Les Crédits de réservation correspondent à des heures d’utilisation gratuites (ou à un montant monétaire) incluses dans un forfait d’adhésion. Utilisez-les pour offrir aux membres un certain volume de réservations gratuites de ressources (comme des salles, des bureaux ou des équipements), avant que les frais standards ne s’appliquent.

Once free hours run out, you can set a discounted rate for additional usage. Leave the rate blank to charge the standard price as set in your Resource Settings.

Pour configurer les Crédits de réservation, allez dans Produits » Forfaits d’adhésion, sélectionnez le forfait que vous souhaitez modifier, puis ouvrez la section Réservations.

Vous avez deux options pour le type de crédit à attribuer :

Crédits basés sur des heures : saisissez le nombre d’heures gratuites incluses dans le forfait. Par exemple, les membres à temps plein peuvent recevoir 10 heures gratuites d’utilisation de salles de réunion par mois.

Crédits monétaires : attribuez un montant spécifique en dollars au lieu d’heures. Les membres peuvent appliquer ce crédit à une ou plusieurs ressources.

Une fois les heures gratuites épuisées, vous pouvez définir un tarif réduit pour l’utilisation supplémentaire. Laissez le tarif vide pour facturer le prix standard défini dans vos paramètres des ressources.

Resets

Credits reset at the start of each new billing cycle. Any unused credits are deleted and do not carry over.

Future bookings

When a member books a resource in a future month, the system deducts credits from that future month's balance first, before applying standard fees.

Real-time balance

As members make bookings, their remaining credit balance updates in real time. Once credits run out, the portal displays the standard or discounted rate that applies to any additional usage. If a member cancels a booking with credits, the credits are automatically added back to their account.

Invoicing credit bookings in advance

Bookings with credits applied cannot be billed in advance using the Invoice Current Charges function in the member profile. Learn more about member invoicing.

Réinitialisations

Les crédits sont réinitialisés au début de chaque nouveau cycle de facturation. Les crédits inutilisés sont supprimés et ne sont pas reportés.

Réservations futures

Lorsqu’un membre réserve une ressource pour un mois futur, le système déduit d’abord les crédits du solde de ce mois futur avant d’appliquer les frais standards.

Solde en temps réel

À mesure que les membres effectuent des réservations, leur solde de crédits restant est mis à jour en temps réel. Une fois les crédits épuisés, le portail affiche le tarif standard ou réduit applicable à toute utilisation supplémentaire. Si un membre annule une réservation effectuée avec des crédits, ceux-ci sont automatiquement recrédités sur son compte.

Facturation anticipée des réservations avec crédits

Les réservations utilisant des crédits ne peuvent pas être facturées à l’avance via la fonction Facturer les frais actuels dans le profil du membre. En savoir plus sur la facturation des membres.

Vous pouvez mettre à jour les crédits des forfaits d’adhésion à tout moment en allant dans Produits » Forfaits d’adhésion » Réservations. Les modifications apportées à un forfait d’adhésion existant s’appliquent uniquement aux nouvelles inscriptions.

Les changements ne sont pas automatiquement appliqués aux forfaits des membres existants. Pour appliquer les modifications aux membres actuels, utilisez l’outil de modification des forfaits en masse.

Dans Cobot, les ressources peuvent être définies comme réservables (les membres peuvent les réserver à l’heure) ou attribuables (attribuées à long terme à un membre ou à une équipe spécifique par un administrateur, comme un bureau privé ou un poste fixe).

Si une ressource est liée à des crédits de réservation puis est ensuite définie comme attribuable, elle apparaît toujours dans le formulaire des crédits de réservation avec une indication.

Vous pouvez alors la supprimer des paramètres de crédits, ou la laisser telle quelle afin que, si vous redéfinissez un jour la ressource comme réservable, elle reste automatiquement connectée. Il n’est pas nécessaire de tout reconfigurer.

Lorsqu’ils effectuent une réservation dans le portail membre, les membres peuvent voir leurs crédits disponibles directement sur la liste des ressources. Si une réservation dépasse leur solde de crédits, le portail affiche quelle partie est couverte par les crédits et quelle partie sera ajoutée comme frais à leur prochaine facture.

Les membres peuvent également consulter leur solde actuel de crédits dans la section Adhésion de leur portail, y compris les ressources auxquelles les crédits s’appliquent et la date de la prochaine réinitialisation des crédits.

À mesure que les membres effectuent des réservations, leurs crédits restants sont ajustés en temps réel. S’ils dépassent leurs crédits gratuits, le portail affiche les tarifs standards ou réduits applicables à l’utilisation supplémentaire.

Les membres peuvent également voir quand leurs crédits seront réinitialisés au début du prochain cycle de facturation.