Mit der Funktion Zahlungserinnerungen von Cobot kannst du verspätete Rechnungen effektiver verwalten. Mit diesem Tool kannst du Mitglieder per E-Mail über verspätete Zahlungen informieren und Erinnerungsnachrichten für eine bessere Kommunikation individuell gestalten.
Dieser Guide behandelt folgende Punkte:
Status der Zahlungen
Cobot-Rechnungen haben zwei primäre Zahlungsstatus:
Außerdem gibt es den zusätzlichen Status:
Verspätet: Wird nur angewendet, wenn du die Einstellung aktiviert hast.
Wann und wie wird eine Rechnung als "bezahlt" markiert?
Rechnungen werden als "bezahlt" markiert, sobald sie beglichen sind. Das kann auf zwei Arten geschehen:
Weitere Details zur automatischen Rechnungsstellung für Mitglieder findest du hier.
Du hast automatisierte Zahlungsmethoden eingerichtet und das Mitglied hat eine dieser Zahlungsmethoden hinterlegt. Sobald die Rechnung automatisch erstellt wird, wird die Zahlungsmethode belastet und die Rechnung wird als "bezahlt" markiert.
Klicke hier, um mehr darüber zu erfahren, was passiert, wenn eine automatische Zahlung fehlschlägt.
Wenn nur manuelle Zahlungsmethoden für deine Kunden verfügbar sind, musst du deine Rechnungen manuell als bezahlt markieren. Sobald du das tust, wird die Rechnung als "bezahlt" markiert.
Weitere Informationen zur automatischen Rechnungsstellung für Mitglieder findest du hier.
Wann und wie wird eine Rechnung als "offen" markiert?
Eine Rechnung wird als "offen" angezeigt, wenn sie noch nicht bezahlt wurde. Das ist normalerweise der Fall, wenn Rechnungen vor ihrem Fälligkeitsdatum erstellt und verschickt werden oder wenn eine Rechnung manuell bezahlt wird, die Zahlung aber noch nicht verbucht wurde.
Wie oben beschrieben, werden automatisch erstellte Rechnungen automatisch belastet, wenn ein Mitglied im Profil eine automatische Zahlungsmethode eingerichtet hat.
Wann und wie wird eine Rechnung als "verspätet" markiert?
Zusätzlich zu den primären Status "offen" und "bezahlt" kannst du auch festlegen, wann eine Rechnung als "verspätet" markiert wird, indem du diese Information in deinen Rechnungseinstellungen unter Einrichten » Rechnungseinstellungen » "Rechnung als verspätet markieren x Tage nach Fälligkeit" hinzufügst .
Wenn du zum Beispiel die Zahl "3" in das Feld einträgst, wird die Rechnung 3 Tage nach dem Abrechnungsdatum als verspätet gekennzeichnet.
Zahlungserinnerungen verschicken
Sobald sich der Status einer Rechnung von "offen" auf "verspätet" ändert, wird die Funktion Rechnungserinnerung aktiviert. Zahlungserinnerungen werden in diesem Fall NICHT automatisch verschickt.
Der Status deiner Zahlungserinnerungen wird bei jeder verspäteten Rechnung angezeigt. Um das zu sehen, gehe zu Verwalten » Rechnungen » Klicke auf die Rechnung.
Dort klickst du auf "Zahlungserinnerung senden".
Wenn du auf "Zahlungserinnerung senden" klickst, erscheint ein E-Mail-Formular mit einer vorausgefüllten Textvorlage und der Angabe, wie viele Tage die Rechnung überfällig ist. Lies weiter, um zu erfahren, wie du die Vorlage anpassen kannst.
Anpassen der Erinnerungs-E-Mail-Vorlage
Passe den Text der Zahlungserinnerung unter Anpassen » E-Mails an.
Die Standard-Erinnerungsnachricht ist bereits vorausgefüllt, kann aber vor dem Versenden der Nachricht nach Bedarf angepasst werden. Diese Flexibilität ermöglicht es dir, den Ton und den Inhalt der Erinnerung an den Empfänger anzupassen.
So kannst du z. B. einen förmlicheren Ton für bestimmte Mitglieder wählen oder bei Bedarf eine BCC für einen Anwalt hinzufügen.
Sobald sie angepasst und versendet wurde, erhält das Mitglied die Rechnungserinnerung per E-Mail und über das Mitglieder-Dashboard und wird aufgefordert, die ausstehende Zahlung zu begleichen.
Zahlungserinnerungen anzeigen und verwalten
Verfolge und verwalte deine Zahlungserinnerungen in deinem Admin-Dashboard unter Verwalten » Rechnungen.
Für jede verspätete Rechnung siehst du:
Ob eine Zahlungserinnerung verschickt wurde.
Das Datum, an dem die Zahlungserinnerung verschickt wurde.
Eine Option, um die Zahlungserinnerung erneut zu senden.
So hast du den Überblick über verspätete Zahlungen und kannst bei Bedarf eingreifen.
Wenn du Fragen hast oder weitere Unterstützung brauchst, wende dich bitte an unser Support-Team.
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