Le tableau de bord des réservations externes est votre interface centrale pour gérer toutes les réservations de visiteurs dans Cobot. Vous le trouverez sous Calendrier » Réservations externes.
Toutes les réservations de visiteurs apparaissent également dans votre calendrier principal sous Calendrier » Calendrier, avec un code couleur permettant de les distinguer des réservations des membres. Survolez une réservation pour voir en un coup d'œil les informations du visiteur, les options sélectionnées et la durée de la réservation.
Ce que vous pouvez faire depuis le tableau de bord
Réserver au nom d'un visiteur
Les visiteurs peuvent réserver directement sur votre page d'accueil ou vos pages publiques. Dans certains cas, cependant, vous pourriez préférer créer la réservation en leur nom :
Demandes par téléphone ou sur place – un visiteur appelle ou se présente en demandant à réserver une salle de réunion sur-le-champ.
Tarifs spéciaux ou accords négociés – vous avez convenu d'un prix personnalisé avec un visiteur ou un partenaire qui ne correspond pas à votre tarification par défaut.
Réservation au nom d'un prospect – une conversation commerciale se termine par « réservez-le-moi directement », et vous souhaitez conclure avant qu'il ne change d'avis.
Visiteurs externes réguliers – un visiteur régulier, comme un partenaire commercial local, qui réserve souvent mais préfère que vous vous en chargiez pour lui.
Évènements ou réservations de groupe – vous coordonnez une réservation pour un visiteur organisant un évènement externe ou un atelier.
💡 Astuce pro : Vous pouvez sélectionner un tarif personnalisé si vous souhaitez saisir un prix ponctuel convenu avec un visiteur ou un partenaire, plutôt que votre tarification par défaut.
Lorsque vous effectuez une réservation au nom d'un visiteur, vous pouvez ajouter ses coordonnées manuellement, ou sélectionner un contact existant dans le menu déroulant – son nom, son e-mail et son adresse de facturation seront renseignés automatiquement.
Vous pouvez également ajouter des extras, comme la restauration ou l'équipement.
Cliquez sur Créer la réservation (Create Booking) pour terminer. Cobot génère la facture et ajoute la réservation à votre calendrier.
Créer des réservations dans le passé
Vous pouvez facilement créer une réservation dans le passé pour vos visiteurs. C'est utile si vous avez une personne sur place et souhaitez lui facturer une réservation qui a déjà commencé.
Cliquez simplement sur Calendrier » Réservations externes » Nouvelle réservation externe et saisissez tous les détails nécessaires.
NOTE IMPORTANTE
Il n'est pas possible de modifier une réservation dont la date est passée. Vérifiez donc bien les informations que vous saisissez lorsque vous créez une réservation dans le passé.
Modifier des réservations et proposer des tarifs personnalisés
Vous pouvez modifier une réservation de visiteur directement depuis le tableau de bord une fois qu'elle a été effectuée. Cela vous permet d'ajouter ou de supprimer facilement des extras, de changer la ressource, de mettre à jour les coordonnées du visiteur ou de modifier la tarification.
Cela s'avère utile lorsqu'un visiteur a choisi la mauvaise date, que vous souhaitez lui proposer une meilleure salle de réunion, ou que vous voulez lui accorder un tarif personnalisé non proposé sur votre site web.
Pour modifier une réservation externe, allez dans Calendrier » Réservations externes » Tableau de bord des réservations externes, trouvez la réservation et cliquez sur Modifier.
Cela ouvrira une page où vous pourrez effectuer toutes vos modifications.
Note importante : Lors de la mise à jour d'un extra de réservation, Cobot utilise le prix de l'extra qui était en vigueur au moment de la réservation initiale.
Au fur et à mesure de vos modifications, l'aperçu de la réservation sur la droite se met à jour pour afficher vos changements.
Un avertissement s'affichera avec un bref résumé de ce qui se produira une fois que vous cliquerez sur Mettre à jour (Update Booking) – par exemple, si le prix augmentera ou diminuera, et si une nouvelle facture ou un avoir sera généré.
Notes importantes sur la modification des réservations externes
Modifier une réservation approuvée génère automatiquement une nouvelle facture ou un avoir, qui est envoyé par e-mail au visiteur dès que vous cliquez sur Mettre à jour la réservation – à moins que vous n'ayez désactivé « Envoyer automatiquement les factures par e-mail » sous Calendrier » Réservations externes » Paramètres des réservations externes.
Le montant mis à jour n'est ni facturé ni remboursé automatiquement.
Si vous avez activé Stripe ou PayPal pour les réservations externes, les visiteurs trouveront un lien de paiement sur leur facture.
Modifier une réservation externe en attente ne génère pas de facture immédiatement – vous pouvez toujours l'approuver par la suite, et une facture normale sera alors envoyée.
Les codes de réduction ne s'appliquent pas aux réservations avec un prix personnalisé.
Vous pouvez modifier à tout moment les réservations à venir, qu'elles soient en attente ou approuvées. Les réservations externes passées ne peuvent pas être modifiées.
Approuver ou refuser des réservations
Si vous avez activé Approbation requise pour les visiteurs sur une ressource, les nouvelles réservations de visiteurs apparaissent dans le tableau de bord comme étant en attente. Depuis là, vous pouvez les approuver ou les refuser. Un e-mail est envoyé au visiteur dès que vous prenez une décision.
⚠️ Note importante : Si vous utilisez Stripe, les autorisations de paiement expirent après quelques jours. Approuvez rapidement les réservations en attente pour éviter que l'autorisation n'expire avant votre confirmation.
Annuler des réservations
Vous pouvez annuler n'importe quelle réservation de visiteur à tout moment en cliquant sur Annuler sur la réservation. Le visiteur reçoit automatiquement un e-mail d'annulation.
Le tableau de bord vous indique également si un remboursement doit être émis. Le remboursement direct depuis Cobot n'est disponible que lorsque le paiement a été effectué via Stripe.
Tous les autres doivent être traités directement dans le tableau de bord de la passerelle de paiement, puis compensés dans Cobot avec une facture libre afin de garder vos analyses exactes. Consultez Facturation des non-membres/visiteurs pour plus de détails.
Les visiteurs peuvent également annuler leurs propres réservations à l'aide du lien dans leur e-mail de confirmation, tant que le délai d'annulation de la ressource n'est pas dépassé.
Convertir des visiteurs en membres
Les visiteurs sont automatiquement ajoutés en tant que Contact. Si un visiteur décide de devenir membre, utilisez le bouton Convertir sur sa réservation pour le faire passer à un forfait d'adhésion. Vous pouvez également le convertir depuis sa fiche de contact.
Ses coordonnées sont préremplies dans le nouveau profil de membre. Consultez Ajouter des membres pour en savoir plus sur la connexion d'un nouveau membre après conversion.
Gérer les factures
Chaque réservation externe finalisée génère automatiquement une facture. Vous pouvez accéder aux factures des visiteurs directement depuis le tableau de bord ou sous Gérer » Factures. Pour un guide complet sur la facturation des visiteurs, consultez Facturation des non-membres/visiteurs.
Vous pouvez également consulter l'historique des factures des visiteurs récurrents sous Gérer » Contacts » cliquez sur le nom du visiteur » Factures.
Suivre les revenus et les réservations
Tous les revenus issus des réservations externes sont intégrés à votre tableau de bord analytique. Suivez vos revenus et vos données de réservation sous Analyser » Revenus et Analyser » Réservations. Votre tableau de bord principal affiche également un résumé quotidien des réservations externes, y compris le nombre de réservations en attente de votre approbation.
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