Les réservations externes sont un module complémentaire payant de Cobot qui permet aux visiteurs – non-membres, visiteurs occasionnels et invités ponctuels – de réserver vos salles de réunion, bureaux et autres ressources via une page de réservation publique. Aucun abonnement n'est requis.

Activez les réservations externes et profitez d'un essai gratuit complet de 30 jours, incluant les réservations réelles de visiteurs.

Après la période d’essai, vous payez un tarif fixe de 15 € / 19 $ USD par mois, ainsi que des frais de traitement sur les factures créées via les réservations externes.

Les frais de traitement sont facturés en même temps que votre abonnement Cobot et s'appliquent uniquement aux factures qui ont été encaissées. Les réservations qui n'ont pas encore eu lieu ne sont pas prises en compte. Pour consulter tous les détails tarifaires, rendez-vous sur cobot.me/fr/pricing.

Si vous utilisez la fonctionnalité de Réservations Externes Legacy, désactivez-la avant d'activer la nouvelle version. Utiliser les deux simultanément entraînera une facturation des deux sur votre facture d'abonnement. Consultez Désactiver les Réservations Externes Legacy.

Assurez-vous que les éléments suivants sont en place avant d'activer les réservations externes :

Étape 1 : Accédez à Calendrier » Réservations externes et cliquez sur Activer pour démarrer votre essai gratuit de 30 jours.

Étape 2 : Accédez à Produits » Ressources » Modifier pour chaque ressource que vous souhaitez rendre réservable publiquement. Utilisez le menu déroulant Personnaliser pour ressource publique afin de définir des tarifs, disponibilités et descriptions spécifiques aux visiteurs. Si vous laissez ces champs vides, les visiteurs verront les mêmes paramètres que vos membres.

Étape 3 : Activez l'option Rendez cette ressource publique en haut de la page de modification de la ressource afin de la publier sur votre page d'accueil. Pour retirer la ressource de la liste publique, désactivez cette option.

Étape 4 : Copiez l'URL publique de réservation depuis Calendrier » Réservations externes » Page d'accueil et intégrez-la à votre site web. Chaque ressource dispose également de sa propre URL si vous préférez créer un lien direct vers une salle spécifique.

Chaque section ci-dessous couvre un aspect spécifique des réservations externes. Cliquez sur le titre du sujet pour consulter le guide correspondant.

Configurez vos ressources existantes pour les réservations de visiteurs à l'aide des paramètres Personnaliser pour ressource publique. Définissez des tarifs, disponibilités et règles d'annulation spécifiques aux visiteurs, ajoutez des options de réservation facultatives et contrôlez la manière dont les réservations sont approuvées et payées grâce aux paramètres d'approbation et de paiement propres à chaque ressource. Activez Rendez cette ressource publique pour publier une ressource sur votre page d'accueil et générer une URL de réservation publique partageable.

Accessible sous Calendrier » Réservations externes, le tableau de bord vous permet d'approuver, modifier ou annuler des réservations, ainsi que de convertir des visiteurs en membres à part entière. Les réservations externes apparaissent également dans votre calendrier principal des réservations, avec un code couleur permettant de les distinguer des réservations de membres.

Votre page d'accueil est la page publique où les visiteurs découvrent et réservent vos ressources. Elle affiche toutes les ressources publiques actives, ainsi que vos forfaits et vos tickets de coworking. Personnalisez son apparence avec votre logo, une bannière, vos couleurs et un texte d'introduction sous Personnaliser » Portail des membres et page d'accueil » Page d'accueil avant la mise en ligne. L'URL de votre page d'accueil est basée sur le sous-domaine que vous avez enregistré, par exemple votre-espace.cobot.me.

Connectez Stripe ou PayPal pour collecter les paiements automatiquement, ou utilisez des méthodes manuelles comme les espèces ou le virement bancaire. Chaque réservation finalisée génère automatiquement une facture. Les remboursements sont traités via votre prestataire de paiement et compensés dans Cobot au moyen d'une facture libre.

Bloquez votre calendrier de réservation pour les jours fériés, fermetures ou travaux de rénovation — pour toutes les ressources ou seulement certaines d'entre elles. Pour chaque bloqueur, vous choisissez s'il s'applique aux réservations des membres, aux réservations externes ou aux tickets de coworking. Les administrateurs peuvent toujours effectuer des réservations, même lorsqu'un bloqueur est actif.

Étendez la visibilité de vos réservations externes au-delà de Cobot en connectant vos ressources à un calendrier externe. La synchronisation avec Google Calendar offre une synchronisation bidirectionnelle entre Cobot et Google Calendar afin que les modifications effectuées dans l'un ou l'autre système soient automatiquement répercutées. Pour recevoir des rappels sans synchronisation complète, abonnez-vous au flux iCalendar (.ics) de Cobot afin de recevoir des notifications de réservation dans toute application de calendrier compatible, notamment Outlook et Calendrier Mac.

Cobot envoie automatiquement des e-mails aux visiteurs à chaque étape importante : confirmation de réservation, notification d'approbation en attente, annulation, modification effectuée par un administrateur et rappel 24 heures avant la réservation. Tous les modèles peuvent être modifiés sous Personnaliser » E-mails.

Tous les revenus issus des réservations externes apparaissent dans votre tableau de bord analytique. Suivez vos revenus et données de réservation sous Analyser » Revenus et Analyser » Réservations. Votre tableau de bord principal affiche également un résumé quotidien des réservations externes, y compris celles en attente d'approbation.

Cobot s'intègre à des systèmes de serrures intelligentes afin d'accorder et de révoquer automatiquement l'accès aux portes en fonction des forfaits, des tickets de coworking et des réservations de ressources. Les membres et visiteurs externes n'ont accès qu'aux espaces correspondant à leur réservation, pendant toute la durée de celle-ci. Cobot prend actuellement en charge SALTO KS ainsi que Dormakaba Exivo / Resivo Business.

Consultez ou résiliez votre abonnement aux réservations externes à tout moment via Votre compte » Votre abonnement » Modifier l'abonnement. Vous ne pouvez pas supprimer les réservations externes tant que des réservations actives existent — vous devez d'abord les annuler. Toutes les données des ressources ainsi que les liens publics de réservation sont supprimés lorsque vous vous désabonnez.

Vous ne trouvez pas l'aide dont vous avez besoin ? Contactez-nous à support@cobot.me.