Um deine Rechnungen zu gestalten, gehe zu Einrichten » Rechnungseinstellungen. Alle Angaben, die du in diesem Abschnitt hinterlegst, erscheinen auf den Rechnungen, die du an deine Mitglieder sendest, oder auf Rechnungen, die du manuell erstellst.
In diesem Guide erfährst du, worauf sich die Felder in diesem Abschnitt beziehen
Absenderadresse der Rechnung
Füge die Rechnungsdaten und das Logo deines Unternehmens hinzu. Diese Angaben werden oben auf der Rechnung angezeigt.
💡PRO-TIPP: Wenn du zusätzliche Informationen wie die Steuernummer deines Unternehmens hinzufügen möchtest füge diese in das Feld "Adresse" ein.
Rechnungsformat
Standardmäßig beginnt Cobot deine Rechnungsstellungsreihenfolge bei Nummer 1:
Die Nummernfolge wird entsprechend fortgesetzt, d. h. die nächste Rechnung, die du erstellst, wird Rechnung 2 sein und dann 3 usw.
Du kannst kreativ werden und dieses Format nach Belieben ändern. Vielleicht möchtest du, dass der Name deines Space und das Jahr vor der Rechnungsnummer erscheinen. Hier ist ein Beispiel dafür, wie das aussehen könnte:
Wenn du nicht bei Nummer 1 beginnst, kannst du deine Rechnungsstellung in Cobot mit der gleichen Reihenfolge beginnen, die du in einem anderen Programm verwendest. Auf diese Weise wird deine Buchhaltung quasi nahtlos sein.
Schau dir die Erklärung unter diesem Feld in Cobot an, um mehr darüber zu erfahren, wie du das machen kannst.
Darüber hinaus kannst du auch einen Rechnungstext hinzufügen. Dieser erscheint am unteren Ende deiner Rechnungen und eignet sich daher hervorragend für ein Dankeschön, deine E-Mail oder deine Zahlungsbedingungen.
Rechnungseinstellungen
Feld für Steuer-ID der Mitglieder
Dies wird NICHT auf deinen Rechnungen als Steuersatz erscheinen. Dieses Feld ist für den Fall, dass du die Steuer-ID-Informationen deines Mitglieds erfassen möchtest.
In Deutschland hat zum Beispiel jede Person eine Steueridentifikationsnummer, die Steuer-ID. In dieses Feld würdest du also 'Steuer-ID' eintragen.
Du kannst dieses Feld in deiner Registrierungsform anzeigen lassen, indem du unter Anpassen » Funktionen » Anmeldung die Option "Steuernummer bei der Mitgliederregistrierung anzeigen" aktivieren.
Wenn du diese Nummer angibst, wird sie im Profil des Mitglieds angezeigt und erscheint auf dessen Rechnungen.
Standard-Rechnungsdatum
Dies ist der Tag des Monats, auf den sich das System standardmäßig einstellt, wenn sich ein Mitglied registriert (entweder über die Homepage oder manuell durch dich). Wenn du den Wert auf 1 setzt, werden die Mitglieder am 1. eines jeden Monats abgerechnet. Ihre erste Rechnung wird anteilig vom Tag des Starts der Mitgliedschaft bis zum 1. des Folgemonats berechnet.
Rechnungen erstellen und versenden
Wenn du diesem Feld eine Zahl hinzufügst, werden die Rechnungen die angegebene Anzahl von Tagen vor Fälligkeit erstellt und verschickt.
Wenn du hier z. B. eine 5 einträgst, werden alle Mitgliedsrechnungen 5 Tage vor ihrer Fälligkeit versandt. Sie werden NICHT in Rechnung gestellt.
Wenn Änderungen vorgenommen werden, z. B. wenn das Mitglied eine Buchung storniert, die ihm sonst in Rechnung gestellt worden wäre, wird die Rechnung NICHT automatisch zwischen dem Datum, an dem die Rechnungsvorschau gesendet wird, und dem Fälligkeitsdatum aktualisiert. Es wird KEINE zusätzliche vorzeitige Rechnung mit den Änderungen verschickt.
Wenn dein Mitglied zwischen dem Zeitraum der versendeten Rechnung und dem Fälligkeitsdatum weitere Buchungen vornimmt, dann werden diese der Rechnung des nächsten Monats hinzugefügt.
Wenn sich ein Mitglied zwischen dem Datum der Rechnungsvorschau und dem Datum der ersten wiederkehrenden Rechnung registriert, erhält es keine vorgezogene Rechnung.
Beispiel: Wenn dein Standard-Rechnungsdatum der 1. ist und du die Rechnungen 5 Tage im Voraus erstellen und versenden möchtest, erhält jede Person, die sich weniger als 5 Tage vor dem 1. anmeldet, keine vorzeitig verschickte Rechnung.
Mitglieder, die keinen aktiven Account haben, z. B. solche, die sich zwar registriert haben, deren Startdatum aber in der Zukunft liegt, erhalten keine vorzeitige Rechnung. Nur Mitglieder mit aktiven Mitgliedschaften erhalten eine Rechnung.
Standardmäßig können die Mitglieder ihre Rechnungen über ihr Mitgliederportal einsehen. Wenn du sie ausblenden möchtest, aktiviere das Kontrollkästchen "Rechnungen vor Mitgliedern ausblenden".
Die Mitglieder erhalten die Rechnungen NICHT per E-Mail, es sei denn, du hast das so gewünscht. Aktiviere dazu das Kontrollkästchen "Rechnungen per E-Mail versenden". Wenn du diese Option aktivierst, werden alle automatisch erstellten Rechnungen, z. B. aus wiederkehrenden Rechnungszyklen, sofort nach der Erstellung per E-Mail an deine Mitglieder gesendet.
Pro-Tipp: Manuelle Rechnungen oder Rechnungen, die vor dem Datum der wiederkehrenden Rechnungsstellung erstellt wurden, werden NICHT automatisch per E-Mail an deine Mitglieder verschickt. Sobald du sie erstellt hast, musst du einen zusätzlichen Schritt machen und auf "Senden" klicken .
Eine neue Rechnung erstellen
Du kannst jederzeit manuelle Rechnungen für deine Mitglieder erstellen, indem du auf Verwalten » Rechnungen gehst und auf die Schaltfläche Neue Rechnung klickst.
Mitgliederrechnungen ansehen
Um eine Liste der Rechnungen für ein einzelnes Mitglied zu sehen, gehst du zu seinem Mitgliedsprofil und klickst im Dropdown-Menü " Rechnungen " auf " Vergangene Rechnungen ".
Nächster Schritt
Hier erfährst du, wie du automatische Zahlungsmethoden einrichtest.
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