Vous pouvez utiliser Cobot pour gérer les ressources réservables de votre espace. Les ressources sont des objets louables à court terme comme des salles de réunion, des équipements ou des bureaux. Une fois remplies, vous et vos membres pouvez les réserver via vos portails d'administration et de membres.
Une fois que vous ou votre membre créez des réservations, elles seront visibles sur votre calendrier partagé. Cobot facture automatiquement les membres pour les ressources sur leur facture mensuelle.
Si vous souhaitez que des non-membres/visiteurs (des personnes qui n'ont pas besoin de s'inscrire à un forfait d'adhésion) puissent effectuer des réservations dans votre espace, activez le portail Réservations Externes. Une fois activé, vous pouvez personnaliser les ressources individuelles pour qu'elles aient des paramètres, des prix et des descriptions différents de ceux visibles par vos membres. Consultez ce guide pour en savoir plus.
Ajouter des ressources
Pour ajouter des ressources, cliquez sur Produits » Ressources » Ajouter une ressource et remplissez le formulaire.
Type et utilisation
Les ressources peuvent être classées par type :
Chambre
Bureau
Autre
Elles peuvent également être utilisées de deux façons :
Réservables
elles peuvent être réservées par les membres ou les visiteurs, et apparaîtront dans le calendrier des réservations
Attribuables
À VENIR : les administrateurs pourront (bientôt) attribuer une ressource à un membre ou à une équipe, en quelque sorte la leur "louer". C'est idéal pour les bureaux privés ou les postes de travail fixes. Les ressources attribuables ne peuvent pas être réservées ; les membres ou les visiteurs ne les verront pas.
Paramètres de base
Nb d'unités fait référence au nombre de pièces dont vous disposez pour chaque ressource.
Par exemple, si vous avez dix tables identiques, ajoutez le chiffre 10. Une fois que dix personnes ont réservé cette ressource, il n'est plus possible d'en réserver d'autres.
Taille et capacité
Vous pouvez saisir ici la taille de ressource. Vous pouvez choisir entre :
ft² (pieds carrés) est utilisé pour : États-Unis, Canada, Royaume-Uni, Bangladesh, Inde, Népal, Pakistan, Ghana, Libéria, Malaisie, Myanmar, Singapour, Hong Kong
m² (mètres carrés) est utilisé pour tous les autres pays. Si aucun pays n'est sélectionné, l'unité par défaut est le m²
Cobot sélectionnera automatiquement votre pays lors de votre inscription, mais vous pouvez le modifier à tout moment dans Configuration » Paramètres de base » Pays.
Capacité indique aux membres combien de personnes peuvent tenir dans la salle. Cela ne limite pas la disponibilité des réservations.
Tarifs
Si vous fixez un taux horaire pour la ressource, les membres sont automatiquement facturés pour leur utilisation à la fin de chaque mois. Les tarifs individuels et les heures incluses peuvent être configurés dans les forfaits d'adhésion comme des crédits de réservation.
Consultez ce guide pour apprendre à configurer la tarification avancée des ressources, comme les plafonnements de prix, les remises ou les prix fixes. Si ces éléments ne sont pas visibles, contactez notre service d'assistance pour qu'il les active pour vous.
Annulation
Un membre peut annuler une réservation jusqu'au nombre d'heures que vous ajoutez ici.
Par exemple, si vous ajoutez '24', votre membre ne pourra pas annuler sa réservation jusqu'à 24 heures avant l'heure de début.
Disponibilité
Durée minimale & maximale indiquent la durée minimale et maximale pour laquelle un membre peut réserver une ressource.
Par exemple, si vous souhaitez que les membres ne réservent pas plus de huit heures dans une ressource, ajoutez "8" au champ de la durée maximale de réservation. Si vous ne souhaitez pas appliquer de restrictions, laissez ces champs vides.
Heures de réservation disponibles vous permet d'ajouter des jours de la semaine et des heures de la journée où votre membre peut créer des réservations. Les membres ne pourront pas réserver en dehors de ces heures. Ils verront un message sur leur formulaire de réservation indiquant les exigences.
Pré-réservation est la période pendant laquelle un membre peut effectuer une réservation avant qu'elle ne commence.
Par exemple, si vous ajoutez '24' dans ce champ, le membre ne pourra pas créer de réservations moins de 24 heures à l'avance.
Extras disponibles
Les extras de réservation sont des options que les membres et les visiteurs peuvent choisir quand ils réservent une ressource, comme du matériel, un service de restauration ou des services supplémentaires.
Commencez par les configurer et les activer sous Produits et services.
Pour les membres : les extras sélectionnés sont ajoutés à la réservation et apparaissent automatiquement sur leur prochaine facture.
Pour les visiteurs : les extras sont affichés pendant le processus de réservation externe et sont inclus dans le coût total lors du paiement. Cliquez ici pour en savoir plus sur le fonctionnement des réservations externes.
Visibilité & Permissions
Visible pour les membres signifie que tous les membres peuvent voir la ressource, mais pas la réserver.
Peut être réservée par les membres signifie que les membres peuvent également réserver la ressource.
*Ces deux permissions doivent être activées pour qu'un membre peut voir et réserver une ressource.
Par défaut, les membres peuvent voir qui a réservé quelle ressource et tous les détails qui s'y rapportent. Pour activer le paramètre de confidentialité, allez dans Personnaliser » Fonctionnalités » Masquer les fonctionnalités et activez 'Masquer les informations de la réservation aux autres membres'
Les ressources sont ajoutées au calendrier de réservation dans l'ordre où vous les saisissez. Si vous souhaitez qu'elles soient organisées d'une autre manière, vous devez ajouter une lettre ou un chiffre avant le nom de la ressource.
Par example
A. Salle de réunion
OU01. Salle de réunion
Réserver des ressources
Une fois que vous avez ajouté une ressource, elle peut être immédiatement réservée par le biais du calendrier de réservation dans les portails administrateur et membre. Pour en savoir plus, consultez notre guide sur la réservation des ressources.
Si vous souhaitez que les non-membres/visiteurs (les personnes qui n'ont pas besoin de s'inscrire à un forfait d'adhésion) puissent effectuer des réservations dans votre espace, activez le portail Réservations Externes. Une fois activé, vous pouvez personnaliser les ressources individuelles pour qu'elles aient des paramètres, des prix et des descriptions différents de ceux visibles par vos membres. Consultez ce guide pour en savoir plus.
Restreindre l'accès des membres aux ressources
Vous pouvez restreindre l'accès à des ressources individuelles pour les membres dans leur profil de membre. Ceci est utile si vous avez des équipements que seuls certains membres sont autorisés à utiliser ou des salles de réunion que seuls les membres Premiums paient.
Pour configurer cela, allez dans Gérer » Membres » Cliquez sur le nom du membre » Réservations » Gérer l'accès aux ressources » Cochez la case 'Le membre n'a accès qu'aux ressources sélectionnées'.
Une fois là, désélectionnez toutes les ressources pour lesquelles vous ne voulez PAS que votre membre puisse créer des réservations. Celles-ci seront alors masquées dans les options de réservation de leur portail membre.
Vous pouvez passer outre ces restrictions et créer des réservations pour tous les membres dans le portail d'administration sous Réservations » Calendrier des réservations. La réservation apparaîtra sur le calendrier, dans l'historique des réservations du membre, et sera facturée le cas échéant.
Étiquettes de ressources
Pour faciliter l'affichage des différentes ressources de votre espace, vous pouvez les organiser en étiquettes. Cela vous permettra, ainsi qu'à vos membres, d'activer et de désactiver les vues, ce qui rendra le calendrier visuellement plus simple.
Pour ajouter des tags :
Allez à Produits » Ressources » Tags
Cliquez sur le bouton 'Ajouter un tag'. Il peut s'agir d'étages de votre bâtiment, de types de ressources, ou de n'importe quoi d'autre !
Lorsque vous avez ajouté toutes vos tags, cliquez sur le nom d'une d'entre elles pour la remplir de ressources.
Remarque : vous pouvez ajouter les mêmes ressources à plusieurs tags.
Allez maintenant dans la rubrique Réservations » Calendrier de réservation calendrier des réservations pour vous assurer qu'il s'affiche comme vous le souhaitez.
Si vous créez de nouvelles ressources sans les assigner à une catégorie, elles seront ajoutées à votre calendrier dans un tag appelée "sans tag".
Les étiquettes sont organisées par ordre alphabétique, quel que soit l'ordre dans lequel vous les saisissez. Si vous souhaitez qu'elles soient organisées d'une autre manière, vous devez ajouter une lettre ou un chiffre avant le nom de l'étiquette.
Par example
A. Salles de réunion
OU1. Salles de réunion
Importer ou exporter le calendrier de réservation
Il n'est pas possible actuellement d'intégrer votre calendrier Cobot en dehors de Cobot, mais vous pouvez utiliser notre synchronisation avec Google Calendar pour afficher vos réservations Cobot sur votre site web.
Vous pouvez également exporter le calendrier en utilisant les flux que nous fournissons. Consultez ce guide pour savoir comment faire.
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