rechnungsdaten, die Steuernummer und das Logo DEINES Unternehmens hinzu. Diese Angaben erscheinen oben auf jeder Rechnung.
Cobot füllt die Angaben zum Mitglied oder zu den Mitgliedern automatisch aus, sodass in diesem Abschnitt keine Mitgliedsdaten eingegeben werden müssen.
Rechnungseinstellungen
Steuer-ID für Mitglieder
Dieses Feld ist nicht dafür da, Steuersätze festzulegen. Stattdessen sammelst du hier die Steueridentifikationsnummern deiner Mitglieder.
In Deutschland hat zum Beispiel jeder eine Steuer-ID. Um diese Nummer zu sammeln, gibst du „Steuer-ID” in dieses Feld ein. Du kannst dieses Feld in deinem Anmeldeformular unter Anpassen » Funktionen » Registrierung anzeigen lassen. Wenn die Nummer angegeben wird, erscheint sie im Profil des Mitglieds und auf dessen Rechnungen.
Um deine Steuernamen und -sätze einzurichten, gehst du zu Einrichten » Grundeinstellungen » Zahlungen.
Standard-Rechnungstag
Hiermit wird festgelegt, welcher Tag im Monat für neue Mitgliedschaften gilt – egal, ob sich jemand über die Anmeldeseite anmeldet oder du die Mitgliedschaft manuell erstellst
Wenn der Standard-Rechnungstag zum Beispiel auf den 1. des Monats eingestellt ist, erhalten Mitglieder ihre Rechnung am ersten Tag jedes Monats. Die erste Rechnung wird anteilig von ihrem Beitrittsdatum bis zum nächsten Abrechnungsdatum berechnet.
Wenn du diese Einstellung änderst, werden die bestehenden Mitgliedschaften nicht automatisch angepasst. Um das Rechnungsdatum für aktuelle Mitglieder zu ändern, musst du eine Bulk-Aktion für einen Tarif mit dem gewünschten Rechnungsdatum durchführen.
Rechnung vor der Zahlungsfrist senden
Wenn du eine Zahl in dieses Feld eingibst, erstellt und versendet Cobot Rechnungen so viele Tage vor ihrem Fälligkeitsdatum.
Wenn du beispielsweise „5” eingibst, wird jedem Mitglied 5 Tage vor dem Rechnungsdatum eine Rechnung geschickt. Diese Rechnungen dienen nur zur Vorschau und den Mitgliedern werden zu diesem Zeitpunkt noch keine Kosten berechnet.
WICHTIGE HINWEISE ZUM VORZEITIGEN VERSAND VON RECHNUNGEN
Wenn zwischen dem Datum der vorzeitigen Rechnungsstellung und dem Abrechnungsdatum Änderungen auftreten – wie z. B. eine stornierte Buchung – wird die Vorschau der Rechnung nicht aktualisiert. Cobot verschickt keine zusätzlichen Vorschau-Rechnungen.
Alle während dieses Zeitraums hinzugekommenen Kosten werden im nächsten Rechnungszyklus ausgewiesen.
Mitglieder, die nach dem Datum der vorzeitigen Rechnungsstellung, aber vor dem Rechnungsdatum beitreten, bekommen keine vorzeitige Rechnung.
Mitglieder, deren Konten noch nicht aktiv sind (z. B. Personen mit einem zukünftigen Startdatum), bekommen auch keine vorzeitigen Rechnungen.
Rechnungen als verspätet markieren
Wie viele Tage nach dem Rechnungsdatum sollen Rechnungen als überfällig markiert und Zahlungserinnerungen aktiviert werden? Klick hier, um mehr über Zahlungserinnerungen zu erfahren.
E-Mail für Rechnungskopie
Schickt eine Kopie jeder Rechnung an die E-Mail-Adressen, die du eingibst. Hier solltest du nur Admin- oder Space-Management-E-Mail-Adressen verwenden. Wenn du mehr als einen Empfänger hinzufügen möchtest, trenne die einzelnen E-Mail-Adressen durch ein Leerzeichen.
Zusätzliche Features
Du kannst deine Rechnungseinstellungen noch weiter verbessern, indem du diese optionalen Funktionen ein- oder ausschaltest. Klick einfach auf einen der hervorgehobenen Links, um mehr darüber zu erfahren, was die einzelnen Funktionen machen und wie sie deinen Rechnungsstellungsprozess unterstützen können.
Rechnungsformat anpassen
Klick hier, um zu erfahren, wie du Bilder hinzufügen, eigene Rechnungsnummern festlegen und personalisierte Texte in deine Rechnungen einfügen kannst.
Automatisierte Rechnungsstellung
Klick hier, um zu erfahren, wie Cobot automatisch wiederkehrende Rechnungen für deine Mitglieder erstellt und verschickt, damit deine Abrechnungen jeden Monat konsistent, genau und stressfrei bleiben.
Klick hier, um zu lesen, wie Cobot die Rechnungsstellung für Nicht-Mitglieder wie Besucher und Drop-ins automatisiert, sodass du Gebühren ganz einfach und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand verwalten kannst.
Nächster Schritt
Hier erfährst du, wie du automatische Zahlungsmethoden einrichtest.
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