Ce guide vous explique comment configurer vos ressources spécifiquement pour les réservations de visiteurs. Il couvre les paramètres propres aux réservations externes qui apparaissent une fois la fonctionnalité activée, notamment les tarifs visiteurs, les disponibilités, les options de réservation et les paramètres d'approbation.

Avant de commencer, assurez-vous que les réservations externes sont activées sous Calendrier » Réservations externes. Si ce n'est pas encore le cas, consultez Démarrer avec les Réservations Externes.

Qu'est-ce qu'une ressource ?

Les ressources sont les éléments réservables de votre espace, tels que les salles de réunion, les bureaux, les espaces pour événements, les équipements ou tout autre élément que les visiteurs peuvent réserver à l'heure.

Avant de rendre une ressource accessible aux visiteurs, celle-ci doit exister dans Cobot. Si vous n'avez pas encore configuré vos ressources, accédez à Produits » Ressources » Ajouter une ressource pour les créer. Pour un guide complet des paramètres de base des ressources, consultez Configurer des Ressources.

Once your resources exist and External Bookings is active, you can configure each one specifically for visitors.

Une fois vos ressources créées et les réservations externes activées, vous pouvez configurer chacune d'elles spécifiquement pour les visiteurs.

Personnaliser une ressource pour les visiteurs

Accédez à Produits » Ressources » Modifier pour la ressource que vous souhaitez rendre réservable publiquement.

Vous verrez désormais un menu déroulant Personnaliser pour ressource publique sous chaque champ modifiable. Ces champs vous permettent de définir des valeurs spécifiques aux visiteurs, totalement indépendantes de celles visibles par vos membres. Si vous laissez un champ vide, les visiteurs verront les mêmes paramètres que vos membres.

Capture d'écran d'une boîte d'édition de description pour une ressource d'espace de travail partagé. Le texte met en avant les caractéristiques de l'espace, incluant des chevalets, des machines à coudre et des tables à dessin. Sous la description, un bouton intitulé "Personnaliser pour ressource publique", encadré en rouge, indique une option permettant d'ajuster la version publique de cette ressource.

Les champs que vous pouvez personnaliser pour les visiteurs sont les suivants :

Description : Rédigez une description destinée aux visiteurs. C'est l'occasion de mettre en avant les équipements disponibles, les consignes d'accès ou toute autre information utile pour une première visite.
Tarification : Définissez un tarif horaire différent pour les visiteurs. Cela est utile si vos membres bénéficient de réductions liées à leur forfait que vous ne souhaitez pas proposer au public.
Disponibilité : Limitez les jours et horaires de réservation pour les visiteurs, indépendamment des plages horaires disponibles pour les membres.
Durée minimale et maximale de réservation : Définissez des limites spécifiques aux réservations de visiteurs.
Délai limite de réservation : Indiquez combien de temps à l'avance les visiteurs doivent réserver, indépendamment du délai appliqué aux membres.
Annulation : Définissez une période d'annulation spécifique aux visiteurs.
Extras disponibles : Choisissez quelles options de réservation sont proposées aux visiteurs lors du paiement. Consultez la section Extras de réservation ci-dessous.

Publier une ressource

Une fois les paramètres visiteurs configurés, activez l'option Rendez cette ressource publique en haut de la page de modification de la ressource. Cela publie la ressource sur votre page d'accueil et génère une URL de réservation publique.

Capture d'écran d'un interrupteur intitulé "Rendez cette ressource publique". Il est actuellement désactivé. Le texte sous le libellé explique qu'activer ce paramètre permettra aux non-membres de réserver la ressource, ce qui peut augmenter le taux d'occupation et les revenus. Une icône de calendrier avec une étoile suggère que la fonctionnalité est liée à la visibilité publique ou à la mise en avant des disponibilités.

Chaque ressource publique possède sa propre URL unique, que vous pouvez partager directement ou intégrer à votre site web afin d'envoyer les visiteurs directement vers cette ressource. Pour la trouver, accédez à Produits » Ressources » Modifier la ressource et copiez l'URL affichée en haut de la page.

Pour publier votre page d'accueil complète — qui affiche toutes les ressources publiques actives ainsi que vos forfaits et vos tickets de coworking — accédez à Calendrier » Réservations externes » Page d'accueil et copiez l'URL principale.

La page Réservations externes du logiciel de coworking Cobot, affichant l'onglet 'À venir' et un bouton 'Page d'accueil' mis en évidence dans le coin supérieur droit, permettant d'accéder à la page de réservation publique.

Pour retirer une ressource de la liste publique à tout moment, retournez sur la page de modification de la ressource et désactivez l'option Rendez cette ressource publique.

Extras de réservation

Les extras de réservation sont des suppléments facultatifs que les visiteurs peuvent sélectionner lors du paiement, tels que la restauration, du matériel audiovisuel ou des frais de ménage. Lorsqu'elles sont sélectionnées, elles sont automatiquement ajoutées à la facture du visiteur.

Avant d'activer des extras pour une ressource, vous devez les créer sous Produits » Produits et services. Pour plus d'informations sur leur fonctionnement et leur configuration, consultez Configurer des produits et services.

Une fois vos extras créées, accédez à Produits » Ressources » Modifier la ressource et faites défiler jusqu'à Extras disponibles dans la section Personnaliser pour ressource publique. Sélectionnez les extras que vous souhaitez proposer aux visiteurs lors du paiement.

Si la mention N/A apparaît à côté d'une extra, cela signifie qu'elle n'a pas été activée pour les réservations externes dans les paramètres du produit ou service. Cliquez sur Gérer les produits & services pour la modifier.

NOTE IMPORTANTE

Les extras destinées uniquement à un usage interne ou administratif ne doivent pas être activées comme options de réservation.

Comment les visiteurs voient et sélectionnent les extras

Une fois les options activées pour une ressource, les visiteurs les voient apparaître sous Services optionnels sur la page de la ressource avant de sélectionner une date et une heure.

Voici une capture d'écran d'une page de ressource de réservation externe dans Cobot, présentant la section 'Services optionnels', où les options de réservation disponibles sont répertoriées avant que le visiteur ne sélectionne une date et une heure.

Après avoir choisi leur date et leur heure, les visiteurs sélectionnent les extras souhaitées via un formulaire simple pendant le processus de réservation. Les extras sélectionnées sont automatiquement ajoutées à leur facture et facturées une fois la réservation finalisée.

Voici une image du processus de réservation externe dans Cobot, illustrant l'étape 'Visiteurs et extras', au cours de laquelle les visiteurs saisissent le nombre de participants et sélectionnent les options supplémentaires facultatives avant de passer à l'étape 'Contact et paiement'.

Paramètres d'approbation et de paiement des visiteurs

En bas de chaque page de modification de ressource, vous trouverez deux paramètres facultatifs qui vous permettent de mieux contrôler la manière dont les réservations sont confirmées et payées.

Cette image présente la section des paramètres visiteurs pour les réservations de ressources. Elle comporte deux boutons bascules : l'un permet à l'administrateur d'exiger une approbation pour les réservations effectuées par les visiteurs via le portail externe, et l'autre autorise les visiteurs à saisir les informations de leur carte bancaire et à payer une fois la réservation effectuée. Ces deux options sont actuellement désactivées.

Approbation requise pour les visiteurs

Lorsque cette option est activée, les réservations de visiteurs ne sont pas confirmées automatiquement. À la place, le visiteur voit un écran indiquant que sa demande est en attente de confirmation et reçoit un e-mail l'informant que sa demande est en cours d'examen. Aucun paiement n'est prélevé tant que vous n'avez pas approuvé la réservation.

Cette image montre l'écran de confirmation de réservation indiquant qu'une demande de réservation a été envoyée pour le Bureau Privatif à Paris. Elle affiche les heures d'arrivée et de départ, les options sélectionnées (microphone et café au lait), ainsi que le montant total autorisé de 123,38 €. Elle précise également de consulter vos e-mails pour obtenir les détails concernant le mode de paiement.

Pour approuver ou refuser les réservations en attente, accédez au tableau de bord des réservations externes sous Calendrier » Réservations externes.

NOTE IMPORTANTE

Si vous utilisez Stripe, les autorisations de paiement expirent après quelques jours. Veillez à approuver rapidement les réservations en attente afin d'éviter que l'autorisation n'expire avant la confirmation.

Autoriser les visiteurs à payer plus tard

Lorsque cette option est activée, les visiteurs saisissent un mode de paiement lors du paiement mais ne sont pas débités immédiatement. Vous traitez ensuite le paiement manuellement sur leur facture, soit avant leur visite, soit après celle-ci.

Ces deux paramètres sont configurés individuellement pour chaque ressource, ce qui vous permet d'appliquer des règles différentes selon les espaces de votre coworking.

Processus de réservation des visiteurs

Les visiteurs peuvent facilement effectuer une réservation grâce à un processus de réservation en plusieurs étapes.

This image is of a booking interface for an "Outdoor Meeting Room." It displays the room's image, hourly rate, capacity (18 people), and a brief description. The right-hand panel includes a calendar and time selector to choose a date and time for the reservation. Additional booking details such as opening hours, booking duration limits, available discounts, and cancellation policy are shown. A "Make Reservation" button is available to complete the booking.

Voici le processus de réservation :

Page d'aperçu – Affiche les détails de la ressource, sa capacité et ses disponibilités. Les visiteurs choisissent leur date et leur horaire en fonction des disponibilités définies. Ils peuvent effectuer une recherche par date ou par ressource.
Visiteurs et extras – Les visiteurs indiquent le nombre de participants et ajoutent des produits ou services optionnels. Le nombre de participants peut être ajusté ultérieurement dans le tableau de bord des réservations externes. Configurez les produits sous Produits » Produits et services.
Formulaire de contact – Les visiteurs saisissent leur nom, leur adresse e-mail et leur adresse de facturation, puis doivent accepter vos conditions générales et votre politique de confidentialité (si elles sont fournies).
Paiement – Les visiteurs choisissent un mode de paiement parmi ceux activés sous Configurer » Modes de paiement. La réservation n'est confirmée qu'après avoir cliqué sur Réserver et payer maintenant.
Confirmation – Affiche les détails de la réservation et invite le visiteur à consulter son e-mail.

Les réservations externes sont synchronisées avec votre calendrier de réservation des membres et apparaissent à la fois dans le tableau de bord des réservations externes et dans le calendrier des réservations, où elles sont clairement distinguées des réservations de membres.

Cette image représente un calendrier de réservations ou un aperçu du planning affichant diverses réservations classées par nom, durée et type d'événement. L'entrée mise en évidence concerne "Jack Napier" ; il s'agit d'une réservation externe d'une durée de 3 heures. Parmi les autres réservations qui se chevauchent figurent des réunions internes et des ateliers portant des noms tels que Hedy Lamarr, Beck Liu et Joe Müsterman. Chaque bloc de réservation est identifié par un code couleur pour faciliter son identification.

Des questions ? Contactez-nous à support@cobot.me.

Configurer les ressources pour les Réservations Externes