Vous avez peut-être entendu parler ou vous vous êtes demandé comment les nouvelles réglementations du RGPD affecteront votre relation avec Cobot et vos membres/coworkers. Le RGPD, ou Règlement général sur la protection des données, vise à renforcer les droits de confidentialité des utilisateurs d'internet au sein de l'UE en ce qui concerne leurs données personnelles. Étant donné que toutes les informations des membres sont collectées par les gestionnaires d'espaces de coworking et traitées via Cobot, il est de votre responsabilité commune de protéger les données de vos membres.

Vous ferez un pas vers cet objectif en ajoutant votre propre Politique de confidentialité, qui inclut comment et pourquoi vous collectez, utilisez et traitez les données de vos membres, ainsi que la manière dont vous respectez le RGPD.

Dans la Politique de confidentialité de votre espace, vous devriez prendre en compte tous les aspects de votre entreprise, et pas seulement la manière dont les données sont traitées avec Cobot. Assurez-vous de faire les recherches nécessaires pour comprendre comment le RGPD s'applique à votre espace et aux autres outils que vous pourriez utiliser.

Une partie des règlements du RGPD exige que vous utilisiez un langage clair et précis, compréhensible par tous. Vous devriez envisager de répondre aux questions suivantes lors de la rédaction de votre politique de confidentialité :

Vous pouvez trouver une liste de contrôle plus complète sur le site de l’ICO.

Pour ajouter votre Politique de confidentialité à Cobot, accédez à Configurer » Confidentialité » Télécharger la Politique de confidentialité.

Vous pouvez copier et coller votre politique ici et la modifier en utilisant du HTML basique, comme ajouter des liens et des titres. Une fois que vous cliquez sur enregistrer, cela indiquera que vous avez bien téléchargé votre politique. Vous verrez également un historique où toutes les modifications ou éditions seront enregistrées avec une copie sauvegardée de vos précédentes politiques.

Maintenant que vous avez ajouté votre politique, vos membres pourront voir la version la plus récente dans leur portail membre, en bas à droite de l'écran. Un lien leur permettra de cliquer pour voir la politique complète.

Les nouveaux membres rejoignant votre espace devront également accepter votre Politique de confidentialité en plus de vos Conditions générales.

La prochaine étape pour assurer votre conformité consiste à accepter l'accord de traitement entre vous et Cobot. Celui-ci détaille comment nous traitons vos données et comment Cobot interagit avec d'autres services web. Il couvre la gestion du stockage, la protection des données, la sécurité, etc.

En plus de cela, nous émettrons également une notification à toutes les personnes utilisant Cobot en tant que membre/coworker ou administrateur d'un espace, afin qu'elles acceptent les propres Conditions d'utilisation de Cobot.