Il est possible que vous ayez entendu parler des nouvelles réglementations RGPD ou que vous vous demandiez comment elles affecteront votre relation avec Cobot et vos membres/coworkers. Le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données vise à renforcer les droits à la vie privée des utilisateurs d'internet au sein de l'UE concernant leurs données personnelles. Étant donné que toutes les informations des membres sont collectées par les opérateurs d'espaces de coworking et traitées via Cobot, il est de la responsabilité commune de protéger les données de vos membres.
Vous ferez un pas vers cet objectif en ajoutant votre propre Politique de Confidentialité, qui précise comment et pourquoi vous collectez, utilisez et traitez les données de vos membres, ainsi que la manière dont vous respectez le RGPD.
Ajouter votre Politique de Confidentialité
Votre espace a besoin d'une Politique de Confidentialité qui reflète tous les aspects de votre activité, pas seulement la façon dont les données sont traitées dans Cobot. Renseignez-vous sur la façon dont le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) s'applique à votre espace et à tous les autres outils ou services que vous utilisez.
Étape 1 : Rédiger votre Politique de Confidentialité
Le RGPD exige un langage clair et précis que tout le monde peut comprendre. Lors de la rédaction de votre politique, répondez à ces questions :
Quelles informations sont collectées
Qui les collecte
Comment elles sont collectées
Pourquoi elles sont collectées
Comment elles sont utilisées
Avec qui elles sont partagées
Quel effet cela a sur les personnes concernées
Si l'utilisation prévue pourrait susciter des objections ou des plaintes
Étape 2 : Télécharger votre Politique de Confidentialité dans Cobot
Accédez à Configurer » Confidentialité » Télécharger la Politique de Confidentialité
Collez votre Politique de Confidentialité dans l'éditeur
Modifiez le texte en utilisant du HTML de base si nécessaire. Vous pouvez ajouter des liens et des titres
Sélectionnez si vous souhaitez demander l'approbation de vos membres
Cliquez sur Enregistrer
Cobot confirme que la politique a été téléchargée avec succès. Le système conserve également un historique des versions. Chaque modification est sauvegardée et les versions précédentes restent disponibles.
Étape 3 : Accepter l'Accord de Traitement des Données de Cobot
Pour vous conformer aux réglementations sur la protection des données, acceptez l'Accord de Traitement des Données entre votre espace et Cobot. Celui-ci se trouve directement en dessous de votre Politique de Confidentialité sous Configurer » Confidentialité.
Cet accord explique comment Cobot traite les données et comment il interagit avec d'autres services web. Il couvre :
Les responsabilités en matière de traitement des données
Le stockage et le contrôle des données
La gestion de la protection des données
Les mesures de sécurité
La façon dont Cobot s'intègre avec d'autres services
Acceptation des Conditions d'Utilisation
Cobot notifie également tous les utilisateurs de la plateforme pour qu'ils acceptent ses Conditions d'Utilisation. Cela s'applique à toute personne utilisant Cobot, notamment :
Les membres ou coworkers
Les administrateurs d'espace
Chaque utilisateur doit accepter les Conditions d'utilisation de Cobot pour continuer à utiliser la plateforme.
Acceptation de la Politique de Confidentialité par les membres
Les nouveaux membres doivent accepter votre Politique de Confidentialité lors de leur inscription à votre espace. Cette acceptation se fait en même temps que l'accord à vos Conditions Générales.
Les membres voient la dernière version de la Politique de Confidentialité dans le tableau de bord principal de leur compte dans leur portail membre. Elle apparaît en bas à droite de l'écran sous forme de lien qui ouvre la politique complète.