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Einmalige Gebühren und Gutschriften

Erfahre, wie du eine einmalige Gebühren oder Gutschriften zu den Konten deiner Mitglieder hinzufügen kannst.

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Verfasst von Laura
Diese Woche aktualisiert

Mit der Funktion Serviceleistungen von Cobot kannst du z. B. einmalige Gebühren, Gutschriften, Erstattungen und einmalige Rabatte hinzufügen.


Einmalige Gebühren:

Um eine einmalige Gebühr für eine Serviceleistung zu erheben, z. B. für den Verleih von Geräten oder eine Tasse Kaffee, gehe zum Profil deines Mitglieds » Serviceleistung » Serviceleistung hinzufügen:

Dieser Screenshot zeigt den Abschnitt "Serviceleistungen". Es gibt folgende Optionen im Dropdown-Menü: Aktuelle Serviceleistungen und Serviceleistung hinzufügen (rot umrandet).

Gib eine Beschreibung der Serviceleistung, den Betrag, die Menge und das Datum an, an dem die Gebühr auf die Rechnung des Mitglieds angerechnet werden soll. Lasse das Standarddatum unverändert, wenn du möchtest, dass die Gebühr auf die nächste Rechnung angerechnet wird. Wenn du fertig bist, klicke auf einmalig hinzufügen. Die Gebühr wird dann auf der nächsten Rechnung des Mitgliedes erscheinen.

PRO TIPP

Überprüfe, ob die Gebühr korrekt berechnet wurde, indem du zum Profil des Mitglieds » Rechnungsstellung » Rechnungsvorschau gehst. Du kannst jederzeit zurückgehen und die Rechnung bearbeiten, wenn du Änderungen vornehmen musst.


Einmalige Gutschriften

Das Hinzufügen von Gutschriften oder Guthaben ist ganz einfach. Gib einfach alle oben beschriebenen Details ein, aber stattdessen einen negativen Betrag. Dieser Betrag wird dann von der nächsten Rechnung abgezogen. Dies ist nützlich, wenn du deinen Mitgliedern z.B. einen einmaligen Rabatt gewähren möchtest oder wenn du die nächste Rechnung verrechnen möchtest, wenn die Mitglieder bereits im Voraus bezahlt haben.

WICHTIGE HINWEISE:

  • Gutschriften werden nur einmalig angewandt.

  • Gutschriften werden nicht auf die nächste Rechnung des Mitglieds übertragen, wenn die Gutschrift den nächsten Rechnungsbetrag des Mitglieds übersteigt.

    • Beispiel: Wenn du ein Guthaben in Höhe von 100€ anwendest und die nächste Rechnung des Mitglieds 50€ beträgt, werden die restlichen 50€ nicht automatisch auf die nächste Rechnung übertragen. Du kannst dies erreichen, indem du mehrere Gutschriften mit zukünftigen Anwendungsdaten hinzufügst.

Dieser Screenshot zeigt die Option ein Datum für die Abrechnung der Serviceleistung einzustellen. Von oben nach unten: Datum, Feld mit Datum, "Wird nur nach dem Datum in Rechnung gestellt".

Serviceleistungen voreinstellen:

Du kannst häufig in Rechnung gestellte Leistungen unter Produkte » Produkte & Services einrichten, oder auf das Zahnrad "Produkt & Service hinzufügen" im Formular Serviceleistungen klicken:

Dieser Screenshot zeigt die Auswahlmöglichkeiten von bereits angelegten Produkte & Services. Von oben nach unten: Flipchart, Frühstück, Frühstück (vegetarisch), Kaffee- und Tee Flatrate, Mikrofon und Dolbi Surround Anlage, Obstkorb, Orangensaft (0,5) (rot umrandet).


Du kannst Dinge wie Essens- und Getränkekosten, Empfehlungsrabatte, Einzahlungsgebühren und vieles mehr hinzufügen! Weiter Information zu Produkte & Services findest du hier.


Kürzlich berechnete Serviceleistungen im Voraus in Rechnung stellen:

Um einen Überblick über die einem Mitglied kürzlich in Rechnung gestellten Leistungen zu erhalten (bevor diese in Rechnung gestellt werden), gehe zum Mitgliedsprofil » Rechnungsstellung » Aktuelle Gebühren verrechnen:

Dieser Screenshot zeigt den Abschnitt "Rechnungstellung" mit folgendem Dropdown-Menü rechts: Vergangene Rechnungen, Manuelle Rechnung, Aktuelle Gebühren verrechnen (rot umrandet), Rechnungsvorschau, Für andere Mitglieder zahlen und Steuern nicht verrechnen. Links von oben nach unten: Rechnungstellung, Nächste Rechnung (Datum und Summe), Kundennummer.



Du wirst eine Liste aller anstehenden Gebühren/Gutschriften sehen, die dem Konto des Mitglieds manuell hinzugefügt wurden. Wenn du diese vor dem nächsten Abrechnungsdatum des Mitglieds in Rechnung stellen möchtest, wähle die Leistungen aus, für die du eine Rechnung erstellen möchtest » Rechnung erstellen.

Die auf diese Weise erstellten Rechnungen werden nicht automatisch belastet, so dass du die Zahlung manuell vornehmen musst, indem du auf "Belasten" klickst.

Wenn du die Gebühren auf dem Mitgliedskonto belässt, werden sie automatisch auf die nächste Rechnung des Mitglieds oder auf die Rechnung nach dem von dir festgelegten Datum angerechnet.

Dieser Screenshot zeigt die "Aktuelle Gebühren verrechnen" Seite. Hier gibt es die Möglichkeit, auszuwählen, welche Gebühren in Rechnung gestellt werden sollen (untereinander via eines Kontrollkästchens das rot umrandet ist). Rechts unten ist eine blaue Schaltfläche (Rechnung erstellen).


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