Mit der Funktion Serviceleistung von Cobot kannst du ganz einfach all die kleinen Extras verwalten, die in einem Coworking Space anfallen – egal, ob es sich um eine Tasse Kaffee, eine Kaution für einen Schlüssel oder einen wohlverdienten Rabatt handelt.
Alles, was du hinzufügst, wird auf der nächsten Rechnung des Mitglieds aufgeführt, es sei denn, du entscheidest dich dafür, es früher in Rechnung zu stellen. So kannst du ganz einfach den Überblick behalten, klare Aufzeichnungen führen und sicherstellen, dass nichts vergessen wird.
Einmalige Gebühren:
Verwende Serviceleistungen für alles, was nicht zum regulären Tarif eines Mitglieds gehört, wie zum Beispiel die Miete von Equipment oder eine Tasse Kaffee.
So fügst du eine Serviceleistung hinzu:
Verwalten » Klick auf den Namen des Mitglieds » Serviceleistung» Serviceleistung hinzufügen
Gib die Beschreibung der Serviceleistung, den Betrag, die Menge und das Datum ein, an dem sie angewendet werden soll. Behalte das Standarddatum bei, wenn du möchtest, dass sie auf der nächsten Rechnung erscheint.
Wenn du fertig bist, klick auf Einmalig hinzufügen. Die Gebühr erscheint automatisch auf der nächsten Rechnung des Mitglieds.
PRO TIPP
Überprüfe, ob die Gebühr korrekt berechnet wurde, indem du zum Profil des Mitglieds » Rechnungsstellung » Rechnungsvorschau gehst. Du kannst jederzeit zurückgehen und die Rechnung bearbeiten, wenn du Änderungen vornehmen musst.
Einmalige Gutschriften
Mit Gutschriften kannst du einen Rabatt gewähren oder die nächste Rechnung eines Mitglieds ausgleichen.
Um eine Gutschrift hinzuzufügen, machst du es wie oben beschrieben, gibst aber einen negativen Betrag ein. Die Gutschrift wird dann von der nächsten Rechnung abgezogen.
WICHTIGE HINWEISE:
Gutschriften werden nur einmalig angewandt.
Gutschriften werden nicht übertragen. Wenn eine Gutschrift höher ist als die nächste Rechnung, verfällt der nicht genutzte Betrag.
Um eine größere Gutschrift auf mehrere Rechnungen zu verteilen, leg einfach mehrere Gutschriften mit einem Datum in der Zukunft an.
Beispiel: Wenn du eine Gutschrift von 100 € anwendest und die nächste Rechnung 50 € beträgt, werden nur 50 € angerechnet. Die restlichen 50 € werden nicht automatisch übertragen. Das kannst du erreichen, indem du mehrere Gutschriften mit einem Datum in der Zukunft hinzufügst.
Serviceleistungen voreinstellen:
Wenn du immer wieder die gleichen Gebühren hinzufügst, kannst du die wichtigsten Posten im Voraus festlegen. Das können zum Beispiel Snacks, Empfehlungsrabatte oder Stresszuschläge sein, die jedes Mal anfallen, wenn ein Mitglied dich fragt, wie man die Kaffeemaschine benutzt. So bleibt deine Abrechnung einheitlich und du sparst Zeit.
Richte diese unter Produkte » Produkte & Services ein oder klicke auf das Zahnrad "+Produkt/Service hinzufügen" im Serviceleistung-Formular hinzufügen
Information zu Produkte & Services findest du hier.
Kürzlich berechnete Serviceleistungen im Voraus in Rechnung stellen:
Um alle anstehenden (noch nicht in Rechnung gestellten) Gebühren und Gutschriften zu sehen, geh einfach zum Mitgliedsprofil » Rechnungsstellung » Aktuelle Gebühren verrechnen.
Du siehst eine Liste aller manuellen Gebühren und Gutschriften, die auf die nächste Rechnung warten.
Um sie vorzeitig in Rechnung zu stellen, wähle die gewünschten Posten aus und klicke auf „Rechnung erstellen”.
WICHTIGE ANMERKUNGEN
Rechnungen, die so erstellt werden, werden NICHT automatisch belastet. Wenn du die Zahlung über Cobot einziehst, klick einfach auf „Jetzt belasten“ auf der neu erstellten Rechnung, um die Zahlung abzuwickeln.
Alle nicht geprüften Gebühren werden automatisch auf der nächsten Rechnung des Mitglieds oder auf der Rechnung nach dem von dir gewählten Rechnungsdatum angezeigt.
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