Mit Prepaid Buchungspässen bezahlen deine Mitglieder ihre Buchungen im Voraus: Sie kaufen Credits und lösen diese für Buchungen ein. Ohne gültige Pässe ist keine Buchung möglich.
Bitte beachte: diese Funktion wird nicht mehr weiterentwickelt. Falls du sie in deinen Tarifeinstellungen nicht siehst, sind externe Buchungen oder der mitgliedsspezifische Ressourcenzugriff möglicherweise die passende Alternative für dich.
Prepaid Buchungspässe einrichten
Gehe zu Produkte » Mitgliedschaftstarife » Tarif hinzufügen [oder bestehenden bearbeiten] » Buchungen » Buchungspässe hinzufügen.
2. Gib den Preis pro Pass, die Gültigkeitsdauer des Passes und die Ressourcen an, für die der Pass verwendet werden kann.
Mitglieder können einen Pass in kleineren Zeitabschnitten nutzen, bis die Gesamtzeit aufgebraucht ist.
💡 Beispiel: Ein 1-Stunden-Pass kann z.B. für zwei 30-minütige Buchungen verwendet werden. Der kleinste Buchungsabschnitt beträgt fünf Minuten.
Wichtiger Hinweis: Um Pässe kaufen zu können, müssen Mitglieder:
in ihrem Mitgliederportal eingeloggt sein und
eine automatische Zahlungsmethode hinterlegt haben.
Prepaid-Buchungspässe mit Buchungsguthaben kombinieren
💡Du kannst sowohl Buchungsguthaben als auch Prepaid Buchungspässe im selben Tarif anbieten. Wenn beides für eine Ressource eingerichtet ist, wird immer zuerst das Buchungsguthaben verwendet.
Sobald ein Mitglied das gesamte Buchungsguthaben aufgebraucht hat, wird es aufgefordert, einen Prepaid Buchungspass zu kaufen, bevor es eine weitere Buchung vornehmen kann.
Wichtige Hinweise
Wenn Prepaid Buchungspässe für einen Tarif aktiviert sind, können Mitglieder keine Ressourcen buchen, es sei denn, einer der folgenden Punkte trifft zu:
Für die Ressource ist ein Buchungsguthaben oder ein Prepaid Buchungspass zugewiesen.
Für die Ressource ist ein normaler Stundensatz von 0 festgelegt.
Wenn sowohl Buchungsguthaben als auch Prepaid Buchungspässe für dieselbe Ressource eingerichtet sind, stelle bitte sicher, dass das Feld „Stundensatz” im Buchungsguthaben leer bleibt.
Wenn du einen Preis zum Buchungsguthaben hinzufügst und auch Prepaid Buchungspässe anbietest, verwendet Cobot standardmäßig immer Prepaid Buchungspässe.
💡
Wenn das Buchungsguthaben keinen Preis hat, wird zuerst das Guthaben verwendet.
Nachdem das Guthaben aufgebraucht ist, müssen Mitglieder einen Prepaid Buchungspass erwerben.
Bestehende Tarife anpassen
Wenn du einen bestehendes Tarif-Template unter Produkte » Mitgliedschaftstarife aktualisierst, gelten diese Änderungen nur für neue Mitglieder, die sich nach dieser Aktualisierung registrieren.
Bestehende Mitglieder behalten ihre aktuellen Tarif-Einstellungen. Damit die Änderungen auch für bestehende Mitglieder gelten, musst du eine Bulk-Tarifwechsel durchführen.
Wie Mitglieder Prepaid Buchungspässe kaufen
Zahlungsabwicklung
Ohne eine automatisierte Zahlungsmethode können Mitglieder keine Pässe erwerben.
💡 Damit deine Mitglieder Prepaid Buchungspässe kaufen können, musst du in deinem Space automatische Zahlungsmethoden anbieten.
Schritt 1: Im Cobot Mitgliederportal einloggen
Mitglieder, deren Tarif Buchungspässe beinhaltet, sehen im Mitgliederportal auf ihrer Startseite eine Übersicht über ihre Pässe sowie die Option, weitere Buchungspässe zu kaufen.
Ist noch keine Zahlungsmethode hinterlegt, werden sie vor dem Kauf aufgefordert, eine hinzuzufügen.
Schritt 2: Pässe kaufen
Nachdem das Mitglied im Mitgliederportal auf Pass kaufen geklickt hat, wählt es die gewünschte Anzahl an Pässen aus.
💡 Enthält der Tarif deines Mitgliedes mehrere Pässe (z.B. „10er Pack Meetingraum klein" und „1h Konferenzraum"), sieht das Mitglied alle verfügbaren Optionen und kann den passenden Pass auswählen.
Schritt 3: Rechnungsstellung
Nachdem ein Pass gekauft wurde:
wird automatisch eine Rechnung erstellt und als bereits bezahlt markiert.
wird die Rechnung sofort im Account des Mitglieds hinterlegt.
erscheint kein Zahlungsbeleg auf der Rechnung, da die Zahlung sofort beim Kauf abgewickelt wird.
Prepaid Buchungspässe verfallen nicht. Mitglieder können sie so lange nutzen, bis alle Stunden aufgebraucht sind oder du sie manuell aus dem Konto entfernst.
Schritt 4: Prepaid Buchungspässe für Buchungen verwenden
Mitglieder können direkt im Dashboard ihres Mitgliedeportals einsehen, wie viele Pässe sie noch zur Verfügung haben.
Wenn Mitglieder nun eine Buchung vornehmen möchten, wird ihnen der Preis nicht in monetären Beträgen, sondern in Buchungspässen angezeigt.
Hat ein Mitglied keine Pässe mehr, erhält es eine entsprechende Meldung und muss zunächst neue Pässe kaufen, bevor es eine Buchung vornehmen kann.
Monatliche Rechnungen und Quittungen
Am Monatsende erhalten Mitglieder, die Pässe erworben haben, eine Rechnung, in der diese Pässe als bereits bezahlt aufgeführt sind. Diese dient als Quittung.
Falls das Mitglied die Rechnung sofort benötigt, erstelle bitte eine kostenbasierte Rechnung.
Stornierungen
Jede Stornierungsfrist, die für eine Ressource festgelegt wurden, gelten auch für Buchungen, die mit im Voraus bezahlten Pässen vorgenommen wurden.
Wenn ein Mitglied versucht, außerhalb der eingeschränkten Stornierungsfrist zu stornieren, kann es die Buchung nicht stornieren und erhält keine Rückerstattung oder Gutschrift für den verwendeten Pass. Es wird folgende Popup-Meldung angezeigt:
Für eine erneute Buchung müssen sie einen anderen verfügbaren Pass verwenden oder zusätzliche Pässe erwerben.
Buchungspässe als Admin zuweisen und löschen
Standardmäßig kaufen Mitglieder ihre Buchungspässe selbst über das Mitgliederportal – Rechnungsstellung, Zahlung und Pass-Zuweisung laufen dabei automatisch ab.
Als Admin kannst du Pässe aber auch manuell zuteilen. Das bietet sich an, wenn ein Mitglied z.B. keine automatische Zahlungsmethode hinterlegt hat oder du ihm einen Pass schenken möchtest.
Schritt 1: Pässe manuell zuweisen
Um einem Mitglied Pässe zuzuweisen, gehe zu Verwalten » Mitglieder » Wähle das Mitglied » Buchungen & Zutritt » Buchungspässe zuweisen/löschen.
💡 Damit du einem Mitglied Pässe zuteilen kannst, müssen im Tarif des Mitglieds Prepaid Pässe eingerichtet sein.
Gib die Anzahl der Pässe ein, die du zuweisen möchtest. Wenn du mehrere Passarten hast, kannst du diese aus der Dropdown-Liste auswählen.
Schritt 2: Manuell zugewiesene Pässe abrechnen
Pässe manuell zuweisen: Wichtige Hinweise
Manuell zugewiesene Pässe lösen weder eine automatische Rechnung noch eine automatische Abbuchung aus.
Möchtest du die manuell zugewiesenen Pässe abrechnen, musst du manuell eine Rechnung für das Mitglied erstellen oder eine einmalige Gebühr zum Mitgliedskonto hinzufügen.
[Optional] Schritt 3: Pässe löschen
Um Pässe eines Mitgliedes zu löschen,
Gehe zu Verwalten » Mitglieder » Buchungen & Zutritt » Buchungspässe zuweisen/löschen.
Wähle die Anzahl der Pässe und den Pass-Typ aus dem Dropdown-Menü aus und klicke auf Buchungspässe löschen.
💡 Damit diese Option verfügbar ist, muss der Tarif des Mitglieds mindestens einen Prepaid-Pass enthalten.
Wichtiger Hinweis: Durch das Löschen eines Passes wird dem Mitglied der gezahlte Betrag nicht zurückerstattet oder gutgeschrieben.
Du kannst eine manuelle Gutschrift zum Konto des Mitglieds hinzufügen oder den Betrag manuell zurückerstatten.
