Um deine Rechnungen anzupassen, gehe auf Einrichten » Rechnungseinstellungen. Alle Details, die du in diesem Abschnitt hinzufügst, erscheinen auf den Rechnungen, die an deine Mitglieder gesendet werden, oder auf allen manuellen Rechnungen, die du erstellst.
Rechnungsabsender-Adresse
Füge die Rechnungsdaten und das Logo deines Unternehmens hinzu. Dies wird oben auf der Rechnung angezeigt.
Pro-Tipp: Wenn du auch zusätzliche Informationen (wie z.B die Steuernummer deines Unternehmens) hinzufügen möchtest, füge diese in das Feld "Adresse" ein.
Rechnungsformat
Standardmäßig beginnt Cobot deine Rechnungsreihenfolge bei Nummer 1:
Die Nummernfolge läuft entsprechend weiter, so dass die nächste Rechnung, die du erstellst, Rechnung 2 ist und dann 3 und so weiter.
Du kannst aber natürlich auch gerne kreativ werden und dieses Format praktisch in alles ändern, was du möchtest. Vielleicht möchtest du, dass der Name deines Spaces und das Jahr vor der Rechnungsnummer erscheinen? Hier ist ein Beispiel dafür, wie das aussehen würde:
Wenn du nicht bei Nummer 1 beginnst, kannst du deine Rechnungsstellung in Cobot mit der gleichen Reihenfolge beginnen, die du in einem anderen Programm verwendest. Auf diese Weise wird deine Buchhaltung nahtlos sein.
Schaue dir hierzu am besten die Erklärung unter diesem Feld in Cobot an, um mehr darüber zu erfahren, wie du das Ganze einrichtest.
Außerdem kannst du auch einen Rechnungstext hinzufügen. Dieser erscheint am unteren Ende deiner Rechnungen und eignet sich daher hervorragend, um ein Dankeschön, deine E-Mail oder Zahlungsbedingungen hinzuzufügen.
Rechnungseinstellungen
Steuername
Füge in dieses Feld den Namen der Steuer ein, die du deinen Mitgliedern berechnest.
Zum Beispiel "MwSt" in Deutschland oder "Sales Tax" in den Vereinigten Staaten. Du kannst den Steuersatz unter Einrichten » Basis » Zahlungen » Steuersatz festlegen.
Wenn es in deinem Land mehrere Steuersätze gibt z. B. "GST" und "PST" in Kanada, wende dich bitte an unser Support-Team, und wir fügen dies gerne für dich hinzu. Alle zusätzlichen Steuersätze werden automatisch zu deinen Rechnungen hinzugefügt.
Feld für die Mitglieder-Steuer
Dies wird NICHT auf deinen Rechnungen als Steuersatz erscheinen. Dieses Feld ist dafür da, wenn du die Steuer-ID-Informationen deines Mitgliedes erfassen möchtest.
Zum Beispiel hat in Deutschland jede Person eine Steueridentifikationsnummer, die Steuer-ID. Entsprechend würdest du also 'Steuer-ID' in dieses Feld eingeben.
Du kannst dieses Feld in deinem Anmeldeformular anzeigen lassen, indem du unter Anpassen » Funktionen » Anmeldung die Option "Steuernummer bei der Mitgliederregistrierung anzeigen" aktivierst.
Wenn du diese Nummer angibst, wird sie im Profil des Mitgliedes und auf dessen Rechnungen angezeigt.
Standard-Rechnungstag
Dies ist der Tag des Monats, den das System standardmäßig verwendet, wenn sich ein neues Mitglied anmeldet (entweder über die Signup-Seite oder manuell durch dich). Wenn du den Wert auf 1 setzt, werden die Mitglieder am 1. eines jeden Monats abgerechnet. Ihre erste Rechnung wird anteilig vom Tag des Beitritts bis zum 1. des Folgemonats berechnet.
Rechnungen erstellen und senden
Wenn du diesem Feld eine Zahl hinzufügst, werden Rechnungen die angegebene Anzahl von Tagen vor Fälligkeit erstellt und versendet.
Wenn du hier z. B. eine 5 eingibst, werden alle Mitgliederrechnungen 5 Tage vor Fälligkeit versendet. Sie werden jedoch NICHT(!) belastet.
Wenn Änderungen vorgenommen werden, z. B. wenn das Mitglied eine Buchung storniert, die ihm sonst in Rechnung gestellt worden wäre, wird die Rechnung automatisch zwischen dem Datum, an dem die Rechnungsvorschau gesendet wird, und dem Datum, an dem sie in Rechnung gestellt werden soll, aktualisiert. Es wird KEINE zusätzliche frühe Rechnung mit den Änderungen gesendet.
Wenn sich ein Mitglied zwischen dem Datum der vorzeitigen Rechnung und dem Datum der ersten wiederkehrenden Rechnung anmeldet, wird es KEINE vorgezogene Rechnung erhalten.
Beispiel: Wenn dein Standard-Rechnungsdatum der 1. ist und du Rechnungen 5 Tage im Voraus erstellen und versenden möchtest, erhält jede(r), der sich weniger als 5 Tage vor dem 1. anmeldet, KEINE vorzeitige Rechnung.
Mitglieder, die kein aktives Konto haben, z. B. solche, die sich zwar angemeldet haben, deren Startdatum aber in der Zukunft liegt, erhalten KEINE vorzeitige Rechnung. Nur Mitglieder mit aktiven Mitgliedschaften erhalten eine.
Standardmäßig können die Mitglieder ihre Rechnungen in ihrem Mitgliederportal sehen. Wenn du diese ausblenden möchtest, aktiviere 'Rechnungen vor Mitgliedern verbergen'.
Mitglieder erhalten Rechnungen NICHT per E-Mail, es sei denn, du gibst an, dass du dies wünscht. Aktiviere dazu das Kontrollkästchen 'Rechnungen per E-Mail versenden'. Sobald diese Option aktiviert ist, werden alle automatisch erstellten Rechnungen, z. B. bei wiederkehrenden Mitgliedschaftsgebühren, sofort nach der Erstellung per E-Mail an deine Mitglieder gesendet.
Pro-Tipp:
Manuell erstellte Rechnungen oder Rechnungen, die vor dem Datum der wiederkehrenden Rechnungsstellung des Mitglieds erstellt wurden, werden NICHT automatisch per E-Mail an deine Mitglieder gesendet. Nach der Erstellung musst du den zusätzlichen Schritt machen und auf "Senden" klicken.
Eine neue Rechnung erstellen
Du kannst jederzeit Rechnungen für deine Mitglieder erstellen, indem du auf Verwalten » Rechnungen gehst und auf die Schaltfläche "Neue Rechnung" klickst:
Miglieder-Rechnungen anschauen
Um eine Liste aller Rechnungen für ein individuelles Mitglied zu sehen, gehe auf das Mitgliedsprofil und klicke auf "Vergangene Rechnungen" im Dropdown-Menü "Rechnungsstellung".
Nächster Schritt
Erfahre mehr darüber, wie du deine Zahlungsmethoden einrichtest.