Nach deutschem Recht müssen Unternehmen seit Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen; die vollständigen Versandvorschriften treten ab 2027 schrittweise in Kraft.
Bevor es losgeht: Was du brauchst
Checkliste für die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung
Dein Space:
Vollständige Absenderadresse (Einrichten » Rechnungseinstellungen » Absenderadresse der Rechnung)
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, beginnend mit „DE“
Jedes Mitglied:
USt-IdNr (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) – eine private Steuer-ID ist nicht zulässig
Address entered in the individual address fields (street, city, postal code, country)
Schritt 1: Füge die Details deinbes hinzu
Gehe zu Einrichten » Rechnungseinstellungen » Absenderadresse der Rechnung und stelle sicher, dass die Absenderadresse vollständig ist und die Steuernummer eingetragen ist. Diese muss mit „DE“ beginnen.
Schritt 2: Mitgliederdaten erfassen
Steuernummer ID
Für elektronische Rechnungen sind sowohl die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers als auch die des Empfängers erforderlich; daher muss jedes Mitglied seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in seinem Profil hinterlegen. Das korrekte Format finden Sie unter ust-id-prufen.de.
💡 Pro-Tipp: Gehe zu Anpassen » Features » Sign-up to activate the Tax ID field in your sign-up form - that way new members are prompted to add it when they join.
Vollständige Adresse
Alle Adressfelder (Straße, Ort usw.) müssen ausgefüllt werden, damit elektronische Rechnungen erstellt werden können. Die Mitglieder füllen diese Felder bei der Anmeldung aus.
E-Rechnungen generieren
Automatisch erstellte Rechnungen
Hier gibt es nichts zu tun. Sobald alle erforderlichen Angaben vorliegen, erstellt Cobot künftig automatisch Rechnungen im korrekten E-Rechnungsformat.
Manuell erstellte Rechnungen
Gehe zu Verwalten » Rechnungen.
Klicke neben der Rechnung auf die Schaltfläche E-Rechnung generieren.
Aktualisiere die Seite – fertig.
⚠️ Wenn die Schaltfläche E-Rechnungen generieren ausgegraut ist, fehlt eine notwendige Angabe. Die häufigsten Gründe:
Die Steuer-ID Ihres Unternehmens fehlt
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Mitglieds fehlt
Die Adressfelder des Mitglieds sind unvollständig
Nach der Erstellung werden auf der Rechnung rechts die Kennzeichnung „E-Rechnung“ sowie der Formattyp (z.Bsp. ZUGFeRD) angezeigt.
Was deine Mitglieder sehen
Aus deren Sicht ändert sich nichts. Sie erhalten Rechnungen weiterhin auf die gleiche Weise wie bisher. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die angehängte PDF-Datei nun neben dem visuellen Layout auch eingebettete, maschinenlesbare Daten enthält.
Nächster Schritt
Steigern Sie Ihren Umsatz durch die Buchung von Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen durch Nichtmitglieder.
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