Deine Mitglieder über aktuelle Geschehnisse, Urlaubszeiten oder wichtige Updates in deinem Space zu informieren, ist unerlässlich. Deshalb vereinfacht Cobot das Ganze mit Hilfe von automatisierten E-Mails, E-Mail-Templates und manuellen E-Mail-Funktionen.
Automatisierte E-Mails
Cobot versendet verschiedene automatisierte E-Mails an deine Mitglieder, wenn eine bestimmte Aktion durchgeführt wird.
Verfügbare Templates
Bearbeite und passe die folgenden Vorlagen unter Anpassen » Emails an:
Typ | Name der Vorlage | Beschreibung |
Automatisiert | Wird an das Mitglied gesendet, nachdem es vom Admin bestätigt wurde oder wenn die Registrierung erfolgreich abgeschlossen wurde. | |
Automatisiert | Willkommens-E-Mail für unbestätigte Mitglieder | Wird gesendet, wenn sich ein neues Mitglied anmeldet, aber eine Bestätigung durch den Admin aussteht. |
Automatisiert | Wird dem Mitglied zugeschickt, nachdem ein Admin es bestätigt hat oder wenn es sich erfolgreich angemeldet hat. | |
Automatisiert | Kündigung der Mitgliedschaft | Wird dem Mitglied bei Kündigung der Mitgliedschaft zugeschickt. |
Automatisiert, sofern nicht deaktiviert
| Neue Rechnung | Wird an Mitglieder gesendet, wenn eine neue Rechnung für sie erstellt wird.
Zum Deaktivieren gehe zu Einrichten » Rechnungseinstellungen » deaktiviere „Rechnungen per E-Mail versenden“. |
Automatisiert | Wird dem Mitglied zugeschickt, nachdem eine automatische Abbuchung ein- oder zweimal fehlgeschlagen ist. | |
Automatisiert | Wird an das Mitglied gesendet, nachdem eine automatisierte Zahlung der Rechnung dreimal erfolglos war (danach versuchen wir es nicht mehr). | |
Automatisiert | Mitgliedschaftszahlung mit ausstehender Authentifizierung | Wird an das Mitglied gesendet, wenn die Mitgliedschaftszahlung noch nicht authentifiziert ist. |
Automatisiert, sobald aktiviert | Geburtstags-Benachrichtigung | Wird deinem Mitglied an seinem Geburtstag gesendet. Wird nur versendet, wenn der entsprechende Funktionsschalter (unter Anpassen » Funktionen » Weitere) aktiviert wurde. |
Automatisiert, außer bei Deaktivierung | Kommentar zum Help Desk Problem | Wird an den Admin gesendet, wenn ein Mitglied einen Kommentar im Help Desk hinterlässt, außer die E-Mail-Benachrichtigung in den individuellen Admin-Einstellungen (unter Einrichten » Admins) deaktiviert ist. |
Manuell | Einladung | Wird versendet, wenn der Admin ein Mitglied manuell einlädt, sich mit seinem Mitgliederportal zu verbinden |
Automatisiert | Community Profil aktualisiert | Wird an das Mitglied gesendet, wenn ein Admin das Community Profil aktualisiert. |
Automatisiert | Community Profil veröffentlicht | Wird an das Mitglied gesendet, wenn ein Admin das Community Profil veröffentlicht. |
Automatisiert | Community Profil auf privat gesetzt | Wird an das Mitglied gesendet, wenn ein Admin das Community Profil auf privat setzt. |
Manuell | Zahlungserinnerungen
| Option, eine E-Mail an einzelne Mitglieder zu senden, wenn eine Rechnung verspätet bezahlt wird.
Nur sichtbar, wenn „Rechnung x Tage nach Belastungsdatum als verspätet markieren“ in den Rechnungseinstellungen aktiviert ist. |
Manuell | Zweite Zahlungserinnerung | Zusätzliche E-Mail als zweite Zahlungserinnerung senden. |
Manuell | Dritte Zahlungserinnerung | Zusätzliche E-Mail als dritte Zahlungserinnerung senden. |
Automatisiert | Neue Externe Buchung | Wird Besucher:in zugesandt, wenn eine neue Buchung über die Homepage vorgenommen wird. |
Automatisiert bei aktiviertem Feature | Neue ausstehende Externe Buchung
| Wird gesendet, wenn eine neue Externe Buchung vorgenommen wird.
Wird nur gesendet, wenn „Bestätigung erforderlich für Besucher:innen“ in den Ressourceneinstellungen aktiviert ist. |
Automatisiert bei aktiviertem Feature | Externe Buchung bestätigt | Wird gesendet, wenn eine Externe Buchung durch einen Admin bestätigt wird.
Wird nur gesendet, wenn "Bestätigung erforderlich für Besucher:innen" in den Ressourceneinstellungen aktiviert wurde. |
Automatisiert | Bestätigung für die Stornierung der externen Buchung | Wird den Besucher:innen gesendet, wenn eine Stornierung ihrer Buchung von ihnen selbst oder Dritten beantragt wurde. |
Automatisiert | Externe Buchung von Admin storniert | Wird an Besucher:in gesendet, wenn die externe Buchung von einem Admin storniert wurde. |
Automatisiert | (Externe) Buchung durch Admin geändert | Wird an Besucher:innen gesendet, wenn ein Admin die externe Buchung ändert. |
Automatisiert | Externe Buchung durch Besucher storniert | Wird an Besucher:in gesendet, sobald diese:r die eigene externe Buchung storniert. |
Automatisiert | (Externe) Buchungserinnerung | Wird an Besucher:in 24 Stunden vor Beginn der Buchung zugesandt. |
Automatisiert | Drop-in Pass gekauft | Wird gesendet, wenn Besucher:innen einen Drop-in-Pass kaufen. |
Automatisiert | Event-Ticket gekauft | Wird an Besucher:innen gesendet, wenn sie sich über deinen Event-Kalender registrieren und ein Ticket für ein Event kaufen. |
Templates bearbeiten
Deine E-Mail-Templates für Cobot sind bereits mit allen grundlegenden Informationen formatiert, die deine Mitglieder und Gäste benötigen. Du kannst sie ganz einfach bearbeiten, um deine eigene Note und zusätzliche Informationen hinzuzufügen, z. B. wie man deinen Space erreicht und was einen bei der Ankunft erwartet. Gehe zu
Anpassen » E-Mails, um loszulegen.
WICHTIGE HINWEISE VOR DEM BEARBEITEN
Jede Vorlage bezieht wichtige Informationen aus Cobot mit einer einfachen "Short-Code"-Programmierung (die unter jedem E-Mail-Vorlagenfeld aufgeführt ist). Wörter, die von {{geschweiften Klammern}} umgeben sind, werden durch Daten aus Cobot und dem Mitgliederprofil ersetzt.
Unter jedem Feld siehst du eine Liste der Shortcodes, die in jedem E-Mail-Template funktionieren.
Zum Beispiel:
Der Platzhalter {{Vorname}} wird automatisch durch den Vornamen des Mitglieds, das diese E-Mail erhält, ersetzt. Wenn du diese Short-Codes löschst, werden diese Daten nicht von Cobot abgerufen.
Text, der von {{#condition}}wie dieser{{/condition}} umgeben ist, wird nur angezeigt, wenn die Bedingung erfüllt ist. {{^condition}}don’t show this{{/condition}} bewirkt das Gegenteil.
Beispiel 1:
Die Rechnungsnummer ist{{number}}ergibt: Die Rechnungsnummer ist 123.
Beispiel 2:
Die Rechnung{{#paid}}wurde bezahlt{{/paid}}{{^paid}}wurde nicht bezahlt{{/paid}}ergibt Die Rechnung wurde bezahlt, wenn bezahlt wahr ist; andernfalls Die Rechnung wurde nicht bezahlt.
Jetzt, da wir das geklärt haben, lass uns darüber sprechen, wie du deine E-Mails so gestalten kannst, dass sie mehr nach dir klingen. Sobald du in deinem Template bist, füge alle zusätzlichen Informationen hinzu, die du teilen möchtest.
PRO-TIPP
Halte deine Templates neutral, da diese an alle Personen gesendet werden, die diese bestimmte E-Mail erhalten sollen. Es ist nicht möglich, beispielsweise unterschiedliche E-Mails pro Tarif zu erstellen. Um deinen Mitgliedern spezifische Tarifinformationen mitzuteilen, füge diese in deine Tarifeinstellungen ein.
Du kannst deine E-Mails weiter anpassen, indem du deinen Text fett, kursiv oder unterstrichen darstellst. Du kannst Überschriften erstellen, Zitate hinzufügen und auch Hyperlinks einfügen, um Mitglieder und Gäste einfach auf deine Website oder andere webbasierte Dokumente zu leiten.
Markiere einfach ein beliebiges Wort und wähle es aus dem Pop-up-Menü aus.
WICHTIGER HINWEIS
SPEICHERE DIE ÄNDERUNGEN
Wenn du deine superschicken und ansprechenden E-Mails erstellt hast, scrolle zum Ende der Template Seite und klicke auf „Speichern“.
Erinnerungs-E-Mails zur Verlängerung der Mitgliedschaft
Cobot bietet ein kostenloses Add-on, mit dem du Erinnerungs-E-Mails für deine Mitglieder einrichten kannst. Diese automatisierten E-Mails werden eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem Rechnungsdatum versendet, um deine Mitglieder an ihre anstehenden Gebühren zu erinnern.
Weitere Informationen findest du in diesem Guide.
Senden von Freiform-E-Mails mit Cobot
Die in Cobot integrierte E-Mail-Funktion ist für kurze, transaktionsbezogene E-Mails konzipiert. Dies sind E-Mails, die für eine bestimmte Person oder Gruppe von Personen auf einer nicht-wiederkehrenden Basis geschrieben werden.
Cobot ist nicht für Newsletter oder längere E-Mails gedacht. Wir empfehlen, unsere Mailchimp- oder Zapier-Integrationen zu verwenden, um diese einzurichten.
Was erlaubt ist | Was nicht erlaubt ist |
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(*Nutze hierfür bitte unsere Mailchimp-Integration).
E-Mails an Mitglieder senden
Unabhängig davon, wie du Nachrichten sendest, sendet Cobot eine E-Mail an das Mitglied direkt an die E-Mail-Adresse, die in den Mitgliederdaten hinterlegt ist (normalerweise die, mit der sie sich angemeldet haben), und postet die Nachricht in den Aktivitäten-Feed des Mitglieds im Mitgliederportal.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Nachrichten an Mitglieder zu senden
Mitglieder einzeln per E-Mail kontaktieren
Mitglieder einzeln per E-Mail kontaktieren
Gehe zu Verwalten » Mitglieder » Klicke auf den Namen des Mitglieds » Sende Nachricht.
Hier kannst du auch alle Nachrichten sehen, die an dieses Mitglied gesendet wurden.
Oder gehe zu Verwalten » Nachrichten » neue Nachricht und suche den Namen des Mitglieds im Feld „An“.
Gruppen-E-Mails senden
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Gruppen-E-Mails zu senden:
Durch das Senden von E-Mails über die Registerkarte „Nachrichten“ – verwende diese Option, wenn du eine allgemeine Mitgliederliste per E-Mail versenden möchtest.
Durch das Senden von E-Mails über die Registerkarte „Mitglieder“ – verwende diese Option, wenn du eine bestimmte Gruppe von Mitgliedern per E-Mail kontaktieren möchtest, z. B. alle Mitglieder mit einem bestimmten Tarif.
Mitgliedergruppen per E-Mail über die Registerkarte „Nachrichten“
Unter Verwalten » Nachrichten » Neue Nachricht gibst du die Namen der Mitglieder, an die du die E-Mail senden möchtest, in das „An“-Feld ein. Du kannst beliebig viele Namen eingeben.
Wenn du eine E-Mail an eine bestimmte Personengruppe senden möchtest, z. B. an Personen mit einem bestimmten Tarif, scrolle nach unten, um zu erfahren, wie das geht.
Versenden von E-Mails an Mitgliedergruppen über die Registerkarte „Mitglieder“
Sende ganz einfach eine E-Mail an eine Gruppe von Mitgliedern, z. B. an alle Mitglieder eines bestimmten Tarifs oder an alle Mitglieder auf deiner Liste der gekündigten Mitglieder.
Gehe zu Verwalten » Mitglieder und gib etwas in das Suchfeld ein. Verwende Suchanfragen wie den Namen eines Tarifs, eines Unternehmens oder den Bestätigungsstatus.
Klicke auf Bulk-Aktionen » Nachricht an Liste senden. Die Zahl neben der Schaltfläche „Nachricht an Liste senden“ wird basierend auf deiner Filterung angepasst.
Wenn deine E-Mail fertig ist, klicke auf die Schaltfläche E-Mail senden!
TIPPS UND TRICKS ZUR FUNKTION
Entferne alle Adressen, die du nicht einbeziehen möchtest, indem du auf das x neben dem Namen des Mitglieds klickst.
Markiere einen beliebigen Text, um die Formatierungsoptionen zu sehen.
Alle Mitglieder und Administratoren, die in einer E-Mail enthalten sind, werden in BCC gesetzt. Andere Mitglieder sehen nicht, wer die E-Mail noch erhalten hat, und niemand außer dem ursprünglichen Absender/Admin erhält eine Antwort.
Wenn du eine Fehlermeldung wie „E-Mails können nicht an ... gesendet werden“ siehst, bedeutet dies, dass Cobot versucht hat, eine E-Mail an diese Adresse zu senden, aber eine Fehlermeldung erhalten hat. Nachdem das Problem behoben wurde, müssen wir die Adresse manuell aktivieren. Bitte wende dich an den Support.
Alle E-Mails, die ein Mitglied erhält, werden auch in seinem Aktivitätsfeed im Mitgliederportal veröffentlicht. Du kannst den Nachrichtenverlauf des Mitglieds in seinem Mitgliederprofil und unter Verwalten > Nachrichten einsehen.
E-Mails an Nichtmitglieder/Gäste/Besucher:innen senden
Die meisten E-Mails, die an Nichtmitglieder gesendet werden, sind mit einer unserer großartigen externen Funktionen verknüpft. Klicke auf die untenstehenden Links, um mehr über den E-Mail-Fluss für jede Funktion zu erfahren:
Wenn ein Nichtmitglied eine der oben genannten Funktionen nutzt, wird es als Kontaktperson hinzugefügt. Du kannst Nichtmitglieder aus deiner Kontaktliste manuell per E-Mail anschreiben. Klicke einfach auf ihren Namen und dann auf die E-Mail-Adresse auf ihrer Kontaktkarte.
Klicke hier, um mehr über die Funktionsweise der Kontakte zu erfahren.
Du kannst eine Historie aller an deine Nichtmitglieder gesendeten Nachrichten unter Verwalten » Nachrichten einsehen.
Rechnungen via E-Mail versenden
Cobot automatisiert die Rechnungsstellung für deine Mitglieder für ihre Mitgliedschaft, gebuchte Ressourcen, zusätzliche Zeitpässe und andere Arten von Gebühren.
Es automatisiert auch die Rechnungsstellung an deine Nichtmitglieder, wenn Aktionen wie eine Buchung über dein Externes Buchungsportal erfolgen.
Lies weiter, um mehr über diese Funktionen zu erfahren.
Rechnungen für Mitglieder
Standardmäßig erstellt Cobot Rechnungen für alle anfallenden Gebühren für Mitglieder. Dazu gehören Mitgliedsbeiträge, Buchungsgebühren, Zeitpässe und Buchungs-Extras. Die Rechnungen werden im Mitgliederportal des jeweiligen Mitglieds angezeigt, damit sie leicht zugänglich sind.
Rechnungen werden jedoch NICHT automatisch per E-Mail an deine Mitglieder gesendet.
Um dies zu aktivieren, gehe zu EINRICHTEN » Rechnungseinstellungen » Aktiviere das Kontrollkästchen „Rechnungen per E-Mail senden“ und speichere. Jetzt erhalten alle Mitglieder am Ende ihres Abrechnungszeitraums eine E-Mail mit ihrer detaillierten Rechnung (es ist nicht möglich, dies nur für einige Mitglieder zu aktivieren).
Weitere Informationen zu Rechnungseinstellungen und zur Rechnungsstellung für Mitglieder findest du in diesem Guide.
Rechnungen für Nichtmitglieder/Gäste/Besucher:innen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Nichtmitglieder Rechnungen per E-Mail erhalten können. In der Regel werden diese nach einem Kauf oder einer Buchung automatisch versendet.
Weitere Informationen zur Rechnungsstellung für Nichtmitglieder findest du in diesem Guide.
Newsletter versenden
Cobot ist nicht für Newsletter oder längerformatige E-Mails geeignet. Wir empfehlen Mailchimp oder einen ähnlichen Dienst für den Versand von Newslettern und anderen Marketingmaterialien. Newsletter-Apps sorgen dafür, dass deine E-Mails zugestellt werden, und ermöglichen es dir, den Erfolg deiner E-Mail-Kampagnen zu verfolgen.
Schau dir unser Mailchimp Add-on unter Add-ons » Mailchimp Newsletters an. Wenn es aktiviert ist, fügt es deine Mitglieder automatisch zu deiner MailChimp Mailingliste hinzu.
In diesem Guide findest du weitere Details. Oder sieh dir Zapier an, um Cobot mit einer anderen Newsletter-App zu verbinden.
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