Seit Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können; die vollständigen Versandvorschriften treten ab 2027 schrittweise in Kraft.
Bevor du E-Rechnungen aktivierst, stelle sicher, dass folgende Informationen vorliegen:
Checkliste für die Generierung von E-Rechnungen
Dein Space:
Vollständige Absenderadresse (unter Einrichten » Rechnungseinstellungen » Absenderadresse)
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (muss mit „DE" beginnen)
Jedes Mitglied:
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Profil eingetragen
Vollständige Adresse (Straße, Ort, Postleitzahl, Land)
Schritt 1: Deine Space-Daten hinterlegen
Gehe zu Einrichten » Rechnungseinstellungen » Absenderadresse der Rechnung.
Stelle sicher, dass die Absenderadresse vollständig ist und die Steuernummer mit „DE" beginnt.
Speichere deine Einstellungen.
Sieh dir die aktuelle Adresse in deinen Rechnungseinstellungen an – diese wird auf allen E-Rechnungen angezeigt.
Schritt 2: Mitglieder zur Dateneingabe auffordern
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinzufügen
Jedes Mitglied muss seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im eigenen Profil hinterlegen. Das korrekte Format finden deine Mitglieder und du unter ust-id-prufen.de. Mitglieder fügen die Steuernummer direkt bei der Registrierung hinzu.
Adresse vervollständigen
Das Adressfeld deiner Mitglieder muss vollständig ausgefüllt sein. Das betrifft die Felder für Straße, Ort, Postleitzahl und Land.
Mitglieder füllen die Felder bei der Registrierung aus und können die Daten jederzeit in ihrem Cobot Mitgliederprofil aktualisieren.
Um die Adresse zu vervollständigen gehen sie zu Mitgliedschaft » Rechnungsinformationen » Bearbeiten:
E-Rechnungen generieren
Automatische Generierung
Sobald alle erforderlichen Informationen vorliegen, erstellt Cobot neue Rechnungen automatisch als E-Rechnung im Zugferd-Format.
Manuelle Generierung
Für bereits erstellte Rechnungen, die du nachträglich in E-Rechnungen umwandeln möchtest:
Gehe zu Verwalten » Rechnungen.
Suche die betreffende Rechnung.
Klicke auf das Menü neben der Rechnung und wähle E-Rechnung generieren.
Aktualisiere die Seite – die Rechnung wird jetzt als E-Rechnung angezeigt.
⚠️ Wenn der Button E-Rechnung generieren ausgegraut ist, fehlt eine erforderliche Information:
Space-Steuernummer nicht vorhanden
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Mitglieds nicht eingetragen
Adressfelder des Mitglieds unvollständig
Nach der Erstellung werden auf der Rechnung rechts die Kennzeichnung „E-Rechnung“ sowie der Formattyp (ZUGFeRD) angezeigt.
Wie E-Rechnungen für Mitglieder aussehen
Aus der Perspektive deiner Mitglieder ändert sich nichts. Sie erhalten Rechnungen wie gewohnt und sehen keinen Unterschied. Die PDF-Datei enthält jetzt jedoch zusätzliche, maschinenlesbare Daten – ideal für die automatisierte Verarbeitung in Buchhaltungssystemen.
Nächster Schritt:
Steigere deinen Umsatz durch Externe Buchungen.
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