Eines der wichtigsten Dinge in deinem Space ist es, deine Mitglieder auf dem Laufenden zu halten. Wir haben die gängigsten Transaktions-E-Mails automatisiert, um den Arbeitsaufwand für wichtige Aufgaben wie Mitgliedschaftsbestätigungen, Rechnungen und vieles mehr zu verringern.
Du kannst Cobot auch nutzen, um deine Mitglieder direkt per E-Mail über Dinge wie Urlaubszeiten oder neue Veranstaltungen zu informieren.
Dieser Guide behandelt folgende Themen:
Automatisierte E-Mails
Cobot versendet verschiedene automatisierte E-Mails an deine Mitglieder, wenn eine bestimmte Aktion durchgeführt wird.
Verfügbare Templates
Bearbeite und passe die folgenden Vorlagen unter Anpassen » Emails an:
Wird an das Mitglied gesendet, nachdem es vom Admin bestätigt wurde oder wenn die Registrierung erfolgreich abgeschlossen wurde. | |
Neue Rechnung | Wird an das Mitglied gesendet, wenn eine neue Rechnung versendet wird. |
(Automatisierte) Zahlung fehlgeschlagen | Wird an das Mitglied geschickt, wenn eine automatisierte Zahlung der Rechnung ein- oder zweimal erfolglos war. |
(Automatisierte) Zahlung dauerhaft fehlgeschlagen | Wird an das Mitglied gesendet, nachdem eine automatisierte Zahlung der Rechnung dreimal erfolglos war (danach versuchen wir es nicht mehr). |
Mitgliedschaftszahlung mit ausstehender Authentifizierung | Wird an das Mitglied gesendet, wenn die Mitgliedschaftszahlung noch nicht authentifiziert ist. |
Geburtstags-Benachrichtigung | Wird deinem Mitglied an seinem Geburtstag gesendet. Wird nur versendet, wenn der entsprechende Funktionsschalter (unter Anpassen » Funktionen » Weitere) aktiviert wurde. |
Kommentar zum Help Desk Problem | Wird an den Admin gesendet, wenn ein Mitglied einen Kommentar im Help Desk hinterlässt. |
Wird versendet, wenn der Admin ein Mitglied manuell einlädt, sich mit seinem Mitgliederportal zu verbinden. | |
Community Profile aktualisiert | Wird an das Mitglied gesendet, wenn ein Admin das Community Profil aktualisiert. |
Community Profile veröffentlicht | Wird an das Mitglied gesendet, wenn ein Admin das Community Profil veröffentlicht. |
Community Profile auf privat gesetzt | Wird an das Mitglied gesendet, wenn ein Admin das Community Profil auf privat setzt. |
Neue Externe Buchung | Wird dem Besucher zugesandt, wenn er eine neue Buchung über die Homepage vornimmt. |
Externe Buchungsbestätigung stornieren | Wird an den Besucher gesendet, wenn eine Stornierung seiner Buchung von ihm selbst oder von einem Dritten beantragt wurde. |
Externe Buchung durch Admin storniert | Wird an den Besucher gesendet, wenn die externe Buchung von einem Admin storniert wurde. |
(Externe) Buchung durch Admin geändert | Wird an den Besucher gesendet, wenn ein Admin die externe Buchung ändert. |
Externe Buchung durch Besucher storniert | Wird an den Besucher gesendet, sobald dieser seine externe Buchung storniert. |
(Externe) Buchungserinnerung | Wird dem Besucher 24 Stunden vor seiner Buchung zugesandt. |
Templates bearbeiten
Du kannst jede E-Mail bearbeiten und grundlegende Anpassungen hinzufügen, indem du das Wort markierst. Du kannst zwischen fett, kursiv, unterstrichen, Hyperlinks, Überschrift2 und Überschrift3 wählen sowie Zitate einfügen:
Jede Vorlage bezieht wichtige Informationen aus Cobot mit einer einfachen "Short-Code"-Programmierung (die unter jedem E-Mail-Vorlagenfeld aufgeführt ist). Wörter, die von {{geschweiften Klammern}} umgeben sind, werden durch Daten aus Cobot und dem Mitgliederprofil ersetzt.
Zum Beispiel:
Der Platzhalter {{Vorname}} wird automatisch durch den Vornamen des Mitglieds, das diese E-Mail erhält, ersetzt. Wenn du diese Short-Codes löschst, werden diese Daten nicht von Cobot abgerufen.
Text, der von {{#condition}}wie dieser{{/condition}} umgeben ist, wird nur angezeigt, wenn die Bedingung erfüllt ist. {{^condition}}don’t show this{{/condition}} bewirkt das Gegenteil.
Beispiel 1:
Die Rechnungsnummer ist {{number}} ergibt: Die Rechnungsnummer ist 123.
Beispiel 2:
Die Rechnung {{#paid}}wurde bezahlt{{/paid}}{{^paid}}wurde nicht bezahlt{{/paid}} ergibt Die Rechnung wurde bezahlt, wenn bezahlt wahr ist; andernfalls Die Rechnung wurde nicht bezahlt.
Eine vollständige Liste aller verfügbaren Platzhalter für jeden E-Mail-Typ ist unter den einzelnen Textfeldern verfügbar.
Senden von Freiform-E-Mails mit Cobot
Die in Cobot integrierte E-Mail-Funktion ist für kurze, transaktionsbezogene E-Mails konzipiert. Dies sind E-Mails, die für eine bestimmte Person oder Gruppe von Personen auf einer nicht-wiederkehrenden Basis geschrieben werden. Cobot ist nicht für Newsletter oder längere E-Mails gedacht.
Was ist erlaubt | Was ist nicht erlaubt |
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(*Nutze hierfür bitte unsere Mailchimp-Integration).
E-Mails an einzelne Personen senden
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Nachrichten an einzelne Personen zu senden:
Unabhängig davon, wie du Nachrichten sendest, wird Cobot dem Mitglied direkt eine E-Mail schicken und die Nachricht im Aktivitäts-Feed des Mitgliederportals anzeigen. Du kannst den Verlauf der Nachrichten in ihrem Mitgliederprofil und unter Verwalten » Nachrichten einsehen.
Mitglieder einzeln benachrichtigen
Gehe zu Verwalten » Mitglieder » Klicke auf den Namen des Mitglieds, um zu seinem Mitgliederprofil zu gelangen und klicke auf Nachricht senden.
Mitglieder über die Suche benachrichtigen
Unter Verwalten » Nachrichten » Neue Nachricht findest du ein leeres E-Mail-Feld, in dem du nach Mitgliedsnamen suchen kannst, um entweder Einzel- oder Gruppen-E-Mails zu versenden.
Gruppen-E-Mails versenden
Du kannst einer gesamten Mitgliederliste E-Mails senden, z. B. an alle Personen auf deiner Liste " Gekündigte Mitglieder", oder du kannst den Filter "Suche" verwenden, um eine bestimmte E-Mail-Liste zu erstellen. Du kannst z. B. nach dem Namen eines Tarifs, eines Unternehmens oder dem Bestätigungsstatus suchen.
1. Gehe zu Verwalten » Mitglieder und gib etwas in das Suchfeld ein.
2. Klicke auf Bulk-Aktionen » Sende Nachricht an Liste. Die Zahl neben der Schaltfläche "Sende Nachricht an Liste" wird entsprechend deiner Filtereinstellungen angepasst.
3. Du wirst an den E-Mail-Composer weitergeleitet. Entferne alle zusätzlichen E-Mail-Adressen, indem du auf das x neben dem Namen des Mitglieds klickst. Markiere den Text, um die Formatierungsoptionen anzuzeigen.
Alle Mitglieder und Administratoren, die eine E-Mail erhalten haben, stehen im bcc. Das bedeutet, dass die anderen Mitglieder nicht sehen, wer die E-Mail erhalten hat, und dass niemand außer dem ursprünglichen Absender/Admin eine Antwort erhält.
Wenn du eine Fehlermeldung wie "E-Mails können nicht gesendet werden an..." siehst, bedeutet das, dass Cobot versucht hat, eine E-Mail an diese Adresse zu senden, aber einen Fehler erhalten hat. Nachdem das Problem behoben wurde, müssen wir deine Adresse wieder manuell aktivieren. Bitte wende dich hierfür an den Support.
4. Wenn deine E-Mail fertig ist, klicke auf die Schaltfläche E-Mail senden!
WICHTIGE HINWEISE
Cobot veröffentlicht alle E-Mails im Activity Feed des Mitglieds in seinem Mitglieder Portal. Du kannst den Verlauf der Nachrichten in deinem Mitgliederprofil unter Verwalten » Nachrichten einsehen.
Newsletter versenden
Cobot ist nicht für Newsletter oder längerformatige E-Mails geeignet. Wir empfehlen Mailchimp oder einen ähnlichen Dienst für den Versand von Newslettern und anderen Marketingmaterialien. Newsletter-Apps sorgen dafür, dass deine E-Mails zugestellt werden, und ermöglichen es dir, den Erfolg deiner E-Mail-Kampagnen zu verfolgen.
Schau dir unser Mailchimp Add-on unter Add-ons » Mailchimp Newsletters an. Wenn es aktiviert ist, fügt es deine Mitglieder automatisch zu deiner MailChimp Mailingliste hinzu.
In diesem Guide findest du weitere Details. Oder sieh dir Zapier an, um Cobot mit einer anderen Newsletter-App zu verbinden.
Erinnerungs-Mails
Wenn du deinen Mitgliedern Erinnerungsmails schicken willst, kannst du das mit dem Add-on "Reminders" tun. Weitere Informationen findest du in diesem Guide.
Erinnerungsmails sind hilfreich, wenn du deine Mitglieder benachrichtigen willst, dass ihre Rechnung in x Tagen fällig ist.
Rechnungen via E-Mail versenden
Cobot automatisiert die Rechnungsstellung an deine Coworker*Innen für ihre Mitgliedschaft, gebuchte Ressourcen, zusätzliche Zeitpässe und andere Arten von Gebühren. Wenn diese Funktion aktiviert ist, erhalten alle Mitglieder am Ende ihres Abrechnungszeitraums eine E-Mail mit ihrer detaillierten Rechnung.
Standardmäßig ist diese Funktion nicht aktiviert. Um den Mitgliedern die Rechnungen automatisch zu senden, gehe zu Einrichten » Rechnungseinstellungen » Aktiviere das Kästchen "Rechnungen per E-Mail versenden" » speichern.
Weitere Informationen zu den Rechnungseinstellungen findest du in diesem Guide.
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