Die Funktion Gebühren und Gutschriften bietet eine einfache Möglichkeit, alle kleinen Extras zu verwalten, die in einem Coworking Space anfallen – sei es eine Tasse Kaffee, eine Kaution für einen Schlüssel oder eine Gutschrift, die von den nächsten Rechnungen abgezogen werden soll.
Alles, was du hinzufügst, erscheint auf der nächsten Rechnung des Mitglieds, es sei denn, du entscheidest dich, es früher in Rechnung zu stellen. So behältst du den Überblick und stellst sicher, dass nichts vergessen wird.
Einmalige Gebühren
Verwende einmalige Gebühren ("Serviceleistungen") für alles, was nicht zum regulären Tarif eines Mitglieds gehört, wie zum Beispiel eine einmalige Ausleihe von Equipment oder eine Tasse Kaffee.
So fügst du eine einmalige Gebühr hinzu:
Gehe zu Verwalten » Klicke auf den Namen des Mitglieds » Serviceleistung» Serviceleistung hinzufügen.
Gib die Beschreibung der Gebühr, den Betrag, die Menge und das Datum ein, an dem die Gebühr verbucht werden soll. Behalte das Standarddatum, wenn die Gebühr auf der nächsten Rechnung erscheinen soll.
Klicke auf Speichern, wenn du fertig bist. Die Gebühr erscheint automatisch auf der nächsten Rechnung des Mitglieds.
💡 Pro-Tipp: Überprüfe, ob die Gebühr korrekt berechnet wurde, indem du im Profil des Mitgliedes zu Rechnungsstellung » Rechnungsvorschau gehst. Du kannst die Gebühr jederzeit bearbeiten oder löschen, bevor die Rechnung erstellt wird.
Einmalige Gutschriften
Gutschriften ermöglichen es dir, einen einmaligen Rabatt zu gewähren oder die nächste Rechnung eines Mitglieds auszugleichen.
Um eine Gutschrift hinzuzufügen:
Gehe zu Verwalten » Klicke auf den Namen des Mitglieds » Serviceleistung» Serviceleistung hinzufügen.
Gib die Beschreibung der Gebühr, den Betrag mit negativem Vorzeichen (-), die Menge und das Datum ein, an dem die Gutschrift verbucht werden soll. Behalte das Standarddatum, wenn die Gebühr auf der nächsten Rechnung erscheinen soll.
Klicke auf Speichern, wenn du fertig bist. Die Gutschrift erscheint automatisch auf der nächsten Rechnung des Mitglieds.
💡 Gut zu wissen: Um Gutschriften statt Gebühren zu verbuchen, gibst du einen Betrag mit negativen Vorzeichen ein.
Wie Gutschriften funktionieren
Standardmäßig wird eine Gutschrift nur einmal angerechnet – und zwar auf die nächste Rechnung. Wenn die Gutschrift also höher ist als der Betrag der nächsten Rechnung, verfällt der nicht genutzte Betrag.
Aktiviere "Ungenutzten Gutschrift in zukünftige Rechnungen übertragen", um dies zu ändern: Der nicht genutzte Betrag wird dann auf die nächste oder weitere Rechnungen übertragen und angerechnet, bis die gesamte Gutschrift aufgebraucht ist.
Beispiel:
Du hinterlegst eine Gutschrift von €200 auf dem Account eines Mitgliedes.
Die nächste Rechnung des Mitgliedes weist den Betrag von €150 aus.
Wenn du die Option "Ungenutzten Gutschrift in zukünftige Rechnungen übertragen" aktivierst, werden €150 von der nächsten Rechnung abgezogen, und die restlichen €50 auf die übernächste Rechnung übertragen.
Steuersatz und Datum
Das Feld Steuersatz regelt, ob die Gutschrift inklusive Steuern ist. Es wird aus deinen Raumeinstellungen vorausgefüllt oder bleibt leer, falls keine Einstellung vorhanden ist. Wenn ein Steuersatz vorhanden ist, wird dieser Prozentsatz zur Gutschriftssumme hinzugefügt. Lösche das Feld, wenn die Gutschrift ohne Steuern angerechnet werden soll.
Wähle das Datum, an dem die Gutschrift angerechnet werden soll. Behalte das Standarddatum, wenn die Gutschrift auf der nächsten Rechnung erscheinen soll.
Wichtige Hinweise
Ohne "Ungenutzten Gutschrift in zukünftige Rechnungen übertragen" wird eine Gutschrift nur einmal angerechnet. Jeder nicht genutzte Betrag verfällt.
Mit "Ungenutzten Gutschrift in zukünftige Rechnungen übertragen" wird ein nicht genutzter Betrag auf später folgende Rechnungen übertragen, bis er vollständig aufgebraucht ist.
Gebühren und Gutschriften voreinstellen
Wenn du immer wieder die gleichen Gebühren hinzufügst, stelle deine häufigsten Posten im Voraus ein. Das können zum Beispiel Snacks, Empfehlungsrabatte oder Zusatzgebühren sein, die regelmäßig anfallen. So bleibt deine Abrechnung einheitlich und du sparst Zeit.
Richte diese unter Produkte » Produkte & Services ein oder klicke auf das Zahnradsymbol „Produkt/Service hinzufügen" im Formular Gebühr/Gutschrift.
Hier findest du weitere Informationen zu Produkten & Services.
Einmalige Gebühren und Gutschriften vorzeitig in Rechnung stellen
Um alle ausstehenden (noch nicht in Rechnung gestellten) Gebühren und Gutschriften zu sehen, gehe zum Mitgliedsprofil » Rechnungsstellung » Aktuelle Gebühren verrechnen.
Du siehst eine Liste aller manuellen Gebühren und Gutschriften, die auf die nächste Rechnung warten.
Um sie vorzeitig in Rechnung zu stellen, wähle die gewünschten Posten aus und klicke auf „Rechnung erstellen".
Wichtige Hinweise
Auf diese Weise erstellte Rechnungen werden nicht automatisch belastet. Bearbeite die Zahlung durch Klick auf „Jetzt belasten" auf der neu erstellten Rechnung, wenn du die Zahlung über Cobot einziehen möchtest.
Alle nicht ausgewählten Gebühren werden automatisch auf der nächsten Rechnung des Mitglieds oder auf der Rechnung nach dem gewählten Anwendungsdatum angezeigt.
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