Mit der Funktion Zahlungserinnerungen kannst du ganz einfach ausstehende Rechnungen in Cobot verwalten. Du kannst Mitglieder per E-Mail über verspätete Zahlungen informieren, Erinnerungsnachrichten anpassen und den Überblick über ausstehende Rechnungen behalten.

Zahlungserinnerungen anzeigen und verwalten

Um Zahlungserinnerungen zu verwalten und zu tracken, geh einfach in deinem Admin-Dashboard auf Verwalten » Rechnungen. Zusätzlich zu deinen Rechnungsdaten siehst du dort auch:

den Zahlungsstatus der Rechnung
ob eine Zahlungserinnerung verschickt wurde
das Datum der letzten Zahlungserinnerung
die Option, bei Bedarf eine neue Zahlungserinnerung zu verschicken

Dank dieser Funktion hast du einen klaren Überblick über überfällige Rechnungen und hast es einfacher, deine Finanzen zu verwalten.

Um Zahlungserinnerungen besser zu verstehen, musst du wissen, was jeder Rechnungsstatus bedeutet.

Zahlungsstatus

Cobot-Rechnungen haben drei Zahlstatus:

Offen: Die Rechnung gilt als offen, wenn sie noch nicht bezahlt ist.
Bezahlt: Die Rechnung wird automatisch als bezahlt markiert, sobald die Zahlung eingegangen ist.
Verspätet: Rechnungen werden drei Tage nach dem Rechnungsdatum als „überfällig“ markiert.

Screenshot eines Rechnungs-Dashboards. In der linken Spalte „Status“ sind drei farbige Status-Badges hervorgehoben: ein gelber Kreis mit „offen – Heute belastet“, ein rotes Dreieck mit „verspätet – seit heute“ und ein grüner Haken mit „Bezahlt – Feb. 05, 2026“. Rechts daneben stehen zugehörige Rechnungsnummern, Rechnungsdaten, Namen/Unternehmen sowie Beträge.

**Wann und wie wird eine Rechnung als "bezahlt" markiert?**

Eine Rechnung wird als „bezahlt“ markiert, sobald die Zahlung eingegangen ist. Das kann auf zwei Arten geschehen:

Automatisierte Zahlungsmethoden: Wenn ein Mitglied eine automatische Zahlungsmethode hinterlegt hat, wird sein Konto belastet und die Rechnung als „bezahlt“ markiert.
a. Hier, erfährst du mehr darüber, was passiert, wenn eine automatisierte Zahlung fehlschlägt.
Manuelle Zahlungsmethoden: Wenn ein Mitglied eine manuelle Zahlungsmethode nutzt, musst du die Rechnung manuell als „bezahlt“ markieren.

**Wann und wie wird eine Rechnung als "verspätet" markiert?**

Standardmäßig werden Rechnungen drei Tage nach dem Rechnungsdatum als „verspätet“ markiert. Das liegt daran, dass Cobot bis zu dreimal an drei aufeinanderfolgenden Tagen versucht, die Rechnung zu belasten. Wenn die Zahlung beim dritten und letzten Versuch nicht klappt, wird die Rechnung als überfällig markiert.

Screenshot der Einstellung „Rechnung als verspätet markieren“ mit einem Eingabefeld, in dem die Zahl „3“ steht, gefolgt von der Beschriftung „Tage nach Fälligkeit“. Darunter ein erklärender Text, dass nach so vielen Tagen nach der Zahlungsfrist Rechnungen als verspätet gekennzeichnet und Zahlungserinnerungen aktiviert werden.

Wenn du möchtest, dass Rechnungen nach einem anderen Zeitraum als verspätet markiert werden, kannst du das hier einstellen: Einrichten » Rechnungseinstellungen » Rechnung als verspätet markieren.

PRO-TIPP

Falls du diese Funktion nicht nutzen willst, kannst du eine hohe Zahl (z. B. 60) auswählen, damit Rechnungen nie als „überfällig” markiert werden. Wenn dir auffällt, dass die Standardeinstellung nicht angewendet wird, wende dich bitte an unser Support-Team.

Zahlungserinnerungen verschicken

Sobald sich der Status einer Rechnung von "offen" auf "verspätet" ändert, wird die Funktion Zahlungserinnerung aktiviert.

Zahlungserinnerungen werden in diesem Fall nicht automatisch versendet, sondern müssen manuell versendet werden.

So schickst du eine Zahlungserinnerung:

Klicke auf Verwalten » Rechnungen und wähle die Rechnung aus.
Klicke auf Zahlungserinnerung senden.

Screenshot einer Rechnungsansicht mit einem rot hinterlegten Hinweisbanner „2 Tage über Zahlungsfrist – Keine Erinnerung versendet“ und einem Link/Button „Zahlungserinnerung senden“. Darunter zeigt ein Statusbalken die Rechnung als „verspätet“ mit Beträgen für „Bezahlt“ (0,00 €), „Zu zahlen“ (24,80 €) und „Gesamt“ (24,80 €). Im unteren Bereich ist das Rechnungsdokument „Rechnung: DeinCowork 2024-2621315“ mit Adressdaten sichtbar, rechts daneben Panels für Versandstatus („Rechnung nicht versendet“ mit Button „Senden“), Zahlungen und Dokumentdetails.

Du kannst auch das Dropdown-Menü im Rechnungs-Dashboard nutzen, um Zahlungserinnerungen zu versenden:

Screenshot des Rechnungs-Dashboards mit mehreren als „verspätet“ markierten Rechnungen (Warnsymbol und Text „seit 2 Tagen“). Am rechten Rand jeder Zeile befindet sich ein Drei-Punkte-Menü; das geöffnete Menü zeigt Aktionen wie „Erneut senden“, „E-Rechnung generieren“, „Belasten“, „Zahlungserinnerung senden“, „Zahlung erfassen“ und „Stornieren“, wobei „Zahlungserinnerung senden“ hervorgehoben ist.

E-Mail-Vorlagen für Zahlungserinnerungen anpassen

Wenn du auf „Zahlungserinnerung senden“ klickst, öffnet sich eine vorgefertigte E-Mail. Cobot hat drei Vorlagen für Zahlungserinnerungs-E-Mails, die du unter Anpassen » E-Mails an deinen persönlichen Stil anpassen kannst.

Screenshot mit dem Fenster: „Zahlungserinnerung“ mit Rechnungs- und Kundendaten (Rechnung DeinCowork 2024-2621317, Betrag 8.680,00 €, Fälligkeit 3. Feb. 2026, 2 Tage über Zahlungsfrist). Eingabefelder für Empfängeradresse „Bis“ (<a href="mailto:camille@cobot.me" rel="nofollow noopener noreferrer" target="_blank">camille@cobot.me</a>), optionales Bcc, Betreff „Zahlungserinnerung: verspätete Rechnung“ und ein Nachrichtentext, der höflich an die ausstehende Zahlung erinnert. Unten wird der PDF‑Anhang der Rechnung angezeigt sowie ein Hinweis „Dies ist die 1. Erinnerung“, daneben Buttons „Abbrechen“ und „Senden“.

Jede Zahlungserinnerung (erste, zweite, dritte) hat ihre eigene Vorlage:

Erste Zahlungserinnerung: „Zahlungserinnerung“
Zweite Zahlungserinnerung: „Zweite Zahlungserinnerung“
Dritte Zahlungserinnerung: „Dritte Zahlungserinnerung“

Cobot hat im Blick, wie viele Mahnungen für jede Rechnung schon verschickt wurden, und ruft jedes Mal, wenn du auf „Zahlungserinnerung senden” klickst, die richtige Vorlage (1., 2. oder 3.) auf.

Du kannst vor dem Senden noch ein paar Änderungen machen, um die Nachrichten an jedes Mitglied anzupassen oder bei Bedarf eigene Infos hinzuzufügen.

Zahlungserinnerungszähler

Nur für Rechnungen, die als "verspätet" markiert sind, können Zahlungserinnerungen versendet werden, und der Zähler basiert nur auf dem Datum der letzten Zahlungserinnerung.

Screenshot eines schmalen, rot hinterlegten Hinweisbalken mit Warnsymbol und Text „20 Tage über Zahlungsfrist – Keine Erinnerung versendet“ sowie einem blau hervorgehobenen Link „Zahlungserinnerung senden“ auf der rechten Seite.

Jedes Mal, wenn eine Zahlungserinnerung versendet wird, setzt Cobot den Erinnerungszähler für diese Rechnung auf Null zurück.

Screenshot eines Ausschnitts des Rechnungs-Dashboards. In der Spalte „Status“ ist ein Status „verspätet“ mit Warnsymbol, daneben „1. Erinnerung heute“. Die Zeile enthält die Rechnungsnummer „DeinCowork 2024-261306“ und Rechnungsdatum „Jan. 29, 2026“.

Vergeht eine Woche ohne dass du was unternimmst, wird der Zähler rot und um dir zu signalisieren, dass du vielleicht noch was tun musst, wie zum Beispiel eine zweite Zahlungserinnerung schicken.

Alle Zahlungserinnerungen werden auch in deinem Aktivitätsfeed im Dashboard angezeigt.

Wenn du weitere Fragen hast oder Unterstützung brauchst, wende dich bitte an unser Support-Team.

💳

Komplexe Abrechnungsanforderungen?

Hol das Beste aus den Einstellungen von Cobot raus, indem du mit den Experten sprichst.

Support-Pakete ansehen

Verwandte Artikel

Den Zugriff sperren nach einer fehlgeschlagenen Zahlung

Rechnungsstellung für Mitglieder

Cobot mit Paypal verbinden

Automatisierte und Manuelle E-Mails

Rechnungseinstellungen