Guides
Apprenez plus sur Cobot et comment l'utiliser au mieux. Vous trouverez ici toutes les informations nécessaires à la configuration et à la prise en main.
Par Laura et 1 autre contributeur2 auteurs109 articles
- S'enregistrer et commencerLes meilleures pratiques lors de l'enregistrement de votre compte Cobot et où commencer.
- Configuration de l'espaceAjoutez des paramètres importants tels que les taux de taxe et les Conditions Générales.
- Configurer des produits et servicesConfigurez les produits et services dans Cobot comme des frais uniques et des suppléments de réservation.
- Politique de confidentialité et accord de traitement des donnéesAjouter une politique de confidentialité et accepter l'accord de traitement des données de Cobot vous protégera, vous et vos membres.
- Paramètres de facturationPersonnalisez les factures envoyées depuis Cobot afin qu'elles correspondent à l'identité de votre espace de coworking et à vos préférences de facturation.
- Le tableau de bordVotre tableau de bord vous offre une vue d'ensemble claire de tout ce qui se passe dans votre espace : statistiques commerciales, activités, réservations et bien plus encore.
- Ajouter et Supprimer des AdministrateursAjoutez ou retirez rapidement des administrateurs pour vous aider à gérer votre espace.
- Permissions administrateur et notifications par emailPermettez aux administrateurs de votre espace de n'accéder qu'à certaines sections de Cobot et de les utiliser.
- Supprimer des données de test
- Passer à Cobot depuis un autre logicielToutes les étapes pour passer facilement de votre logiciel de coworking actuel (ou d'applications distinctes) à Cobot.
- Importer vos membres existants dans CobotImportez facilement vos membres actuels depuis un autre outil vers Cobot.
- Page de connexion membre et administrateurIntégrez votre page Cobot sur votre site web afin que les membres puissent accéder rapidement et facilement à leur portail membre.
- Configurer des forfaits d'adhésionLes forfaits définissent les ressources, équipements et services supplémentaires que vos membres obtiennent chaque mois et à quel prix.
- Les tickets de coworkingDonnez ou vendez aux membres l'accès à votre espace de coworking à l'heure, à la journée ou à la semaine.
- Page d'accueil & formulaires d'inscription spécifiques au forfaitPermettez aux gens de s'inscrire facilement à vos forfaits d'adhésion via une page d'accueil .
- Time Pass VouchersDonnez à vos membres des tickets de coworking gratuits - grâce aux vouchers.
- Tickets de coworking horairesUtilisez la fonctionnalité de tickets de coworking horaires de Cobot pour offrir et vendre un accès horaire à votre espace.
- Forfaits hebdomadaires
- Suppléments mensuels
- Crédits de réservationProposez une utilisation gratuite et des tarifs réduits dans vos ressources destinées aux membres en ajoutant des crédits de réservation.
- Dépôts et frais d'inscriptionAjoutez un dépôt ou des frais d'inscription à vos forfaits membres.
- Offrir des remises et des tarifs promotionnelsVous pouvez accorder des remises en personnalisant le forfait de vos membres de plusieurs façons.
- Limiter le nombre de membres par forfaitDécouvrez une solution de contournement pour mettre en place une file d'attente d'approbation pour les nouvelles inscriptions.
- Modifications de forfaits en masseApprenez à modifier plusieurs forfait membres à la fois.
- Fonctionnalité Legacy : Tickets de réservation prépayésLes tickets de réservation prépayés permettent aux membres de préacheter du temps dans les ressources de votre espace Cobot.
- Passes drop-inVendez des Passes drop-in aux visiteurs ponctuels et à tous ceux qui recherchent un maximum de flexibilité sans s'engager à devenir membre.
- Codes de réductionDécouvrez comment offrir des codes de réduction que vos membres peuvent utiliser lorsqu'ils s'inscrivent.
- Gestion des bureaux, postes fixes et autres attributions à long termeDécouvrez comment louer facilement des bureaux, des postes fixes et d'autres ressources à vos membres et équipes — tout en gardant une vue claire sur l'occupation, la disponibilité et les…
- Transférez vos bureaux vers CobotDécouvrez comment représenter vos bureaux dans Cobot.
- Configurer des RessourcesGérez les ressources de votre espace afin que les membres puissent les réserver à l'heure dans votre calendrier de réservation.
- Réserver des ressourcesDécouvrez comment vous et vos membres pouvez réserver des ressources dans votre calendrier de réservation.
- Les anciens vs. les nouveaux plafonnements de prixDécouvrez les différences entre l'ancienne fonctionnalité de tarification avancée de Cobot et la nouvelle.
- Recevoir des notifications de rappel pour les réservations Cobot dans votre calendrier personnelUtilisez le flux .ics de Cobot pour être informé·e des réservations à venir dans l'application de calendrier de votre choix.
- Modification des réservationsLes membres peuvent modifier leurs réservations jusqu'à l'heure de début. Les admins peuvent les modifier à tout moment.
- Tarification avancée des ressources : Tarifs fixes, remises et plafonds de prixPersonnalisez la façon dont les membres utilisent vos ressources en appliquant des prix fixes, des remises ou des plafonnements de prix.
- Notifications de réservation des membresPour recevoir des notifications de réservations, utilisez nos flux iCal avec votre application de calendrier préférée.
- Synchroniser votre calendrier Cobot avec Google CalendarSynchronisez vos réservations de ressources Cobot avec Google Calendar.
- Synchroniser votre calendrier Cobot avec LiquidSpaceSi vous utilisez LiquidSpace, vous pouvez synchroniser les réservations de LiquidSpace avec les celles de votre espace via Google Calendar.
- Synchroniser votre calendrier Cobot avec OutlookSi vous utilisez Outlook, vous pouvez synchroniser les évènements d'Outlook avec les réservations de votre espace via Google Calendar.
- Heures d'ouverture et bloqueurs de calendrierDéfinissez vos heures d'ouverture et bloquez votre calendrier pour les jours fériés et les fermetures d'espace.
- Ajouter des extras aux réservations des membresPermettez aux membres d’ajouter des options complémentaires lors de leur réservation.
- Facturation des membresCobot crée et envoie des factures pour les membres, ce qui simplifie énormément vos tâches administratives.
- Taux de taxe multiples, taux de taxe personnalisés et devises multiplesConfigurez plusieurs taux de taxe, devises et taux personnalisés dans Cobot pour mieux respecter les règles fiscales locales.
- Les codes de facturationSuivez vos revenus avec des codes de facturation.
- Facturation des non-membres/visiteursGénérer et envoyer des factures via Cobot à ceux qui ne sont pas inscrits à un forfait dans votre espace en utilisant des factures libres
- Factures au prorataDéfinis une date de facturation par défaut pour pouvoir gérer la facturation au prorata.
- Envoyer des factures à plusieurs adresses e-mailEnvoyez des factures à plusieurs destinataires par e-mail dans Cobot.
- Facturer des frais avant la prochaine date de facturationApprenez à générer des factures immédiatement ou à l'avance pour les membres ayant des dates de facturation à venir.
- Modification des dates de facturation / de renouvellementSi vous souhaitez modifier les dates de renouvellement ou de facturation pour vos membres, voici comment procéder.
- Des Frais Uniques et des CréditsApprenez comment ajouter un frais ou un crédit unique aux comptes de vos membres.
- Envoyer des factures en avance et d'e-mails de rappelCe guide vous montrera comment envoyer des aperçus de facture à vos membres ou un e-mail de rappel avant d'être facturé.
- Ajouter des taux de rétention aux facturesVous pouvez définir un taux de rétention sous Configurer » Paramètres de facturation.
- Créer des forfaits d'adhésion annuelsApprenez comment créer des forfaits annuels pour vos membres dans Cobot.
- Les entreprises payant un forfait pour leurs employésConfigurez vos forfaits dans Cobot pour accommoder les équipes et les entreprises.
- Entreprises avec des baux à long terme et des employésCréez des forfaits d'une durée supérieure à 1 mois, comme des forfaits annuels ou biannuels.
- Rappels de paiementEnvoyez des rappels de paiement pour informer vos membres des paiements en souffrance.
- Corriger les facturesUtilisez des factures de correction dans Cobot pour maintenir une comptabilité précise et respecter les réglementations locales.
- Connecter Cobot à QuickbooksSynchronisez facilement vos factures Cobot avec QuickBooks Online pour simplifier votre comptabilité et gagner du temps.
- QR Codes sur les facturesDécouvrez comment les QR codes sont ajoutés aux factures Cobot et ce dont votre espace a besoin pour les activer. (ESPACES SUISSES UNIQUEMENT)
- Les Paiements AutomatisésLes paiements automatisés permettent à votre espace de collecter automatiquement les paiements chaque mois, sans aucun suivi manuel.
- Identifiants de l'API PayPalCe guide vise à vous aider à obtenir les identifiants nécessaires pour connecter Cobot à PayPal.
- Connecter Cobot à PayPalDécouvrez comment configurer des paiements semi-automatisés et automatisés avec PayPal.
- Rendre les modes de paiement obligatoiresDécouvrez ce que voient les nouveaux membres quand vous rendez les modes de paiement obligatoires lors de leur inscription à l'adhésion.
- Modes de paiement manuelsAjoutez des modes de paiement manuels pour que vos membres puissent payer par espèces ou chèque.
- Facturer les membres à l'avance ou au moment de l'inscriptionVous pouvez facturer les membres lorsque vous les ajoutez manuellement ou lorsqu'ils s'inscrivent eux-mêmes.
- Rembourser les membres et les visiteurs dans CobotRemboursez facilement vos membres et visiteurs directement via Cobot.
- Service d'assistanceRépondez aux questions et problèmes de vos membres et mettez en place des FAQ et des instructions pour soutenir au mieux votre communauté.
- E-Mails automatisés et manuelsCobot automatise les e-mails essentiels à vos membres concernant les paiements, l'adhésion, les mises à jour de profil, et plus encore.
- Améliorer la livraison des e-mails depuis votre domaineCobot peut envoyer des e-mails à vos membres depuis votre propre domaine.
- Envoi de newslettersBien que Cobot propose la messagerie de groupe, nous recommandons Mailchimp pour l'envoi de newsletters.
- Inviter des membres à Slack
- Aperçu des analysesApprenez comment les analyses de Cobot peuvent être utilisées - ainsi que la manière dont les chiffres que vous voyez sont calculés.
- Modules complémentaires analytiquesActivez des fonctionnalités supplémentaires dans Cobot pour vous aider à analyser vos données.
- Exportation de données sur les membres
- Exporter des données de facturation et de revenusDécouvrez comment exporter vos données de revenus par mois et par année dans les formats CSV, XLSX ou PDF.
- Exporter des données de présenceExportez vos données de présence pour analyser quand et combien de fois les membres se connectent à votre espace de coworking.
- Exporter des données de réservationExportez vos données de réservation renseignées sur votre calendrier pour analyser l'utilisation de vos ressources.
- Aperçu des membres
- Ajouter des membresAprenez à ajouter des membres manuellement ou par importation.
- Enregistrer les invité·e·s de vos membresVous pouvez enregistrer les invité·e·s de vos membres à l'aide des options d'enregistrement d'un autre membre.
- Connecter des membresConnectez vos membres à Cobot pour qu'ils puissent se connecter à leur portail membre.
- Enregistrer les membresObtenez une vue claire de qui utilise votre espace et à quel moment grâce à l'enregistrement des membres dans Cobot.
- Mettre en pause des adhésionsLes adhésions peuvent être "mises en pause" de deux manières.
- Gérer des annulations et des suppressions d'adhésionsDécouvrez comment annuler ou supprimer des membres dans Cobot.
- Réactiver des membres annulésRéactiver des membres annulés dans Cobot est très simple !
- Révoquer l'accès en cas d'échec d'un paiementDécouvrez comment révoquer l'accès de vos membres en cas d'échec d'un paiement.
- Portail membreLe portail membre de Cobot permet à vos membres de gérer leur forfait, réservations et paiements, tout en restant connectés à votre espace.
- Accéder au Portail Membre en tant qu'AdministrateurVoyez à quoi ressemble votre portail membre lorsque vous configurez Cobot.
- Changer un e-mail ou mot de passe administrateur/membreMettez à jour votre e-mail ou mot de passe Cobot en quelques étapes simples.
- Que faire si vos membres voient pas vos modules complémentairesRendez vos modules complémentaires visibles pour les navigateurs Safari.
- Personnaliser les forfaits de vos membres
- Modifier les forfaits actuels des membresDécouvrez comment ajuster les forfaits des membres dans Cobot — immédiatement, à la fin d'un abonnement ou à une date future.
- Gestion des contacts dans CobotGardez une vue d’ensemble des visiteurs de votre espace, y compris les utilisateurs de ticket de coworking, les réservataires externes et les autres invités, au même endroit.
- Gérer les Équipes avec CobotApprenez à gérer efficacement les équipes avec Cobot.
- Convertir les membres "payants" en nouvelles ÉquipesDécouvrez comment convertir des membres "payants" en un forfait d'Équipe.
- Actions en masse pour les membresApprenez à appliquer des actions en masse pour vos membres afin de gagner du temps et d'être plus efficace.
- Personnaliser CobotLaissez votre marque occuper le devant de la scène avec la solution marque blanche de Cobot.
- Commutateurs de fonctionnalitésActivez des commutateurs de fonctions supplémentaires pour personnaliser davantage le flux de travail et les fonctionnalités de Cobot.
- Ajouter des questions supplémentaires pour les membres.Ajoutez un questionnaire supplémentaire pour en savoir plus sur vos membres au moment de leur inscription.
- Domaines personnalisésCobot vous donne le contrôle de votre identité en ligne en vous permettant d'utiliser un domaine ou sous-domaine personnalisé pour vos pages d'inscription et de connexion.
- Ajout de Cobot comme application de bureauSaviez-vous que vous pouvez créer votre propre application de bureau pour Windows et Mac ? Voici comment.
- Google Analytics, Google Ads et Google Tag ManagerApprenez à intégrer Google Analytics et Google Tag Manager dans Cobot en utilisant nos exemples de code.
- Personnaliser Cobot avec JavaScriptAjoutez des scripts personnalisés à votre site Cobot en utilisant JavaScript.
- Authentification unique (SSO)Permettez à votre personnel et à vos membres de se connecter à Cobot en utilisant divers fournisseurs d'identité.