Buchungscodes sind ein hilfreiches Tool, um finanzielle Transaktionen wie Mitgliedsbeiträge, Veranstaltungsbuchungen und einmalige Gebühren zu kategorisieren und zu verfolgen. Diese eindeutigen Kennungen vereinfachen den Buchhaltungsprozess, indem sie sicherstellen, dass jede Transaktion aufgezeichnet und nach Typ geordnet wird, was eine genaue Finanzberichterstattung, Budgetierung und Prüfung erleichtert.
Aktivieren der Buchungscodes
Der Abschnitt Buchungscode wird nur dann in deiner Menüleiste angezeigt, wenn du ihn in deinen Rechnungseinstellungen aktivierst. Gehe zu Einrichten » Rechnungseinstellungen » scrolle bis zum Ende der Seite » wähle "Buchungscodes aktivieren" » Speichern.
Du kannst jetzt Buchungscodes hinzufügen, indem du auf „Buchungscodes verwalten“ unter dem Feld klickst, das du gerade angekreuzt hast, oder über die neue Unterkategorie „Buchungscodes“ in deinem Sekundärmenü.
Wann immer du einen neuen Code einrichten willst, gehst du direkt zu Einrichten » Buchungscodes » Gib den Namen des Codes ein » Klick auf Buchungscode hinzufügen.
Sobald der Code aktiviert ist, erscheint er auf allen Formularen, die sich auf Kosten beziehen, die auf Rechnungen erscheinen. Also quasi überall dort, wo du Preise einrichtest - wie z.B. Tarife, Extras, Buchungen und einmalige Gebühren.
Buchungscodes benennen
Ein einheitlicher Buchungscode aus Buchstaben und/oder Zahlen hilft dir bei der Datenorganisation und bei Nachforschungen zu Buchungsfehlern. Eine eindeutige Zahlen- oder Buchstabenfolge ist typisch und sollte so vergeben werden, wie du deine Einnahmen gruppieren möchtest.
In diesem Artikel erfährst du mehr über die gängigen Methoden zur Kennzeichnung von Buchhaltungscodes. Das Wichtigste ist, dass deine Kennzeichnung einheitlich und für deine Buchhaltung leicht nachvollziehbar ist.
💡PRO TIPP💡
Du kannst in der Mitgliederübersicht nach Buchungscodes suchen. Das ist nützlich, wenn du zu viele ähnlich benannte Tarife oder mehrere Tarife mit unterschiedlichen Namen hast, die du trotzdem zusammenfassen möchtest.
Bearbeitung und Löschung von Buchungscodes
Es ist wichtig, dass du dir überlegst, wie du deine Codes/Einnahmen formatieren und erfassen möchtest, bevor du sie erstellst, denn es ist NICHT möglich, bestehende Codes zu bearbeiten.
Wenn du einen Buchungscode ändern willst, musst du einen neuen erstellen und ihn allen entsprechenden abrechenbaren Objekten zuweisen.
Einen Code zu löschen ist ganz einfach. Gehe zu Einrichten » Buchungscodes » Entfernen. Dadurch wird der Code automatisch von allen Objekten entfernt, denen er zugewiesen wurde.
WICHTIGE HINWEISE
Wenn du Codes löschst, die in bestehenden Objekten (Tarife, Ressourcen usw.) enthalten sind, werden sie NICHT aus bestehenden Rechnungen entfernt.
Sobald eine Rechnung erstellt wurde, gilt sie als festes Objekt. Durch die Aktualisierung von Einstellungen werden bestehende Rechnungen nicht rückwirkend geändert. Um zu erfahren, wie du Rechnungen bearbeiten kannst, klicke hier.
Buchungscodes auf Rechnungen
Buchungscodes sind für deine Mitglieder und alle anderen Personen sichtbar, die eine Rechnung erhalten, z. B. Besucher:innen von Events oder Externen Buchungen.
Wenn eine Gebühr mit einem Buchungscode zu einer Rechnung hinzugefügt wird (entweder manuell oder automatisch), erscheint der Code in der Rechnungsposition. Es ist nicht möglich, sie auszublenden.
PRO TIPP:
Wenn du die Buchungscodes auf deinen PDF-Rechnungen verbergen möchtest, dann wende dich an unseren Support.
Buchungscodes in der Auswertung
Unter Auswerten » Einnahmen siehst du deine Einnahmen aufgeschlüsselt nach Buchhaltungscodes.
Daten exportieren
Unter Verwalten » Rechnungen kannst du deine Buchhaltungsdaten zusammen mit den übrigen Rechnungsdaten ganz einfach exportieren. Wähle den Monat aus, den du exportieren möchtest, und dann die entsprechende Art des Exports.
Nächster Schritt
Hast du deine Rechnungs- und Space-Einstellungen abgeschlossen? Dann ist der nächste Schritt die Einrichtung deiner Mitgliedschaftstarife.
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