Le tableau de bord des réservations externes est votre interface centrale pour gérer toutes les réservations de visiteurs dans Cobot. Vous le trouverez sous Calendrier » Réservations externes.

Toutes les réservations de visiteurs apparaissent également dans votre calendrier principal sous Calendrier » Calendrier, avec un code couleur permettant de les distinguer des réservations des membres. Survolez une réservation pour voir en un coup d'œil les informations du visiteur, les options sélectionnées et la durée de la réservation.

Si l'option Approbation requise pour les visiteurs est activée sur une ressource, les nouvelles réservations de visiteurs apparaissent comme en attente dans le tableau de bord. Vous pouvez alors les approuver ou les refuser. Un e-mail est envoyé automatiquement au visiteur dès que vous effectuez une action.

Vous pouvez modifier une réservation de visiteur à tout moment depuis le tableau de bord. Lorsque vous effectuez des modifications, un e-mail est automatiquement envoyé au visiteur pour l'informer des changements.

Si la modification augmente le prix de la réservation, le visiteur n'est pas automatiquement débité de la différence. Vous devrez traiter le paiement complémentaire manuellement sur sa facture.

Vous pouvez annuler une réservation de visiteur à tout moment en cliquant sur Annuler dans la réservation. Le visiteur reçoit automatiquement un e-mail d'annulation.

Le tableau de bord vous indique également si un remboursement doit être effectué. Le remboursement directement depuis Cobot n'est disponible que lorsque le paiement a été réalisé via Stripe.

Pour tous les autres modes de paiement, le remboursement doit être traité directement dans le tableau de bord du prestataire de paiement, puis compensé dans Cobot à l'aide d'une facture libre afin de préserver l'exactitude de vos analyses. Consultez Facturation des non-membres/visiteurs pour plus d'informations.

Les visiteurs peuvent également annuler eux-mêmes leurs réservations via le lien présent dans leur e-mail de confirmation, à condition que le délai d'annulation défini pour la ressource ne soit pas expiré.

Les visiteurs sont automatiquement ajoutés en tant que contacts. Si un visiteur décide de devenir membre, utilisez le bouton Convertir sur sa réservation pour le transférer vers un forfait. Vous pouvez également effectuer cette conversion depuis sa fiche contact.

Ses informations sont automatiquement préremplies dans le nouveau profil membre. Consultez Ajouter des membres pour en savoir plus sur la connexion d'un nouveau membre après conversion.

Chaque réservation externe finalisée génère automatiquement une facture. Vous pouvez accéder aux factures des visiteurs directement depuis le tableau de bord ou sous Gérer » Factures. Pour un guide complet sur la facturation des visiteurs, consultez Facturation des non-membres/visiteurs.

Vous pouvez également consulter l'historique des factures des visiteurs récurrents sous Gérer » Contacts » cliquez sur le nom du visiteur » Factures.

Tous les revenus issus des réservations externes sont intégrés à votre tableau de bord analytique. Suivez vos revenus et vos données de réservation sous Analyser » Revenus et Analyser » Réservations. Votre tableau de bord principal affiche également un résumé quotidien des réservations externes, y compris le nombre de réservations en attente de votre approbation.

Des questions ? Contactez-nous à support@cobot.me.