Die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) ist eine effiziente Methode zur Abwicklung von Rechnungen, die die Einhaltung digitaler Standards gewährleistet und die maschinelle Lesbarkeit verbessert. Sie vereinfacht die Rechnungsstellung, reduziert Fehler und entspricht modernen Vorschriften. Derzeit ist die elektronische Rechnungsstellung nur für Standorte in Deutschland verfügbar.
E-Rechnung in Cobot aktivieren
1. Füge deinem Admin-Account die erforderlichen Details hinzu
Um die elektronische Rechnungsstellung zu aktivieren, fülle die folgenden Felder in deinen Rechnungseinstellungen aus unter Einrichten » Rechnungseinstellungen » Rechnungsabsender-Adresse:
Absenderadresse der Rechnung: Gib deine vollständige Absenderadresse ein.
Steuer-ID: Stelle sicher, dass deine Steuer-ID korrekt angegeben ist. Sie muss mit „DE“ beginnen.
2. Bitte deine Mitglieder, ihr Profil mit den erforderlichen Details zu vervollständigen
Damit E-Rechnungen erstellt werden können, müssen Mitglieder ihre Profile mit den folgenden Informationen aktualisieren:
1. Steuer-ID
Für die E-Rechnungen wird sowohl eine „Steuer-ID des Verkäufers“ als auch eine „Steuer-ID des Empfängers“ benötigt. Deshalb ist es für Mitglieder wichtig, ihre Steuer-ID in ihre Profile aufzunehmen. Bitte beachten: Mitglieder müssen eine USt-IdNr hinzufügen, eine private Steuer-ID reicht nicht aus.
💡 Profi-Tipp: Aktiviere die folgenden beiden Funktionen unter Anpassen » Funktionen » Anmeldung, um die Steuer-ID neuer Mitglieder automatisch zu erfassen, wenn sie sich anmelden.
2. Individuelle Adressfelder
Als letzter Schritt müssen die Adressdaten jedes Mitglieds in die einzelnen Adressfelder eingegeben werden. Zuvor gab es nur ein einziges Adressfeld für alle Informationen.
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Adressen deiner Mitglieder zu aktualisieren:
Du aktualisierst die Adressen deiner Mitglieder, indem du zu ihren Profilen gehst » bearbeiten und ihre Adresse hinzufügst
Mitglieder aktualisieren ihre Adressdaten selbst, indem sie sich in ihrem Mitgliederportal anmelden » Mitgliedschaft » Rechnungsdetails.
💡 Pro-Tipp: Reduziere deinen Arbeitsaufwand und informiere deine Mitglieder einfach über die erforderlichen Änderungen, indem du ihnen eine Sammel-Nachricht schickst.
E-Rechnungen erstellen
E-Rechnungen automatisch erstellen
Wenn es um deine automatisch erstellten Rechnungen geht, musst du nichts weiter tun! Sobald alle o.g. erforderlichen Angaben hinterlegt wurden, werden die Rechnungen von nun an automatisch im richtigen E-Rechnungsformat erstellt.
E-Rechnungen manuell erstellen
Sobald die erforderlichen Informationen vorliegen, kannst du E-Rechnungen auch erstellen! Hierzu musst du einfach diese Schritte befolgen:
Gehe zu Verwalten » Rechnungen.
Suche neben jeder Rechnung nach der Schaltfläche E-Rechnung erstellen.
Bitte beachte: Die Schaltfläche E-Rechnung erstellen ist ausgegraut, wenn erforderliche Angaben fehlen. Beispiele hierfür sind:
Fehlende Felder für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Fehlende UID des Mitglieds
Fehlende Adressfelder des Mitglieds
Wenn alle Angaben vollständig sind, kannst du auf die Schaltfläche E-Rechnung erstellen klicken, die Seite aktualisieren und das war's schon!
Die Rechnung wird mit dem Vermerk E-Rechnung und dem Formattyp (z. B. ZUGFeRD) auf der rechten Seite der Rechnung versehen.
Wie sehen E-Rechnungen für meine Mitglieder aus?
Aus Sicht der Mitglieder ändert sich quasi gar nichts – sie erhalten weiterhin Rechnungen wie gewohnt. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die angehängte Datei jetzt maschinenlesbar ist, für sie aber weiterhin wie eine normale PDF-Datei aussieht.