Les Réservations Externes sont un outil conçu pour optimiser la capacité de votre espace en permettant aux non-membres (visiteurs) de réserver vos ressources sur les pages publiques. Générez des revenus supplémentaires avec celles que vous avez déjà à offrir !

Activez les Réservations Externes sous Calendrier » Réservations externes. Chaque aspect de ce produit sera à explorer lors de votre essai gratuit de 30 jours, y compris l'acceptation des réservations des visiteurs.

Une fois votre essai terminé, vous disposerez de toutes les puissantes fonctionnalités des Réservations Externes pour seulement 15€/19 USD par mois (plus des frais de traitement sur tout revenu généré par la fonctionnalité). Pour en savoir plus sur les tarifs, cliquez ici.

Une fois que vous activez les Réservations Externes, vous pouvez faire ce qui suit :

1. Créer de nouvelles ressources :

Remplissez une nouvelle ressource directement depuis votre nouveau tableau de bord des réservations externes en cliquant sur "Publier les Ressources".

Ou rendez-vous sur Produits » Ressources et ajoutez-les là-bas. Consultez ce guide pour plus de détails sur les ressources.

Les ressources sont toujours répertoriées par ordre alphabétique.

2. Modifier les ressources existantes :

Si vous avez déjà des ressources remplies, vous pouvez maintenant les modifier pour inclure des prix et des informations différents de ce que voient vos membres.

Rendez-vous sur Produits » Ressources » Modifier votre ressource existante. Il y a maintenant un interrupteur en haut. Activez-le pour rendre la ressource publique en la publiant sur votre page d'accueil.

Vous verrez un lien public sur la carte de la ressource lorsque la ressource est publique. En cliquant dessus, vous serez dirigé·e vers son apparence sur votre page d'accueil lorsque les visiteurs effectuent une réservation.

Voici les champs que vous pouvez modifier :

Disponible uniquement pour les visiteurs. Les membres ne verront PAS ces options sur leurs formulaires de réservation dans leur portail membre.

Vous pouvez activer des paramètres supplémentaires pour les visiteurs en bas de la carte de la ressource, "Approbation requise pour les visiteurs" et "Permettre aux visiteurs de payer plus tard".

Lorsque "Approbation requise pour les visiteurs" est activé, les visiteurs verront la page suivante lorsqu'ils·elles soumettront une demande de réservation. Ils·Elles recevront également un e-mail une fois que leur réservation sera confirmée.

Les visiteurs ne seront pas facturés pour une réservation via les modes de paiement automatisés tant que la réservation n'aura pas été confirmée.

Lorsque "Permettre aux visiteurs de payer plus tard" est activé, les visiteurs seront toujours invités à saisir un moyen de paiement, mais il ne sera pas débité tant que vous n'aurez pas traité manuellement le paiement contre leur facture. Cela peut être avant leur arrivée ou après que leur réservation ait eu lieu. Le choix est le vôtre !

*voir ci-dessous pour plus d'informations sur les e-mails.

Pour retirer une ressource de la liste publique, rendez-vous sur Produits » Ressources » Modifier et activez l'interrupteur en haut de la page. Facile !

Comment les visiteurs peuvent-ils réserver vos ressources maintenant qu'elles sont configurées ? Ils·Elles peuvent le faire via votre page d'accueil.

Une fois que vous avez rendu publique une ressource, une URL unique est générée. Intégrez ces URL individuelles, ou l'intégralité de votre page d'accueil, directement sur votre site Web. Votre page d'accueil est également l'endroit où les visiteurs peuvent trouver vos adhésions et passes.

Pour intégrer l'URL unique de la ressource individuelle, rendez-vous sur Produits » Ressources » Modifier la ressource, et copiez-collez l'URL en haut de la page sur votre site Web.

Pour intégrer l'intégralité de votre page d'accueil, rendez-vous sur Calendrier » Réservations externes » Page d'accueil et copiez-collez l'URL principale sur votre site Web.

Pour retirer une ressource de votre page d'accueil, activez l'interrupteur pour la rendre privée à nouveau.

Une fois que les visiteurs découvrent votre page de réservation, ils·elles peuvent facilement effectuer une réservation via la caisse multi-écrans.

Voici le processus de réservation auquel peuvent s'attendre vos visiteurs :

Écran 1 : Une page d'aperçu répertorie les détails de la ressource, la capacité et la disponibilité. Ici, ils·elles sélectionnent la date et l'heure à laquelle ils·elles souhaitent réserver. Le calendrier ne leur montrera que la disponibilité que vous avez définie pour cette ressource.

Écran 2 : Page des visiteurs et des extras où ils·elles peuvent indiquer combien d'invités ils·elles amèneront avec eux et tout produit supplémentaire qu'ils·elles souhaitent ajouter à leur réservation. Pour configurer des produits ou des services, rendez-vous sur Produits » Produits & Services.

Pour configurer des produits ou services, allez à Produits » Produits et Services.

Écran 3 : Un formulaire de contact où ils·elles saisissent leur nom, leur adresse e-mail et leur adresse de facturation, et sont tenu·e·s d'accepter les conditions générales et la politique de confidentialité de votre espace (si elles sont renseignées).

Écran 4 : Un formulaire de paiement où ils·elles peuvent choisir parmi les modes de paiement que vous avez configurés et rendus visibles aux visiteurs sous Configurer » Modes de paiement. Ce n'est qu'après avoir cliqué sur "Réserver et Payer maintenant" que la réservation sera finalisée.

Écran 5 : Une page de confirmation montrant un aperçu de leur réservation et des instructions pour vérifier leur e-mail.

Les réservations externes fonctionnent parfaitement avec votre calendrier de réservation des membres. Elles sont répertoriées sur votre tableau de bord des réservations externes et dans votre calendrier de réservation. Elles sont facilement différenciées des réservations de vos membres.

Que se passe-t-il si quelque chose survient à la dernière minute et que votre visiteur doit annuler sa réservation ?

Les visiteurs peuvent annuler leurs réservations en toute sécurité via le lien dans leur confirmation par e-mail tant que la période d'annulation n'a pas expiré. Vous pouvez annuler une réservation à tout moment depuis le tableau de bord des réservations externes ou le calendrier.

Les visiteurs ne peuvent pas modifier leurs réservations. Ils·Elles devront les annuler et les reprogrammer. En tant qu'administrateur, vous pouvez les modifier via le tableau de bord des réservations externes.

Faites bonne impression à chaque étape avec des e-mails personnalisés. Retrouvez tous les modèles de réservations externes sous Personnaliser » E-mails.

Vos modèles comprennent :

Nouvelle réservation externe :

Envoyé aux visiteurs lorsqu'une nouvelle réservation est effectuée. Il inclut leur facture, un lien pour annuler leur réservation et un lien qu'ils·elles peuvent partager avec quiconque les accompagne le jour de la réservation.

Nouvelle réservation externe en attente :

Envoyé lorsqu'une nouvelle réservation doit encore être approuvée. Les visiteurs recevront un e-mail supplémentaire une fois que vous aurez refusé ou approuvé la réservation.

Confirmation d'annulation de réservation externe :

Envoyé lorsque le visiteur ou quelqu'un avec qui il·selle a partagé son lien de réservation tente d'annuler sa réservation.

Réservation externe annulée par l'administrateur :

Envoyé après que vous ou tout autre administrateur avez annulé la réservation.

Réservation externe annulée par le visiteur :

Envoyé après que le visiteur a annulé sa propre réservation externe.

Rappel de réservation :

Envoyé 24 heures avant le début d'une réservation.

Chaque e-mail comporte des résumés stylisés de leur réservation et des détails personnels, de sorte que les informations de haut niveau restent toujours évidentes.

Une fois que vos réservations commencent à affluer, vous verrez tous les détails sur votre tableau de bord des réservations externes sous Calendrier » Réservations externes, où vous pourrez :

Approuver ou refuser les réservations :

Ceci est uniquement pertinent si vous activez "Approbation requise pour les visiteurs" dans la ressource. Une fois qu'une action est prise, un e-mail sera envoyé au visiteur.

Modifier les réservations :

Lorsque vous modifiez une réservation, un e-mail sera envoyé au visiteur, les informant des changements apportés.

Annuler les réservations :

Annulez une réservation à tout moment en cliquant sur "annuler". Le visiteur recevra un e-mail d'annulation. Vous verrez des notes supplémentaires sur la nécessité ou non d'émettre un remboursement.

Convertir les visiteurs en membres :

Le bouton de conversion vous permet de transformer les visiteurs en membres. Une fois que vous les avez assignés à un forfait, leurs coordonnées seront préremplies dans leur nouveau Profil de membre. Découvrez comment connecter votre nouveau membre ici.

Utilisez des modes de paiement automatiques ou manuels pour vendre du temps dans vos ressources aux visiteurs/invités.

Gérez vos factures via le tableau de bord de réservation externe sous Réservations Externes ou la section principale des factures sous Gérer » Factures.

Il y a actuellement deux passerelles que vous pouvez connecter à Cobot pour collecter des paiements automatisés : STRIPE ou PayPal.
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D'abord, configurer un compte marchand avec l'un (ou les deux !) puis connectez-le à Cobot sous Configurer » Modes de Paiement » Ajouter un Mode de Paiement.

Après avoir connecté votre compte, activez-le pour les réservations externes dans les paramètres du mode de paiement, et vous êtes prêt !

Cliquez ici pour en savoir plus sur comment fonctionnent les paiements automatisés et comment ils s'intègrent avec le reste de Cobot.

Les modes de paiement manuels permettent aux invités de réserver une ressource sans payer immédiatement. Les billets réservés lorsqu'un mode de paiement manuel est choisi devront être réconciliés manuellement par un membre de votre équipe.

Vous pouvez ajouter autant de modes de paiement manuels que vous le souhaitez, comme l'espèce ou le virement bancaire, sous Configurer » Modes de Paiement » Ajouter un Mode de Paiement » Ajouter un Mode de Paiement Manuel.

Dans la boîte Instructions, incluez les détails pour que vos visiteurs suivent, comme comment payer une fois qu'ils arrivent dans votre espace.

Cliquez ici pour lire plus sur les modes de paiement manuels et comment les configurer.

Votre visiteur peut maintenant choisir n'importe quel mode de paiement manuel ou automatique visible lors de leur processus de paiement. Voici un exemple de ce à quoi cela ressemblera lorsque vous aurez plusieurs modes de paiement manuels et automatiques activés:

Si le paiement est réussi, ils verront un message de succès et recevront un courriel avec les détails de l'événement. Vous pouvez modifier le modèle de courriel sous Personnaliser » E-mails.

Le remboursement directement depuis Cobot n'est actuellement pas possible ; vous devez le faire depuis vos tableaux de bord STRIPE ou PayPal.

Après avoir émis votre remboursement, créez une facture libre dans Cobot avec le montant négatif pour compenser la facture d'origine. De cette façon, votre analytique sera correcte.

Vos analytiques refléteront tous les revenus générés par les ventes de Réservation Externe. Vous aurez un accès avancé aux métriques clés et aux données de paiement dans votre tableau de bord d'analyses.

Consultez-les sous Analyser » Revenus et Analyser » Réservations.