Les Réservations Externes sont un outil qui vous aide à optimiser la capacité de votre espace en permettant aux non-membres (visiteurs) de réserver vos ressources sur les pages publiques.
Ce guide couvre les points suivants :
Tableau des Réservations Externes
Activez les Réservations Externes dans Calendrier » Réservations Externes. Pendant les 30 jours d'essai gratuit, vous pouvez tester tous les aspects du produit, y compris les confirmations de réservation.
Vous pouvez consulter et gérer les réservations de vos visiteurs via le tableau des Réservations Externes dans Calendrier » Réservations Externes. Vous pouvez y voir toutes les informations personnelles de vos visiteurs et les détails de leur réservation en un seul endroit.
Modifier, annuler et approuver les réservations
Une fois que vous avez reçu une nouvelle réservation, vous pouvez effectuer les opérations suivantes à partir du tableau de bord des Réservations Externes :
Approuver ou rejeter les réservations : configurez vos ressources de manière à ce que les réservations externes soient demandées par vos visiteurs et nécessitent l'approbation de l'administrateur avant d'être confirmées. Cette option est désactivée par défaut. Pour savoir comment l'activer, reportez-vous à la section "Remplir et publier des ressources" ci-dessous.
Modifier les réservations : lorsque vous modifiez une réservation, un courriel est envoyé au visiteur pour l'informer des modifications apportées.
Annuler les réservations : Annulez une réservation à tout moment en cliquant sur "Annuler". Votre visiteur recevra automatiquement un courriel d'annulation. Vous verrez des notes supplémentaires indiquant si un remboursement est nécessaire ou non.
Convertir les visiteurs en membres : Le bouton "convertir" vous permet de convertir des visiteurs en membres. Cliquez sur ce bouton pour voir la liste complète des forfaits disponibles. Une fois que vous les aurez assignés à un forfait, leurs coordonnées seront pré-remplies dans leur nouveau profil de membre. Pour en savoir plus sur la façon de connecter votre nouveau membre, cliquez ici.
Remplir et publier vos ressources
L'étape suivante consiste à compléter les ressources existantes avec les conditions et les restrictions applicables aux réservations des visiteurs. Vous pouvez le faire sous Produits » Ressources ou en cliquant sur "Gérer les ressources" dans le tableau de bord des Réservations Externes, ce qui vous redirigera vers la page "Ressources".
Chacune de vos ressources affichera désormais un bouton "Rendre public" :
Cliquez sur "Rendre public" pour toutes les ressources que vous souhaitez afficher sur votre page d'accueil, puis cliquez sur "Modifier" pour les personnaliser. Le menu déroulant "Personnaliser pour ressource publique" identifie tous les champs qui peuvent être modifiés pour afficher différentes informations.
Supprimer une ressource de votre page d'accueil
Pour supprimer une ressource de la liste de votre page d'accueil, cliquez sur "Editer" sur la ressource.
Faites basculer l'interrupteur en haut de la page et votre ressource sera supprimée. C'est très simple !
Page d'accueil
Lorsque vous publiez une ressource, une URL unique est générée. Vous pouvez intégrer cette URL sur votre page d'accueil ou directement sur votre site web. Vos visiteurs auront ainsi une vue d'ensemble de toutes les ressources réservables.
Réservation, paiement et facturation de vos visiteurs
Les visiteurs qui souhaitent réserver votre ressource publique peuvent consulter les informations suivantes en un coup d'œil : Photo et description de la ressource, prix, capacité, suppléments de réservation, heures d'ouverture, période d'annulation.
Dans le formulaire de réservation, ils peuvent sélectionner la date souhaitée et, à l'étape suivante, saisir leurs coordonnées et choisir le mode de paiement.
Modes de paiement
Les visiteurs peuvent payer en utilisant des modes de paiement manuels ou automatisés.
Modes de paiement manuels
Vous pouvez proposer des modes de paiement manuels (par exemple "Paiement en espèces") pour vos réservations externes. Pour ce faire, allez dans Configurer » Modes de paiement » Ajouter des modes de paiement manuels » Activez l'option "Activer pour les non-membres" :
2. Modes de paiement automatisés
En plus des modes de paiement manuels, vous pouvez également proposer des modes de paiement automatisés pour les réservations externes : carte de crédit (Stripe) et PayPal.
Pour activer l'un de vos modes de paiement pour les réservations, allez dans Configurer » Modes de paiement » Modifier » Activez l'option "Activer pour les non-membres".
Si vous avez activé l'option "Approuver/Rejeter" pour une ressource, les visiteurs ne seront facturés pour une réservation via le modes de paiement automatique qu'une fois la réservation confirmée.
Par défaut, les réservations externes payées par carte de crédit ou PayPal sont payées directement au moment de la réservation (ou au moment de la confirmation). Si vous souhaitez que vos visiteurs paient leurs factures par carte de crédit plus tard, vous pouvez modifier cela dans les paramètres des ressources. Ces paramètres se trouvent dans la section "Paramètres" de chaque ressource :
Si un visiteur souhaite effectuer un paiement, il peut choisir l'option "Réserver maintenant et payer plus tard" après avoir introduit les données de sa carte de crédit. Le site se présente alors comme suit :
Une fois que vos clients ont cliqué sur le bouton, Stripe enregistre les données de leur carte, la réservation est créée et une facture (non payée) est générée. L'administrateur peut débiter manuellement la facture à une date ultérieure en cliquant sur "facturer"
Facturation
Vous pouvez voir une vue claire de toutes les réservations, dans votre tableau de bord des Réservations Externes.
Les factures correspondant aux frais dans votre tableau sont visibles avec le reste de vos factures dans Gérer » Factures et les chiffres de revenus sont reflétés dans votre Analytique sous Analyser.
Rembourser vos visiteurs
Actuellement, il n'est pas possible de rembourser directement à partir de Cobot ; vous devrez rembourser directement à partir de Stripe. Vous pouvez lire comment faire ici.
Après avoir fait cela, créez une facture en forme libre avec le montant négatif pour compenser la facture originale et envoyez-la par email à votre visiteur. De cette manière, vos analyses seront correctes.
Réservations externes dans votre calendrier de réservation
Les réservations externes fonctionnent de manière transparente avec le calendrier de réservation de vos membres. Elles sont répertoriées dans votre tableau des Réservations Externes et dans votre calendrier de réservation. Vous pouvez facilement les différencier des réservations de vos membres grâce à la description "Réservation externe" et à l'icône de personne :
Notifications par e-mail
Il est essentiel de laisser une bonne impression à chaque étape du processus. C'est pourquoi tous les courriels envoyés à vos visiteurs au sujet de leur réservation sont entièrement personnalisables.
Pour modifier vos courriels, allez dans Personnaliser » E-Mails.
Conseil de pro : utilisez des éléments dynamiques pour répondre aux besoins de vos visiteurs. Transmettez-leur les informations dont ils pourraient avoir besoin à la réception à leur arrivée, partagez des instructions détaillées sur le stationnement et tout ce qui pourrait les aider à se rendre dans votre espace.
Chaque e-mail contient également des résumés stylisés et intégrés de leur réservation et de leurs données personnelles, de sorte que les informations de haut niveau sont toujours accessibles.
Analyser
Une fois que vous aurez activé les Réservations Externes, vous bénéficierez d'un accès avancé aux indicateurs clés et aux données de paiement.
Pour voir comment vos réservations externes s'additionnent, allez dans Analyser » Revenus et pour voir ce qu'elles signifient pour vos ressources, allez dans Analyser » Réservations.
Prix
Dès que la période d'essai gratuit de la fonction Réservations Externes prend fin, il y a un coût pour le produit. Le prix consiste en un frais mensuel fixe (15€/19USD) et des frais de traitement sur la valeur de vos réservations externes.
Paiement des frais de traitement à Cobot
Le paiement des frais de traitement à Cobot est facturé en même temps que les frais d'abonnement et n'est calculé que sur les réservations effectuées. Nous ne facturons jamais de frais de traitement sur des réservations qui ont été faites pour une date future.
Vous pouvez consulter le détail de tous les paiements de frais de traitement sous Factures Cobot » frais de traitement.
Supprimer la fonction
Si vous décidez que les Réservations Externes ne vous conviennent pas, pas de problème ! Vous pouvez facilement la supprimer à tout moment.
Allez à Votre Forfait » Changer » Décocher "Réservations Externes" » Mettre à jour l'abonnement.
Une fois que vous aurez mis à jour votre abonnement, la fonction sera immédiatement supprimée et les frais seront retirés de votre abonnement.
REMARQUES IMPORTANTES
Vous ne pourrez pas supprimer la fonctionnalité si des réservations sont en cours. Veuillez annuler les réservations, puis supprimer la fonctionnalité.
En supprimant la fonctionnalité, toutes les données contenues dans vos ressources seront supprimées et les liens de réservation externes seront désactivés. Veillez donc à les supprimer de toutes les sources externes, telles que votre site web.
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